Wat is voorraadbeheersoftware?
Voorraadbeheer omvat veel meer dan alleen bijhouden wat u bewaart in uw magazijn of winkelmagazijn. Voorraadbeheer omvat ook het bijhouden van wat er in uw onderdelenafdeling is, inclusief individuele onderdelen en de combinaties van die onderdelen die worden gebruikt om andere producten en diensten te bouwen. Voorraadbeheer omvat ook het uitzoeken wat uw toeleveringspartners of uw beste klanten op voorraad hebben. Voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB’s) kan het snel moeilijk worden om al deze items bij te houden als u daarvoor alleen een spreadsheet gebruikt. Om die voorraadproductinformatie te koppelen aan alle andere gegevensplatforms die uw organisatie gebruikt, is speciale software nodig, genaamd voorraadbeheersoftware. Het kiezen van het juiste softwarepakket voor uw bedrijf kan moeilijk zijn, omdat u de vereiste functies moet afwegen tegen de beste prijzen. Om u bij deze taak te helpen, hebben we negen softwarepakketten voor voorraadbeheer getest en vergeleken in deze overzichtsronde.
Hoewel “voorraadbeheer” klinkt alsof het een eenvoudige manier is om bij te houden wat u hebt, werkt voorraadbeheersoftware eigenlijk verschillende niveaus diep. De software moet worden geïntegreerd met ten minste één ander back-end office-systeem, namelijk met uw boekhoudpakket of Enterprise Resource Planning (ERP) -pakket. De functie van een voorraadbeheersysteem is om die magazijnartikelen bij te houden door middel van acquisitie, verkoop- of gebruiksprocessen; lokaliseer ze in een of meer magazijnen en prijs (kosten) de voorraad (soms in meerdere valuta’s), zodat u de waarde weet van de items die u in voorraad heeft voor boekhoudkundige doeleinden.
Op deze manier kan voorraadbeheersoftware overlapt soms met typische assetmanagementsoftware. Kernfunctionaliteit draait zeker om uw voorraadniveaus, maar dit soort software houdt ook de verkoop, inkooporders en leveringen bij. Afgezien van de boekhouding is voorraadbeheersoftware in veel detailhandel- en storefrontserviceactiviteiten ook vaak gekoppeld aan POS-software (point-of-sale). Zeer kleine bewerkingen kunnen wegkomen door deze functies te vervullen met een eenvoudige spreadsheet. Elk bedrijf dat groter is dan dat, wil echter de vermogensidentificatie, ordertracering en optimalisatiemogelijkheden voor de toeleveringsketen die een goed voorraadbeheersysteem biedt.
Kostprijsberekening
Inventaris wordt als een bedrijf beschouwd Bedrijfsmiddel. Als zodanig wordt het verantwoord in het gedeelte Activa van de balans van een bedrijf. Wanneer activa worden verkocht of gebruikt, worden die resultaten ook opgenomen in het gedeelte Kostprijs van verkochte goederen (COGS) of Kostprijs van gebruikte goederen van de winst-en-verliesrekening. . Dat cijfer wordt berekend met behulp van een of meer prijsbepalingsmethoden. Gangbare methoden voor voorraadwaardering die in de VS worden gebruikt, zijn onder meer FIFO (First In First Out), gewogen gemiddelde kosten, standaardkosten en specifieke kosten (of specifieke identificatie). Last In First Out (LIFO) was een tijdje populair, maar is uit de gratie geraakt en wordt in de meeste landen over het algemeen niet meer gebruikt.
De afkortingen LIFO en FIFO vertegenwoordigen de volgorde waarin inventaris wordt verworven en vervolgens verkocht of overgedragen . FIFO gaat ervan uit dat de oudste voorraad als eerste wordt verkocht of overgedragen, terwijl LIFO ervan uitgaat dat de nieuwste voorraad als eerste wordt gebruikt.
Gewogen gemiddelde kosten worden vaak gebruikt in situaties waarin items identiek zijn aan elkaar en het ” Het is onmogelijk om specifieke kosten aan een individuele eenheid toe te wijzen, of waar het boekhoudsysteem niet de mogelijkheid heeft om de voorraad bij te houden met FIFO (wat niet het geval is in een van de voorraadsystemen die we hier bekijken). Het gewogen gemiddelde methode deelt de kosten van goederen die voor verkoop beschikbaar zijn door het aantal eenheden dat voor verkoop beschikbaar is, wat de gewogen gemiddelde kosten per eenheid oplevert.
