Pareto-analyse

Stel dat u “net gepromoveerd bent tot afdelingshoofd”. U zit boordevol ideeën over hoe u dingen kunt verbeteren, dus waar begin je?

Idealiter wil je je concentreren op het oplossen van de problemen die de grootste impact hebben. Maar hoe bepaal je welke je het eerst aanpakt?

Pareto-analyse is een eenvoudige besluitvormingsmethode om concurrerende problemen te beoordelen en de impact van het oplossen ervan te meten. Hierdoor kunt u zich concentreren op oplossingen die het meeste voordeel opleveren.

In dit artikel laten we u zien hoe u een Pareto-analyse uitvoert en leggen we uit hoe u uw bevindingen kunt gebruiken om taken te prioriteren die de grootste positieve impact opleveren.

Wat is Pareto-analyse?

Pareto-analyse maakt gebruik van het Pareto-principe – ook bekend als de “80/20-regel” – bedacht door de Italiaanse econoom, Vilfredo Pareto, in zijn boek uit 1896, “Cours d” économie politique. “

Het Pareto-principe stelt dat 80 procent van het voordeel van een project afkomstig is van 20 procent van het werk. Of, omgekeerd, dat 80 procent van de problemen kan worden herleid tot 20 procent van de oorzaken. Pareto-analyse identificeert de probleemgebieden of taken die het meeste opleveren. De tool heeft verschillende voordelen, waaronder:

• Problemen identificeren en prioriteren en taken.
• Mensen helpen hun werkdruk effectiever te organiseren.
• De productiviteit verbeteren.
• De winstgevendheid verbeteren y.

Pareto-analysestappen

Nu gaan we kijken hoe voer een Pareto-analyse uit:

Identificeer en noem problemen

Maak een lijst van alle problemen die u moet oplossen. Verzamel waar mogelijk feedback van klanten en teamleden. Dit kan bijvoorbeeld de vorm aannemen van klantonderzoeken, formele klachten of helpdesklogboeken.

Identificeer de hoofdoorzaak van elk probleem

Ga vervolgens naar de hoofdoorzaak van elk probleem . Technieken zoals de 5 waarom, oorzaak- en gevolganalyse en hoofdoorzaakanalyse zijn hiervoor nuttige hulpmiddelen.

Scoreproblemen

Geef nu een score voor elk probleem dat u hebt opgesomd. belang. De scoremethode die u gebruikt, is afhankelijk van het soort probleem dat u probeert op te lossen.

Als u bijvoorbeeld uw winst wilt verbeteren, kunt u problemen scoren op basis van hoeveel ze kosten. Of als u de klanttevredenheid probeert te verbeteren, kunt u deze beoordelen op basis van het aantal klachten dat u over elk heeft ontvangen.

Groepsproblemen samen

Gebruik de analyse van de hoofdoorzaak die u in stap 3 heeft uitgevoerd om problemen te groeperen door een gemeenschappelijke oorzaak. Als drie van uw problemen bijvoorbeeld worden veroorzaakt door een gebrek aan personeel, kunt u deze in dezelfde groep plaatsen.

Tel de scores op voor Elke groep

Tel nu de scores op voor elke groep die je hebt geïdentificeerd. Degene met de hoogste score moet uw hoogste prioriteit hebben, en de groep met de laagste score uw laagste prioriteit.

Onderneem actie

Eindelijk is het tijd om actie te ondernemen! hoogst scorende probleem zal waarschijnlijk de grootste uitbetaling opleveren als het eenmaal is opgelost, dus begin eerst te brainstormen over hoe u dit probleem kunt oplossen.

Misschien vindt u uw laagst scorende problemen niet de moeite waard, vooral als ze zijn erg duur om te repareren. Gebruik uw Pareto-analyse om uw energie en middelen te sparen voor wat belangrijk is!

Pareto-analysevoorbeeld

Jack heeft een falend computerservicecentrum, met een groot aantal problemen die moeten worden opgelost. Zijn doel is om de algemene klanttevredenheid te verhogen.

Hij besluit een Pareto-analyse uit te voeren om de grootste problemen waarmee het centrum wordt geconfronteerd te beoordelen en prioriteren. Hij begint met een opsomming van deze (zie de kolom Probleem in de onderstaande tabel). Vervolgens identificeert hij de onderliggende oorzaken achter elk (zie de kolom Oorzaken). Ten slotte scoort hij elk item op basis van het aantal klachten van klanten dat elk heeft ontvangen (zie de kolom Score).

Artikelen	Probleem	Oorzaak	Score
1	Telefoons worden niet snel genoeg beantwoord.	Te weinig klantenservicemedewerkers.	15
2	Medewerkers lijken afgeleid en staan onder druk.	Te weinig klantenservicemedewerkers.	6
3	Ingenieurs zijn niet goed georganiseerd en moeten vaak tweede bezoeken boeken om extra onderdelen mee te nemen.	Slechte organisatie en voorbereiding.	4
4	Ingenieurs weten niet hoe laat ze aankomen. Dit betekent dat klanten mogelijk de hele dag aanwezig moeten zijn om een engineer te bezoeken.	Slechte organisatie en voorbereiding.	2
5	Klantenservicemedewerkers weten niet altijd wat ze doen.	Gebrek aan training.	30
6	Klanten worden vaak geboekt voor een afspraak met een technicus, om vervolgens te ontdekken dat het probleem telefonisch had kunnen worden opgelost.	Gebrek van training.	21

Jack gebruikt zijn analyse problemen groeperen op oorzaak, en vervolgens de scores voor elke geïdentificeerde groep optellen. Hij is nu in staat om de belangrijkste oorzaken van het centrum te ordenen, te beginnen met de oorzaak die het grootste aantal klachten van klanten heeft aangetrokken:

1. Gebrek aan training (items 5 en 6) – 51 klachten.
2. Te weinig personeel van het servicecentrum (items 1 en 2) – 21 klachten.
3. Slechte organisatie en voorbereiding (items 3 en 4) – 6 klachten.

Figuur 1. Pareto-analyse van Computer Services Center

Zoals je kunt zien in figuur 1 hierboven, het bedrijfsleven zal er het meeste baat bij hebben om het personeel meer training te geven, dus Jack moet dit eerst aanpakken. Hij zou ook kunnen kijken om het aantal medewerkers in het callcenter te vergroten. Het is echter mogelijk dat dit niet nodig is – het aanbieden van verdere training kan helpen om klachten van klanten te verminderen en de productiviteit van het personeel te verhogen.

Dankzij Jack’s Pareto-analyse kon hij snel de gebieden identificeren van het bedrijf dat met de grootste uitdagingen wordt geconfronteerd, zodat hij zijn inspanningen kan richten op waar ze het meest nodig zijn en prioriteit kan geven aan problemen die het bedrijf het meeste opleveren. Dit zal hem waarschijnlijk veel tijd en geld besparen die hij anders misschien zou hebben besteed aan het proberen om een reeks verschillende problemen op te lossen, waarvan sommige mogelijk zeer weinig voordeel hebben opgeleverd.