Het is veel gemakkelijker om correcties aan te brengen in W-2-formulieren voordat u ze opslaat met de socialezekerheidsadministratie (SSA). Als u de fout niet hebt gevonden voordat u het formulier invult, vindt u hier wat informatie die u kan helpen erachter te komen wat u moet doen.
IRS-formulier W-2 wordt door werkgevers gebruikt om het jaarinkomen en de inhoudingen aan werknemers en aan de socialezekerheidsadministratie te rapporteren.
Formulier W-3 is een verzendformulier dat is een samenvatting van de totalen voor alle werknemers in uw bedrijf. Het bevat totalen voor alle items op het W-2-formulier. U hebt het W-3-formulier niet nodig als u W-2’s online indient.
De deadline voor het geven van W-2-formulieren aan werknemers en voor het indienen van deze formulieren bij de SSA is dezelfde: 31 januari van het jaar volgend op het belastingjaar dat u rapporteert.
Sinds de datum voor het geven van W-2-formulieren aan werknemers en het indienen bij de Soc ial Security Administration zijn hetzelfde. Probeer eerder in januari W-2-formulieren naar uw werknemers te sturen als u ze wat tijd wilt geven om de formulieren te bekijken en u op eventuele fouten te wijzen voordat u de formulieren bij de SSA indient.
IRS Sancties voor W-2 fouten
De IRS houdt rekening met verschillende soorten fouten op W-2 en W-3 formulieren bij het bepalen van sancties:
- Fout te wijten aan een redelijke oorzaak en niet opzettelijke verwaarlozing. Er is bijvoorbeeld iets gebeurd waar u geen controle over heeft (bijvoorbeeld een rekenfout op de computer). In deze gevallen moet u kunnen aantonen dat u redelijk hebt gehandeld en maatregelen hebt genomen om mislukking te voorkomen.
- Het niet opnemen van correcte informatie. Deze fouten hebben betrekking op een belastingnummer, de achternaam van een begunstigde en eventuele geldbedragen.
- Onbelangrijke fouten zijn fouten die de SSA / IRS er niet van weerhouden het formulier te verwerken.
- De minimis (kleine) fouten in bedragen.
Opzettelijk negeren van de indiening of correcte informatievereisten heeft een boete van $ 500 per W-2-formulier, zonder maximum. Kleine bedrijven (minder dan $ 5 miljoen of minder aan gemiddelde jaarlijkse bruto-inkomsten) hebben lagere boetes voor het niet indienen van correcte aangiften op de vervaldatum.
Als u formulier W-2 nog niet hebt ingediend bij de SSA
Formulieren W-2c en W-3c zijn correctieformulieren en moeten worden ingediend bij de SSA als u de meeste wijzigingen in uw W-2-formulieren moet aanbrengen. Er bestaat echter een uitzondering als u de onjuiste W-2 nog niet bij de SSA heeft ingediend.
In dit geval zou u geen formulier W-2c uitgeven om de fout te corrigeren. Controleer gewoon “ongeldig” op kopie A van het originele formulier, de kopie die naar de SSA is gestuurd. Maak vervolgens een nieuwe W-2 aan met de juiste informatie.
Schrijf “gecorrigeerd” op de kopie van de nieuwe W-2 van de werknemer en geef het aan de persoon, en stuur de juiste kopie A naar de SSA.
Veelvoorkomende W-2-fouten en hoe ze te corrigeren
Controleer de instructies voor W-2 en W-3-formulieren voor details over het corrigeren van deze fouten en het indienen van correcties bij de SSA.
Fout in de naam van de werknemer
Vul het formulier W-2c alleen in tot vakje “i” als u de naam van de werknemer of het burgerservicenummer correct hebt opgegeven op een vorig formulier, maar de naam of SSN is dit jaar niet correct. U hoeft de genummerde vakken niet in te vullen met loon- en inhoudingsinformatie.
Doe gewoon de originele W-2 opnieuw en geef deze aan de werknemer als dit de eerste keer is dat u ‘heeft zijn naam of SSN verkeerd vermeld. U zult ook de formulieren W-2c en W-3c moeten invullen en verzenden als u het formulier al samen met de W-3 naar de SSA hebt gestuurd.
U kunt de W-2c niet gebruiken om de informatie toe te voegen als de fout een ontbrekende werknemersnaam of SSN is. U moet rechtstreeks contact opnemen met de SSA met dit probleem op 1-800-772-6270.
