15 Excel-formules, sneltoetsen en trucs die u veel tijd zullen besparen

Voor de meeste marketeers kan het proberen om spreadsheets in Microsoft Excel te ordenen en te analyseren aanvoelen als steeds weer tegen een bakstenen muur lopen Nogmaals. Je “repliceert handmatig kolommen en krabbelt lange wiskunde op een stukje papier, terwijl je bij jezelf denkt:” Er moet een betere manier zijn om dit te doen. “

De waarheid wordt verteld. , dat is er – je weet het gewoon nog niet.

Excel kan op die manier lastig zijn. Enerzijds is het een uitzonderlijk krachtig hulpmiddel voor het rapporteren en analyseren van marketinggegevens. Aan de andere kant, zonder de juiste training, is het gemakkelijk om het gevoel te hebben dat het tegen je werkt. Om te beginnen zijn er meer dan een dozijn essentiële formules die Excel automatisch voor u kan uitvoeren, zodat u “niet door honderden cellen kamt met een rekenmachine op uw bureau.

Wat zijn Excel-formules?

Met Excel-formules kunt u relaties tussen waarden in de cellen van uw spreadsheet identificeren, wiskundige berekeningen uitvoeren met die waarden en de resulterende waarde retourneren in de cel van uw keuze. Formules je kunt automatisch optellen, aftrekken, percentage, delen, gemiddelde en zelfs datums / tijden uitvoeren.

We zullen deze allemaal en nog veel meer in deze blogpost bespreken.

Formules invoegen in Excel

U vraagt zich misschien af wat de “Formules “tabblad op de bovenste navigatiebalk in Excel betekent. In recentere versies van Excel kunt u met dit horizontale menu – hieronder weergegeven – Excel-formules zoeken en invoegen in specifieke cellen van uw spreadsheet.

Hoe vaker u verschillende formules in Excel gebruikt, hoe gemakkelijker het is om ze te onthouden en handmatig uit te voeren. is de bovenstaande reeks pictogrammen een handige catalogus met formules die u kunt doorbladeren en waarnaar u kunt verwijzen terwijl u uw spreadsheetvaardigheden aanscherpt.

Excel-formules worden ook ‘functies’ genoemd. Om er een in uw spreadsheet in te voegen, markeert u een cel waarin u een formule wilt uitvoeren, en klik vervolgens op het uiterst linkse pictogram “Functie invoegen” om door populaire formules te bladeren en wat ze doen. Dat bladervenster ziet er als volgt uit:

Wilt u een meer gesorteerde browse-ervaring? Gebruik een van de pictogrammen die we hebben gemarkeerd (in de lange rode rechthoek in de eerste schermafbeelding hierboven) om formules te vinden die betrekking hebben op een aantal veelvoorkomende onderwerpen – zoals financiën, logica en meer. Zodra u de formule heeft gevonden die aan uw behoeften voldoet, klikt u op ‘Functie invoegen’, zoals weergegeven in het venster hierboven.

Laten we nu eens dieper ingaan op enkele van de meest cruciale Excel-formules en hoe u ze allemaal in typische situaties kunt uitvoeren.

Om u te helpen Excel effectiever te gebruiken (en een hoop tijd te besparen), hebben we een lijst samengesteld met essentiële formules, sneltoetsen en andere kleine trucs en functies die u moet kennen.

OPMERKING: de volgende formules zijn van toepassing op Excel 2017. Als u een iets oudere versie van Excel gebruikt, kan de locatie van elke hieronder genoemde functie enigszins afwijken.

SUM

Alle Excel-formules beginnen met het gelijkteken, =, gevolgd door een specifieke teksttag die de formule aangeeft die u door Excel wilt laten uitvoeren.

De SOM-formule in Excel is een van de eenvoudigste formules die u in een spreadsheet kunt invoeren, zodat u de som (of het totaal) van twee of meer waarden kunt vinden. Om de SUM-formule uit te voeren, voert u de waarden in die u bij elkaar wilt optellen met het formaat, = SOM (waarde 1, waarde 2, enz.).

De waarden die u in de SOM-formule invoert, kunnen werkelijke getallen zijn of gelijk aan het getal in een specifieke cel van uw spreadsheet.

