Dopo aver inviato i moduli W-2 ai tuoi dipendenti, non devi preoccuparti dell’annuale forma fino al prossimo anno. Oppure lo fai? Se non sai come compilare il modulo W-2, potresti incorrere in problemi.
I tuoi dipendenti potrebbero venire da te con domande sul modulo W-2. Inoltre, i tuoi dipendenti potrebbero pensare che hai commesso un errore se il loro valore W-2 Box 1 è inferiore a quello che credono di aver guadagnato.
Pronto a superare la confusione? Continua a leggere per scoprire come compilare il modulo W-2, casella per casella, e cosa significa tutto ciò.
Come compilare il modulo W-2
Potresti avere il tuo modulo W-2 responsabilità fino a una scienza. Immettere le informazioni sui dipendenti; inviare copie ai dipendenti; presentare il modulo alla SSA e all’ufficio delle imposte statale, comunale o locale; e ripeti l’anno successivo.
Oppure potresti passare ore a raccogliere informazioni sui dipendenti e provare a decodificare la dichiarazione dei salari e delle tasse.
Se completi i moduli W-2 da solo , utilizza un software per le buste paga o hai un esperto fiscale, dovresti essere abbastanza fluente nel sapere come compilare il modulo W-2.
In generale, le caselle del modulo W-2 mostrano informazioni su identificazione, salario imponibile, trattenute imposte e benefici.
Le caselle AF sono semplici. Elenca le informazioni di identificazione sulla tua azienda e sui dipendenti. Le caselle numerate, caselle 1-20, possono diventare un po ‘più complicate.
Se vuoi che venga spiegato il modulo W-2, immergiti nello scopo di ciascuna casella di seguito.
Riquadro A: Impiegato Numero di previdenza sociale
La casella A mostra il numero di previdenza sociale del tuo dipendente. I numeri di previdenza sociale sono nove cifre nel formato XXX-XX-XXXX.
Se il tuo dipendente ha richiesto una tessera di previdenza sociale e non l’ha ricevuta, non lasciare la casella vuota. Scrivi invece “Applicato per” nella casella A sulla copia dell’amministrazione della previdenza sociale. Quando il dipendente riceve la tessera SS, devi emettere un W-2 corretto.
Casella B: numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
La casella B mostra il numero di identificazione del datore di lavoro. Gli EIN sono numeri di nove cifre strutturati come XX-XXXXXXX.
Il numero immesso nella casella B è lo stesso nel modulo W di ogni dipendente 2. IRS e SSA identificano la tua attività tramite il tuo EIN univoco.
Non utilizzare il tuo numero di previdenza sociale personale sui moduli W-2. Se non si dispone di un numero di identificazione del datore di lavoro, richiedere un EIN prima compilando il modulo W-2. Quindi, contrassegna “Applicato per” nella casella B.
Casella C: nome, indirizzo e codice postale del datore di lavoro
La casella C identifica ulteriormente la tua attività in base alla scheda nome e indirizzo della tua azienda. Utilizza l’indirizzo legale della tua azienda, anche se diverso da quello in cui lavorano i tuoi dipendenti.
I tuoi dipendenti potrebbero chiedersi se l’indirizzo non è corretto se è diverso dal loro indirizzo di lavoro. Verifica il tuo indirizzo legale aziendale e assicurati che il tuo dipendente sia accurato.
Casella D: Numero di controllo
La casella D potrebbe essere vuota, a seconda che la tua piccola impresa utilizzi o meno i numeri di controllo.
Un numero di controllo identifica i moduli W-2 in modo da poterli tenere traccia internamente. Se non utilizzi i numeri di controllo, lascia vuota questa casella.
Caselle E ed F: nome, indirizzo e CAP del dipendente
La casella E mostra il nome del dipendente, al centro iniziale e cognome. Fare riferimento al SSN del dipendente per inserire correttamente il suo nome.
Immettere l’indirizzo del dipendente nella casella F.
Box 1: salari, mance, altri compensi
Box 1 segnala i salari, le mance e altri compensi di un dipendente. Questo è l’importo pagato al dipendente durante l’anno soggetto all’imposta federale sul reddito.
I pagamenti non soggetti all’imposta federale sul reddito includono i contributi previdenziali al lordo delle imposte, i premi dell’assicurazione sanitaria e i benefici per i pendolari.
Le retribuzioni riportate nel riquadro 1 potrebbero essere più alte o più basse delle altre retribuzioni del modulo W-2. Non è un errore.
