NON CLASSIFICATO (U)
5 FAH-1 H-430
BUSTE E MAILING
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Office of Origin: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 GENERALE
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Seguire le istruzioni in questa sezione per la preparazione delle buste e l’utilizzo dei servizi di posta nel dipartimento e alla posta. Vedere 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, per linee guida dettagliate sull’invio della posta e sui canali di posta elettronica. Contatta il centro messaggi / mailroom centrale della tua organizzazione per ulteriori informazioni.
b. La posta ufficiale non classificata proveniente dal Dipartimento e le poste devono essere misurate (affrancatura apposta in base ai contatori di peso) per l’elaborazione tramite il servizio postale degli Stati Uniti (USPS) o il sistema postale militare (MPS).
c. Le buste recanti l’affrancatura con tassametro devono essere inviate tramite posta elettronica tramite il dipartimento postale centrale del dipartimento (DPM / U).
d. Le buste con tassametro ufficiali spedite per posta vengono instradate attraverso il dipartimento per la responsabilità.
e. Le buste contenenti posta classificata devono essere contrassegnate in modo appropriato. Completare i moduli appropriati per registrare gli articoli classificati (vedere 5 FAH-1 ExhibitH-431, Modulo DS-112, Ricevuta di materiale classificato) e posta in busta (Modulo OF-120, Diplomatic Pouch MailRegistration — this Il modulo non è disponibile sul sito Web A / GIS / DIR e deve essere ottenuto dalla General ServicesAdministration (GSA) Federal Supply) Vedere 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook, per le istruzioni complete per l’invio di articoli di posta classificati e pouch.
f. Le buste contenenti informazioni riservate ma non classificate (SBU) devono essere preparate come altre buste “non classificate”. I pacchetti SBU devono essere registrati sul modulo OF-120 con il marchio non classificato. Vedere 14 FAH-4 per le linee guida complete.
g. I centri messaggi (mail room) sono dislocati in tutto il dipartimento. Consultare il centro messaggi che fornisce assistenza alla propria organizzazione per ulteriori indicazioni.
5 FAH-1 H-432 TIPI DI BUSTE
5 FAH-1 H-432.1 Busta formato lettera
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Le buste in formato lettera devono soddisfare i requisiti minimi del servizio postale degli Stati Uniti di 5 pollici di lunghezza e 3 1/2 pollici di altezza con uno spessore di .007 pollici e non più grandi di 11 1/2 pollici di lunghezza e 6 1/8 pollici di altezza con uno spessore di 1/4 di pollice (USPS Domestic Mail Manual). La busta in formato Aletter (4 pollici) è la dimensione approssimativa di una lettera piegata. Utilizzare la busta formato lettera per la corrispondenza ufficiale quando possibile (materiale pieghevole, se necessario). Vedere 5 FAH-1Exhibit H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Window Envelope
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Usa una busta con finestra (disponibile solo in formato lettera) per invii non classificati, di routine o amministrativi. Utilizzare anche per invii di grandi dimensioni informativi. Il nome e l’indirizzo del destinatario vengono visualizzati nella finestra da una lettera o un’etichetta.
5 FAH-1 H-432.3 Busta marrone chiaro (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Utilizzare buste Kraft (comunemente denominate Posta Piatta) per materiale aperto o di grandi dimensioni, come allegati multipli, opuscoli, ecc. Le buste Kraft (carta marrone) sono disponibili in diversi formati; tuttavia, la lunghezza deve essere un massimo di 15 pollici, l’altezza un massimo di 12 pollici e lo spessore un massimo di 3/4 pollici. Il peso massimo è di 13 once. La posta piatta deve essere flessibile e potrebbe richiedere lo smistamento manuale (che potrebbe ritardare la consegna) e costare di più per acquistare ed elaborare rispetto a una busta formato lettera. Vedere 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 Busta messenger del governo degli Stati Uniti (Interoffice, tipo a catena)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Usa una busta di messaggistica per trasmettere la posta interna non classificata all’interno del Dipartimento o posta. Riutilizza una busta di messaggero barrando l’ultimo indirizzo in un blocco in la colonna di sinistra o di destra prima di capovolgerlo per utilizzare il retro nello stesso ordine. Non utilizzare una busta da trasporto per inviare posta tramite il normale servizio postale. Vedi 5 FAH-1 Mostra H-432.3.