• Om bijvoorbeeld de SUM van 30 en 80 te vinden, typt u de volgende formule in een cel van uw spreadsheet: = SUM (30, 80). Druk op “Enter”, en de cel geeft het totaal van beide getallen: 110.
• Om de SOM van de waarden in de cellen B2 en B11 te vinden, typ je de volgende formule in een cel van je werkblad: = SOM (B2, B11). Druk op “Enter”, en de cel zal het totaal van de nummers produceren die momenteel zijn ingevuld in de cellen B2 en B11. Als er geen cijfers in een van beide cellen staan, retourneert de formule 0.

Houd er rekening mee dat u ook de totale waarde van een lijst met getallen in Excel kunt vinden. Om de SOM van de waarden in de cellen B2 tot en met B11 te vinden, typt u de volgende formule in een cel van uw spreadsheet: = SOM (B2: B11). Let op de dubbele punt tussen beide cellen, in plaats van een komma. Bekijk hieronder hoe dit eruit zou kunnen zien in een Excel-spreadsheet voor een contentmarketeer:

IF

Er zijn momenten waarop we willen weten hoe vaak een waarde in onze spreadsheets voorkomt.Maar er zijn ook momenten waarop we de cellen willen vinden die die waarden bevatten, en specifieke gegevens ernaast willen invoeren.

We gaan terug naar het voorbeeld van Sprung voor deze. Als we 10 punten willen toekennen aan iedereen die in het Griffoendor huis thuishoort, in plaats van handmatig 10 “s in te typen naast de naam van elke Griffoendor leerling, zullen we de ALS-DAN formule gebruiken om te zeggen: Als de leerling in Griffoendor, dan zou hij of zij tien punten moeten krijgen.

Percentage

Om de percentageformule in Excel uit te voeren, voert u de cellen in waarvoor u een percentage zoekt in de notatie = A1 / B1. Om de resulterende decimale waarde naar een percentage te converteren, markeert u de cel, klikt u op het tabblad Home en selecteert u “Percentage” in de vervolgkeuzelijst met cijfers.

Er is geen “Excel-formule” voor percentages op zich, maar Excel maakt het gemakkelijk om de waarde van een cel in een percentage om te zetten, zodat u niet zelf de cijfers hoeft te berekenen en opnieuw in te voeren.

De basisinstelling om de waarde van een cel om te zetten in een percentage is lager dan Het tabblad Home van Excel. Selecteer dit tabblad, markeer de cel (len) die u naar een percentage wilt converteren en klik in het vervolgkeuzemenu naast Voorwaardelijke opmaak (deze menuknop kan in eerste instantie ‘Algemeen’ zeggen). Selecteer vervolgens ‘Percentage’ uit de lijst met opties die verschijnt. Hiermee wordt de waarde van elke cel die u hebt gemarkeerd, omgezet in een percentage. Zie deze functie hieronder.

Houd er rekening mee als u andere formules gebruikt, zoals de deelformule (aangegeven = A1 / B1), om nieuwe waarden te retourneren, worden uw waarden mogelijk standaard als decimalen weergegeven. Markeer eenvoudig uw cellen voordat of nadat u deze formule heeft uitgevoerd, en stel de indeling van deze cellen in op ‘Percentage’ vanaf het tabblad Start – zoals weergegeven hierboven.

Aftrekken

Om de aftrekkingsformule in Excel uit te voeren, voert u de cellen die u aftrekt in de notatie = SOM (A1, -B1) in. Hiermee wordt een cel afgetrokken de SOM-formule gebruiken door een minteken toe te voegen voor de cel die u aftrekt. Als A1 bijvoorbeeld 10 was en B1 6, zou = SUM (A1, -B1) 10 + -6 opleveren en een waarde van 4 retourneren.

Net als percentages heeft aftrekken geen eigen waarde formule ook in Excel, maar dat betekent niet dat het niet kan. U kunt waarden (of die waarden in cellen) op twee verschillende manieren aftrekken.

• Met behulp van de = SOM-formule. Om meerdere waarden van elkaar af te trekken, voert u de cellen in die u ‘wilt aftrekken’ in de notatie = SOM (A1, -B1), met een minteken (aangegeven met een koppelteken) vóór de cel waarvan u de waarde ‘aftrekt. Druk op enter om het verschil tussen beide cellen tussen haakjes te retourneren. Bekijk hoe dit eruitziet in de bovenstaande schermafbeelding.
• Gebruik de formaat, = A1-B1. Om meerdere waarden van elkaar af te trekken, typt u gewoon een gelijkteken gevolgd door uw eerste waarde of cel, een koppelteken en de waarde of cel die u wilt aftrekken. Druk op Enter om het verschil tussen beide waarden te retourneren.

