Als u werkt met gegevens in Excel die u uit andere bronnen hebt geïmporteerd, moet u soms werken met gegevens die geen indeling hebben dat je wilt. Dit geldt met name voor door komma’s gescheiden tekst die in afzonderlijke cellen komt.
De enige manier om met die gegevens om te gaan, is door een cel in Excel te splitsen. Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van het formaat van de gegevens.
In dit artikel leer je hoe je een cel splitst, hoe je die uitrolt naar een hele kolom en wanneer je elke optie moet kiezen.
Tekst converteren naar kolommen
Eén Een van de meest gebruikelijke methoden om een cel in Excel te splitsen, is het gebruik van de tool Tekst naar kolommen. Hiermee kunt u een hele kolom met cellen splitsen met de regels die u maar wilt.
De functie bevat ook een eenvoudig te gebruiken wizard, daarom gebruiken de meeste mensen het liever. Het behandelt ook elk tekstformaat, of de scheidingstekst nu een spatie, een tab of een komma is.
Laten we eens kijken naar een voorbeeld van het gebruik van de functie Tekst naar kolommen in Excel.
In dit voorbeeld willen we de kolom Naam opsplitsen in twee cellen, de voornaam en de achternaam van de verkoper.
Om dit te doen:
1. Selecteer het menu Gegevens. Selecteer vervolgens Tekst naar kolommen in de groep Data Tools op het lint.
2. Dit opent een wizard in drie stappen. Zorg ervoor dat in het eerste venster Delimited is geselecteerd en selecteer Next.
3. Schakel in het volgende wizardvenster Tab uit en zorg ervoor dat Spatie is geselecteerd. Selecteer Volgende om door te gaan.
4. Selecteer in het volgende venster het veld Bestemming. Selecteer vervolgens in de spreadsheet de cel waar u de voornaam wilt plaatsen. Hierdoor wordt de cel in het bestemmingsveld bijgewerkt naar waar je hebt geselecteerd.
5. Selecteer nu Voltooien om de wizard te voltooien.
U zult zien dat de enkele cel die zowel de voornaam als de achternaam bevat, is opgesplitst in twee cellen die elk afzonderlijk bevatten.
Opmerking: het bovenstaande proces werkt omdat de gegevens die in de cel moeten worden gesplitst, een spatie hebben die de tekst scheidt. Deze tekst-naar-kolom-functie kan ook overweg met het splitsen van een cel in Excel als de tekst wordt gescheiden door een tab, puntkomma, komma of een ander teken dat u opgeeft.
Excel-tekstfuncties gebruiken
Een andere manier om een cel in Excel te splitsen, is door verschillende tekstfuncties te gebruiken. Met tekstfuncties kunt u stukjes van een cel extraheren die u naar een andere cel kunt sturen.
Tekstfuncties in Excel zijn onder meer:
- Links (): extraheer een aantal tekens uit de linkerkant van de tekst
- Right (): extraheer een aantal tekens uit de rechterkant van de tekst
- Mid (): extraheer een aantal tekens uit het midden van een string
- Find (): zoek een substring binnen een andere string
- Len (): retourneert het totale aantal tekens in een tekststring
Om cellen te splitsen, hoeft u mogelijk niet al deze functies te gebruiken. Er zijn echter meerdere manieren waarop u deze kunt gebruiken om hetzelfde te bereiken.
U kunt bijvoorbeeld de functie Links en Zoeken gebruiken om de voornaam te extraheren. De zoekfunctie helpt omdat deze u kan vertellen waar het scheidingsteken is. In dit geval is het een spatie.
Dus de functie ziet er als volgt uit:
= LINKS (C3, FIND (“”, C3))
Als je op enter drukt nadat je deze functie hebt getypt, zie je dat de voornaam wordt geëxtraheerd uit de tekenreeks in cel C3.
Dit werkt, omdat de Left-functie het aantal tekens nodig heeft om te extraheren. Omdat de spatie aan het einde staat van de voornaam, kunt u de FIND-functie gebruiken om de spatie te vinden, die het aantal tekens retourneert dat u nodig heeft om de voornaam te krijgen.
U kunt de achternaam extraheren met ofwel de Right-functie of de Mid-functie.
Om de Right-functie te gebruiken:
= RIGHT (C3, LEN (C3) -FIND (“”, C3))
Deze haalt de achternaam uit door de positie van de spatie te zoeken en die vervolgens af te trekken van de lengte van de totale reeks. Dit geeft de functie Right het aantal tekens dat nodig is om de achternaam te extraheren.
Technisch gezien zou je hetzelfde kunnen doen als de Right-functie met de Mid-functie, zoals deze:
= MID (C3, FIND (“”, C3), LEN (C3) -FIND (“”, C3))
In dit geval geeft de Find-functie de Mid-functie het startpunt, en de Len in combinatie met Find geeft het aantal te extraheren karakters. Hierdoor wordt ook de achternaam geretourneerd.
Het gebruik van Excel-tekstfuncties om een cel in Excel te splitsen werkt net zo goed als de Tekst-naar-kolom-oplossing, maar je kunt er ook de hele kolom onder die resultaten mee vullen met dezelfde functies.
Cel splitsen in Excel met behulp van Flash Fill
De laatste optie om een cel in Excel te splitsen is het gebruik van de functie Flash Fill. Dit vereist dat de cellen waarin u de originele cel splitst, ernaast staan.
Als dit het geval is, hoeft u alleen maar het deel van de originele cel in te typen dat u wilt splitsen . Sleep vervolgens de rechter benedenhoek van de cel naar beneden om de cel eronder te vullen. Wanneer u dit doet, ziet u een pictogram voor het vullen van kleine cellen met een klein plusteken ernaast.
Selecteer dit pictogram en u ziet een pop-upmenu. Selecteer Flash-invulling in dit menu.
Wanneer je dit doet, zul je zien dat de functie Snel vullen automatisch detecteert waarom je hebt getypt wat je hebt getypt, en het proces zal herhalen in de volgende cel. Het doet dit door de voornaam in de oorspronkelijke cel aan de linkerkant te detecteren en in te vullen.
Je kunt eigenlijk dezelfde procedure doen als je de hele kolom vult. Selecteer hetzelfde pictogram en selecteer Snel vullen. Het vult de hele kolom met de juiste voornaam uit de cellen aan de linkerkant.
Je kunt dan deze hele kolom kopiëren en in een andere kolom plakken, en vervolgens hetzelfde proces herhalen om de achternaam te extraheren. Kopieer en plak ten slotte die hele kolom waar u hem in de spreadsheet wilt hebben. Verwijder vervolgens de originele kolom die u gebruikte om het Flash Fill-proces uit te voeren.
Cellen splitsen in Excel
Zoals u kunt zien, zijn er een paar manieren om hetzelfde te bereiken. Hoe u een cel in Excel splitst, komt neer op waar u het eindresultaat wilt hebben en wat u ermee wilt doen. Alle opties werken, dus kies degene die het meest logisch is voor uw situatie en gebruik deze.