Zodra u Formulieren W-2 naar uw werknemers heeft verzonden, hoeft u zich geen zorgen te maken over de jaarlijkse vorm tot volgend jaar. Of wel? Als u niet weet hoe u formulier W-2 moet invullen, kunt u problemen tegenkomen.
Uw werknemers kunnen naar u toe komen met vragen over formulier W-2. En uw werknemers denken misschien dat u een fout heeft gemaakt als hun W-2 Box 1-waarde lager is dan wat ze denken te hebben verdiend.
Klaar om door de verwarring heen te komen? Lees verder om te leren hoe u formulier W-2, doos voor doos, invult en wat het allemaal betekent.
Hoe u formulier W-2 invult
Misschien heeft u uw formulier W-2 verantwoordelijkheden tot een wetenschap. Medewerkersinformatie invoeren; stuur kopieën naar medewerkers; dien het formulier in bij de SSA en de staats-, stads- of lokale belastingdienst; en herhaal het volgende jaar.
Of u zou uren kunnen besteden aan het verzamelen van werknemersinformatie en proberen de loon- en belastingaangifte te decoderen.
Of u Forms W-2 zelf invult , salarissoftware gebruikt of een belastingadviseur hebt, zou u een beetje vloeiend moeten weten hoe u formulier W-2 moet invullen.
Als generalisatie geven de vakjes op formulier W-2 informatie over identificatie, belastbaar loon, ingehouden belastingen en uitkeringen.
Boxes AF zijn eenvoudig. Ze bevatten identificerende informatie over uw bedrijf en werknemer. De genummerde vakken, vakken 1-20, kunnen wat lastiger worden.
Als u wilt dat formulier W-2 wordt uitgelegd, duikt u hieronder in het doel van elk vak.
Vak A: dat van de werknemer Burgerservicenummer
Vak A toont het burgerservicenummer van uw werknemer. Burgerservicenummers zijn negen cijfers met de notatie XXX-XX-XXXX.
Als uw werknemer een socialezekerheidskaart heeft aangevraagd en deze niet heeft ontvangen, laat het vak dan niet leeg. Schrijf in plaats daarvan ‘Aangevraagd’ in vak A op de kopie van de socialezekerheidsadministratie. Wanneer de werknemer zijn SS-kaart ontvangt, moet u een gecorrigeerde W-2 afgeven.
Vak B: Employer Identification Number (EIN)
Vak B toont uw werkgeversidentificatienummer. EIN’s zijn negencijferige nummers gestructureerd als XX-XXXXXXX.
Het nummer dat u invoert in vak B is hetzelfde op het W- formulier van elke werknemer 2. De IRS en SSA identificeren uw bedrijf aan de hand van uw unieke EIN.
Gebruik uw persoonlijke sofinummer niet op formulier W-2. Als u geen werkgeversidentificatienummer heeft, moet u eerst een EIN aanvragen. formulier W-2 in. Markeer vervolgens “Aangevraagd” in vak B.
Vak C: naam, adres en postcode van werkgever
Vak C identificeert uw bedrijf verder door een vermelding de naam en het adres van uw bedrijf. Gebruik het officiële adres van uw bedrijf, zelfs als dit anders is dan waar uw werknemers werken.
Uw werknemers vragen zich misschien af of het adres onjuist is als het anders is dan hun werkadres. Verifieer uw wettelijke bedrijfsadres en zorg ervoor dat het voor uw werknemer correct is.
Vak D: controlenummer
Vak D kan leeg zijn, afhankelijk van of uw kleine bedrijf controlenummers gebruikt of niet.
Een controlenummer identificeert Forms W-2, zodat u ze intern kunt bijhouden. Als u geen controlenummers gebruikt, laat u dit vak leeg.
Vakken E en F: naam, adres en postcode van werknemer
Vak E toont de voornaam van de werknemer, middelste begin- en achternaam. Verwijs naar het SSN van de werknemer om hun naam correct in te voeren.
Voer het adres van de werknemer in vak F in.
Box 1: Lonen, fooien, andere vergoedingen
Box 1 meldt het loon, de fooien en andere vergoedingen van een werknemer. Dit is het bedrag dat u de werknemer in de loop van het jaar hebt betaald en dat onderhevig is aan federale inkomstenbelasting.
Betalingen die niet aan de federale inkomstenbelasting zijn onderworpen, omvatten premies voor pensioenregelingen vóór belastingen, ziekteverzekeringspremies en woon-werkvergoedingen.
De lonen die u in Box 1 vermeldt, kunnen hoger of lager zijn dan andere lonen op Form W-2. Dit is geen vergissing.
Het box 1-loon van een werknemer kan bijvoorbeeld lager zijn dan het box 3-loon. Sommige voordelen vóór belastingen zijn vrijgesteld van federale inkomstenbelasting, maar niet van socialezekerheidsbelasting.
