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Mackan65
Utilizza questo approccio per identificare le sfide da affrontare per prime.
Immagina di essere stato appena promosso a capo dipartimento. Sei pieno di idee su come migliorare le cose, quindi dove inizi?
Idealmente, vuoi concentrarti sulla risoluzione dei problemi che hanno il maggiore impatto. Ma come si decide quale affrontare per primo?
L’analisi di pareto è una semplice tecnica decisionale per valutare problemi concorrenti e misurare l’impatto della loro risoluzione. Ciò ti consente di concentrarti sulle soluzioni che forniranno il massimo vantaggio.
In questo articolo, ti mostreremo come eseguire un’analisi di Pareto e spiegheremo come utilizzare i tuoi risultati per dare la priorità alle attività che saranno fornire il massimo impatto positivo.
Cos’è l’analisi di Pareto?
L’analisi di Pareto utilizza il principio di Pareto, noto anche come “regola 80/20”, coniato dall’economista italiano, Vilfredo Pareto, nel suo libro del 1896, “Cours d” économie politique “.
Il principio di Pareto afferma che l’80% dei benefici di un progetto proviene dal 20% del lavoro. O, al contrario, che 80 la percentuale di problemi può essere ricondotta al 20% delle cause. L’analisi di Pareto identifica le aree problematiche o le attività che avranno il maggior profitto. Lo strumento ha diversi vantaggi, tra cui:
- Identificazione e priorità dei problemi e attività.
- Aiutare le persone a organizzare i carichi di lavoro in modo più efficace.
- Migliorare la produttività.
- Migliorare la redditività y.
Nota:
Le figure 80 e 20 non sono “t” scolpite nella pietra “e dovrebbero essere prese come guida. Il principio di Pareto illustra la mancanza di simmetria che spesso si verifica tra il lavoro svolto e i risultati ottenuti. Ad esempio, potresti scoprire che il 13% del lavoro potrebbe generare l’87% dei rendimenti. Oppure che il 70 percento dei problemi potrebbe essere risolto affrontando il 30 percento delle cause sottostanti.
Fasi dell’analisi di pareto
Ora, daremo un’occhiata a come eseguire un’analisi di Pareto:
Identificare ed elencare i problemi
Scrivere un elenco di tutti i problemi che è necessario risolvere. Ove possibile, raccogliere feedback dai clienti e dai membri del team. Ciò potrebbe assumere la forma di sondaggi dei clienti, reclami formali o registri dell’helpdesk, ad esempio.
Identifica la causa principale di ogni problema
Successivamente, vai alla causa principale di ogni problema . Tecniche come i 5 perché, l’analisi delle cause e degli effetti e l’analisi delle cause alla radice sono strumenti utili per questo.
Assegna un punteggio ai problemi
Ora, assegna un punteggio a ogni problema che hai elencato per importanza. Il metodo di punteggio che utilizzi dipenderà dal tipo di problema che stai cercando di risolvere.
Ad esempio, se desideri migliorare i profitti, potresti assegnare un punteggio ai problemi in base al loro costo. Oppure, se stai cercando di migliorare la soddisfazione dei clienti, potresti assegnare loro un punteggio in base al numero di reclami ricevuti su ciascuno di essi.
Raggruppa i problemi insieme
Utilizza l’analisi della causa principale che hai eseguito nel passaggio 3 per raggruppare i problemi per una causa comune. Ad esempio, se tre dei tuoi problemi sono causati dalla mancanza di personale, potresti metterli nello stesso gruppo.
Somma i punteggi per Ciascun gruppo
Ora somma i punteggi per ogni gruppo che hai identificato. Quello con il punteggio più alto dovrebbe essere la tua priorità più alta e il gruppo con il punteggio più basso la tua priorità più bassa.
Agisci
Finalmente, è il momento di agire! Il problema con il punteggio più alto probabilmente avrà il maggior profitto una volta risolto, quindi inizia a fare brainstorming su come risolvere prima questo.
Potresti scoprire che i problemi con il punteggio più basso non valgono la pena di preoccuparsi, soprattutto se sono molto costosi da riparare. Usa la tua analisi di pareto per risparmiare energia e risorse per ciò che è importante!
Suggerimento:
sebbene questo approccio sia ottimo per identificare la causa principale più importante da affrontare , non tiene conto del costo di tale operazione. Laddove i costi sono significativi, dovrai utilizzare tecniche quali analisi costi / benefici e valore attuale netto (NPV) e tasso di rendimento interno (IRR) per determinare quali modifiche dovresti implementare.
