Een verlofbrief is een formele brief die u aan uw leidinggevende schrijft om verlof aan te vragen. Voor uw personeelsdossier is een formele brief nodig. Het bevat een schriftelijk verslag van de kennisgeving die u uw bedrijf heeft gegeven voordat u verlof nodig had.
In uw brief wordt de reden voor uw verzoek gedocumenteerd. Hoewel u uw situatie persoonlijk kunt uitleggen, geeft een schriftelijke brief de exacte uitleg van uw behoefte aan vrije tijd. Dit maakt het verzoek voor uw manager of HR-persoon gemakkelijker te begrijpen.
De brief kan worden doorgestuurd naar andere leidinggevenden binnen het bedrijf, in plaats van te vertrouwen op een manager om de situatie uit te leggen. Vanuit juridisch oogpunt registreert deze formele brief ook uw verzoek als uw situatie onder wettelijk beschermde situaties valt, zoals de Americans with Disabilities Act (ADA) of de Family and Medical Leave Act (FMLA).
Wanneer een verlofbrief nodig is
Het is een goed beleid om in elk geval een formeel verlofbrief te schrijven als je een verzoek indient om vrij te krijgen van je werk dat niet onder de ziektedagen valt en reeds door het bedrijf toegekende persoonlijke dagen. Voordat u verlof aanvraagt, moet u bevestigen of die vrije tijd moet worden gerespecteerd volgens het werknemershandboek of de nationale en federale wetten.
De wetten die redelijke verzoeken om verlof dicteren (zoals de ADA en FMLA) hebben specifieke bepalingen. Het bedrijf moet bijvoorbeeld 50 of meer werknemers hebben om zich aan FMLA te houden. Uw situatie moet ook voldoen aan de criteria en mogelijk moet u documentatie van een arts of een andere partij overleggen.
In het geval dat u voor jurytaak wordt gekozen, moet het bedrijf u de tijd geven zonder compromissen te sluiten uw baan. Veel bedrijven hebben hun eigen protocol voor het omgaan met langdurige afwezigheid. Ze kunnen aanbieden om uw bestaande vakantiedagen en persoonlijke dagen te gebruiken om de maximale hoeveelheid betaald verlof toe te staan voor uw situatie.
Als uw situatie niet onder de wet of uw bedrijfsbeleid valt, is het nog steeds de moeite waard uw tijd om het verlof formeel aan te vragen. Hoewel uw bedrijf wettelijk niet verplicht is om langdurig verlof toe te kennen, kan het toch in hun voordeel zijn. Een goede werknemer met ervaring en een trackrecord is een waardevol bezit.
Gevolgen van het niet gebruiken van een afwezigheidsbrief
Zonder deze brief is er geen record dat u verlof heeft aangevraagd bij afwezigheid.
U hebt bijvoorbeeld een mondeling gesprek met een manager. De manager verleent uw verlof, maar registreert het nergens in uw dienstverband of stelt andere leidinggevenden op de hoogte. Zodra uw afwezigheid langer duurt dan de betaalde tijd en vakantiedagen die u heeft opgebouwd, wordt u mogelijk automatisch beëindigd door het bedrijf.
In sommige bedrijven zijn er regels die vallen onder “no call / no show”. Dit betekent dat een werknemer die zonder kennisgeving afwezig is, wordt bestraft. Het is mogelijk dat u uw vakantie- en ziektedagen verliest, evenals de functie, als u het protocol voor het formeel schrijven van deze brief niet volgt.
Meest voorkomende toepassingen voor een verlofbrief
Er zijn veel redenen waarom u verlof zou willen opnemen. Sommige hiervan vallen onder de wet. Sommige kunnen onder uw eigen beleid van het bedrijf.
Dit zijn enkele van de meest voorkomende redenen waarom mensen formeel verlof aanvragen:
- Geboorte van een kind. Zwangerschaps- en vaderschapsverlof zijn vaak gedekt door het bedrijfsbeleid en de FMLA. Uw bedrijf kan een bepaald aantal betaalde weken toestaan.
- Overlijden in de familie. Veel bedrijven staan toe w voor langere vrije dagen wanneer er een sterfgeval in het gezin is.
- Militaire dienst / familielid. Militair verlof is vaak gedekt. Dit kunnen werknemers zijn die lid zijn van de strijdkrachten. Het kunnen ook familieleden van het leger omvatten.
- Gezondheidsredenen. Gezondheidsredenen zijn bijvoorbeeld een operatie, aanhoudende medische problemen, trauma veroorzaakt door een ongeval of geestelijke gezondheidsproblemen zoals depressie.
- Onderwijs. In sommige scenario’s zullen werknemers het vragen om een voortgezette training te volgen.
- Zorg voor zieke familieleden. Veel werknemers nemen vrij om te zorgen voor familieleden die aan een verwonding of ziekte lijden.
Wat moet worden opgenomen in een brief met verlof?
Uw brief moet beknopt en duidelijk. Er zijn een paar stukjes informatie die belangrijk zijn om op te nemen:
- De datum. De datum moet bovenaan de brief worden vermeld.
- Uw informatie. Dit omvat uw naam, titel of functie, uw thuisadres, e-mail en telefoonnummers.
- De gegevens van uw manager. Dit toont een record van aan wie het verzoek is gedaan. Het is ook de standaardmanier waarop u een brief aan een persoon richt.
- De reden voor het verzoek. Dit zou een korte uitleg zijn over de reden waarom u vrije tijd nodig heeft.
- De data van uw voorgestelde afwezigheid. Uw brief moet de exacte data bevatten.
U kunt een gesprek hebben met uw leidinggevende over het verzoek voordat u de brief voor verlof schrijft. In dat geval dient u de datum van de discussie in de hoofdtekst van de brief te vermelden.
Veel werknemers schrijven het merendeel van hun correspondentie via e-mail. Het is prima om deze brief per e-mail te verzenden en de elektronische verificatie van de ontvangst te bewaren. De papieren versie van de brief maakt het formeler.
Voorbeeldbrief voor verlof van afwezigheid
In de onderstaande voorbeeldbrief voor verlof wordt een verzoek van ‘Chase Zeppeli’ aan ‘Miranda Waller’ beschreven. bij ‘Starstruck Media, Inc.’ In de brief vraagt Chase Zeppeli om verlof wegens medische redenen en specificeert hij hoe lang het verlof zal zijn.