Belangrijke informatie voor 2020: heb je betaald ziekteverlof en / of gezinsverlof verstrekt aan een werknemer onder de Families First Coronavirus Response Act (FFCRA )? Geef hier het bedrag van het betaalde verlof op.
Kader 2: ingehouden federale inkomstenbelasting
Kader 2 laat zien hoeveel federale inkomstenbelasting u hebt ingehouden op het loon van een werknemer en aan de IRS hebt overgemaakt.
De federale inhouding van inkomstenbelasting is gebaseerd op het belastbare loon en de aangiftestatus van de werknemer.
Als uw werknemer een vraag heeft over zijn terugbetalingsbedrag of waarom hij belasting verschuldigd is, laat hem dan weten in Box 2 . De IRS vergelijkt wat de werknemer het hele jaar door aan federale inkomstenbelastingen heeft betaald met zijn totale aansprakelijkheid.
Kader 3: socialezekerheidslonen
Kader 3 toont het totale loon van een werknemer onderhevig aan sociale Veiligheidsbelasting.Neem het bedrag van de aftrekposten vóór belastingen die zijn vrijgesteld van sociale zekerheidsbelasting niet op in box 3.
Het aantal in box 3 mag niet hoger zijn dan de loongrondslag van de sociale zekerheid. Voor 2020 is de SS-loonbasis $ 137.700. Voor 2021 is de loonbasis $ 142.800.
Als u socialezekerheidstips moet melden (box 7), moet het totaal van boxen 3 en 7 minder zijn dan $ 137.700 voor 2020 (of $ 142.800 voor 2021) in 2022).
Belangrijke informatie voor 2020: als u FFCRA betaald ziekteverlof en / of gezinsverlof hebt verstrekt, vermeld het bedrag dan in box 3.
Box 4: ingehouden sociale zekerheidsbelasting
Box 4 vermeldt hoeveel u hebt ingehouden op de lonen en fooien van de sociale zekerheid van een werknemer.
Belangrijke informatie voor 2020: Hebt u de sociale zekerheidsbelasting van een werknemer uitgesteld op grond van de uitvoeringsbesluiten van 8 augustus 2020? Neem de uitgestelde socialezekerheidsbelasting NIET mee in box 4 als u deze niet hebt ingehouden. Nadat u de uitgestelde socialezekerheidsbelastingen hebt ingehouden op de lonen van werknemers in 2021, moet u formulier W-2c indienen. Voor meer informatie over het uitstel en hoe dit de W-2-rapportage beïnvloedt, raadpleegt u ons COVID-19-informatiecentrum.
Box 5: Medicare-lonen en fooien
Voer in hoeveel de werknemer Verdiend in Medicare-lonen en fooien in Box 5.
De Box 5-waarde van een werknemer is over het algemeen hetzelfde als het bedrag in Box 4. Er is echter geen loonbasis voor Medicare. Als de werknemer meer heeft verdiend dan de loonbasis van de sociale zekerheid, is het aantal in box 5 hoger dan box 3.
Belangrijke informatie voor 2020: als u FFCRA ziekteverlof en / of gezinsverlof hebt betaald, vermeld dan het bedrag in box 5 .
Box 6: Medicare-belasting ingehouden
Box 6 geeft weer hoeveel u hebt ingehouden op het loon van een werknemer voor Medicare-belasting. Het werknemersaandeel van Medicare-belasting is 1,45% van hun loon.
Het bedrag in Box 5 vermenigvuldigd met het Medicare-belastingtarief moet gelijk zijn aan Box 6. Maar als de werknemer meer dan $ 200.000 (single) verdient, is hun belastingplicht groter zou moeten zijn.
Als u een werknemer meer dan $ 200.000 (alleenstaand) betaalde, had u ook het aanvullende Medicare-belastingtarief van 0,9% op hun loon boven $ 200.000 moeten inhouden.
Box 7 : Sociale zekerheidstips
Als uw werknemer fooien heeft verdiend en deze heeft gerapporteerd, voert u het bedrag in vak 7 in. Neem ook deze fooibedragen op in vakjes 1 en 5.
Nogmaals, het totaal van boxen 7 en 3 mag niet meer zijn dan $ 137.700 voor 2020 (of $ 142.800 voor 2021).
Box 8: toegewezen fooien
Rapporteer de fooien die u aan uw werknemer hebt toegewezen in box 8 , indien toepasselijk. Toegewezen fooien zijn bedragen die u toekent aan getipte werknemers. Niet alle werkgevers hoeven fooien aan hun werknemers toe te kennen.
Neem het bedrag in box 8 niet op in box 1, 3, 5 of 7. Toegekende fooien worden niet opgenomen in het belastbaar inkomen op formulier W-2 . Werknemers moeten formulier 4137 gebruiken om de belastingen op toegewezen fooien te berekenen.