Vermenigvuldiging

Om de vermenigvuldigingsformule in Excel uit te voeren, voert u de cellen in die u vermenigvuldigt in de notatie = A1 * B1. Deze formule gebruikt een asterisk om cel A1 te vermenigvuldigen met cel B1. Als A1 bijvoorbeeld 10 was en B1 6, zou = A1 * B1 een waarde van 60 retourneren.

Je zou kunnen denken dat vermenigvuldigen waarden in Excel heeft zijn eigen formule of gebruikt het “x” -teken om vermenigvuldiging tussen meerdere waarden aan te duiden. Eigenlijk is het net zo eenvoudig als een asterisk – *.

Markeer een lege cel om twee of meer waarden in een Excel-spreadsheet te vermenigvuldigen. Voer vervolgens de waarden of cellen in die u met elkaar wilt vermenigvuldigen in de notatie = A1 * B1 * C1 … enz. De asterisk vermenigvuldigt effectief elke waarde in de formule.

Druk op Enter om het gewenste product te retourneren. Bekijk hoe dit eruitziet in de bovenstaande schermafbeelding.

Divisie

Om de formule voor delen in Excel uit te voeren, voert u de cellen in die u deelt in het formaat = A1 / B1. Deze formule gebruikt een schuine streep “/” om cel A1 te delen door cel B1. Als A1 bijvoorbeeld 5 was en B1 10, zou = A1 / B1 een decimale waarde van 0,5 retourneren.

Deling in Excel is een van de eenvoudigste functies die u kunt uitvoeren. Om dit te doen, markeert u een lege cel, voert u een gelijkteken in, “=”, en volgt u de twee (of meer) waarden die u wilt delen met een voorwaartse slash, “/,” ertussenin. Het resultaat moet de volgende indeling hebben: = B2 / A2, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.

Druk op Enter, en uw gewenste quotiënt zou moeten verschijnen in de cel die u aanvankelijk markeerde.

DATUM

De Excel DATUM-formule wordt aangeduid als = DATUM (jaar, maand, dag). Deze formule retourneert een datum die overeenkomt met de waarden die tussen haakjes zijn ingevoerd, zelfs waarden waarnaar wordt verwezen vanuit andere cellen. Als A1 bijvoorbeeld 2018 was, B1 was 7 en C1 was 11, zou = DATE (A1, B1, C1) 7/11/2018 retourneren.

Het aanmaken van datums in de cellen van een Excel-spreadsheet kan zo nu en dan een wispelturige taak zijn. Gelukkig is er een handige formule om het opmaken van je datums gemakkelijk te maken. Er zijn twee manieren om deze formule te gebruiken:

• Maak datums op basis van een reeks celwaarden. Markeer hiervoor een lege cel , voer ‘= DATUM’ in en voer tussen haakjes de cellen in waarvan de waarden de gewenste datum vormen – beginnend met het jaar, dan het maandnummer en dan de dag. Het uiteindelijke formaat moet er als volgt uitzien: = DATUM (jaar, maand , dag). Zie hoe dit eruitziet in de onderstaande schermafbeelding.
• Automatisch de datum van vandaag instellen. Markeer hiervoor een lege cel en voer de volgende tekststring in: = DATE (YEAR (TODAY ()), MONTH (TODAY ()), DAY (TODAY ())). Als u op enter drukt, wordt de huidige datum waarop u aan het werken bent in uw Excel-spreadsheet geretourneerd.

Bij gebruik van De datumformule van Excel, uw geretourneerde datum moet in de vorm “mm / dd / jj” zijn – tenzij uw Excel-programma anders is opgemaakt.

Array

Een matrixformule in Excel omgeeft een eenvoudige formule tussen accolades met de indeling {= (Startwaarde 1: Eindwaarde 1) * (Startwaarde 2: Eindwaarde 2)}. Door op ctrl + shift + centre te drukken, wordt hiermee waarde uit meerdere bereiken berekend en geretourneerd, in plaats van alleen individuele cellen die aan elkaar worden toegevoegd of met elkaar worden vermenigvuldigd.

