È molto più facile apportare correzioni ai moduli W-2 prima di archiviarli con la Social Security Administration (SSA). Se non hai trovato l’errore prima di compilare il modulo, ecco alcune informazioni che possono aiutarti a capire cosa fare.
Il modulo IRS W-2 viene utilizzato dai datori di lavoro per segnalare il reddito annuale e gli importi delle trattenute ai dipendenti e all’amministrazione della sicurezza sociale.
Il modulo W-3 è un modulo di trasmissione che riassume i totali per tutti i dipendenti della tua azienda. Include i totali per tutti gli elementi del modulo W-2. Non è necessario il modulo W-3 se stai compilando W-2s online.
Il termine per consegnare i moduli W-2 ai dipendenti e per presentare questi moduli alla SSA è lo stesso: 31 gennaio dell’anno successivo all’anno fiscale che stai segnalando.
Dalla data per la consegna dei moduli W-2 ai dipendenti e il deposito presso il Soc ial Security Administration sono gli stessi. Prova a inviare i moduli W-2 ai tuoi dipendenti all’inizio di gennaio se desideri concedere loro un po ‘di tempo per rivedere i moduli e avvisarti di eventuali errori prima di presentare i moduli all’SSA.
Penalità IRS per errori W-2
L’IRS considera diversi tipi di errori sui moduli W-2 e W-3 quando determina le sanzioni:
- Errore dovuto a una causa ragionevole e non intenzionale negligenza. Ad esempio, potrebbe essere accaduto qualcosa al di fuori del tuo controllo (un errore di calcolo del computer, ad esempio). In questi casi, devi essere in grado di dimostrare di aver agito in modo ragionevole e di aver adottato misure per evitare il fallimento.
- Mancato inserimento delle informazioni corrette. Questi errori si riferiscono a un numero ID contribuente, al cognome del beneficiario e a qualsiasi importo in denaro.
- Errori irrilevanti sarebbero errori che non impediscono a SSA / IRS di elaborare il modulo.
- Errori de minimis (piccoli) negli importi.
Il mancato rispetto intenzionale dei requisiti di archiviazione o informazioni corrette comporta una penale di $ 500 per modulo W-2, senza massimo. Le piccole imprese (meno di 5 milioni di dollari in entrate lorde medie annuali) hanno sanzioni inferiori per la mancata presentazione di resi corretti entro la data di scadenza.
Se non hai ancora inviato il modulo W-2 alla SSA
I moduli W-2c e W-3c sono moduli di correzione e devono essere inviato alla SSA se è necessario apportare la maggior parte delle modifiche ai moduli W-2. Ma esiste un’eccezione se non hai ancora inviato il W-2 errato all’SSA.
In questo caso, non emetteresti un modulo W-2c per correggere l’errore. Seleziona semplicemente “void” sulla copia A del modulo originale, la copia che è stata inviata alla SSA. Quindi crea un nuovo W-2 con le informazioni corrette.
Scrivi “corretto” sulla copia del nuovo W-2 del dipendente e dallo alla persona, e inviare la copia A corretta alla SSA.
Errori comuni di W-2 e come correggerli
Controllare le istruzioni per W-2 e Moduli W-3 per i dettagli sulla correzione di questi errori e l’invio di correzioni alla SSA.
Errore nel nome del dipendente
Completa il modulo W-2c solo fino al casella “i” se hai segnalato correttamente il nome o il numero di previdenza sociale del dipendente in un modulo precedente ma il nome o il numero di matricola non sono corretti quest’anno. Non è necessario completare le caselle numerate con le informazioni sullo stipendio e sulla ritenuta alla fonte.
Ripeti semplicemente il W-2 originale e dallo al dipendente se è la prima volta “ho riportato erroneamente il suo nome o SSN. Dovrai anche completare e inviare i moduli W-2c e W-3c se hai già inviato il modulo alla SSA insieme al W-3.
Non è possibile utilizzare W-2c per aggiungere le informazioni se l’errore è un nome dipendente o SSN mancante. Devi contattare la SSA direttamente per questo problema al numero 1-800-772-6270.
