Beste student,
Als uw professor u heeft gestuurd een link naar deze pagina, twee dingen zijn waarschijnlijk waar. Ten eerste heeft u waarschijnlijk een e-mail gestuurd die u niet vertegenwoordigt op een manier die u graag zou willen laten vertegenwoordigen. Ten tweede, terwijl anderen u misschien uitschelden, bespotten of wanhopig waren over de toekomst van de planeet vanwege uw e-mail, stuurde u deze naar iemand die u wil helpen uzelf beter te vertegenwoordigen.
Gedeeltelijk omdat slechts een klik of veegbeweging of twee afzonderlijke e-mails van Facebook, Twitter, Instagram en sms’en , zijn de scheidslijnen tussen professionele e-mails en meer informele schrijfwijzen vervaagd, en veel studenten vinden de conventies van professionele e-mails onduidelijk. We denken dat we kunnen helpen om dingen op te lossen.
In het tijdperk van sociale media, veel studenten benaderen e-mailen vergelijkbaar met sms’en en andere vormen van digitale communicatie, waarbij de cruciale conventies a opnieuw beknoptheid en informaliteit. Maar de meeste docenten beschouwen e-mails meer als brieven dan als sms-berichten. Deze schrijfstijl vraagt om meer formaliteit, meer grondigheid en meer getrouwe naleving (soms grenzend aan religieuze naleving) van de conventies van Edited Standard Written English – dat wil zeggen spelling, interpunctie, hoofdlettergebruik en syntaxis.
Deze verschillende manieren van schrijven zijn precies dat – verschillende manieren van schrijven. De briefbenadering van e-mails is niet altijd en voor altijd beter (of slechter) dan de sms-benadering. Weten hoe en wanneer je de een of de ander moet gebruiken – op basis van waarom je schrijft en naar wie je schrijft – maakt het verschil. Dus als u emoji’s, acroniemen, afkortingen, enz. Gebruikt wanneer u uw vrienden sms’t, toont u in feite legitieme, nuttige schrijfvaardigheid aan. Maar dat is niet zo als je hetzelfde doet als je hoogleraren e-mailt die e-mails als brieven beschouwen.
Effectief schrijven vereist dat je je woorden vormt op basis van je publiek, doel en genre (of type schrijven, bijv. Een academische e-mail). Samen worden deze soms de retorische situatie genoemd. Enkele van de belangrijkste conventies voor de retorische situatie van het e-mailen van een professor zijn als volgt:
1. Gebruik een duidelijke onderwerpregel. Het onderwerp ‘Retorische analyse-essay’ zou iets beter werken dan ‘heeeeelp!’ (en veel beter dan de onvergeeflijke lege onderwerpregel).
2. Gebruik een aanhef en handtekening. In plaats van direct in uw bericht te springen of ‘hé’ te zeggen, begint u met een begroeting als ‘hallo’ of ‘goedemiddag’ en spreekt u uw professor vervolgens aan met de juiste titel en achternaam, zoals ‘prof. Xavier ‘of’ Dr. Octavius ‘. (Hoewel dit lastig kan zijn, is ‘Professor’, afhankelijk van het geslacht, de rang en het opleidingsniveau van je leraar, meestal een veilige gok om een docent aan te spreken.) Evenzo, in plaats van te eindigen met ‘Verzonden vanaf mijn iPhone’ of helemaal niets , voeg een handtekening toe, zoals ‘Beste’ of ‘Met vriendelijke groet’, gevolgd door uw naam.
3. Gebruik standaard interpunctie, hoofdlettergebruik, spelling en grammatica. In plaats van ‘idk what 2 rite about’ in mijn papier kan je helpen ?? ” probeer iets meer als: “Ik schrijf om te vragen naar de onderwerpen die je gisteren in de les hebt voorgesteld.”
4. Help mee om op te lossen wat je moet oplossen. Als je een e-mail stuurt om iets te vragen, kun je kijken Als je jezelf opstelt, loop je het risico om jezelf voor te doen als minder vindingrijk dan je zou moeten zijn. Maar als je zegt dat je de syllabus al hebt gecontroleerd, klasgenoten hebt gevraagd en oude e-mails van de professor hebt doorzocht, dan presenteer je jezelf als verantwoordelijk en initiatiefnemend. Dus in plaats van te vragen: “Wat is ons huiswerk voor vanavond?” zou je kunnen schrijven: “Ik heb de syllabus en de cursuswebsite doorzocht op het huiswerk van dit weekend, maar helaas kan ik het niet vinden.”
5. Wees je bewust van je zorgen over het recht. Terecht of ten onrechte, veel professoren vinden dat studenten “tegenwoordig” een te sterk besef hebben dat ze er recht op hebben. Als u hulp lijkt te vragen, afwezigheden afschudt of aanneemt dat laat werk zonder boete zal worden geaccepteerd omdat u een goede reden heeft, kunnen uw professoren u als onverantwoordelijk of aanmatigend beschouwen. Zelfs als het waar is dat “de printer niet afdrukte” en je “echt een A nodig hebt in deze klas”, zal je e-mail effectiever zijn als je de verantwoordelijkheid neemt: “Ik heb niet goed genoeg gepland, en ik accepteer welk beleid je ook hebt voor laat werk. ”
6. Voeg een vleugje menselijkheid toe. Sommige van de meest effectieve e-mails zijn niet strikt zakelijk – niet strikt over de syllabus, het cijfer, de afwezigheid of de opdracht. Terwijl je voor de hand liggende vleierij vermijdt, kun je commentaar geven op iets dat tijdens de les is gezegd, informatie delen over een evenement waar de professor misschien meer over wil weten of een artikel uit je nieuwsfeed doorgeven dat relevant is voor de cursus. Dit soort bloeit, geweven Geef op een elegante manier een relationeel tintje aan de e-mail, in het besef dat professoren niet alleen puntbewaarders zijn, maar ook mensen.
We hopen dat deze regels (of deze en deze) je helpen te begrijpen wat de meeste professoren willen of verwachten van academische e-mails. Dat brengt ons terug bij het grotere punt: effectief schrijven betekent niet alleen dat je alle regels volgt. Effectief schrijven betekent schrijven als een handeling van menselijke communicatie – uw woorden vormgeven in het licht van aan wie u schrijft en waarom.
Natuurlijk beveilig je de toekomst van de planeet niet echt door e-mails te schrijven met een onderwerpregel en wat interpunctie. Maar u helpt uw professoren zich er net iets minder zorgen over te maken.
Met wensen voor de beste e-mails in de toekomst,
PTC en CHM