I nuovi moduli per i dipendenti sono un elemento fondamentale del processo di inserimento. Prima che un dipendente possa iniziare legalmente a lavorare per la tua azienda, deve compilare i moduli richiesti. Quali moduli devono compilare i nuovi dipendenti?
Quali moduli devono compilare i nuovi dipendenti? Panoramica
Il governo richiede alcuni nuovi moduli di assunzione. Altri sono documenti necessari di cui hai bisogno per la tua attività.
Dai un’occhiata al modulo federale di idoneità al lavoro che i dipendenti devono compilare:
- Modulo I-9
Anche i dipendenti devono compila i moduli delle imposte sul reddito in modo da poter eseguire con precisione il libro paga:
- Modulo W-4
- Modulo per lo stato W-4
E , ecco un elenco di potenziali moduli aziendali che potresti richiedere ai nuovi assunti:
- Modulo di contatto di emergenza
- Modulo di riconoscimento del manuale del dipendente
- Banca modulo di informazioni sull’account
- Moduli di vantaggi
Utilizza la seguente tabella per una breve panoramica dei moduli che tutti i dipendenti devono compilare, i moduli che i tuoi dipendenti potrebbero dover compilare e i loro scopi:
Nuovi moduli per i dipendenti per categoria
Ancora una volta, possiamo suddividere nuovi lavoro di ufficio dei dipendenti nelle seguenti categorie:
- Modulo di idoneità al lavoro
- Nuovi moduli per le tasse di assunzione
- Moduli specifici per l’azienda
Per saperne di più sui documenti potresti aver bisogno di gi cinque dipendenti come parte del loro nuovo pacchetto di assunzioni, continua a leggere.
Idoneità all’impiego
Prima di poter aggiungere un dipendente al tuo team, sei legalmente responsabile di confermare che il dipendente è idoneo a lavorare negli Stati Uniti.
Modulo I-9
Tra i moduli che i nuovi dipendenti devono compilare c’è il Modulo I-9. Il modulo I-9, Verifica dell’idoneità all’impiego, viene utilizzato per verificare che i tuoi dipendenti siano legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti. Usa l’edizione di ottobre 2019 del modulo I-9 per rimanere conforme.
Il modulo I-9 è diviso in tre sezioni. Il dipendente compila la prima sezione e tu compila la seconda. La terza sezione è solo per la verifica dell’idoneità all’impiego o delle nuove assunzioni.
Il modulo pone domande come il nome, l’indirizzo, il numero di previdenza sociale e lo stato di cittadinanza del dipendente. C’è anche una sezione nel caso in cui il dipendente utilizzi un preparatore o un traduttore per aiutarli a compilare il modulo.
Tieni presente che se il nuovo dipendente non ha un numero di previdenza sociale, deve compilare il modulo SS-5, Domanda di tessera di previdenza sociale. È necessario disporre di un numero di previdenza sociale per ogni dipendente in archivio in modo da poterlo inserire nel modulo W-2.
Il dipendente deve portare i documenti originali per dimostrare la propria identità e l’idoneità all’impiego. Questi documenti sono necessari per completare la sezione datore di lavoro del modulo I-9. Ci sono tre elenchi di documenti accettabili nel modulo I-9: elenchi A, B e C.
I dipendenti portano un documento dall’elenco A che conferma la loro identità e autorizzazione all’impiego (ad esempio, passaporto statunitense). In alternativa, possono fornire un documento dell’elenco B che conferma la loro identità (ad esempio, la patente di guida) e un documento dell’elenco C che verifica la loro autorizzazione all’impiego (ad esempio, US Citizen ID Card).
Nel datore di lavoro fornire informazioni sui documenti inseriti dal dipendente. Quindi, certificare che i documenti sono autentici al meglio delle proprie conoscenze. Includi informazioni come il tuo nome, ragione sociale e indirizzo della società e firma il modulo I-9.
Nuovi moduli per le tasse di noleggio
Prima di poter aggiungere una nuova assunzione al tuo libro paga, hanno bisogno di sapere quanti soldi trattenere dal loro salario per le imposte sul reddito federali e, se applicabili, statali.
Per scoprirlo, devi raccogliere due nuovi moduli per le tasse di noleggio: moduli W-4 federali e statali.
Modulo W-4
Modulo W-4, Certificato di ritenuta alla fonte del dipendente, è richiesto dall’IRS. I datori di lavoro utilizzano il modulo W-4 per determinare l’importo dell’imposta federale sul reddito da trattenere dal salario di un dipendente.
I dipendenti possono aggiungere informazioni al modulo W-4 per aumentare o diminuire la ritenuta alla fonte dell’imposta sul reddito federale.
Il modulo 2020 W-4 richiede le informazioni del dipendente (ad es. nome, numero di previdenza sociale, indirizzo, stato civile) e aggiustamenti della ritenuta alla fonte. I dipendenti possono modificare le loro informazioni sul modulo W-4 in qualsiasi momento durante l’anno.
In rari casi, potresti persino avere un dipendente che richiede l’esenzione dalle imposte federali sul reddito. Se un dipendente richiede l’esenzione, non trattenere l’imposta sul reddito federale dal proprio salario.