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Esempio di analisi di pareto
Jack ha rilevato un centro di servizi informatici in errore, con una serie di problemi che devono essere risolti. Il suo obiettivo è aumentare la soddisfazione generale del cliente.
Decide di eseguire un’analisi di Pareto per valutare e dare la priorità ai maggiori problemi che il centro deve affrontare. Inizia elencandoli (vedere la colonna Problema nella tabella, di seguito). Quindi identifica le cause sottostanti a ciascuna di esse (vedere la colonna Cause). Infine, assegna un punteggio a ogni articolo in base al numero di reclami dei clienti ricevuti da ciascuno (vedi la colonna Punteggio).
| Elementi | Problema | Causa | Punteggio |
|---|---|---|---|
| 1 | I telefoni non hanno risposto abbastanza rapidamente. | Personale del servizio clienti insufficiente. | 15 |
| 2 | Il personale sembra distratto e sotto pressione. | Troppo poco personale del servizio clienti. | 6 |
| 3 | Gli ingegneri non sono ben organizzati e spesso hanno bisogno di prenotare una seconda visita per portare parti extra. | Scarsa organizzazione e preparazione. | 4 |
| 4 | Gli ingegneri non sanno a che ora arriveranno. Ciò significa che i clienti potrebbero dover essere presenti tutto il giorno per essere visitati da un tecnico. | Organizzazione e preparazione inadeguate. | 2 |
| 5 | Il personale del servizio clienti sembra non sapere sempre cosa sta facendo. | Mancanza di formazione. | 30 |
| 6 | I clienti vengono spesso prenotati per un appuntamento con un tecnico, solo per scoprire che il problema avrebbe potuto essere risolto al telefono. | Mancanza di formazione. | 21 |
Jack usa la sua analisi per raggruppare i problemi in base alla causa, quindi somma i punteggi per ciascun gruppo identificato. Ora è in grado di ordinare le principali cause che colpiscono il centro, a partire da quella che ha attirato il maggior numero di reclami dei clienti:
- Mancanza di formazione (punti 5 e 6) – 51 reclami.
- Personale del centro di assistenza insufficiente (punti 1 e 2) – 21 reclami.
- Organizzazione e preparazione inadeguate (punti 3 e 4) – 6 reclami.
Figura 1. Analisi di Pareto del Computer Services Center
Come puoi vedere dalla figura 1, sopra, il le aziende trarranno maggiori benefici dall’offrire al personale una maggiore formazione, quindi Jack dovrebbe affrontare questo per primo. Potrebbe anche cercare di aumentare il numero del personale nel call center. Tuttavia, è possibile che ciò non sia necessario: la fornitura di ulteriore formazione può aiutare a ridurre i reclami dei clienti e aumentare la produttività del personale.
L’analisi di pareto di Jack gli ha permesso di identificare rapidamente le aree del business che deve affrontare le sfide più grandi, in modo che possa concentrare i suoi sforzi dove sono più necessari e dare la priorità ai problemi che forniranno il maggior profitto all’azienda. Questo probabilmente gli farà risparmiare una grande quantità di tempo e denaro che altrimenti potrebbe avere spesi cercando di risolvere una serie di problemi diversi, alcuni dei quali potrebbero aver fornito pochissimi benefici.
Punti chiave
L’analisi di pareto è una semplice tecnica decisionale che può aiutarvi a valutare e dare priorità a diversi problemi o attività confrontando i vantaggi che la risoluzione di ciascuno fornirà.
Si basa sul principio di Pareto (noto anche come regola 80/20) – l’idea che L’80% dei problemi può essere il risultato di appena il 20% delle cause.
T o usa l’Analisi di Pareto, devi prima identificare ed elencare i problemi che devi affrontare e le loro cause alla radice. Quindi, assegna un punteggio a ciascun problema in base al suo impatto (il sistema di punteggio che utilizzi dipenderà dai tipi di problemi che stai tentando di risolvere).
Raggruppa i problemi per causa e somma i punteggi per ciascuno gruppo. Ciò ti consentirà di identificare i problemi che avranno i maggiori vantaggi se risolti.
Infine, utilizza i tuoi risultati per dare la priorità al tuo carico di lavoro, in modo che i tuoi sforzi possano essere diretti verso i problemi che sono i più impattanti e lontano dai problemi meno impattanti.