Che cos’è il software di gestione dell’inventario?
La gestione dell’inventario comprende molto di più che tenere traccia di ciò che si tiene nel magazzino o nel magazzino al dettaglio. La gestione dell’inventario include anche il tenere traccia di ciò che è nel reparto ricambi, comprese le singole parti e le combinazioni di quelle parti utilizzate per costruire altri prodotti e servizi. La gestione dell’inventario implica anche scoprire cosa hanno in magazzino i tuoi partner di fornitura oi tuoi migliori clienti. Per le piccole e medie imprese (PMI), tenere traccia di tutti questi elementi può diventare rapidamente difficile se si utilizza solo un foglio di calcolo. Per collegare le informazioni sui prodotti di inventario a tutte le altre piattaforme di dati utilizzate dalla tua organizzazione è necessario un software dedicato chiamato software di gestione dell’inventario. Decidere il pacchetto software giusto per la tua azienda può essere difficile in quanto è necessario valutare le funzionalità richieste rispetto al prezzo migliore. Per aiutare in questo compito, abbiamo testato e confrontato nove pacchetti software di gestione dell’inventario in questa carrellata di recensioni.
Sebbene “gestione dell’inventario” sembri “un semplice monitoraggio di ciò che hai, il software di gestione dell’inventario funziona effettivamente diversi livelli di profondità. Il software deve integrarsi con almeno un altro sistema di back-end per ufficio, vale a dire con il pacchetto di contabilità o di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). La funzione di un sistema di gestione dell’inventario è quella di tracciare tali articoli di magazzino attraverso l’acquisizione, vendite o processi di utilizzo; individuarli in uno o più magazzini e quotare (costo) l’inventario (a volte in più valute) in modo da conoscere il valore degli articoli che hai nell’inventario a fini contabili.
In questo modo, il software di gestione dell’inventario a volte si sovrappone al tipico software di gestione delle risorse. Le funzionalità principali sono sicuramente incentrate sui livelli di inventario, ma questo tipo di software tiene traccia anche delle vendite, degli ordini di acquisto (PO) e delle consegne. Oltre alla contabilità, il software di gestione dell’inventario è spesso legato al software per punti vendita (POS) in molte operazioni di assistenza al dettaglio e in negozio. Operazioni molto piccole possono farla franca adempiendo a queste funzioni con un semplice foglio di calcolo. Tuttavia, qualsiasi azienda di dimensioni maggiori vorrà le funzionalità di identificazione delle risorse, tracciamento degli ordini e ottimizzazione della catena di fornitura offerte da un buon sistema di gestione dell’inventario.
Costing Inventory
Inventory è considerato un’attività risorsa. In quanto tale, viene contabilizzato nella sezione Attività del bilancio di una società. Quando le attività vengono vendute o utilizzate, tali risultati vengono registrati anche nella sezione Costo delle merci vendute (COGS) o Costo delle merci utilizzate del conto economico . Tale cifra viene calcolata utilizzando uno o più metodi di determinazione del prezzo. I metodi comuni di valutazione dell’inventario utilizzati negli Stati Uniti includono First In First Out (FIFO), Weighted Average Costing, Standard Costing e Specific Costing (o Specific Identification). Last In First Out (LIFO) è stato popolare per un po ‘, ma è caduto in disgrazia e generalmente non viene più utilizzato nella maggior parte dei paesi.
Gli acronimi LIFO e FIFO rappresentano l’ordine in cui l’inventario viene acquisito e poi venduto o trasferito . FIFO presume che l’inventario più vecchio venga venduto o trasferito per primo, mentre LIFO presume che verrà utilizzato per primo l’inventario più recente.
Il costo medio ponderato viene spesso utilizzato in situazioni in cui gli articoli sono identici tra loro e ” È impossibile assegnare un costo specifico a una singola unità o se il sistema contabile non ha la capacità di tracciare l’inventario utilizzando FIFO (cosa che non è il caso in nessuno dei sistemi di inventario che esaminiamo qui). La media ponderata Il metodo divide il costo dei beni disponibili per la vendita per il numero di unità disponibili per la vendita, che restituisce il costo medio ponderato per unità.