Het berekenen van de som, het product of het quotiënt van individuele cellen is eenvoudig – gebruik gewoon de = SOM-formule en voer de cellen, waarden of celbereik in waarop u die rekenkunde wilt uitvoeren. Maar hoe zit het met meerdere bereiken? Hoe vind je de gecombineerde waarde van een grote groep cellen?

Numerieke arrays zijn een handige manier om meer dan één formule tegelijkertijd in een enkele cel uit te voeren, zodat je een eindsom kunt zien, verschil , product of quotiënt. Als u bijvoorbeeld de totale verkoopopbrengst van verschillende verkochte eenheden wilt vinden, is de matrixformule in Excel perfect voor u. Hier is hoe u het doet:

1. Om te beginnen typ met behulp van de matrixformule “= SOM” en voer tussen haakjes de eerste van twee (of drie of vier) celbereiken in die u met elkaar wilt vermenigvuldigen. Hier is hoe uw voortgang eruit zou kunnen zien: = SOM (C2: C5
2. Voeg vervolgens een asterisk toe na de laatste cel van het eerste bereik dat u in uw formule hebt opgenomen. Dit staat voor vermenigvuldiging. Volg dit asterisk , voer je tweede celbereik in. Je vermenigvuldigt dit tweede celbereik met de eerste. Je voortgang in deze formule zou er nu als volgt uit moeten zien: = SOM (C2: C5 * D2: D5)
3. Klaar om op Enter te drukken? Niet zo snel … Omdat deze formule zo ingewikkeld is, reserveert Excel een ander toetsenbordcommando voor arrays. Zodra je de haakjes op je matrixformule hebt gesloten, druk je op Ctrl + Shift + Enter. Dit zal herkennen uw formule als een array, waarbij u uw formule tussen accolades plaatst en uw product van beide bereiken samen met succes retourneert.

Bij inkomstenberekeningen kan dit uw tijd en moeite aanzienlijk besparen. Zie de uiteindelijke formule in de bovenstaande schermafbeelding.

AANTAL

De AANTAL formule in Excel wordt aangeduid d = AANTAL (Startcel: Eindcel). Deze formule retourneert een waarde die gelijk is aan het aantal items dat is gevonden in het gewenste celbereik. Als er bijvoorbeeld acht cellen zijn met ingevoerde waarden tussen A1 en A10, retourneert = COUNT (A1: A10) een waarde van 8.

De COUNT-formule in Excel is vooral handig voor grote spreadsheets, waarin u wilt zien hoeveel cellen feitelijke vermeldingen bevatten. Laat u niet misleiden: deze formule zal geen berekeningen uitvoeren op de waarden van de cellen zelf. Deze formule is simpelweg bedoeld om erachter te komen hoeveel cellen in een geselecteerd bereik ergens mee bezet zijn.

Door de bovenstaande vetgedrukte formule te gebruiken, kunt u gemakkelijk een telling van actieve cellen in uw spreadsheet uitvoeren. Het resultaat ziet er ongeveer zo uit:

GEMIDDELDE

Om de gemiddelde formule uit te voeren in Excel, voer de waarden, cellen of het celbereik in waarvan u ‘het gemiddelde opnieuw berekent in de indeling = GEMIDDELDE (getal1, getal2, enz.) Of = GEMIDDELDE (beginwaarde: eindwaarde). Hiermee wordt het gemiddelde berekend van alle waarden of celbereik tussen haakjes.

Door het gemiddelde van een celbereik in Excel te vinden, hoeft u geen afzonderlijke sommen te zoeken en vervolgens een afzonderlijke deelvergelijking op uw totaal uit te voeren. = GEMIDDELDE als uw eerste tekstinvoer, kunt u Excel al het werk voor u laten doen.

Ter referentie: het gemiddelde van een groep getallen is gelijk aan de som van die getallen, gedeeld door het aantal items in die groep.

SUMIF

De SUMIF-formule in Excel wordt aangeduid als = SUMIF (bereik, criteria,). Dit retourneert de som van de waarden binnen een gewenst celbereik die allemaal voldoen aan één criterium.= SUMIF (C3: C12, “> 70.000”) zou bijvoorbeeld de som van waarden tussen de cellen C3 en C12 retourneren van alleen de cellen die groter zijn dan 70.000.

Stel dat u de winst wilt bepalen die u heeft gegenereerd op basis van een lijst met leads die aan specifieke netnummers zijn gekoppeld, of de som van de salarissen van bepaalde werknemers wilt berekenen – maar alleen als ze boven een bepaald bedrag vallen. Dat handmatig doen klinkt op zijn zachtst gezegd een beetje tijdrovend.