5 BUSTE FAH-1 H-433 AL POST
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Alla posta, la posta da spedire tramite posta locale o internazionale richiede l’affrancatura del paese ospitante. Indicare chiaramente al personale di mailroom il tipo di servizio desiderato e la natura dei contenuti.
b. Utilizzare una semplice busta bianca per la posta da inviare attraverso il paese ospitante o le strutture postali internazionali. Posiziona l’indirizzo completo del mittente che include il nome (iniziale e cognome) e il simbolo dell’ufficio del mittente, nell’angolo in alto a sinistra della busta.
5 FAH-1 H-434 AUTODIRITTO ALL’INTERNO DELLA BUSTA
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Utilizzare una busta con affrancatura apposta da un metro (o un’etichetta dell’indirizzo o una scheda di risposta) prestampata con l’indirizzo del Dipartimento “per allegare una lettera a un destinatario a cui viene chiesto di fornire informazioni per conto del governo, ma non è obbligato a fornire le informazioni .
b.Nel rispondere a una richiesta del settore privato, non utilizzare un francobollo allegato o buste affrancate autoindirizzate fornite dal destinatario; rispondere in una busta ufficiale del Dipartimento. Restituire il francobollo o la busta al destinatario con la risposta.
c. Per altre richieste di informazioni da parte del settore privato in cui viene utilizzata una lettera modulo non firmata per accompagnare il materiale stampato, è possibile utilizzare un’etichetta di indirizzo inviata dalla persona o dall’organizzazione sulla busta ufficiale del Dipartimento.
5 FAH-1 H- 435 INDIRIZZO BUSTE
5 FAH-1 H-435.1 Indirizzo di restituzione
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Per buste nel dipartimento, mostrare il simbolo dell’ufficio, le iniziali e il cognome del mittente e il numero della stanza nell’angolo superiore sinistro direttamente sotto l’indirizzo del mittente stampato.
b. Alla posta, posizionare la posizione geografica completa e l’identificazione del posto direttamente sotto il parole “Official Business”.
c. Esempi di formato di indirizzo corretto possono essere trovati in 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 From Post toNon- Indirizzi del governo
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Mostra l’indirizzo geografico completo del mittente come segue:
Esempio:
Sezione politica — Stanza 555
Ambasciata degli Stati Uniti a Londra, Inghilterra JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Dalla posta al dipartimento, un’altra agenzia federale o un altro posto
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Quando si utilizzano buste affrancate, mostrare il simbolo dell’ufficio e fare riferimento agli esempi in 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Destinatario
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Usa sempre l’indirizzo completo sulle buste. Usa stile blocco, spaziatura singola (se tre o più righe) e punteggiatura aperta. Indirizzo di due righe a doppia spaziatura. Rientra le linee di riporto di due spazi. Immettere la città o la città e lo Stato sulla stessa riga seguiti dal codice postale o dal numero di codice del paese straniero. Per la posta internazionale, inserire il nome del paese sull’ultima riga. Se necessario, posizionare una linea “Attenzione” nell’area inferiore sinistra della busta.
b. Per la posta internazionale, inserisci il paese in lettere maiuscole:
Esempio:
Mr. John Doe
345 Morris Road
Londra JN2 34P
INGHILTERRA
c. Gerusalemme è una situazione speciale. Non designare un paese per Gerusalemme. Rivolgere domande specifiche riguardanti il nome corretto di una città o di un paese straniero all’ufficio del dipartimento del paese o all’Ufficio del geografo (INR / GE).
d. Per un indirizzo postale locale, consultare la pubblicazione del Dipartimento di Stato, Funzionari chiave dei posti di servizio esteri, che elenca i post in ordine alfabetico per paese. Vedere anche l’elenco telefonico del dipartimento.
e. Mail indirizzata a una postazione militare all’estero richiede numeri AA, AE o AP con il codice postale. Il servizio postale militare (MPS) ha allineato i numeri APO / FPO in base sulla posizione geografica. Vedere 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, per i numeri specifici.