Ad esempio, lo stipendio del riquadro 1 di un dipendente può essere inferiore a quello del riquadro 3. Alcuni vantaggi al lordo delle imposte sono esenti dall’imposta federale sul reddito ma non dall’imposta sulla previdenza sociale.
Informazioni importanti per il 2020: hai fornito un congedo per malattia e / o familiare retribuito a un dipendente ai sensi del Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) )? Includere qui l’importo del congedo retribuito.
Riquadro 2: ritenuta dell’imposta sul reddito federale
Il riquadro 2 mostra l’ammontare dell’imposta sul reddito federale che hai trattenuto dal salario di un dipendente e rimesso all’IRS.
La ritenuta alla fonte federale sul reddito si basa sul salario imponibile e sullo stato di deposito del dipendente.
Se il tuo dipendente ha una domanda sull’importo del rimborso o sul motivo per cui deve le tasse, istruiscilo a Box 2 . L’IRS confronta quanto il dipendente ha pagato durante l’anno in imposte federali sul reddito con la sua responsabilità totale.
Riquadro 3: salari della previdenza sociale
Il riquadro 3 mostra il salario totale di un dipendente soggetto a Tasse di sicurezza.Non includere l’importo delle detrazioni al lordo delle imposte esenti dall’imposta sulla previdenza sociale nella casella 3.
Il numero nella casella 3 non deve essere superiore alla base salariale della previdenza sociale. Per il 2020, la base salariale delle SS è di $ 137.700. Per il 2021, la base salariale è di $ 142.800.
Se devi segnalare le mance della previdenza sociale (Box 7), il totale delle caselle 3 e 7 deve essere inferiore a $ 137.700 per il 2020 (o $ 142.800 per il 2021, per presentare nel 2022).
Informazioni importanti per il 2020: se hai fornito alla FFCRA un congedo per malattia e / o familiare retribuito, includi l’importo nella casella 3.
Riquadro 4: trattenuta fiscale della previdenza sociale
Il riquadro 4 riporta quanto hai trattenuto dallo stipendio e dalle mance della previdenza sociale di un dipendente.
Informazioni importanti per il 2020: hai differito la tassa della previdenza sociale di un dipendente in base agli ordini esecutivi dell’8 agosto 2020? NON includere l’imposta previdenziale differita nella casella 4 se non l’hai trattenuta. Dopo aver trattenuto le imposte differite della previdenza sociale dai salari dei dipendenti nel 2021, è necessario presentare il modulo W-2c. Per ulteriori informazioni sul differimento e su come influisce sui rapporti W-2, consulta il nostro Centro risorse COVID-19.
Riquadro 5: salari e mance Medicare
Inserisci quanto il dipendente guadagnati in salari e mance Medicare nel riquadro 5.
Il valore del riquadro 5 di un dipendente è generalmente uguale all’importo del riquadro 4. Tuttavia, non esiste una base salariale Medicare. Se il dipendente guadagnava al di sopra della base salariale della previdenza sociale, il numero nella casella 5 è superiore al riquadro 3.
Informazioni importanti per il 2020: se hai pagato FFCRA per malattia e / o congedo familiare, includi l’importo nella casella 5 .
Riquadro 6: trattenuta fiscale Medicare
Il riquadro 6 mostra l’importo trattenuto dal salario di un dipendente per l’imposta Medicare. La quota dei dipendenti dell’imposta Medicare è pari all’1,45% della loro retribuzione.
L’importo nel riquadro 5 moltiplicato per l’aliquota fiscale Medicare dovrebbe essere uguale al riquadro 6. Ma se il dipendente guadagnava oltre $ 200.000 (singolo), la sua responsabilità fiscale dovrebbe essere maggiore.
Se hai pagato un dipendente superiore a $ 200.000 (singolo), avresti dovuto trattenere anche l’aliquota fiscale aggiuntiva Medicare dello 0,9% dal suo stipendio superiore a $ 200.000.
Riquadro 7 : Mance di previdenza sociale
Se il tuo dipendente ha guadagnato mance e le ha segnalate, inserisci l’importo nella casella 7. Inoltre, includi questi importi di mancia nelle caselle 1 e 5.
Di nuovo, il totale delle caselle 7 e 3 non deve essere superiore a $ 137.700 per il 2020 (o $ 142.800 per il 2021).
Box 8: mance assegnate
Riporta le mance che hai assegnato al tuo dipendente nella casella 8 , se applicabile. Le mance assegnate sono importi designati ai dipendenti che ricevono la mancia. Non tutti i datori di lavoro devono assegnare le mance ai propri dipendenti.