EIN attività mancante o errato
Fai assicurati che il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) emesso dall’IRS sia utilizzato su tutti i W-2 “che archivi. Se hai segnalato il tuo EIN in modo errato, dovrai presentare un W-3c per correggerlo.
Importi in dollari mancanti
Tutte le caselle del modulo W-2 devono mostrare “0”. Non lasciare la casella vuota.
Un errore in un importo
Compila completamente la W-2c, mostrando gli importi originali e corretti, se hai commesso un errore in un importo per trattenute o guadagni. Potrebbe anche essere necessario presentare il modulo 941c se hai segnalato in modo errato salari o ritenute su un 941 – Dichiarazione fiscale trimestrale del datore di lavoro.
Errori con la copertura sanitaria sponsorizzata dal datore di lavoro
Devi segnalare il costo della copertura sanitaria per il tuo piano sanitario di gruppo sponsorizzato dal datore di lavoro. Questa informazione appare nella casella 12 del W-2 ed è “codificata” DD.”Non influisce sulla situazione fiscale del dipendente, ma è comunque necessario inviare il modulo W-2c per correggere eventuali errori qui, secondo l’IRS.
Errori con la pensione Contributi
Le informazioni sul piano pensionistico vengono visualizzate nella casella 13 di un W-2 e commettere un errore qui può causare ogni sorta di mal di testa al tuo dipendente. Può lasciarlo aperto a controlli e tu non vuoi Questo. Correggi gli errori qui il più immediatamente possibile utilizzando la stessa casella 13 sul modulo W-2c.
Note aggiuntive sugli errori
Se hai pagato lo stipendio a un dipendente erroneamente, questi salari sono ancora tassabili per il dipendente.
Non utilizzare W-2c per segnalare le correzioni al salario arretrato di un dipendente.
Alcuni altri errori comuni:
- Download della copia A del modulo W-2 o W-3 da Internet. Questo modulo scaricato non è scansionabile e non sarà accettato dall’IRS.
- Omissione del punto decimale e dei centesimi dalle voci
- Inserimento di voci troppo piccole o troppo grandi.
- Aggiunta del simbolo del dollaro alle caselle di importo in denaro.
- Formattazione errata del nome del dipendente nella casella e. Il formato corretto consiste nell’inserire il nome e l’iniziale al centro del dipendente nella prima casella, il cognome nella seconda casella e qualsiasi suffisso (come “Junior”) nella terza.
- Inserimento di un errore ID datore di lavoro (EIN) o SSN del dipendente per il SIN.
- Piegatura, taglio o pinzatura dei moduli cartacei della copia A inviati alla SSA.
- Invio di altri moduli o pagine alla SSA.
Dove trovare il modulo W-2c
Tuttavia, puoi acquistare il modulo corretto sul sito web dell’IRS o in qualsiasi negozio di articoli per ufficio rispettabile o sito web. L’archiviazione online ti risparmierà la fatica di ricevere i moduli.
Assicurati di ordinare il modulo corretto per l’anno fiscale. Ordina i moduli W-2 e W-3 2019 per la comunicazione delle informazioni sui dipendenti per il 2019, anche se stai completando i moduli nel 2020.
Un promemoria sui ritardi di archiviazione e le sanzioni
Assicurati di consegnare i tuoi W-2 ai tuoi dipendenti entro la data di scadenza e i tuoi W-3 trasmessi alla S SA in tempo, comprese le versioni corrette, per evitare sanzioni per la distribuzione e la presentazione tardive.
Importi attuali delle penali:
- $ 50 per ogni W-2 corretto entro 30 giorni dalla data di scadenza,
- $ 110 se presenti con più di 30 giorni di ritardo e prima del 1 ° agosto e
- Fino a $ 270 per ogni modulo se aspetti fino a dopo il 1 ° agosto. Questo aumenta a $ 530 o al 10% di qualsiasi importo non dichiarato se non affronti affatto la situazione.
Leggi attentamente le istruzioni
Questo articolo è una panoramica generale di queste dichiarazioni di salari e tasse. Non intende essere esaustivo. Leggere attentamente le istruzioni trovate nei documenti prima di completare un W-2c o W-3c.