Beslissen of u betaald verlof (PTO ) is iets dat u moet doen voordat u een werknemer in dienst neemt. Het aanbieden van PTO vereist ook dat u een beleid opstelt waarin wordt uitgelegd hoe uw bedrijf omgaat met opgebouwde vrije tijd. Maar de uitbetalingswetten van de PTO per staat kunnen beperken of u een gebruik-het-of-verlies-het-beleid kunt opstellen.
Natuurlijk hoeft u uw werknemers geen betaald verlof te geven. Maar meer dan 60% van de werknemers van kleine bedrijven heeft toegang tot PTO voor ziekte, vakanties en vakanties. En als u wel betaald verlof aanbiedt, moet u de uitbetalingswetten van uw land kennen.
Lees verder om meer te weten te komen over opgebouwde vrije tijd, gebruik-het-of-verlies-het-beleid en wat uw staat heeft erover te zeggen.
Samenvatting van opgebouwde vrije tijd
Wanneer werknemers betaald verlof hebben, loopt het aantal dagen dat ze ontvangen doorgaans op in de loop van de tijd. Opgebouwde vrije tijd is de tijd die een werknemer heeft verdiend maar nog niet heeft gebruikt.
Een werknemer kan een van de volgende dingen doen met zijn opgebouwde vrije tijd:
- Gebruik het
- Uitbetalen
- Uitrollen
- Verbeuren
Over het algemeen moeten werknemers een beslissing nemen over hun opgebouwde vrije tijd aan het einde van het kalenderjaar. Beëindiging van werknemers is een ander moment waarop PTO-opbouw in het spel komt.
Het beleid van uw bedrijf – en de wetten van uw land – dragen bij aan wat een werknemer kan doen met zijn opgebouwde PTO.
Sommige bedrijven beginnen beperkingen van wat werknemers kunnen uitbetalen of doorrollen. U kunt werknemers bijvoorbeeld maximaal 40 uur laten uitbetalen en maximaal 40 uur PTO laten uitbetalen.
Neem de ins en outs van uw opbouwbeleid op in uw medewerkershandboek. En wacht even met het opstellen van uw polis totdat u weet welke staten werkgevers verplichten te betalen voor ongebruikte vakantietijd.
Wat is een gebruik-het-of-verlies-het-beleid?
Een gebruik-het-of-verlies-het-beleid stelt dat werknemers hun PTO vóór een bepaalde datum moeten gebruiken of het risico lopen deze te verliezen. Gebruik-het-of-verlies-het-beleid verbiedt werknemers om hun verdiende tijd te verzilveren of uit te rollen.
Werkgevers die het gebruik-het-of-verlies-het-beleid implementeren, moeten dit duidelijk aan hun werknemers overbrengen. Werknemers moeten weten wanneer ze hun PTO moeten gebruiken voordat deze verloopt.
Use-it-or-lose-it-beleid beperkt de uitbetalingsverplichting van een werkgever tot werknemers die hun vakantie of ziekte niet gebruiken. Maar het omgaan met beperkingen kan frustrerend zijn voor sommige werknemers die hun PTO-dagen voor het volgende jaar willen sparen of een eindejaarsuitkering willen ontvangen.
Om nog maar te zwijgen over gebruik-het-of-verlies-het Het beleid is in sommige staten onwettig.
Bepalen staten hoe u overlopende posten berekent?
Wanneer een werkgever er vrijwillig voor kiest werknemers betaald verlof aan te bieden, bepalen ze doorgaans hoe de tijd wordt verdiend.
Bedrijven kunnen overlopende posten berekenen op basis van het aantal:
- Gewerkte uren
- Gewerkte dagen
- Gewerkte weken
- Gewerkte loonperioden
Hoe u overlopende posten berekent, bepaalt hoe u werknemers betaalt voor verdiende maar ongebruikte vrije tijd. Om erachter te komen hoeveel u een werknemer verschuldigd bent, moet u hun vrije tijd pro rata verdelen.
Leg in uw handboek uit hoe werknemers vrije tijd opbouwen.
Houd in gedachten dat met Wetten op basis van verplichte betaalde ziekteverlof bepalen hoe werkgevers de opgebouwde bedragen moeten berekenen.
