Caro studente universitario,
Se il tuo professore ti ha inviato un collegamento a questa pagina, due cose sono probabilmente vere. Primo, probabilmente hai inviato un’email che non ti rappresenta nel modo in cui vorresti essere rappresentato. Secondo, mentre altri potrebbero averti rimproverato, deriso o disperato per il futuro del pianeta a causa della tua email, l’hai inviata a qualcuno che vuole aiutarti a rappresentarti meglio.
In parte, perché solo un clic o uno swipe o due email separate da Facebook, Twitter, Instagram e SMS , i confini tra le email professionali e le modalità di scrittura più informali sono diventati sfocati e molti studenti trovano oscure le convenzioni delle email professionali. Pensiamo di poter aiutare a risolvere le cose.
Nell’era dei social media, molti studenti si avvicinano alla posta elettronica in modo simile agli SMS e ad altre forme di comunicazione digitale, dove le convenzioni cruciali a brevità e informalità. Ma la maggior parte degli insegnanti universitari considera le e-mail più vicine alle lettere che ai messaggi di testo. Questo stile di scrittura richiede più formalità, più completezza e adesione più fedele (a volte al limite dell’adesione religiosa) alle convenzioni dell’inglese scritto standard modificato, ovvero ortografia, punteggiatura, lettere maiuscole e sintassi.
Questi diversi modi di scrivere sono proprio questo: diversi modi di scrivere. L’approccio letterale alle e-mail non è sempre e per sempre migliore (o peggiore) dell’approccio agli SMS. Sapere come e quando usare l’uno o l’altro – in base al motivo per cui stai scrivendo ea chi stai scrivendo – fa la differenza. Quindi, se usi emoji, acronimi, abbreviazioni, ecc., Quando scrivi ai tuoi amici, stai effettivamente dimostrando abilità di scrittura legittime e utili. Ma non lo sei se fai la stessa cosa quando invii email a professori che vedono le email come lettere.
Una scrittura efficace richiede di modellare le tue parole in base al tuo pubblico, scopo e genere (o tipo di scrittura, ad es. email accademica). Insieme, queste sono talvolta chiamate la situazione retorica. Alcune delle convenzioni chiave per la situazione retorica dell’invio di e-mail a un professore sono le seguenti:
1. Usa un oggetto chiaro. L’argomento “Saggio di analisi retorica” funzionerebbe un po ‘meglio di “heeeeelp!” (e molto meglio dell’imperdonabile riga vuota dell’oggetto).
2. Usa un saluto e una firma. Invece di saltare direttamente al tuo messaggio o dire “ehi”, inizia con un saluto come “Ciao” o “Buon pomeriggio”, quindi rivolgiti al tuo professore con il titolo e il cognome appropriati, ad esempio “Prof. Xavier “o” Dr. Octavius “. (Anche se questo può essere complicato, a seconda del sesso, del grado e del livello di istruzione del tuo insegnante, “Professore” di solito è una scommessa sicura per rivolgersi a un insegnante del college.) Allo stesso modo, invece di concludere con “Inviato dal mio iPhone” o niente del tutto , includi una firma, come “Migliore” o “Cordiali saluti”, seguita dal tuo nome.
3. Usa punteggiatura, lettere maiuscole, ortografia e grammatica standard. Invece di scrivere “idk what 2 rite about in my carta puoi aiutare ?? ” prova qualcosa di più come “Scrivo per chiedere degli argomenti che hai suggerito ieri in classe”.
4. Fai la tua parte per risolvere ciò che devi risolvere. Se invii un’email per chiedere qualcosa potresti guardare alzati, rischi di presentarti come meno intraprendente di quanto dovresti essere, ma se dici che hai già controllato il programma, chiesto ai compagni di classe e controllato le vecchie email del professore, allora ti presenti come responsabile e prendendo l’iniziativa. Quindi, invece di chiedere: “Quali sono i nostri compiti stasera?” potresti scrivere: “Ho esaminato il programma e il sito web del corso per i compiti assegnati questo fine settimana, ma sfortunatamente non sono in grado di trovarli.”
5. Sii consapevole delle preoccupazioni riguardo ai diritti. Giusto o sbagliato, molti i professori ritengono che gli studenti “di questi tempi” abbiano un senso di diritto troppo forte. Se sembri chiedere aiuto, scrollarti di dosso le assenze o presumere che il lavoro in ritardo sarà accettato senza penalità perché hai una buona ragione, i tuoi professori potrebbero considerarti irresponsabile o presuntuoso. Anche se è vero che “la stampante non stampava” e tu “hai davvero bisogno di una A in questa classe”, la tua email sarà più efficace se ti prendi la responsabilità: “Non ho pianificato abbastanza bene in anticipo, e io accetta qualunque politica tu abbia per il lavoro in ritardo. “
6. Aggiungi un tocco di umanità. Alcune delle email più efficaci non sono strettamente commerciali, non riguardano strettamente il programma, il voto, l’assenza o il compito. Pur evitando ovvie lusinghe, potresti commentare qualcosa detto in classe, condividere informazioni su un evento che il professore potrebbe voler conoscere o trasmettere un articolo dal tuo feed di notizie che è rilevante per il corso. Questi tipi di svolazzi, intrecciati con grazia, dai un tocco relazionale all’email, riconoscendo che i professori non sono solo custodi di punti ma persone.
Ci auguriamo che queste regole (o queste e queste) ti aiutino a capire cosa vuole o si aspetta la maggior parte dei professori dalle email accademiche. Il che ci riporta al punto più ampio: scrivere in modo efficace non significa semplicemente seguire tutte le regole. Scrivere in modo efficace significa scrivere come atto di comunicazione umana, plasmare le tue parole alla luce di chi stai scrivendo e perché.
Ovviamente, non garantirai il futuro del pianeta scrivendo e-mail con una riga dell’oggetto e un po ‘di punteggiatura. Ma aiuterai i tuoi professori a preoccuparsene un po ‘meno.
Con gli auguri per tutte le migliori email in futuro,
PTC e CHM