Creazione di potenti dichiarazioni sull’ambito
Una dichiarazione dell’ambito del progetto di successo dovrebbe essere concisa e chiara. Chiunque legga la dichiarazione dovrebbe avere una buona idea di cosa consiste il progetto (e cosa non farà parte del progetto). Questa affermazione darà una visione del progetto. È anche importante essere specifici in una dichiarazione dell’ambito del progetto. In questo articolo, esamineremo un esempio dell’ambito del progetto per aiutarti a capire meglio come creare grandi dichiarazioni di ambito. Ad esempio, “Il catalogo conterrà 100 prodotti” è meglio di “Il catalogo conterrà molti prodotti” e “Il progetto sarà completato in sei mesi” è preferibile a “Il progetto sarà completato in un periodo di tempo”. Più puoi essere specifico, meglio è. Per comprendere meglio i modi per costruire dichiarazioni di ambito, diamo un’occhiata a un paio di esempi.
Aggiornamenti tecnologici universitari
Immagina di trovarti di fronte alla seguente dichiarazione di ambito: L’Università X vuole aggiornare le sue strutture includono tecnologie WiFi accessibili ovunque nel campus. Questo progetto offrirà agli studenti, ai docenti e al personale la possibilità di essere produttivi da qualsiasi punto del campus. Il progetto si svolgerà in un periodo di tempo in cui saranno raggiunti risultati misurabili. Quali sono i tuoi primi pensieri? Il mio pensiero iniziale è che questa dichiarazione sull’ambito manchi completamente delle caratteristiche degli obiettivi SMART. SMART sta per:
- Specifico
- Misurabile
- Concordato
- Realistico
- Limite di tempo
Per modificare la dichiarazione dell’ambito di cui sopra in un obiettivo SMART, l’università dovrebbe riformulare il proprio progetto, forse nel modo seguente: l’Università X aggiornerà il biblioteca, dormitori, uffici e quindi tutti gli edifici del campus con tecnologia IEEE 802.11, a partire dal lato nord del campus con la biblioteca. Questo progetto faciliterà la produttività tramite il computer di docenti, personale e studenti. Il progetto sarà completato entro il semestre autunnale del 2011. Noterete che questa dichiarazione sull’ambito include indicazioni specifiche per il completamento del progetto. I risultati sono misurabili: possiamo sapere quanti edifici verranno aggiornati. È concordato, realistico (perché stiamo adottando un approccio edificio per edificio) e limitato nel tempo: sarà completato entro una data specifica.
Non solo sulla definizione dell’ambito
Le dichiarazioni di ambito non definiscono solo l’ambito. Elenca inoltre il nome del team, le date di inizio e di fine, gli obiettivi, i risultati finali e le tappe fondamentali. Possono essere identificati approcci alternativi, dovrebbero essere elencati anche giudizi di esperti, analisi delle parti interessate e analisi del prodotto. La dichiarazione dell’ambito non deve essere confusa con una carta del progetto. Le carte del progetto sono più coinvolte e forniscono l’autorizzazione per il progetto.
L’esempio lungo: sviluppo di software
Titolo del progetto: Bouncy Bunny conta i soldi Giustificazione del progetto: la nostra azienda ha un buco nel mercato quando si tratta di articoli per bambini. Bouncy Bunny Counts Money soddisferà questo buco e aumenterà ulteriormente il nostro mercato del software di contabilità per i genitori dei bambini che utilizzano questo gioco. Scopo del progetto: questo progetto consisterà nella creazione di un gioco commerciabile basato sui fumetti Bouncy Bunny Counts Money sul nostro sito web. Il progetto sarà completato entro dicembre 2010. I moduli del gioco includeranno un semplice gioco di shopping, un modo per Bouncy Bunny di guadagnare denaro e un modo per motivare i giocatori a continuare a giocare. Risultati del progetto:
- Dichiarazione dell’ambito
- Rapporti sui progressi
- Rapporti sui problemi
- Note sulle riunioni settimanali
- Gioco finale
Successo del progetto: il successo del progetto sarà determinato se il gioco viene venduto.
Valutazione dell’esempio di dichiarazione dell’ambito del coniglietto rimbalzante
Mentre il La dichiarazione dell’ambito di cui sopra contiene obiettivi SMART, manca ancora come un’istruzione dell’ambito appropriata. Primo, ci saranno molti più risultati di quelli elencati. Quando si determina quali deliverable verranno prodotti, può essere utile prima scomporre il progetto e poi formulare una struttura di suddivisione del lavoro. In questo modo, tutte le pietre miliari e i risultati finali saranno stati definiti per il tuo progetto. In secondo luogo, i membri del team e le parti interessate importanti non sono elencati. Uno dei componenti importanti della dichiarazione dell’ambito è un’analisi degli stakeholder. È possibile utilizzare una matrice di analisi degli stakeholder nella creazione della dichiarazione dell’ambito. In questo modo, viene definito all’inizio del progetto solo chi sarà coinvolto nel progetto. In terzo luogo, la determinazione del successo del progetto non è SMART. Sarà importante per questo team di progetto definire ulteriormente come sarà il successo del progetto. Quante copie dovresti vendere? Quanto tempo dovrebbero impiegare per vendere? Nella giustificazione del progetto, si afferma che questo progetto mira anche a incrementare le vendite del software di contabilità dell’azienda X. Quante unità dovrebbero essere vendute?Sii molto specifico nella dichiarazione dell’ambito, è uno dei documenti più importanti nel processo di pianificazione del progetto e una dichiarazione dell’ambito scritta correttamente ti aiuterà a prevenire il temuto creep dell’ambito. In quarto luogo, la Società X non elenca alcuna sequenza temporale nella dichiarazione dell’ambito se non per dire ai lettori che il progetto sarà creato entro dicembre 2010. Per eseguire un progetto di successo, sarà importante che le parti interessate vedano una sequenza temporale e annotino tappe importanti. Ad esempio, quando arriverà il concept art del gioco? Quando sarà completato lo scripting? Quando sarà completato il confezionamento del prodotto? Inoltre, non ci sono problemi qui citati. Una valutazione preliminare del rischio dovrebbe essere eseguita per considerare i potenziali rischi finanziari da contabilizzare nel bilancio. Infine, non c’è budget incluso. Quanto costa creare Bouncy Bunny Counts Money? Quanti dipendenti saranno necessari? Prendendosi il tempo necessario per mettere insieme una buona dichiarazione sull’ambito, il tuo team può evitare alcuni dei motivi comuni per cui i progetti falliscono a lungo termine.
Questo post fa parte della serie: Keeping Control of Project Scope
Affinché un progetto abbia successo, l’ambito deve essere chiaramente definito e compreso da tutte le parti interessate. In questa serie, troverai suggerimenti su come scrivere una dichiarazione di ambito, come elaborare le richieste di modifica dell’ambito e altro ancora.
- Scrittura di una dichiarazione di ambito
- Esempi di dichiarazioni di ambito del progetto
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- Certificazione PM, Scope Management & Stakeholder Management
- Come implementare l’ambito & Modifica il controllo nel progetto