ONGECLASSIFICEERD (U)
5 FAH-1 H-430
ENVELOPPEN EN MAILING
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Bureau van herkomst: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 ALGEMEEN
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Volg de instructies in deze sectie voor het voorbereiden van enveloppen en het gebruik van postdiensten op de afdeling en per post. Zie 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, voor gedetailleerde richtlijnen met betrekking tot het verzenden van post en pouch en mailkanalen. Neem contact op met de centrale berichtencentrale / postkamer van uw organisatie voor meer informatie.
b. Officiële niet-geclassificeerde post die afkomstig is uit de Afdeling en de post moet worden gefrankeerd (gefrankeerd op basis van gewicht per frankeermachine) voor verwerking via de U.S. Postal Service (USPS) of het Military Postal System (MPS).
c. Enveloppen met de afgemeten frankering moeten worden verzonden via de centrale postafdeling van de afdeling (DPM / U).
d. Officiële afgemeten enveloppen die per post worden verzonden, worden door de afdeling gestuurd voor verantwoording.
e. Enveloppen met geclassificeerde post moeten correct zijn gemarkeerd. Vul de juiste formulieren in om geclassificeerde items te registreren (zie 5 FAH-1 Bewijsstuk H-431, Form DS-112, Classified Material Receipt) en buidelpost (Form OF-120, Diplomatic Pouch MailRegistration – dit formulier is niet beschikbaar op de A / GIS / DIR-website en moet worden verkregen bij de General ServicesAdministration (GSA) Federal Supply). Zie 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook, voor volledige instructies voor het verzenden van geclassificeerde en pouch-poststukken. / p>
f. Enveloppen met gevoelige maar niet-geclassificeerde (SBU) informatie moeten worden voorbereid als andere “niet-geclassificeerde” enveloppen. SBU-pakketten moeten worden geregistreerd op formulier OF-120 met de niet-geclassificeerde markering. Zie 14 FAH-4 voor volledige richtlijnen.
g. Berichtencentra (postkamers) zijn verspreid over de afdeling. Raadpleeg het berichtencentrum dat uw organisatie bedient voor meer informatie.
5 FAH-1 H-432 SOORTEN ENVELOPPEN
5 FAH-1 H-432.1 Letter-formaat envelop
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Enveloppen van briefformaat moeten voldoen aan de minimale afmetingseisen van de US Postal Service van 5 inch lang en 3 1/2 inch hoog met een dikte van .007 inch en niet groter dan 11 1/2 inch lang en 6 1 / 8inches hoog met een dikte van 1/4 inch (USPS Domestic Mail Manual). Een envelop van een groter formaat (4 inch) is ongeveer de grootte van een gevouwen brief. Gebruik voor officiële correspondentie zoveel mogelijk de brief-formaat envelop (indien nodig vouwmateriaal). Zie 5 FAH-1Exhibit H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Window Envelope
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Gebruik een vensterenvelop (alleen beschikbaar in briefformaat) voor niet-geclassificeerde, routinematige of administratieve mailings. Ook te gebruiken voor grote informatiemailings. De naam en het adres van de geadresseerde verschijnen in het venster vanuit een letter of label.
5 FAH-1 H-432.3 Lichtbruine envelop (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Gebruik Kraft-enveloppen (gewoonlijk Flat Mail genoemd) voor ongevouwen of extra groot materiaal, zoals meerdere bijlagen, pamfletten, enz. Kraft-enveloppen (bruin papier) zijn verkrijgbaar in verschillende formaten; de lengte mag echter maximaal 15 inch zijn, de hoogte maximaal 12 inch en de dikte maximaal 3/4 inch. Het maximale gewicht is 13 gram. Platte post moet flexibel zijn en moet mogelijk handmatig worden gesorteerd (wat de bezorging kan vertragen) en meer kosten om een envelop van letter-formaat te kopen en te verwerken. Zie 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 US GovernmentMessenger Envelope (Interoffice, Chain-type)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Gebruik een messenger-envelop om niet-geclassificeerde, interoffice-post binnen de afdeling of post te verzenden. Hergebruik een messenger-envelop door het laatste adres in een blok in de linker- of rechterkolom voordat u het omdraait om de achterkant in dezelfde volgorde te gebruiken. Gebruik geen enveloppenvelop om post via de reguliere post te verzenden. Zie 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-433 ENVELOPPEN OP POST
(TL: CH-4; 07-31-2002)
een. Voor post die via lokale of internationale post moet worden verzonden, moet het gastland worden gefrankeerd. Geef aan het postkamerpersoneel duidelijk het gewenste type dienst en de aard van de inhoud aan.
