Il tempo delle tasse è alle porte e le aziende stanno lavorando per compilare i dati sui salari del 2019 da presentare all’IRS e alla Social Security Administration. La presentazione dei moduli fiscali appropriati è uno dei compiti più importanti che un datore di lavoro ha nel gennaio di ogni anno.
I dipendenti non vedono l’ora di ricevere i loro moduli W-2 e preparare le tasse per l’anno precedente nella speranza di un rimborso dall’IRS. Le aziende sanno che devono fornire al personale i moduli W-2 entro la scadenza annuale del 31 gennaio di ogni anno in modo che possano ottenere le proprie tasse preparate entro la scadenza individuale del 15 aprile. Ma oltre a fornire ai membri del personale la loro documentazione fiscale, le aziende devono fornire le informazioni di identificazione all’IRS allo stesso tempo.
Il modulo W-3 e le aziende
Oltre a fornire a ciascun dipendente un modulo W-2 (moduli 1099 se utilizzi appaltatori indipendenti) entro la scadenza richiesta, le aziende devono anche presentare copie del modulo W-2 di ciascun dipendente alla SSA, insieme a un modulo W-3.
Il modulo W-3, ufficialmente la trasmissione di Wage and Tax Statements, è un riepilogo per il SSA di tutti i salari e contributi dei dipendenti dell’azienda per l’anno precedente. Questo documento riepilogativo fornisce una rapida panoramica dei moduli W-2 allegati e inviati con il modulo ogni gennaio.
Il W-3 fornisce un modo per la SSA di riconciliare che tutti i salari sono stati riportati per il l’anno precedente e sono state riportate anche tutte le tasse FICA (Federal Insurance Contributions Act) necessarie.
Cosa è incluso in un modulo W-3?
Il modulo W-3 ammonta essenzialmente a tutti i dati W-2 che i datori di lavoro presentano in un documento di sintesi. Il modulo riassume il nome del datore di lavoro, EIN (numero di identificazione del datore di lavoro), indirizzo, informazioni di contatto e altri dettagli.
Il W-3 fornisce quindi un totale di tutte le informazioni sui dipendenti dell’azienda che include:
- Salari, mance e altri compensi
- Mance assegnate
- Salari e mance soggetti all’imposta di previdenza sociale
- Salari e mance soggetti a Imposte Medicare
- Trattenuta imposta sul reddito federale
- Trattenuta imposta statale sul reddito
- Trattenuta imposta previdenziale
- Trattenuta imposta Medicare
- Indennità per l’assistenza a carico
- Compenso differito
- Piani non qualificati
Le aziende devono solo presentare il modulo alla SSA, insieme al corrispondente W -2 moduli. Nessun pagamento viene inviato quando si presenta il modulo W-3.
Presentazione tempestiva dei moduli W-3
I titolari di aziende o i preparatori fiscali devono allegare la copia A del W-2 di ciascun dipendente alla W -3 modulo e inviarlo alla SSA entro e non oltre il 31 gennaio dell’anno per la rendicontazione dello scorso anno. Coloro che non rispettano la scadenza del 31 gennaio possono ancora presentare la domanda, ma probabilmente con delle sanzioni.
I moduli W-2 e W-3 presentati nel 2020 riassumono tutti i guadagni e i pagamenti dei dipendenti per l’intero anno 2019. Che tu in formato elettronico o per posta, la scadenza del 31 gennaio è la stessa.
Ciò è in linea con la scadenza per fornire ai dipendenti una copia del loro W-2 individuale il 31 gennaio di ogni anno per l’anno fiscale precedente. I datori di lavoro devono preparare i moduli W-2 e inviarli ai dipendenti entro la scadenza e inviare la copia A di ogni W-2, insieme al documento di sintesi W-3, entro il 31 gennaio.
I datori di lavoro possono presentare i moduli W-2 e W-3 elettronicamente tramite il sito web della SSA. Per le aziende che desiderano archiviare manualmente, le copie del modulo sono disponibili tramite il sito web dell’IRS, ma sia per l’archiviazione elettronica che per posta, le invii devono essere timbrate entro e non oltre il 31 gennaio.
più di 250 moduli W-2, l’IRS richiede che i moduli siano presentati elettronicamente a meno che non abbiano fornito al datore di lavoro una rinuncia scritta. L’IRS preferisce che i datori di lavoro archivino elettronicamente e hanno a disposizione una serie di risorse per aiutare le aziende a presentare i moduli online in modo rapido e semplice.
Aiuto con i moduli W-3
Per le piccole imprese che gestiscono i propri responsabilità fiscale, il modulo può sembrare impegnativo, ma si tratta semplicemente di sommare tutti i dati corrispondenti che troverai sui moduli W-2 del dipendente. Il modulo W-3 rispecchia il modulo W-2, con le sezioni da 1 a 11 che duplicano i dati necessari, come stipendi, mance e altri compensi, trattenuta dell’imposta sul reddito federale, ecc.
Per le aziende che necessitano di più assistenza, la SSA dispone di una lista di controllo che può aiutare gli imprenditori a completare e archiviare i moduli W-2 e W-3. Un video dell’IRS può persino guidarti attraverso i passaggi per riconciliare i tuoi moduli W-2 e il documento di riepilogo W-3.
Presentare i moduli W-2 e W-3 ogni gennaio è un inizio del -attività annuale che ogni attività con i dipendenti deve completare.
Può sembrare un processo intimidatorio, ma con un po ‘di guida e gli strumenti giusti a tua disposizione, può essere facilmente e rapidamente realizzato.