Met de SUMIF-functie hoeft dat niet zo te zijn – je kunt eenvoudig de som van de cellen optellen die aan bepaalde criteria voldoen, zoals in het salarisvoorbeeld hierboven.

• De formule: = SUMIF (bereik, criteria,)
  
  • Bereik: het bereik dat wordt getest aan de hand van uw criteria.
  • Criteria: de criteria die bepalen welke cellen in criteriumbereik1 bij elkaar worden opgeteld.
  • : een optioneel bereik van cellen dat je gaat optellen naast het eerst ingevoerde bereik. Dit veld mag worden weggelaten.

In het onderstaande voorbeeld wilden we de som berekenen van de salarissen die hoger waren dan $ 70.000. De SUMIF-functie telt de dollarbedragen bij elkaar die dat aantal in de cellen C3 tot en met C12 overschreden, met de formule = SUMIF (C3: C12, “> 70.000”).

TRIM

De TRIM-formule in Excel wordt aangeduid met = TRIM (tekst). Deze formule verwijdert alle spaties die zijn ingevoerd voor en na de tekst die in de cel is ingevoerd. Als A2 bijvoorbeeld de naam “Steve Peterson” bevat met ongewenste spaties voor de voornaam, zou = TRIM (A2) “Steve Peterson” retourneren zonder spaties in een nieuwe cel.

Delen van e-mail en bestanden zijn geweldige tools op de werkplek van vandaag. Dat wil zeggen, totdat een van uw collega’s u een werkblad stuurt met een heel vreemde tussenruimte. Niet alleen kunnen die malafide ruimtes het zoeken naar gegevens moeilijk maken, maar ze hebben ook invloed op de resultaten wanneer u om kolommen met getallen bij elkaar op te tellen.

In plaats van zo nodig nauwgezet spaties te verwijderen en toe te voegen, kunt u onregelmatige spaties opruimen met de TRIM-functie, die wordt gebruikt om extra spaties uit gegevens te verwijderen (behalve enkele spaties tussen woorden).

• De formule: = TRIM (tekst).
  • Tekst: de tekst of cel waaruit u spaties wilt verwijderen.

Hier is een voorbeeld van hoe we de TRIM-functie gebruikten om extra spaties voor een lijst met namen te verwijderen. Om dit te doen, hebben we = TRIM (“A2”) in de formulebalk ingevoerd en dit voor elke naam eronder gerepliceerd in een nieuwe kolom naast de kolom met ongewenste spaties.

Hieronder staan enkele andere Excel-formules die u wellicht nuttig vindt naarmate uw behoefte aan gegevensbeheer groeit.

LINKS, MIDDEN en RECHTS

Stel dat u een regel tekst in een cel heeft die u in een paar verschillende segmenten wilt opsplitsen. In plaats van elk stuk handmatig opnieuw te typen de code in de respectievelijke kolom, kunnen gebruikers een reeks stringfuncties gebruiken om de reeks naar behoefte te deconstrueren: LINKS, MIDDEN of RECHTS.

LINKS

• Doel: gebruikt om de eerste X-cijfers of -tekens in een cel te extraheren.
• De formule: = LINKS (tekst, aantal_tekens)
  
  • Tekst: de tekenreeks waaruit u wilt extraheren.
  • Aantal_tekens: het aantal tekens dat u wilt extraheren vanaf de meest linkse cha racter.

In het onderstaande voorbeeld hebben we = LEFT (A2,4) ingevoerd in cel B2 en het gekopieerd naar B3: B6. Hierdoor konden we de eerste 4 tekens van de code extraheren.

MID

• Doel: gebruikt om tekens of cijfers in het midden te extraheren op basis van positie.
• De formule: = MID (tekst, startpositie, aantal_tekens )
  
  • Tekst: de string waaruit je wilt extraheren.
  • Start_position: de positie in de string waaruit je wilt beginnen met extraheren. De eerste positie in de tekenreeks is bijvoorbeeld 1.
  • Aantal_tekens: het aantal tekens dat u wilt extraheren.

In dit voorbeeld hebben we = MID (A2,5,2) ingevoerd in cel B2 en deze gekopieerd naar B3: B6. Dat stelde ons in staat om de twee cijfers te extraheren, beginnend op de vijfde positie van de code.