Non includere l’importo nella casella 8 nelle caselle 1, 3, 5 o 7. Le mance assegnate non sono incluse nel reddito imponibile del modulo W-2 . I dipendenti devono utilizzare il modulo 4137 per calcolare le tasse sulle mance assegnate.
Riquadro 9: (vuoto)
Lasciare vuoto il riquadro 9.
Riquadro 10: prestazioni di assistenza a carico
Hai concesso a un dipendente benefici per l’assistenza ai dipendenti nell’ambito di un programma di assistenza per l’assistenza ai dipendenti? In tal caso, includere l’importo totale nella casella 10.
Le prestazioni per l’assistenza a carico inferiore a $ 5.000 non sono tassabili. I benefici superiori a $ 5.000 sono tassabili. Se hai donato a un dipendente più di $ 5.000, segnala l’eccesso nelle caselle 1, 3 e 5.
Riquadro 11: Piani non qualificati
Il riquadro 11 riporta le distribuzioni al datore di lavoro da un compenso differito non qualificato piano a un dipendente.
Includere anche gli importi di distribuzione nella casella 1.
Box 12: Codici
Ci sono un certo numero di W-2 Box 12 codici che potresti dover inserire nel modulo W-2 di un dipendente. Se applicabile, aggiungi i codici e gli importi nella casella 12.
Questi codici e valori possono abbassare il salario imponibile del dipendente.
Supponiamo che un dipendente abbia scelto di contribuire con $ 1.000 a un piano pensionistico. Scriveresti D | 1.000,00 nella casella 12.
Casella 13: caselle di controllo
La casella 13 non deve includere valori. Contrassegna invece le caselle che si applicano. Ci sono tre caselle nella casella 13:
- Dipendente legale
- Piano pensionistico
- Indennità di malattia di terzi
Ad esempio, se hai inserito il codice D della casella 12 per mostrare i contributi pensionistici del dipendente, seleziona anche la casella “Piano pensionistico”.
Casella 14: Altro
Importi e descrizioni del rapporto nel riquadro 14 come pagamenti per leasing di veicoli, trattenute tasse sull’assicurazione statale per invalidità e detrazione dei premi dell’assicurazione sanitaria.
Informazioni importanti per il 2020: se hai fornito un congedo per malattia e / o familiare retribuito a un dipendente, segnala l’importo con una descrizione (ad esempio, “Salario per congedo per malattia soggetto al limite di $ 511 al giorno) nella casella 14 OPPURE su una dichiarazione separata.
Box 15: Stato | Numero identificativo dello stato del datore di lavoro
Come La casella B, casella 15 identifica il numero ID del datore di lavoro della tua attività. Tuttavia, la casella 15 è specifica dello stato. Contrassegna il tuo stato utilizzando l’abbreviazione di due lettere. Quindi, includi il tuo stato EIN.
Alcuni stati non richiedono segnalazione, lasciare vuota la casella 15 se si dispone di n o obbligo di segnalazione con il tuo stato.
Se non hai un numero di identificazione dello stato del datore di lavoro e ne hai bisogno, contatta il tuo stato.
Riquadro 16: Salari statali, mance, ecc.
Il riquadro 16 mostra i salari di un dipendente che sono soggetti all’imposta statale sul reddito. Se il dipendente lavora in uno stato senza imposta statale sul reddito, lasciare vuota la casella 16.
L’importo della casella 16 di un dipendente può differire dalla casella 1. Questo non è un errore. Alcuni salari sono esenti dall’imposta sul reddito federale e non dall’imposta sul reddito statale.
Riquadro 17: Imposta sul reddito statale
Riportare quanto hai trattenuto per l’imposta sul reddito statale nel riquadro 17. Se l’hai fatto non trattenere l’imposta statale sul reddito, lasciare vuota la casella 17.
Casella 18: salari locali, mance, ecc.
Se i salari dei dipendenti sono soggetti all’imposta locale sul reddito, includere il totale imponibile salari nella casella 18. Lascia questa casella vuota se il dipendente lavora in una località priva di imposta sul reddito.
L’importo elencato nella casella 18 potrebbe essere diverso dalle caselle 1 e 16.
Box 19: Imposta locale sul reddito
Segnalare qualsiasi imposta locale sul reddito trattenuta dal salario del dipendente nella casella 19. Lasciare questa casella vuota se non è applicabile.
Box 20: Nome località
Il riquadro 20 dovrebbe mostrare il nome della città o località.
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Questo articolo è stato aggiornato rispetto alla data di pubblicazione originale del 20 febbraio 2019.
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