Een andere veelgebruikte methode voor voorraadwaardering wordt Standard Costing genoemd. Met Standard Costing vervang verwachte kosten door werkelijke kosten in de boekhouding en registreer vervolgens periodiek afwijkingen die het verschil tussen de verwachte en werkelijke kosten laten zien. Deze benadering is vaak eenvoudiger dan het gebruik van FIFO in situaties met een grote berg van historische kosteninformatie. Standard Costing vereist dat u geschatte kosten maakt voor voorraad die in het bedrijfsleven wordt gebruikt; deze methode wordt gebruikt wanneer het te tijdrovend is om de werkelijke kosten bij te houden. Maar het vereist ook dat de geschatte standaardkosten periodiek worden vergeleken met de werkelijke voorraadkosten en dat er een verschil wordt ingevoerd in de boekhouding.
Een aanvullende veelgebruikte waarderingsmethode wordt Specifieke kosten genoemd. Deze methode wijst kosten toe aan elk afzonderlijk artikel in de voorraad. Specifieke kosten worden gebruikt wanneer voorraadartikelen elk direct beschikbare kosten hebben die verschillen van andere artikelen in de voorraad. Een op maat gemaakte meubelfabrikant zal bijvoorbeeld waarschijnlijk gebruik maken van specifieke kosten.
Ten slotte zou u ook het andere uiteinde van dit spectrum moeten overwegen, namelijk het uitzoeken van de juiste prijs voor uw inventaris. U zult vaak zien dat andere leveranciers prijsverlagingen aanbieden op basis van de bestelhoeveelheid: bespaar 10 procent op onze widgets door simpelweg 20 procent meer widgets te bestellen! Maar het kan ingewikkeld zijn om hier de beste keuze voor uw bedrijf te vinden, afhankelijk van de soorten transportkosten die ermee gepaard gaan met uw specifieke producten. Hoe groter uw voorraad producten bijvoorbeeld, hoe meer u waarschijnlijk betaalt voor opslag en misschien zelfs voor onderhoud. Dit is waar een systeem dat kan helpen bij het berekenen van de economische bestelhoeveelheid (EOQ) kan helpen. Deze komen meestal in de vorm van aanpasbare rekenmachines die u kunt configureren om rekening te houden met de specifieke behoeften van uw specifieke bedrijf.
Enkele algemene inventarisvoorwaarden
Zoals het geval is met veel financiële systemen heeft het inventarissubsysteem zijn eigen set termen. Hoewel het buiten het bestek van deze inleiding valt om een uitgebreide lijst te geven van de termen die u mogelijk tegenkomt, volgen hier enkele van de meest voorkomende.
Een veel voorkomend acroniem dat u tegenkomt, wordt BOM genoemd. of BOMP. Dit staat voor “Bill of Materials” of “Bill of Material Processing”, en u “zult zien dat het het meest wordt gebruikt in productie-inventarisatiesystemen. Een stuklijst wordt gebruikt wanneer een voorraadartikel bestaat uit subitems; de lijst hiervan subitems is de stuklijst. Een vergelijkbare term is ‘kitting’, een bundeling van onderdelen of items waaruit een afgewerkt item bestaat (dat vervolgens kan worden gebruikt als een item in de stuklijst). U kunt zowel kitting als een Stuklijst in een enkel voorraadartikel, afhankelijk van de complexiteit van het item en hoe gedetailleerd u de voorraadprijzen wilt handhaven.
Soms komt u de term “Just-in-Time (JIT)” -voorraad tegen. Dit is een logistieke term die wordt gebruikt in supply chain management (SCM) -operaties om de ontvangst van voorraad te timen, zodat deze arriveert net voordat of precies wanneer deze nodig is. Deze voorraadstrategie vermindert de tijd dat de voorraad daadwerkelijk wordt opgeslagen, wat kosten kan besparen . Maar deze strategie vereist een aantal geavanceerde en goed geteste SCM-mogelijkheden. Ook verbonden met procesbeheer en SCM is iets dat ‘Work in Process’ wordt genoemd. Dit houdt alle voor de productie vrijgegeven voorraad bij en volgt vervolgens de voorraad zoals deze wordt gebruikt voor de productie. winkel of fabrieksvloer. In veel gevallen zult u deze twee termen tegenkomen bij het onderzoeken van productie-inventarisatiesystemen die op alles gericht zijn, van kleine productiewerkplaatsen, zoals uw motorreparatiewerkplaats in de buurt tot een grootschalige autofabriek.