Un altro metodo di valutazione dell’inventario frequente è chiamato Costo standard. Con il costo standard, puoi sostituire un costo previsto con un costo effettivo nelle registrazioni contabili, quindi registrare periodicamente gli scostamenti che mostrano la differenza tra i costi previsti e quelli effettivi. Questo approccio è spesso più semplice dell’utilizzo di FIFO in situazioni in cui vi è un montaggio di informazioni sui costi storici. Standard Costing richiede la creazione di costi stimati per l’inventario utilizzato negli affari; questo metodo viene utilizzato quando è troppo dispendioso in termini di tempo per tenere traccia dei costi effettivi. Tuttavia, richiede anche che i costi standard stimati siano periodicamente confrontati con i costi di inventario effettivi e che venga inserita una variazione nei record contabili.
Un metodo di valutazione comune aggiuntivo è denominato costo specifico. Questo metodo assegna un costo a ogni singolo articolo nell’inventario. Il costo specifico viene utilizzato quando gli articoli dell’inventario hanno ciascuno un costo immediatamente disponibile diverso dagli altri articoli nell’inventario. Ad esempio, è probabile che un produttore di mobili su misura utilizzi la determinazione dei costi specifici.
Infine, dovresti considerare anche l’altra estremità di questo spettro, ovvero capire il prezzo giusto per il tuo inventario. Vedrai spesso altri fornitori che offrono riduzioni di prezzo in base alla quantità dell’ordine: risparmia il 10% sui nostri widget semplicemente ordinando il 20% in più di widget! Ma capire qui la scelta migliore per la tua attività può essere complesso a seconda dei tipi di costi di trasporto associati con i tuoi prodotti particolari. Più grande è il tuo inventario di prodotti, ad esempio, più probabilmente paghi per lo stoccaggio e forse anche per la manutenzione. È qui che può aiutare un sistema che può aiutare a calcolare la quantità dell’ordine economico (EOQ). In genere, questi si presentano sotto forma di calcolatrici personalizzabili che puoi configurare per tenere conto delle esigenze specifiche della tua attività specifica.
Alcuni termini comuni di inventario
Come accade con molti sistemi finanziari , il sottosistema di inventario ha il proprio insieme di termini. Sebbene sia oltre lo scopo di questa introduzione fornire un elenco completo dei termini in cui potresti imbatterti, ecco alcuni dei termini più comuni.
Un acronimo frequente che incontrerai è chiamato BOM o BOMP. Questo sta per “Bill of Materials” o “Bill of Material Processing” e lo troverai utilizzato più spesso nei sistemi di inventario di produzione. Una BOM viene utilizzata quando un articolo di inventario è costituito da sotto-articoli; l’elenco di questi sotto-articoli è la distinta materiali. Un termine simile è “kit”, che è un raggruppamento di parti o articoli che compongono un articolo finito (che può quindi essere utilizzato come articolo nella distinta base). Puoi avere sia kit che un Distinta base in un singolo articolo di inventario, a seconda della complessità dell’articolo e di quanto granulare sia la tua esigenza di mantenere i prezzi dell’inventario.
A volte ti imbatterai nel termine inventario “Just-in-Time (JIT)”. Questo è un termine logistico utilizzato nelle operazioni di gestione della catena di approvvigionamento (SCM) per programmare la ricezione dell’inventario in modo che arrivi appena prima o precisamente quando è necessario. Questa strategia dell’inventario riduce il tempo di immagazzinamento dell’inventario, il che può far risparmiare sui costi . Ma questa strategia richiede alcune funzionalità SCM avanzate e ben collaudate. Anche legato alla gestione dei processi e SCM è qualcosa chiamato “Work in Process”. Tiene traccia di qualsiasi inventario rilasciato alla produzione e quindi tiene traccia dell’inventario come viene utilizzato nella produzione negozio o fabbrica. In molti casi, troverai questi due termini quando esamini i sistemi di inventario di produzione rivolti a tutto, dai piccoli negozi di produzione, come la tua officina di riparazione di motociclette di quartiere, fino a una grande fabbrica di automobili.