5 FAH-1 H-435.3 CAP
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Includi sempre il codice postale nell’indirizzo della posta inviata tramite i canali USPS. Utilizza il codice a 9 cifre quando disponibile. Il Dipartimento utilizza un codice a 9 cifre (20520-xxxx) per lo smistamento automatico della posta, che deve apparire nel blocco dell’indirizzo di tutta la posta indirizzata al Dipartimento di Washington, DC o alle poste. Gli indirizzi verranno completati in lettere maiuscole senza punteggiature.
b. Le prime 5 cifre del il codice postale del dipartimento deve essere 20520. Le ultime 4 cifre identificano il numero della camera.
c. Utilizzare il codice postale 20521 per la posta indirizzata a post più le ultime 4 cifre per identificare la posta (vedere 14 FAH-4 , Custodia e Mail Handbook).
Esempio:
JOHN DOE
DEPARTMENT OF STATE
SEZIONE POLITICA
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 TIPI DI SERVIZIO POSTA FAH-1 H-436
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Il Dipartimento fornisce diversi tipi di servizi di posta. Utilizzare USPS per la corrispondenza ufficiale con tutti gli indirizzi degli Stati Uniti. Inviare la posta ufficiale tramite il sistema di messaggistica per l’inoltro alla mail room del Dipartimento, dove verrà inserita nei canali USPS. Seguire le procedure in 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, per ulteriori indicazioni.
5 FAH-1 H-436.1 Servizi postali speciali
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Per uno qualsiasi dei seguenti servizi speciali (non corrispondenza di routine), trasporto a mano la posta alla Central Mail Room (B-528) per l’elaborazione. Vedere 5 FAH-1Exhibit H-436.1 per i moduli di esempio da allegare all’elemento quando si richiedono servizi speciali:
(1) Ricevuta di ritorno: utilizzare come prova di consegna;
(2) Posta raccomandata: utilizzare per posta SBU, riservata o segreta;
(3) Posta certificata: utilizzare per la posta che richiede un record di posta, consegna o restituzione ricevuta;
(4) posta prioritaria: utilizzare per posta e pacchi di peso superiore a 13 once per ricevere una consegna più rapida rispetto al servizio pacchi (notare una tariffa più alta); e
(5) Posta espressa: da utilizzare quando la posta deve essere consegnata il giorno successivo all’interno degli Stati Uniti Stati Uniti. Il peso massimo è di 70 libbre.Includere il numero di controllo del dipartimento (richiesta dall’ufficio o dall’ufficio esecutivo) su ogni pezzo di corriere espresso. Trasportare a mano la posta all’ufficio postale prima delle 15:15, dal lunedì al venerdì, per la spedizione lo stesso giorno. I tipi di corriere espresso sono:
(a) Il servizio dall’ufficio postale all’ufficio postale indica che l’articolo può essere richiesto presso la struttura di destinazione entro le ore 10:00 del giorno lavorativo successivo; e
(b) Il servizio dall’ufficio postale al destinatario significa che l’oggetto sarà consegnato al destinatario all’interno dell’area di consegna della struttura di destinazione entro le 15:00 del giorno lavorativo successivo.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatic PouchMail
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. Il sistema di posta a sacchetto è riservato alla trasmissione internazionale di comunicazioni ufficiali degli Stati Uniti tra il Dipartimento e le poste, tra le poste e tra altre agenzie federali e i loro rappresentanti che servono sotto la giurisdizione di un posto diplomatico o consolare degli Stati Uniti. Vedere 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, per le procedure complete di custodia e posta.