Dopo aver ricevuto il modulo W-4, utilizzare le tabelle delle imposte nella pubblicazione IRS 15 per determinare l’importo delle imposte da trattenere.
Stato W-4
Quali moduli devono compilare i dipendenti oltre ai moduli W-4 e I-9 richiesti? Se c’è un’imposta statale sul reddito nello stato in cui si trova la tua attività, raccogli i moduli di ritenuta fiscale statale dai dipendenti.
Non tutti gli stati hanno l’imposta sul reddito statale.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming non sono soggetti all’imposta sul reddito statale. A meno che la tua azienda non si trovi in uno di questi stati, il tuo dipendente deve compilare un modulo di ritenuta fiscale statale.
Come il modulo federale W-4, i moduli di ritenuta fiscale statale richiedono ai dipendenti le loro informazioni personali. Molti stati utilizzano le detrazioni alla fonte per determinare la ritenuta fiscale statale.
Ad esempio, se la tua attività si trova in California, il tuo dipendente deve compilare un certificato di ritenuta DE-4.
Tieni presente che potresti anche dover trattenere l’imposta locale sul reddito dai salari dei dipendenti. In genere, le imposte sul reddito locali sono una percentuale della retribuzione dei dipendenti e non sono determinate da un modulo di ritenuta alla fonte.
Moduli aziendali da compilare per i nuovi dipendenti
Oltre all’idoneità all’impiego e ai moduli fiscali , potresti richiedere ai nuovi assunti di inviare moduli aggiuntivi per la tua attività.
Modulo di contatto di emergenza
Chiedere ai dipendenti di fornire le informazioni di contatto di emergenza è molto importante. In caso di emergenza, è necessario sapere chi contattare per conto del dipendente.
Un modulo di contatto di emergenza può essere semplice come il dipendente che fornisce le proprie informazioni e le informazioni di due o tre contatti. Chiedi ai dipendenti il nome di ogni contatto, il rapporto con il dipendente, l’indirizzo e i numeri di telefono di casa e lavoro.
È una buona idea che i dipendenti scelgano i contatti di emergenza che sono un po ‘vicini alla loro posizione di lavoro. I dipendenti devono aggiornare le informazioni sul loro modulo quando necessario.
Modulo di riconoscimento del manuale del dipendente
Se non hai pensato di avere un manuale per i dipendenti nella tua azienda, ora è il momento di crearne uno.
Disporre di un manuale per i dipendenti fornisce informazioni dettagliate come le leggi sul lavoro, la condotta dei dipendenti, i salari e altre importanti politiche aziendali. I lavoratori possono consultare il manuale del dipendente quando hanno domande.
Fornisci un modulo di riconoscimento del manuale del dipendente che il dipendente deve compilare, verificando che abbia letto il manuale e compreso le politiche della tua azienda.
Modulo delle informazioni sul conto bancario
Raccogli le informazioni sul conto bancario del dipendente se sceglie di ricevere lo stipendio tramite deposito diretto o se si trova in uno stato che consente il deposito diretto obbligatorio.
Il modulo dei dati del conto bancario dovrebbe richiedere le seguenti informazioni:
- Nome del dipendente
- Tipo di conto (assegno o risparmio)
- Nome e codice di avviamento bancario della banca
- Numero di conto bancario del dipendente
Il dipendente deve anche firmare e verificare di voler ricevere lo stipendio tramite deposito diretto.
Una volta che il deposito diretto è stato impostato per la tua attività e hai le informazioni sul conto bancario dei dipendenti, puoi iniziare a gestire il libro paga.
Moduli per i vantaggi
Potresti scegliere di offrire piccoli benefici per i dipendenti aziendali. Se lo fai, raccogli i moduli che indicano il loro coinvolgimento nei programmi. I dipendenti devono fornirti dei moduli anche se non vogliono partecipare ai programmi di benefici.
Ecco alcuni vantaggi che potresti offrire alla tua piccola impresa:
- Assicurazione sanitaria
- Assicurazione sulla vita
- Assicurazione per invalidità
- Piani pensionistici
Fornisci informazioni sui vantaggi che offri. Nel pacchetto di vantaggi, i tuoi dipendenti devono accettare o negare la partecipazione ai programmi. Raccogli questi moduli dai dipendenti prima di iscriverli.
Quando devono compilare i moduli per i nuovi dipendenti?
I dipendenti devono compilare i nuovi moduli per i dipendenti prima di iniziare a lavorare nella tua azienda. Puoi chiedere al dipendente di:
- Compila i moduli presso la tua azienda il primo giorno
- Compila i moduli da solo prima del primo giorno
Assicurati che il dipendente sappia in anticipo quali documenti deve portare per completare il Modulo I-9.
Una volta che il nuovo dipendente ha completato i moduli, conservali nei tuoi archivi. Il tuo dipendente può quindi iniziare a lavorare nella tua azienda.
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Questo articolo è stato aggiornato dalla data di pubblicazione originale del 12 maggio 2017.
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