Wetten op uitbetaling van de PTO per staat
Hoewel staten niet van werkgevers eisen dat ze werknemers betaalde vakantietijd verstrekken, reguleren sommige de PTO-opbouw .
Wat betekenen de uitbetalingswetten per staat precies? Staten hebben mogelijk ongebruikte vakantiegeldwetten die werkgevers verplichten om:
- Opgebouwde vakantiedagen uit te betalen of ongebruikte dagen aan het einde van het jaar door te schuiven (ook wel een verbod op gebruik-het-of-verlies- it-beleid)
- Opgebouwde vakantietijd opnemen als loon in het eindloon van een werknemer
- Doe zowel 1 als 2
Niet alle staten hebben een PTO-uitbetaling wetten. Velen geven niet aan of werkgevers werknemers moeten betalen voor opgebouwde vrije tijd.
Ongeacht of uw staat een opgebouwde vakantie-uitbetaling vereist of niet, u moet dit in uw polissen vermelden. U kunt ervoor kiezen om werknemers te betalen voor opgebouwde tijd. En als u in het beleid van uw bedrijf zegt dat u dat wilt, moet u het doen.
In de meeste staten zijn de uitbetalingswetten van de PTO alleen van toepassing op verdiende vakantietijd.
Dus, welke staten verbieden werkgevers van het implementeren van use-it-or-lose-it-beleid? In welke staten is uitbetaling van de PTO bij beëindiging vereist?
Lees hieronder meer over de uitbetalingswetten van de PTO per staat.
Californië
Werkgevers kunnen geen gebruik-het-of-verlies-het-beleid implementeren in hun bedrijven. Werkgevers kunnen echter een maximum stellen aan overlopende posten.
Californië vereist dat werkgevers ontslagen werknemers betalen voor opgebouwde vakantietijd in hun laatste salaris. Volgens de Californische wet wordt vakantiegeld beschouwd als een vorm van loon als een werkgever ervoor kiest om het aan werknemers aan te bieden.
De Californische wet op de opgebouwde tijd is van toepassing op vakantietijd of vakantietijd die wordt gecombineerd met ziekteverzuim volgens een PTO-beleid.
Voor meer informatie over de Californische wetten inzake uitbetaling van vakantiedagen, bekijk hun staat website.
Colorado
Colorado vereist dat werkgevers werknemers betalen voor de opgebouwde vakantietijd wanneer ze worden beëindigd. Volgens de wet van Colorado wordt vakantiegeld beschouwd als een vorm van loon.
De wet van Colorado is alleen van toepassing op vakantietijd, niet op ziektetijd.
Bekijk de staatswebsite van Colorado voor meer informatie.
Illinois
Illinois verbiedt geen gebruik-het-of-verlies-het-beleid op de werkplek. Ze regelen het echter wel.
Werkgevers kunnen van werknemers eisen dat ze hun vakantietijd voor een bepaalde datum gebruiken, zolang ze hen maar een redelijke hoeveelheid tijd geven.
Bovendien vereist de wet van Illinois dat werkgevers PTO-uitbetaling bieden aan ontslagen werknemers.
U kunt het beleid van Illinois in meer detail bekijken door hun staatswebsite te bezoeken.
Indiana
Volgens de staat van Indiana website, moeten werkgevers werknemers betalen voor de opgebouwde vakantietijd wanneer de werknemer wordt beëindigd.
Indiana zegt echter wel dat het vakantiebeleid over het algemeen aan werkgevers wordt overgelaten. Werkgevers kunnen voorwaarden specificeren waaraan werknemers moeten voldoen om vakantiegeld te ontvangen.
Louisiana
De staat zelf vereist niet dat werkgevers werknemers betalen voor opgebouwde vrije tijd. De wet van Louisiana vereist dat werkgevers die hun werknemers betaalde vakantie aanbieden, de opgebouwde tijd na beëindiging betalen.
Maryland
De staat vereist niet dat werkgevers werknemers betalen voor opgebouwde vrije tijd. Maryland vereist echter dat werkgevers werknemers betalen voor ongebruikte vakantietijd als de werkgever geen verbeurdverklaring heeft waarin iets anders staat.