b. Gebruik een effen witte envelop voor post die door het gastland of internationale postfaciliteiten moet worden verzonden. Plaats het volledige retouradres van de post, inclusief de naam (voor- en achternaam) en het kantoorsymbool van de afzender, in de linkerbovenhoek van de envelop.
5 FAH-1 H-434 ZELF-ADRESSE INGESLOTENENVELOP
(TL: CH-4; 31-07-2002)
een. Gebruik een envelop met postzegels die is aangebracht met een postkaartmeter (of een adresetiket of antwoordkaart) die is voorgedrukt met de afdeling “saddress” om bij een brief te voegen aan een geadresseerde die wordt gevraagd om namens de regering informatie te verstrekken, maar die niet verplicht is om de informatie te verstrekken .
b.Gebruik bij het beantwoorden van een verzoek van de particuliere sector geen bijgevoegde postzegel of zelf geadresseerde enveloppen met postzegels die door de geadresseerde zijn geleverd; antwoord in een officiële afdelingsenvelop. Retourneer de postzegel of envelop met het antwoord naar de geadresseerde.
c. Voor andere informatieverzoeken van de privésector waarbij een niet-ondertekende standaardbrief wordt gebruikt om het drukwerk te begeleiden, kan een adresetiket dat door de persoon of organisatie is verzonden, worden gebruikt op de officiële envelop van de afdeling.
5 FAH-1 H- 435 ADRESSERING ENVELOPPEN
5 FAH-1 H-435.1 Retouradres
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Voor enveloppen op de afdeling, toon het kantoorsymbool, de initialen en achternaam van de afzender, en het kamernummer in de linkerbovenhoek direct onder het afgedrukte retouradres.
b. Plaats bij de post de volledige geografische locatie en de postidentificatie direct onder de woorden “Official Business.”
c. Voorbeelden van een juist adresformaat zijn te vinden in 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 From Post toNon- Overheidsadressen
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Toon het volledige geografische retouradres van het bericht als volgt:
Voorbeeld:
Political Section — Room 555
US Embassy
Londen, Engeland JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Van post naar afdeling, een ander federaal agentschap of een andere post
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Laat bij gebruik van de gefrankeerde enveloppen het kantoorsymbool zien en verwijs naar de voorbeelden in 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Geadresseerde
(CT: CH-18; 07-05-2007)
een. Gebruik altijd het volledige adres op enveloppen. Gebruik blokstijl, enkele regelafstand (als er drie of meer regels zijn) en open interpunctie. Dubbele ruimte een adres met twee regels. Inspringing overdracht lijnen twee spaties. Voer de stad of de staat in op dezelfde regel, gevolgd door de postcode of het codenummer van het buitenland. Voor internationale post plaatst u de naam van het land op de laatste regel. Plaats indien nodig een “Attentie” -lijn in de linker benedenhoek van de envelop.
b. Voor internationale post voert u het land in hoofdletters in:
Voorbeeld:
Dhr. John Doe
345 Morris Road
Londen JN2 34P
ENGELAND
c. Jeruzalem is een bijzondere situatie. Wijs Jeruzalem geen land aan. Richt specifieke vragen met betrekking tot de juiste naam van een vreemde stad of land aan de landendesk van het departement of het kantoor van de geograaf (INR / GE).
d. Voor een plaatselijk postadres raadpleegt u de publicatie van het Department of State, Key Officers of Foreign Service Posts, die de berichten alfabetisch per land vermeldt. Zie ook de telefoonlijst van het departement.
e. Mail gericht aan een militaire post in het buitenland vereist AA-, AE- of AP-nummers met de postcode. De Militaire Postdienst (MPS) heeft APO / FPO-nummers afgestemd op op de geografische locatie. Zie 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, voor specifieke nummers.