RECHTS

• Doel: gebruikt om de laatste X-cijfers of tekens in een cel te extraheren.
• De formule: = RECHTS (tekst , aantal_tekens)
  
  • Tekst: de tekenreeks waaruit u wilt extraheren.
  • Aantal_tekens: het aantal tekens dat u wilt extraheren vanaf het meest rechtse teken.

In het belang van dit voorbeeld hebben we = RIGHT (A2,2) ingevoerd in cel B2, en gekopieerd naar B3: B6. Hierdoor konden we de laatste twee cijfers van de code extraheren.

VERT.ZOEKEN

Dit is een oudje, maar een goedje – en het gaat wat meer diepgang dan sommige van de andere formules die we hier hebben vermeld. Maar het is vooral handig op die momenten dat u twee sets gegevens in twee verschillende spreadsheets heeft en deze wilt combineren in één spreadsheet.

Mijn collega, Rachel Sprung – wiens “How to Use Excel-tutorial is een must-read voor iedereen die wil leren – gebruikt een lijst met namen, e-mailadressen en bedrijven als voorbeeld. Als je een lijst met namen van mensen naast hun e-mailadressen in één spreadsheet hebt, en een lijst met de e-mailadressen van diezelfde mensen naast hun bedrijfsnamen in de andere, maar je wilt dat de namen, e-mailadressen en bedrijfsnamen van die mensen op één plaats verschijnen – dat is waar VERT.ZOEKEN binnenkomt.

Opmerking: wanneer u deze formule gebruikt, moet u er zeker van zijn dat ten minste één kolom identiek wordt weergegeven in beide spreadsheets. Doorzoek uw datasets om er zeker van te zijn dat de kolom met gegevens die u gebruikt om uw informatie te combineren exact hetzelfde is, zonder extra spaties.

• De formule: VERT.ZOEKEN (opzoekwaarde, tabelmatrix, kolomnummer,)
  • Opzoekwaarde: de identieke waarde die u in beide spreadsheets heeft. Kies de eerste waarde in uw eerste spreadsheet. In het volgende voorbeeld van Sprung betekent dit het eerste e-mailadres op de lijst, of cel 2 (C2).
  • Tabelmatrix: het bereik van kolommen op Blad 2 waaruit u uw gegevens gaat ophalen, inclusief de kolom met gegevens die identiek is aan uw opzoekwaarde (in ons voorbeeld e-mailadressen ) in Blad 1 en in de kolom met gegevens die u naar Blad 1 probeert te kopiëren. In ons voorbeeld is dit “Blad2! A: B.” “A” betekent kolom A in blad 2, de kolom in blad 2 waarin de gegevens die identiek zijn aan onze opzoekwaarde (e-mail) in blad 1 worden vermeld. De ‘B’ betekent kolom B, die de informatie bevat die alleen beschikbaar is in blad 2 en die u naar blad 1 wilt vertalen.
  • Kolomnummer: de tabelarray vertelt Excel waar (welke kolom) de nieuwe gegevens die u naar Blad 1 wilt kopiëren, bevinden zich. In ons voorbeeld zou dit de kolom “Huis” zijn, de tweede in onze tabelmatrix, waardoor het kolomnummer 2 wordt.
  • Opzoeken van bereik: gebruik FALSE om ervoor te zorgen dat u alleen overeenkomsten met exacte waarden ophaalt.
• De formule met variabelen uit het onderstaande voorbeeld van Sprung: = VERT.ZOEKEN (C2, Blad2! A: B, 2, FALSE)

In dit voorbeeld bevatten Blad 1 en Blad 2 lijsten met verschillende informatie over dezelfde mensen, en de rode draad tussen de twee zijn hun e-mailadressen. Laten we zeggen dat we beide datasets willen combineren zodat alle huisinformatie van blad 2 wordt vertaald naar blad 1. Hier is hoe dat zou werken:

RANDOMIZE

Er is een geweldig artikel dat de RANDOMIZE-formule van Excel vergelijkt met het in willekeurige volgorde afspelen van een kaartspel van kaarten. De hele stapel is een kolom en elke kaart – 52 in een stapel – is een rij. “Om de stapel door elkaar te schudden”, schrijft Steve McDonnell, “kun je een nieuwe kolom met gegevens berekenen, elke cel in de kolom vullen met een willekeurig getal en de werkmap sorteren op basis van het veld met willekeurige getallen.”