U kunt meer te weten komen over de uitbetalingsregel van Maryland voor vakantiegeld door hun website te raadplegen.
Massachusetts
Hoewel werkgevers werknemers niet kunnen dwingen hun verdiende tijd te verspelen, kunnen ze wel een gebruik-het-of-verlies-het-beleid instellen. Werkgevers kunnen een vervaldatum instellen voor de opgebouwde vakantie, zolang dit redelijk is. En werkgevers kunnen het aantal vakantiedagen dat werknemers opbouwen of verdienen, beperken.
Werkgevers in Massachusetts moeten opgebouwde vakantiegeld verstrekken aan ontslagen werknemers.
Raadpleeg voor meer informatie het advies van Massachusetts over vakantiebeleid.
Montana
Werkgevers die betaalde vakantietijd aanbieden, kunnen geen gebruik-het-of-verlies-het-beleid opstellen. Ze kunnen echter een limiet instellen die beperkt hoeveel een werknemer kan opbouwen.
Volgens de wet van Montana moeten werkgevers werknemers betalen voor de opgebouwde vakantietijd na beëindiging.
Bekijk de staat van Montana. website voor meer informatie over hun uitbetalingswetten.
Nebraska
Als u een werkgever in Nebraska bent, kunt u geen gebruik-het-of-verlies-het-beleid voor uw bedrijf opstellen.
Wanneer een werknemer wordt ontslagen, moet zijn werkgever hem / haar verdiende en ongebruikte vakantietijd betalen.
Ga naar de website van Nebraska voor meer informatie over de uitbetalingswetten van de PTO.
New York
New York vereist niet dat werkgevers werknemers betalen voor opgebouwde vrije tijd. Volgens de wet van New York zijn werkgevers echter verplicht om werknemers te betalen voor opgebouwde vakantie bij beëindiging, als ze geen beleid hebben dat anders bepaalt.
Bekijk de website van New York voor meer informatie over PTO-uitbetaling.
North Carolina
North Carolina vereist niet dat werkgevers werknemers betalen voor opgebouwde vrije tijd. Werkgevers moeten werknemers betalen voor opgebouwde vakantie op het moment van beëindiging als hun beleid niet voorziet in wat ermee gebeurt.
Ga voor meer informatie over PTO-uitbetalingsrechten voor werknemers in North Carolina naar hun website.
North Dakota
Hoewel de wet van North Dakota zegt dat werknemers recht hebben op ongebruikte vakantiegeld wanneer ze worden beëindigd, zijn er enkele uitzonderingen.
Werkgevers met werknemers die vrijwillig vertrekken kan opgebouwde vakantiegeld inhouden indien:
- De werkgever heeft de werknemer schriftelijk op de hoogte gesteld van de uitbetalingsvoorwaarden van de PTO
- De werknemer heeft minder dan een jaar bij de werkgever gewerkt
- De werknemer heeft de werkgever minder dan vijf dagen van tevoren op de hoogte gesteld.
U kunt meer informatie over de wetten van North Dakota op hun website bekijken.
Oregon
De regels van Oregon over uitbetaling van de PTO zijn iets lastiger dan in andere staten. Volgens hun website moet u mogelijk de opgebouwde vakantietijd opnemen in het eindloon van een werknemer als uw polis vatbaar is voor interpretatie.
Wisconsin
Werkgevers kunnen beslissen of ze al dan niet opgebouwde vakantiegeld bij beëindiging. Werkgevers die geen schriftelijke verbeurdverklaring opnemen, staan echter over het algemeen op de haak voor het betalen van onbetaalde vakantie.
Bekijk de website van Wisconsin voor meer informatie over PTO-uitbetaling.
Wyoming
Wyoming vereist niet dat werkgevers werknemers betalen voor opgebouwde vrije tijd.Werkgevers moeten ontslagen werknemers betalen voor opgebouwde vakantietijd als ze geen schriftelijk vervalbeleid hebben dat door de werknemer is erkend.
Bekijk de staatswebsite van Wyoming voor meer informatie.
