Una lettera di congedo è una lettera formale che scrivi al tuo supervisore per richiedere un congedo dal lavoro. È necessaria una lettera formale per la cartella del personale. Fornisce una registrazione scritta dell’avviso che hai dato alla tua azienda prima di aver bisogno del congedo.
La tua lettera documenta il motivo della tua richiesta. Sebbene tu possa spiegare la tua situazione di persona, una lettera scritta fornisce la spiegazione esatta del tuo bisogno di ferie. Ciò rende la richiesta più facile da comprendere per il tuo manager o per la persona delle risorse umane.
La lettera può essere inoltrata ad altri dirigenti all’interno dell’azienda, piuttosto che fare affidamento su un manager per spiegare la situazione. Da un punto di vista legale, questa lettera formale registra anche la tua richiesta se la tua situazione rientra in situazioni protette dalla legge, come l’Americans with Disabilities Act (ADA) o il Family and Medical Leave Act (FMLA).
Quando è necessaria una lettera di congedo
È buona norma scrivere una lettera di congedo formale in ogni caso in cui si richiede un permesso dal lavoro non coperto dai giorni di malattia e giornate personali già concesse dall’azienda. Prima di richiedere un congedo, è necessario confermare se tale periodo di ferie deve essere rispettato in base al manuale del dipendente o alle leggi statali e federali.
Le leggi che stabiliscono richieste ragionevoli per i permessi (come l’ADA e FMLA) hanno disposizioni specifiche. Ad esempio, l’azienda deve avere 50 o più dipendenti per poter aderire alla FMLA. Anche la tua situazione deve soddisfare i criteri e potresti dover fornire la documentazione di un medico o di un’altra parte.
Nel caso in cui vieni scelto per la giuria, l’azienda deve concederti il tempo libero senza compromessi il tuo lavoro. Molte aziende hanno il proprio protocollo per gestire le assenze prolungate. Potrebbero offrirti di utilizzare i giorni di ferie e i giorni personali esistenti per concederti la quantità massima di tempo libero retribuito per la tua situazione.
Se la tua situazione non è coperta né dalla legge né dalle politiche aziendali, vale comunque la pena il tuo tempo per richiedere formalmente il congedo. Anche se la tua azienda potrebbe non essere legalmente vincolata a concedere un congedo prolungato, potrebbe comunque essere a loro vantaggio. Un buon dipendente con esperienza e un track record è una risorsa preziosa.
Conseguenze del mancato utilizzo di una lettera di congedo
Senza questa lettera, non c’è traccia di cui hai chiesto il permesso di assenza.
Ad esempio, hai una conversazione verbale con un manager. Il manager concede il tuo congedo, ma non lo registra da nessuna parte nel tuo dossier di lavoro né informa altri dirigenti. Una volta che la tua assenza si estende oltre il tempo retribuito e i giorni di ferie accumulati, potresti essere automaticamente risolto dalla società.
In alcune aziende, ci sono regole che rientrano nella categoria “no call / no show”. significa che un dipendente assente senza preavviso sarà penalizzato. È possibile che tu perda le ferie e i giorni di malattia, nonché la posizione, se non avessi seguito il protocollo di scrittura formale di questa lettera.
Usi più comuni per una lettera di assenza dal lavoro
Ci sono molti motivi per cui potresti voler prendere un congedo dal lavoro. Alcuni di questi sono coperti dalla legge. Alcuni di essi potrebbero essere coperti dal tuo politiche aziendali.
Questi sono alcuni dei motivi più comuni per cui le persone richiedono un congedo formale:
- Nascita di un bambino. Il congedo di maternità e paternità è spesso coperti dalla politica aziendale e dalla FMLA. La tua azienda potrebbe concedere un determinato numero di settimane di ferie retribuite.
- Morte in famiglia. Molte aziende allo w per lunghi giorni di riposo in caso di decesso in famiglia.
- Servizio militare / membro della famiglia. Le assenze militari sono spesso coperte. Ciò potrebbe includere dipendenti che sono membri delle forze armate. Potrebbe anche includere membri della famiglia dell’esercito.
- Motivi di salute. Motivi di salute potrebbero includere un intervento chirurgico, problemi medici in corso, traumi causati da un incidente o problemi di salute mentale come la depressione.
- Istruzione. In alcuni scenari, i dipendenti lo richiederanno per seguire una formazione avanzata.
- Assistenza ai familiari in difficoltà. Molti dipendenti si prendono del tempo per prendersi cura dei familiari che soffrono di un infortunio o di una malattia.
Cosa dovrebbe essere incluso in una lettera di assenza?
La tua lettera dovrebbe essere conciso e chiaro. Ci sono alcune informazioni che è importante includere:
- La data. La data dovrebbe essere inclusa nella parte superiore della lettera.
- Le tue informazioni. Ciò include il tuo nome, titolo o posizione, indirizzo di casa, email e numeri di telefono.
- Le informazioni del tuo manager. Questo mostra un record di chi è stata fatta la richiesta. È anche il modo standard in cui invieresti una lettera a una persona.
- Il motivo della richiesta. Questa sarebbe una breve spiegazione del motivo per cui hai bisogno di una pausa.
- Le date della tua proposta di assenza. La tua lettera dovrebbe includere le date esatte.
Potresti avere una discussione con il tuo supervisore sulla richiesta prima di scrivere la lettera di permesso. In tal caso, dovresti fare riferimento alla data della discussione nel corpo della lettera.
Molti dipendenti scrivono la maggior parte della loro corrispondenza tramite e-mail. Va bene inviare questa lettera tramite e-mail e conservare la verifica elettronica della sua ricevuta. La copia cartacea della lettera la rende più formale.
Esempio di lettera di congedo
La lettera di esempio di congedo di seguito descrive una richiesta di “Chase Zeppeli” a “Miranda Waller” presso “Starstruck Media, Inc.” Nella lettera, Chase Zeppeli chiede un congedo per motivi medici e specifica la durata del congedo.
