IRS-skjema W-3 er et sammendragsformular for overføring av skatt som må sendes til føderale byråer, sammen med årlige lønns- og skatteformer for ansatte. Et eget skjema brukes for uavhengige entreprenører og andre ikke-ansatte.
W-3-skjemaer samler til ett dokument all informasjonen på W-2-skjemaene du gir dine ansatte . Du vil bruke 1096-skjemaet til å oppsummere informasjon om 1099-MISC-skjemaer du gir til ikke-ansatte.
Hva er skjema W-3?
Skjema W-3 summerer dataene fra alle W-2-skjemaene som er gitt for alle dine ansatte. Skattemyndighetene og Social Security Administration bruker denne informasjonen til å spore de ansattes lønn, inkludert lønn, lønn, provisjon og tips, samt føderal tilbakeholdelse av lønn.
Hvem bruker skjema W -3?
Alle virksomheter som betaler ansatte, må sende inn skjema W-3, og de som betaler uavhengige entreprenører, må sende inn skjema 1096.
Hvor får du Skjema W-3
Selv om skattemyndighetene tilbyr mange interaktive skjemaer på nettstedet, er skjema W-3 ikke en av dem. Du kan imidlertid laste den ned på IRS.gov eller be om at IRS sender skjemaene til deg.
Du kan også opprette og fullfør skjema W-3 på SSA-nettstedet.
Slik fyller du ut skjema W-3
W-3-skjemaet speiler informasjonen på W-2-skjemaet for rute 1 til 19. Samle informasjonen fra alle W-2-skjemaer og skriv den inn i de riktige, korresponderende boksene. For eksempel total boks 1-informasjon for lønn, tips, annen kompensasjon fra alle dine ansattes W-2-skjemaer, og overfør deretter nummeret til boks 1 i W-3-skjemaet.
Du må også inkludere informasjon om type utbetaler og type arbeidsgiver.
Form 1096 for ikke-ansatte
Dette skjemaet er det IRS kaller en «kompilasjonsrapport» fordi den utgjør all informasjon fra alle 1099-MISC-skjemaene du har distribuert til ikke-ansatte. Skjema 1096 er litt mer komplisert enn W-3. Hver type skjema 1099 må ha sitt eget skjema 1096.
Totalt all informasjon i boks 1 til 5 på 1099-MISC for alle ikke-ansatte. Du må også merke av for riktig type skjema, for eksempel skjema 1099-MISC.
Kan skjema W-3 e-arkiveres?
Skattelovgivning krever at arbeidsgivere som har 250 eller flere av den samme rapporten, for eksempel skjemaer W-2 eller 1099-MISC, må sende inn informasjonen deres online. o så gjennom SSAs Business Services Online. Du må først registrere deg på nettstedet.
Du må arkivere online hvis du har 100 eller flere av hver type rapport som begynner i 2021, og du må arkivere online hvis du har 10 eller flere av en hvilken som helst type rapport som begynner i 2022.
Antall skjemaer som er nødvendige for å kreve virksomheter å arkivere på nettet avtar.
Hvor skal du sende skjema W-3
Send papir W-2-skjemaer og W-3-skjemaer til Social Security Administration (SSA) ved Social Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Send inn 1096-skjemaet og 1099-MISC-skjemaene til IRS. Den riktige postadressen for overføring av dette skjemaet til skattemyndighetene avhenger av tilstanden din. Skattemyndighetene gir en oversikt over adresser etter stat på nettstedet.
Lag en kopi av skjema W-3 og oppbevar den med kopi D av alle W-2-skjemaene du sender til Social Security Administration.
Slik arkiverer du skjema W-3
SSA tillater både papirarkivering og elektronisk arkivering, men du trenger bare å fylle ut et W-3 overføringsskjema hvis du arkiverer en papirkopi av skjemaene. Inkluder kopi A av W-3 med alle W-2-skjemaene når du arkiverer skjemaet.
SSA har spesifikke krav til disse to alternativene basert på antall W-2-er firmaet ditt tilbyr.
| Forfallsdatoer for W-2, W-3, 1099-MISC og 1906 skjemaer | ||
|---|---|---|
| Skjema | Til | Forfallsdato |
| W-2 | Ansatte | 31. januar året etter skatteår |
| W-3 | Social Security Admin. | 31. januar året etter skatteår |
| 1099-MISC | Ikke-ansatte | 31. januar året etter skatt |
| 1096 | IRS | 28. februar året etter skatt |
Disse rapportene forfaller året etter skatteåret. For eksempel forfaller W-3 og W-2 31. januar 2020 hvis du rapporterer lønn for ansatte for 2019.Du kan be om en 30-dagers utvidelse hvis du trenger mer tid.
Dobbeltsjekk datoen på skjemaet du bruker. Det bør være datoen for skatteår du rapporterer om, ikke datoen for året da du fyller ut skjemaet.
Forfallsdatoer kan endres år for år hvis forfallsdatoen faller på en helg eller en ferie, men bare en dag eller to.
Feil på W-3 og 1096 skjemaer
Du må arkivere skjema W-2c hvis du gjør en feil på ansattes W-2-skjema. Du må også sende inn et W-3c-skjema som korrigerer totalene hvis feilen påvirker sammendraget W-3.
Du kan rette feilen ved å arkivere et korrigert skjema som er angitt med en X i riktig boks hvis du gjør en feil på skjema 1099 som berører skjema 1096.
Viktige takeaways
- IRS-skjema W-3 oppsummerer og summerer all informasjonen du rapporterte om dine ansattes W-2-skjemaer. Det er en «sammendragssendende» form.
- B bruksområder som betaler uavhengige entreprenører, bør kompilere og rapportere innbetalinger på skjema 1099-MISC på skjema 1096 i stedet.
- Skjema W-2 og W-3 sendes til Social Security Administration, ikke IRS.
- E-arkivering av disse skjemaene kreves hvis du har 100 eller flere skjemaer W-2 som begynner i 2021, og dette tallet vil falle til 10 i 2022.
MERK: Skattelovene endres med jevne mellomrom. Rådfør deg med en skattepersonell for å få de mest oppdaterte rådene. Informasjonen i denne artikkelen er ikke ment som skatterådgivning og er ikke en erstatning for skatterådgivning.