Vak 9: (blanco)
Laat vak 9 leeg.
Vak 10: afhankelijke zorguitkeringen
Hebt u een uitkering voor afhankelijke zorg aan een werknemer verstrekt in het kader van een bijstandsprogramma voor afhankelijke zorg? Zo ja, vermeld dan het totale bedrag in box 10.
Uitkeringen voor afhankelijke zorg onder $ 5.000 zijn niet belastbaar. Voordelen van meer dan $ 5.000 zijn belastbaar. Als u een werknemer meer dan $ 5.000 hebt gegeven, meldt u het eigen risico in box 1, 3 en 5.
Box 11: niet-gekwalificeerde plannen
Box 11 vermeldt werkgeversuitkeringen van een niet-gekwalificeerde uitgestelde vergoeding plan voor een werknemer.
Neem de distributiebedragen ook op in Box 1.
Box 12: Codes
Er zijn een aantal W-2 Box 12 codes die u mogelijk op het formulier W-2 van een werknemer moet plaatsen. Voeg, indien van toepassing, de codes en bedragen in vak 12 toe.
Deze codes en waarden kunnen het belastbare loon van de werknemer verlagen.
Laten we zeggen dat een werknemer ervoor heeft gekozen om $ 1.000 bij te dragen aan een pensioenregeling. Je zou D | schrijven 1.000,00 in vak 12.
Vak 13: selectievakjes
Vak 13 mag geen waarden bevatten. Markeer in plaats daarvan de vakjes die van toepassing zijn. Box 13 bevat drie vakken:
- Statutaire werknemer
- Pensioenregeling
- Salaris bij ziekte van derden
Als u bijvoorbeeld vak 12 code D hebt ingevoerd om de pensioenbijdragen van de werknemer weer te geven, vink dan ook het vakje ‘Pensioenregeling’ aan.
Vak 14: Overig
Rapporteer bedragen en beschrijvingen in box 14, zoals autoleasebetalingen, ingehouden staatsbelastingen voor arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en ingehouden premies voor ziektekostenverzekeringen.
Belangrijke informatie voor 2020: als u betaald ziekteverlof en / of gezinsverlof aan een werknemer hebt verstrekt, meld dit dan een beschrijving (bijv. “Ziekteverzuimloon onderworpen aan de limiet van $ 511 per dag) in vak 14 OF op een afzonderlijke verklaring.
Vak 15: Staat | ID-nummer werkgeverstaat
Vind ik leuk Box B, Box 15 identificeert het werkgevers-ID-nummer van uw bedrijf. Maar Box 15 is staatsspecifiek. Markeer uw staat met de afkorting van twee letters. Voeg vervolgens uw staat-EIN toe.
In sommige staten is dit niet vereist rapportage Laat vak 15 leeg als u n hebt o meldingsplicht bij uw staat.
Als u niet beschikt over het ID-nummer van een werkgever en er een nodig heeft, neem dan contact op met uw staat.
Kader 16: Staatslonen, fooien, enz.
Kader 16 toont het loon van een werknemer waarop de staat inkomstenbelasting moet betalen. Als de werknemer werkt in een staat zonder inkomstenbelasting, laat box 16 dan leeg.
Het box 16-bedrag van een medewerker kan verschillen van box 1. Dit is geen vergissing. Sommige lonen zijn vrijgesteld van federale inkomstenbelasting en niet van inkomstenbelasting.
Vak 17: Staatsinkomstenbelasting
Geef in vak 17 aan hoeveel u aan staatsbelasting hebt ingehouden. Als u dat deed geen inkomstenbelasting inhouden, laat vak 17 dan leeg.
Vak 18: plaatselijk loon, fooien, enz.
Als het loon van uw werknemer onderhevig is aan plaatselijke inkomstenbelasting, vermeld dan zijn totale belastbare loon in box 18. Laat dit veld leeg als de werknemer in een plaats zonder inkomstenbelasting werkt.
Het bedrag dat u in box 18 opgeeft, kan afwijken van box 1 en 16.
Vak 19: Lokale inkomstenbelasting
Vermeld eventuele lokale inkomstenbelasting die is ingehouden op het loon van de werknemer in box 19. Laat dit veld leeg als dit niet van toepassing is.
Box 20: Plaatsnaam
In vak 20 moet de naam van de stad of plaats staan.
Klaar om je verantwoordelijkheden voor Form W-2 een fluitje van een cent te maken? De Full Service Payroll-software van Patriot Software vult Formulieren W-2 voor u in en dient deze in op basis van uw salarisgegevens. Uw enige verantwoordelijkheid? Formulieren W-2 aan uw werknemers geven. Download vandaag nog uw gratis proefversie!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum, 20 februari 2019.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; klik hier voor meer informatie.