Ontbrekende of onjuiste zakelijke EIN
zorg ervoor dat het Employer ID Number (EIN) dat aan u is verstrekt door de IRS wordt gebruikt op alle W-2-bestanden die u in uw bestand heeft. Als u uw EIN onjuist hebt gerapporteerd, moet u een W-3c indienen om het te corrigeren.
Ontbrekende bedragen in dollars
Alle vakjes op het W-2-formulier moeten “0” weergeven. Laat het vak niet leeg.
Een fout in een bedrag
Vul de W-2c volledig in, met de originele en gecorrigeerde bedragen, indien u heeft een fout gemaakt in een bedrag voor inhouding of inkomsten. U moet mogelijk ook formulier 941c indienen als u onjuist loon of inhouding heeft opgegeven op een 941 – Werkgever’s Quarterly Tax Statement.
Fouten met door de werkgever gesponsorde ziektekostenverzekering
U moet de kosten van de ziektekostenverzekering rapporteren voor uw door de werkgever gesponsorde collectieve gezondheidsplan. Deze informatie verschijnt in vak 12 van de W-2 en is “gecodeerd” DD.”Het heeft geen” invloed op de belastingsituatie van de werknemer, maar u moet niettemin formulier W-2c indienen om eventuele fouten hier te corrigeren, volgens de IRS.
Fouten met pensioen Bijdragen
Informatie over pensioenregelingen wordt weergegeven in vak 13 van een W-2, en als u hier een fout maakt, kan uw werknemer allerlei hoofdpijn krijgen. Het kan hem open laten voor audits, en u wilt niet dit. Los fouten hier zo direct mogelijk op met hetzelfde vak 13 op formulier W-2c.
Aanvullende opmerkingen over fouten
Als u loon aan een werknemer hebt betaald ten onrechte zijn deze lonen nog steeds belastbaar voor de werknemer.
Gebruik geen W-2c om correcties op het achterstallige loon van een werknemer te melden.
Enkele andere veelvoorkomende fouten:
- Het downloaden van kopie A van formulier W-2 of W-3 van internet. Dit gedownloade formulier kan niet worden gescand en het wordt “niet geaccepteerd door de IRS.
- Het weglaten van de komma en centen uit vermeldingen
- Invoeren die te klein of te groot zijn.
- Dollartekens toevoegen aan geldbedragvakken.
- Verkeerde opmaak van de naam van de werknemer in vak e. Het juiste formaat is om de voornaam en middelste initiaal van de werknemer in het eerste vak te zetten, de achternaam in het tweede vak en elk achtervoegsel (zoals ‘Junior’) in het derde vak.
- Een onjuiste werkgevers-ID (EIN) of werknemer SSN voor de SIN.
- Vouwen, knippen of nieten Kopie A papieren formulieren verzonden naar de SSA.
- Andere formulieren of pagina’s naar de SSA sturen.
Waar u formulier W-2c kunt krijgen
U kunt het juiste formulier echter op de IRS-website kopen, of op gerenommeerde kantoorwinkel of website. Online archiveren bespaart u de moeite om aan formulieren te komen.
Zorg ervoor dat u het juiste formulier bestelt voor het belastingjaar. Bestel 2019 W-2- en W-3-formulieren voor het rapporteren van werknemersinformatie voor 2019, zelfs als u de formulieren in 2020 invult.
Een herinnering over te late indiening en boetes
Zorg ervoor dat u uw W-2’s op de vervaldatum bij uw werknemers ontvangt en dat uw W-3’s naar de S worden verzonden SA op tijd, inclusief gecorrigeerde versies, om boetes voor te late distributie en indiening te voorkomen.
Huidige boetebedragen:
- $ 50 voor elke W-2 gecorrigeerd binnen 30 dagen na de vervaldatum,
- $ 110 als u meer dan 30 dagen te laat en vóór 1 augustus indient, en
- tot $ 270 voor elk formulier als u wacht tot na 1 augustus. Dit loopt op tot $ 530 of 10 procent van elk niet-gerapporteerd bedrag als u de situatie helemaal niet aanpakt.
Lees de instructies aandachtig
Dit artikel is een algemeen overzicht van deze loon- en belastingaangiften. Het is niet bedoeld om volledig te zijn. Lees de instructies in de documenten zorgvuldig door voordat u een W-2c of W-3c voltooit.