5 FAH-1 H-435.3 Postcodes
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Neem altijd de postcode op in het adres op mails die via USPS-kanalen worden verzonden. Gebruik de 9-cijferige code indien beschikbaar. De afdeling gebruikt een 9-cijferige code (20520-xxxx) voor geautomatiseerde postsortering, die moet voorkomen in het adresblok van alle post die is geadresseerd aan het Department in Washington, DC of op post. Adressen worden ingevuld in hoofdletters en zonder punctuaties.
b. De eerste 5 cijfers van de postcode voor de afdeling moet 20520 zijn. De laatste 4 cijfers geven het kamernummer aan.
c. Gebruik de postcode 20521 voor postadres naar post en de laatste 4 cijfers om de post te identificeren (zie 14 FAH-4 , Pouch en Mail Handbook).
Voorbeeld:
JOHN DOE
DEPARTMENT OF STATE
POLITICAL SECTION
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 SOORTEN MAIL SERVICE
(CT: CH-18; 07-05-2007)
De afdeling biedt verschillende soorten mailservices. Gebruik de USPS voor officiële correspondentie met alle Amerikaanse adressen. Stuur officiële post via het messenger-systeem om door te sturen naar de postkamer van de afdeling, waar deze wordt ingevoerd in de USPS-kanalen. Volg de procedures in 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, voor verdere begeleiding.
5 FAH-1 H-436.1 Special MailServices
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Voor een van de volgende speciale services (geen routinecorrespondentie), draag met de hand de post naar de centrale postkamer (B-528) voor verwerking. Zie 5 FAH-1Exhibit H-436.1 voor voorbeeldformulieren die bij het item moeten worden gevoegd bij het aanvragen van speciale services:
(1) Retourbewijs – gebruik als bewijs van bezorging;
(2) Aangetekende post – Gebruik voor SBU, vertrouwelijke of geheime post;
(3) Aangetekende post – Gebruik voor post waarvoor een registratie van post, levering of retour vereist is ontvangst;
(4) Priority Mail — Gebruik voor post en pakketten die meer dan 13 ounces wegen om een snellere levering te ontvangen in vergelijking met pakketdienst (let op een hoger tarief); en
(5) Exprespost – Gebruik deze optie wanneer post de volgende dag binnen de U. nited Staten. Het maximale gewicht is 70 pond.Vermeld het controlenummer van de afdeling (verzoek van bureau of directiekantoor) op elk stuk exprespost. Draag de post voor 15:15 uur, van maandag tot en met vrijdag, voor verzending op dezelfde dag naar het postkantoor. De soorten exprespost zijn:
(a) Postkantoor naar postkantoor service geeft aan dat het item de volgende werkdag om 10.00 uur kan worden opgehaald bij de bestemming; en
(b) Postkantoor naar geadresseerde service betekent dat artikel wordt de volgende werkdag om 15.00 uur bij de geadresseerde afgeleverd binnen het aflevergebied van de bestemmingsfaciliteit.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatic PouchMail
(TL: CH -4; 31-07-2002)
a. Het pouch mail-systeem is gereserveerd voor internationale verzending van officiële Amerikaanse communicatie tussen het ministerie en posten, tussen posten en tussen andere federale agentschappen en hun vertegenwoordigers die onder de jurisdictie vallen van een Amerikaanse diplomatieke of consulaire post. Zie 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, voor volledige pouch- en postprocedures. / p>
b. Raadpleeg de pouch control officer op de afdeling of post voor vragen over pouch-postprocedures of een up-to-date pouchschema.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 Afdeling Messenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Post die tussen kantoren en bureaus circuleert, kan worden vervoerd (zonder envelop) door kantoorpersoneel of bureau-boodschappers, tenzij geclassificeerd of gecontroleerd en het gebouw uitgaat. Form OF-41, Routing and Transmittal Slip, mag bovenop post worden geplaatst die door bureaumedewerkers tussen kantoren in hetzelfde gebouw wordt vervoerd.