In marketing zou u deze functie kunnen gebruiken als u een willekeurig nummer aan een lijst met contacten wilt toewijzen, bijvoorbeeld als u wilde experimenteren met een nieuwe e-mailcampagne en blinde criteria moest gebruiken om te selecteren wie deze zou ontvangen. Door nummers aan genoemde contacten toe te wijzen, kunt u de regel toepassen: “Elk contact met een cijfer van 6 of hoger wordt toegevoegd aan de nieuwe campagne.”

• De formule: RAND ()
  • Begin met een enkele kolom met contacten. Typ vervolgens in de kolom ernaast “RAND ()” – zonder de aanhalingstekens – te beginnen met de rij van de bovenste contactpersoon.
• Voor het onderstaande voorbeeld: RANDBETWEEN (onder, boven)
  • RANDBETWEEN stelt u in staat de reeks nummers te dicteren die u wilt toewijzen. In het geval van dit voorbeeld wilde ik een tot en met 10 gebruiken.
  • bottom: het laagste getal in de reeks.
  • top: het hoogste getal in de reeks,
• Formule in onderstaand voorbeeld: = RANDBETWEEN (1,10)

Handige dingen, toch? Nu de kers op de taart: als je eenmaal de Excel-formule die je nodig hebt onder de knie hebt, wil je deze repliceren voor andere cellen zonder de formule te herschrijven. En gelukkig is daar ook een Excel-functie voor. Bekijk deze hieronder.

Soms wilt u misschien dezelfde formule voor een hele rij of kolom van uw spreadsheet gebruiken. Stel, u heeft bijvoorbeeld een lijst met getallen in de kolommen A en B van een spreadsheet en u wilt afzonderlijke totalen van elke rij invoeren in kolom C.

Het is duidelijk te vervelend om pas de waarden van de formule voor elke cel aan, zodat u “het totaal van de respectieve nummers van elke rij vindt”. Gelukkig kunt u met Excel automatisch de kolom concurreren. U hoeft alleen de formule in de eerste rij in te voeren. voer de volgende stappen uit:

1. Typ uw formule in een lege cel en druk op “Enter” om de formule uit te voeren.
2. Beweeg uw cursor over de rechterbenedenhoek van de cel met de formule. U “ziet een klein, vetgedrukt” + “-symbool verschijnen.
3. U kunt dubbelklikken op dit symbool om de volledige kolom met uw formule, kunt u ook handmatig met de cursor naar beneden klikken en deze omlaag slepen om alleen een bepaalde lengte van de kolom te vullen. Zodra u de laatste cel in de kolom heeft bereikt, “zou willen Om uw formule in te voeren, laat u de muis los om de formule te kopiëren. Controleer vervolgens elke nieuwe waarde om er zeker van te zijn dat deze overeenkomt met de juiste cellen.

Excel-sneltoetsen

Selecteer snel rijen, kolommen of de hele spreadsheet.

Misschien heb je tijd te kort. Ik bedoel, wie is dat niet? Geen tijd, geen probleem. U kunt uw volledige spreadsheet met slechts één klik selecteren. Het enige dat u hoeft te doen, is gewoon op het tabblad in de linkerbovenhoek van uw blad klikken om alles in één keer te markeren.

Wilt u gewoon alles in een bepaalde rij of kolom selecteren? Dat is net zo eenvoudig met deze snelkoppelingen:

Voor Mac:

• Selecteer Column = Command + Shift + Omlaag / Omhoog
• Selecteer Rij = Command + Shift + Rechts / Links

Voor pc:

• Kolom selecteren = Control + Shift + Omlaag / Omhoog
• Rij selecteren = Control + Shift + Rechts / Links

Deze sneltoets is vooral handig wanneer u met grotere gegevenssets werkt, maar u slechts een specifiek stuk ervan hoeft te selecteren.

Open, sluit of maak snel een werkmap.

Wilt u direct een werkmap openen, sluiten of maken? Met de volgende sneltoetsen kunt u een van de bovenstaande acties in minder dan een minuut voltooien.

Voor Mac:

• Open = Command + O
• Close = Command + W
• Nieuw maken = Command + N

Voor pc:

• Open = Control + O
• Sluiten = Control + F4
• Nieuw maken = Control + N

Getallen opmaken in valuta.