Gebruik-het-of-verlies-het-vakantiebeleid per staatsschema
Bekijk onze gemakkelijk te lezen tabel hieronder om te zien of u een gebruik-het-of-verlies-het-vakantiebeleid kunt implementeren . En zoek uit of uw staat vereist dat u werknemers betaalt voor ongebruikte vakantietijd wanneer ze uw bedrijf verlaten.
Houd er rekening mee dat veel staten geen rekening houden met opgebouwde vakantie-uitbetalingen. Over het algemeen betekent dit dat werkgevers vrij zijn om het gebruik-het-of-verlies-het-beleid te implementeren of om PTO-uitbetaling bij beëindiging te weigeren. U dient echter uw staat te raadplegen om er zeker van te zijn dat u voldoet aan de beperkingen en het steeds veranderende beleid.
| State | Kunnen werkgevers een Use-it-or-Lose-it-beleid implementeren? | Vereist de staat dat werkgevers bij beëindiging PTO-uitbetaling verstrekken? |
|---|---|---|
| Alabama | Ja | Nee |
| Alaska | Ja | Nee |
| Arizona | Ja | Nee |
| Arkansas | Ja | Nee |
| Californië | Nee | Ja |
| Colorado | Ja | Ja |
| Connecticut | Ja | Nee |
| Delaware | Ja | Nee |
| DC | Ja | Nee |
| Florida | Ja | Nee |
| Georgië | Ja | Nee |
| Hawaii | Ja | Nee |
| Idaho | Ja | Nee |
| Illinois | Ja * | Ja |
| Indiana | Ja | Ja |
| Iowa | Ja | Nee |
| Kansas | Ja | Nee |
| Kentucky | Ja | Nee |
| Louisiana | Ja | Ja |
| Maine | Ja | Nee |
| Maryland | Ja | Ja * |
| Massachusetts | Ja * | Ja |
| Michigan | Ja | Nee |
| Minnesota | Ja | Nee |
| Mississippi | Ja | Nee |
| Missouri | Ja | Nee |
| Montana | Nee | Ja |
| Nebraska | Nee | Ja |
| Nevada | Ja | Nee |
| New Hampshire | Ja | Nee |
| New Jersey | Ja | Nee |
| New Mexico | Ja | Nee |
| New York | Ja | Ja * |
| North Carolina | Ja | Ja * |
| North Dakota | Ja | Ja * |
| Ohio | Ja | Nee |
| Oklahoma | Ja | Nee |
| Oregon | Ja | Ja * |
| Pennsylvania | Ja | Nee |
| Rhode Island | Ja | Nee |
| South Carolina | Ja | Nee |
| South Dakota | Ja | Nee |
| Tennessee | Ja | Nee |
| Texas | Ja | Nee |
| Utah | Ja | Nee |
| Vermont | Ja | Nee |
| Virginia | Ja | Nee |
| Washington | Ja | Nee |
| West Virginia | Ja | Nee |
| Wisconsin | Ja | Ja * |
| Wyoming | Ja | Ja * |
Snelle tips voor het omgaan met ongebruikt vakantiegeld
Hier zijn een paar stappen die u kunt nemen om te voldoen aan de PTO-uitbetalingswetten per staat en om uw werknemers tevreden te houden:
- Begrijp de PTO-uitbetalingswetten van uw staat
- Raadpleeg uw staat voor verificatie
- Maak een geschreven beleid voor betaald verlof waarin wordt beschreven hoe de tijd wordt verdiend en wat werknemers kunnen doen met de opgebouwde tijd.
- Neem uw beleid voor het opbouwen van vrije tijd op in uw werknemershandboek
- Volg het beleid van uw bedrijf
- Bereken de opgebouwde PTO van de werknemer en betaal de werknemer voor die tijd, indien van toepassing
Wilt u bijhouden de opgebouwde vrije tijd van uw werknemers voor nauwkeurige PTO-uitbetalingsberekeningen? Je hebt geluk! De online tijd- en aanwezigheidssoftware van Patriot kan naadloos worden geïntegreerd met onze salarisadministratiesoftware. Start uw zelfgeleide demo om beide vandaag nog te verkennen!
Wilt u ons volgende artikelonderwerp voorstellen? Ga naar onze Facebook-pagina, geef ons een like, en laten we chatten!
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; klik hier voor meer informatie.