b. Consultare l’ufficiale di controllo delle buste presso il Dipartimento o la posta per domande riguardanti le procedure di invio delle buste o un programma aggiornato delle buste.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. La posta che circola tra gli uffici e gli uffici può essere portata a mano (senza busta) dal personale dell’ufficio o dai messaggeri dell’ufficio, a meno che non sia classificata o controllata e che esca dall’edificio. Il modulo OF-41, foglio di instradamento e di trasmissione, può essere posizionato sopra la posta trasportata dagli operatori di ufficio tra gli uffici dello stesso edificio.
b. La posta indirizzata ai dipendenti al di fuori dell’ufficio o in un altro edificio viene consegnata dai messaggeri dell’Office of Logistics Management, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM). Il servizio di messaggistica limitato è disponibile per la consegna ad altre agenzie federali nell’area di Washington, DC. Utilizza sempre una busta per posta di messaggistica A / LM / PMP / DPM (classificata o non classificata). Per garantire la pronta consegna, includere sulla busta il nome del destinatario, il simbolo dell’ufficio, il numero della camera e l’edificio. Per un’altra agenzia, includere il simbolo dell’agenzia (ad esempio OMB) prima del simbolo dell’ufficio (vedere 14 FAH-4).
c. Richiedere un servizio di corriere speciale (automobile) per il trasporto di materiale classificato e messaggi urgenti ad altre agenzie federali all’interno dell’area. Utilizzare buste ufficiali per materiale classificato o controllato amministrativamente (SBU). Allegare il modulo DS-112, Ricevuta di materiale classificato (vedere 5 FAH- 1 RepertoH-431) e buste da messenger (vedere 5 FAH-1Exhibit H-432.3) per la posta non classificata. Trasportare a mano la posta per il servizio di corriere all’ufficio postale e contrassegnarla per il servizio di corriere.
d. servizio di ritiro di altre agenzie, portare gli articoli direttamente al centro messaggi per la consegna rapida ad altre agenzie federali che hanno ritiri giornalieri della posta. Vedere 14 FAH-4 per ulteriori procedure interne di servizio di messaggistica interna.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Per po servizi di messaggistica e posta disponibili, consultare l’ufficiale amministrativo e / o il personale del centro dei programmi di informazione presso ogni postazione (vedere 14 FAH-4 per le procedure generali e specifiche della borsa e della posta).
5 FAH-1 H- 436.4 Altri canali di posta da post
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Le poste forniscono il servizio di posta internazionale, il servizio postale del paese ospitante e il servizio postale militare degli Stati Uniti, ove disponibile (vedere 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). Utilizzare servizi postali internazionali e locali per posta non classificata solo se approvato dall’ufficiale principale. Inviare tutta la posta classificata o controllata amministrativamente (SBU) tramite il centro del programma informativo per l’elaborazione tramite USPS.
b. Utilizza uno dei seguenti servizi speciali disponibili tramite i canali dei messaggi:
(1) Posta aerea: utilizza la posta aerea per accelerare la posta quando la distanza in questione richiede il trasporto aereo per accelerare la consegna. Utilizzare buste di posta aerea o contrassegnare la busta o il pacco “POSTA AEREA” per garantire il servizio di posta aerea;
(2) Consegna speciale: se disponibile localmente, utilizzare questo servizio se si è certi che un trattamento speciale accelererà il servizio; e
(3) Posta raccomandata: utilizzare per registrare la posta in base ai requisiti locali, dopo che il servizio è stato approvato dall’ufficiale principale.
5 FAH-1 H-437 THROUGH H-439 NON ASSEGNATO
5 FAH-1 reperto H-431
Modulo DS-112, ricevuta di posta classificata