Software di inventario: aspetti da considerare
A causa di tutta la complessità legata al funzionamento dell’inventario in una particolare organizzazione, ci saranno sempre aspetti strettamente legati ad altre parti del tuo sistema contabile. Ad esempio , sia le vendite che gli acquisti sono aspetti integrali dell’inventario poiché non puoi “vendere o utilizzare l’inventario se non lo hai acquistato e non puoi” venderlo se non lo hai disponibile. L’eccezione è il drop shipping , che ti consente di accettare un ordine di vendita e di farlo spedire direttamente al cliente dal magazzino del tuo fornitore. In sostanza, se il tuo software di inventario ha capacità di consegna diretta (e il tuo fornitore lo desidera), allora stai utilizzando il tuo fornitore di inventario come magazzino. A seconda di come è impostato il tuo sistema di contabilità, le spedizioni di consegna spesso non vengono registrate come inventario ma, piuttosto, vengono spesso pubblicati direttamente nella parte “Costo delle merci vendute” del sistema contabile.
Spesso venduto come modulo separato, SCM si riferisce alla logistica per ottenere i materiali necessari per la produzione e / o articoli necessari per l’inventario di rivendita. Implica l’acquisto, la spedizione, la ricezione e lo stoccaggio e, come tale, è strettamente integrato con l’inventario. Un aspetto di SCM è chiamato “Punto di riordino”, una funzione che troverai spesso anche nei sistemi di gestione dell’inventario. Può trattarsi di un livello manuale immesso da qualsiasi gestore dell’inventario utilizzato dal sistema per generare un avviso, o anche un ordine di acquisto che porta il numero di un articolo in magazzino al di sotto di un livello specifico. Alcuni sistemi di inventario più sofisticati utilizzano una tecnica denominata Economic Ord er quantità (EOQ). EOQ è un metodo utilizzato per calcolare la quantità e i tempi ottimali per ordinare (o riordinare) l’inventario per ridurre al minimo i costi di conservazione o stoccaggio. In sostanza, quando si utilizza l’EOQ, si desidera che l’inventario si riduca il più possibile senza che si verifichi un esaurimento delle scorte (ovvero, nessun inventario da vendere o utilizzare).
Inventario al dettaglio
L’inventario al dettaglio ha alcuni termini e procedure propri. Una caratteristica importante di un inventario al dettaglio è che si integra strettamente con un sistema POS, ovvero il tuo registratore di cassa. Il sistema POS fornisce un dispositivo di checkout (incluso non solo un registratore di cassa ma anche cose come lettori di codici a barre) che esamina il database dell’inventario, identifica l’articolo specifico venduto e lo deduce dall’inventario in magazzino.A seconda del tipo di prodotto o articolo venduto, i singoli articoli possono essere identificati con codici a barre o etichette di identificazione a radiofrequenza (RFID). Questi vengono assegnati quando gli articoli vengono registrati nell’inventario e quindi ritirati dall’inventario quando vengono venduti. Alcuni sistemi POS identificano persino l’ubicazione dell’articolo, forse in un magazzino specifico o forse anche dove si trova nel pavimento del negozio. Questo è comune nelle operazioni di abbigliamento, beni di consumo e prodotti elettronici. Anche i codici a barre, l’ubicazione degli articoli e l’identificazione dei contenitori sono funzioni che troverai in molti sistemi di inventario.
Una cosa da tenere a mente è che il software di inventario non viene quasi mai utilizzato da solo. Piuttosto, ” è spesso parte di un sistema contabile modulare. Anche se non è così, sarà sempre necessario parlare o integrarsi con altri sistemi aziendali di back-end, in particolare con ciò che si utilizza per la contabilità. Alcune aziende preferiranno ottenere tutti i moduli contabili, inclusa la gestione dell’inventario, da un unico fornitore. Tuttavia, se desideri implementare un’integrazione, puoi collegare app di fornitori diversi. Ciò può non solo fornire risparmi sui costi in termini di licenza, ma ti consente anche di sfruttare esattamente i tipi di funzionalità di cui hai bisogno, anche se provengono da diversi fornitori di software. Tutti i sistemi di inventario che abbiamo esaminato hanno la capacità di esportare i dati, almeno in un foglio di lavoro, in modo che possano essere importati in un sistema di contabilità di terze parti.