Inventarissoftware: zaken om rekening mee te houden
Vanwege de complexiteit van de manier waarop inventaris in een bepaalde organisatie werkt, zullen er altijd aspecten zijn die nauw aansluiten bij andere delen van uw boekhoudsysteem. , zijn zowel verkoop als inkoop integrale aspecten van voorraad, aangezien u voorraad niet kunt verkopen of gebruiken als u deze niet heeft gekocht, en u deze niet kunt verkopen als u deze niet beschikbaar heeft. De uitzondering hierop is dropshipping , waarmee u een verkooporder kunt accepteren en deze rechtstreeks vanuit het magazijn van uw leverancier naar de klant kunt laten verzenden. In wezen, als uw voorraadsoftware drop-ship-mogelijkheden heeft (en uw leverancier is bereid), dan gebruikt u uw voorraadleverancier als een magazijn. Afhankelijk van hoe uw boekhoudsysteem is opgezet, worden drop-shipments vaak niet geregistreerd als voorraad. maar worden vaak rechtstreeks naar het gedeelte ‘Kosten van verkochte goederen’ van uw boekhoudsysteem geboekt.
SCM wordt vaak verkocht als een afzonderlijke module en verwijst naar de logistiek voor het verkrijgen van materiaal dat nodig is voor productie en / of items die nodig zijn voor wederverkoopvoorraad. Het gaat om aankoop, verzending, ontvangst en opslag, en is als zodanig nauw geïntegreerd met de voorraad. Een aspect van SCM wordt “Bestelpunt” genoemd, een functie die u vaak ook zult vinden in voorraadbeheersystemen. Dit kan een handmatig niveau zijn dat wordt ingevoerd door de voorraadbeheerder die het systeem gebruikt om een waarschuwing te genereren, of zelfs een inkooporder die het nummer van een voorraadartikel onder een bepaald niveau brengt. Sommige meer geavanceerde voorraadsystemen gebruiken een techniek die de Economische Ord er Hoeveelheid (EOQ). EOQ is een methode die wordt gebruikt om de optimale hoeveelheid en tijden te berekenen om voorraad te bestellen (of opnieuw te ordenen) om de opslag- of opslagkosten te minimaliseren. In wezen, wanneer u EOQ gebruikt, wilt u dat de voorraad zo laag mogelijk wordt zonder dat dit resulteert in een voorraaduitval (dwz geen voorraad om te verkopen of te gebruiken).
Detailhandelinventaris
Winkelvoorraad heeft een aantal eigen voorwaarden en procedures. Een belangrijk kenmerk van een winkelvoorraad is dat deze nauw integreert met een kassasysteem, dat wil zeggen uw kassa. Het kassasysteem biedt een kassasysteem (niet alleen een kassa, maar ook dingen zoals streepjescodelezers) die in de inventarisdatabase kijkt, het specifieke artikel identificeert dat wordt verkocht en het aftrekt van de voorraad in voorraad.Afhankelijk van het type product of item dat wordt verkocht, kunnen individuele items worden geïdentificeerd met streepjescodes of RFID-tags (Radio-Frequency Identification). Deze worden toegewezen wanneer artikelen in de voorraad worden ingecheckt en vervolgens uit de voorraad worden gecontroleerd wanneer ze worden verkocht. Sommige kassasystemen identificeren zelfs de locatie van het artikel, misschien in een specifiek magazijn of mogelijk zelfs waar het zich op de winkelvloer bevindt. Dit komt veel voor bij kleding, consumptiegoederen en elektronische goederen. Streepjescodes, artikellocatie en bakidentificatie zijn ook functies die u in veel voorraadsystemen zult aantreffen.
Een ding om in gedachten te houden is dat voorraadsoftware bijna nooit alleen wordt gebruikt. maakt vaak deel uit van een modulair boekhoudsysteem. Zelfs als dat niet het geval is, zal het altijd moeten praten met of worden geïntegreerd met andere back-end bedrijfssystemen, vooral met wat u gebruikt voor de boekhouding. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan om al hun boekhoudmodules, inclusief voorraadbeheer, van één leverancier te krijgen. Maar als u bereid bent enige integratie te implementeren, kunt u apps van verschillende leveranciers aan elkaar koppelen. Dit kan niet alleen kostenbesparingen opleveren op het gebied van licentieverlening, maar u kunt ook precies het soort functies gebruiken dat u nodig hebt, zelfs als ze zijn afkomstig van verschillende softwareleveranciers. Alle inventarisatiesystemen die we hebben beoordeeld, hebben de mogelijkheid om gegevens te exporteren, in ieder geval naar een spreadsheet, zodat ze kunnen worden geïmporteerd in een boekhoudsysteem van derden.