Heeft u onbewerkte gegevens die u in valuta wilt veranderen? salariscijfers, marketingbudgetten of kaartverkoop voor een evenement, de oplossing is eenvoudig. Markeer de cellen die u opnieuw wilt formatteren en selecteer Control + Shift + $.

De cijfers worden automatisch omgezet in bedragen in dollars – compleet met dollartekens, komma’s en decimalen.

Voeg de huidige datum en tijd in een cel in.

Of u nu” posts op sociale media registreert of taken bijhoudt “die u op uw to-do-lijst afvinkt , wilt u misschien een datum- en tijdstempel aan uw werkblad toevoegen. Begin met het selecteren van de cel waaraan u deze informatie wilt toevoegen.

Voer vervolgens, afhankelijk van wat u wilt invoegen, een van de volgende handelingen uit:

Andere Excel-trucs

Pas de kleur van uw tabbladen aan.

Als u een heleboel verschillende bladen in één werkmap heeft, wat de besten van ons overkomt, maakt u het gemakkelijker om vast te stellen waar u heen moet door de tabbladen met een kleur te coderen. label de marketingrapporten van vorige maand met rood en deze maand met oranje.

Klik met de rechtermuisknop op een tabblad en selecteer ‘Tabbladkleur’. Er verschijnt een pop-up waarin u een kleur kunt kiezen uit een bestaande thema, of pas er een aan om aan uw behoeften te voldoen.

Voeg een opmerking toe aan een cel.

Als je een notitie wilt maken of een opmerking wilt toevoegen aan een specifieke cel in een werkblad, klik je met de rechtermuisknop op de cel waarmee je wilt beginnen t op en klik vervolgens op Opmerking invoegen. Typ uw opmerking in het tekstvak en klik buiten het opmerkingenvak om deze op te slaan.

Cellen die opmerkingen bevatten, geven een kleine rode driehoek in de hoek weer. Plaats de muisaanwijzer op de opmerking om de opmerking te bekijken.

Kopieer en dupliceer de opmaak.

Als je ooit enige tijd hebt besteed aan het formatteren van een blad naar wens, ben je het er waarschijnlijk mee eens dat dit niet bepaald de leukste bezigheid is. In feite is het behoorlijk vervelend.

Om die reden is het waarschijnlijk dat u het proces de volgende keer niet wilt herhalen – en dat hoeft ook niet. Dankzij het formaat van Excel Painter, u kunt de opmaak gemakkelijk van het ene gebied van een werkblad naar het andere kopiëren.

Selecteer wat u wilt repliceren en selecteer vervolgens de optie Opmaakschilder – het penseelpictogram – op het dashboard. De aanwijzer geeft dan een penseel weer en vraagt u om de cel, tekst of het hele werkblad te selecteren waarop u die opmaak wilt toepassen, zoals hieronder weergegeven:

Identificeer dubbele waarden.

In veel gevallen zijn dubbele waarden, zoals dubbele inhoud bij het beheren SEO – kan lastig zijn als het niet wordt gecorrigeerd. In sommige gevallen moet u zich er echter gewoon van bewust zijn.

Wat de situatie ook is, het is gemakkelijk om bestaande dubbele waarden in uw werkblad in slechts een paar snelle stappen. Klik hiervoor op de optie voorwaardelijke opmaak en selecteer Celregels markeren > Dubbele waarden

Maak met behulp van de pop-up de gewenste opmaakregel om aan te geven welk type dubbele inhoud u naar voren wilt brengen.

In het bovenstaande voorbeeld zochten we naar dubbele salarissen binnen het geselecteerde bereik en de dubbele cellen in geel opgemaakt.

In marketing is het gebruik van Excel vrij onvermijdelijk, maar met deze trucs hoeft het niet zo ontmoedigend te zijn. zeg maar: oefening baart kunst. Hoe meer u deze formules, snelkoppelingen en trucs gebruikt, hoe meer ze een tweede natuur worden.

Om wat dieper te graven, kunt u een paar van onze favoriete leerbronnen bekijken Excel. Wilt u meer Excel-tips? Bekijk dit bericht over het maken van een draaitabel met medianen.

Noot van de redacteur: dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in januari 2019 en is bijgewerkt voor volledigheid.

Oorspronkelijk gepubliceerd op 19 oktober 2020 7:00:00 uur, bijgewerkt op 26 oktober 2020

Onderwerpen:

Excel