b. Post gericht aan werknemers buiten het bureau of in een ander gebouw wordt bezorgd door Office of Logistics Management, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM) boodschappers. Er is een beperkte koeriersdienst beschikbaar voor bezorging aan andere federale instanties in de regio Washington, DC. Gebruik altijd een envelop voor A / LM / PMP / DPM-messenger-mail (geclassificeerd of niet-geclassificeerd). Om een snelle levering te garanderen, dient u op de envelop de naam, het kantoorsymbool, het kamernummer en het gebouw van de geadresseerde op te nemen. Voor een ander bureau neemt u het bureau-symbool (bijv. OMB) op voor het kantoorsymbool (zie 14 FAH-4).
c. Verzoek om een speciale koeriersdienst (auto) om gerubriceerd materiaal en dringende berichten te vervoeren naar andere federale instanties in het gebied. Gebruik officiële enveloppen voor geheim of administratief gecontroleerd (SBU) materiaal. Voeg formulier DS-112, geklasseerd materiaalontvangstbewijs bij (zie 5 FAH- 1 bewijsstuk H-431) en messenger-enveloppen (zie 5 FAH-1Exhibit H-432.3) voor niet-geclassificeerde post Draag post voor koeriersdienst met de hand naar de pouch-postkamer en markeer deze voor koeriersdienst.
d. Voor andere ophaalservice van een agentschap, breng items rechtstreeks naar het berichtencentrum voor snelle levering aan andere federale agentschappen die dagelijks post hebben opgehaald. Zie 14 FAH-4 voor aanvullende binnenlandse interne berichtenservice procedures.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Bericht MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Voor po st koeriers- en postafhandelingsdiensten beschikbaar, raadpleeg dan de administratief medewerker en / of het personeel van het informatieprogrammacentrum voor elke post (zie 14 FAH-4 voor algemene en specifieke algemene pouch- en postprocedures). 436.4 Andere e-mailkanalen uit berichten
(CT: CH-18; 07-05-2007)
een. Posten bieden internationale postdienst, postdienst in het gastland en Amerikaanse militaire post, indien beschikbaar (zie 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). Gebruik internationale en lokale postdiensten voor niet-geclassificeerde post alleen indien goedgekeurd door de hoofdfunctionaris. Alle geclassificeerde of administratief gecontroleerde (SBU) e-mail verzenden via het informatieprogrammacentrum voor verwerking via de USPS.
b. Gebruik een van de volgende speciale services die beschikbaar zijn via kanalen van berichten:
(1) Luchtpost — Gebruik luchtpost om post te versnellen wanneer de betreffende afstand luchtvervoer vereist om de bezorging te versnellen. Gebruik luchtpostveloppen of markeer de envelop of het pakket “AIRMAIL” om luchtpost te verzekeren;
(2) Speciale bezorging — Indien lokaal beschikbaar, gebruik deze service als het zeker is dat een speciale behandeling de service zal versnellen; en
(3) Aangetekende post — Te gebruiken om post te registreren volgens lokale vereisten, nadat de service is goedgekeurd door de hoofdofficier.
5 FAH-1 H-437 DOOR H-439 NIET TOEGEWEZEN
5 FAH-1 Bewijsstuk H-431
Form DS-112, geclassificeerde postontvangst