Het construeren van krachtige scope-statements
Een succesvolle projectomschrijving moet beknopt en duidelijk zijn. Iedereen die de verklaring leest, moet een goed idee hebben van waaruit het project bestaat (en wat geen deel uitmaakt van het project). Deze verklaring geeft een beeld van het project. Het is ook belangrijk om specifiek te zijn in een projectomschrijving. In dit artikel zullen we een voorbeeld van de projectomvang doorlopen om u te helpen beter te begrijpen hoe u uitspraken met een groot bereik kunt maken. Bijvoorbeeld: “De catalogus zal 100 producten bevatten” is beter dan “De catalogus zal veel producten bevatten” en “Het project zal over zes maanden worden voltooid” verdient de voorkeur boven “Het project zal in een bepaalde periode worden voltooid”. Hoe specifieker u kunt zijn, hoe beter. Om een beter begrip te krijgen van manieren om scope statements te construeren, laten we eens kijken naar een paar voorbeelden.
University Technology Upgrades
Stel je voor dat je geconfronteerd wordt met de volgende scope statement: University X wil upgraden zijn faciliteiten omvatten WiFi-technologieën die overal op de campus toegankelijk zijn. Dit project biedt studenten, docenten en personeel de mogelijkheid om overal op de campus productief te zijn. Het project zal plaatsvinden in een periode waarin meetbare resultaten worden behaald. Wat zijn uw eerste gedachten? Mijn eerste gedachte is dat deze scope-verklaring volledig geen van de SMART-doelfuncties mist. SMART staat voor:
- Specifiek
- Meetbaar
- Akkoord
- Realistisch
- Tijdgebonden
Om de bovenstaande scope-verklaring in een SMART-doel te veranderen, zou de universiteit hun project moeten herformuleren, misschien op de volgende manier: Universiteit X zal de bibliotheek, slaapzalen, kantoren en vervolgens alle campusgebouwen volgens IEEE 802.11-technologie, beginnend aan de noordkant van de campus met de bibliotheek. Dit project zal de productiviteit vergemakkelijken via de computer van docenten, personeel en studenten. Het project zal in het najaarssemester 2011 voltooid zijn. U zult opmerken dat deze scope-verklaring specifieke aanwijzingen bevat voor de voltooiing van het project. De resultaten zijn meetbaar – we kunnen weten hoeveel gebouwen zullen worden opgewaardeerd. Het is overeengekomen, realistisch (omdat we een gebouw-voor-gebouw-benadering volgen) en tijdgebonden – het zal op een specifieke datum worden voltooid.
Niet alleen over het definiëren van de reikwijdte
Scope-instructies definiëren niet alleen de scope. Ze vermelden ook de teamnaam, start- en einddatums, doelstellingen, resultaten en mijlpalen. Alternatieve benaderingen kunnen worden geïdentificeerd, oordelen van experts, analyse van belanghebbenden en productanalyse moeten ook worden vermeld. De scope statement is niet te verwarren met een project charter. Projectcharters zijn meer betrokken en ze geven autorisatie voor het project.
Het lange voorbeeld – softwareontwikkeling
Projecttitel: Bouncy Bunny Counts Money Project Rechtvaardiging: Ons bedrijf heeft een gat in de markt als het gaat om kinderartikelen. Bouncy Bunny Counts Money zal dit gat vervullen en onze boekhoudsoftwaremarkt verder stimuleren voor ouders van de kinderen die dit spel gebruiken. Projectomvang: Dit project zal bestaan uit het creëren van een verkoopbaar spel gebaseerd op de Bouncy Bunny Counts Money-strips op onze website. Het project zal in december 2010 zijn voltooid. Modules van het spel zullen een eenvoudig winkelgame bevatten, een manier voor Bouncy Bunny om geld te verdienen en een manier om spelers te motiveren om door te spelen. Projectresultaten:
- Verklaring van de reikwijdte
- Voortgangsrapporten
- Rapporten van problemen
- Wekelijkse vergadernotities
- Final Game
Succes van het project: het project wordt als succesvol beschouwd als het spel wordt verkocht.
Evaluatie van het voorbeeld van de Bouncy Bunny Scope Statement
Terwijl de scope-statement hierboven bevat SMART-doelen, het ontbreekt nog steeds als een juiste scope-statement. Ten eerste zullen er veel meer deliverables zijn dan vermeld. Om te bepalen welke resultaten zullen worden geproduceerd, kan het nuttig zijn om eerst uw project op te splitsen en vervolgens een work breakdown-structuur te formuleren. Op deze manier zijn alle mijlpalen en deliverables voor uw project gedefinieerd. Ten tweede worden de teamleden en belangrijke belanghebbenden niet vermeld. Een van de belangrijke componenten van de scope statement is een stakeholderanalyse. U kunt een stakeholderanalysematrix gebruiken bij het opstellen van uw scope-statement. Op deze manier wordt bij de start van het project bepaald wie er bij het project betrokken zal zijn. Ten derde is de bepaling van het projectsucces niet SMART. Het zal voor dit projectteam belangrijk zijn om verder te definiëren hoe projectsucces eruit zal zien. Hoeveel exemplaren moeten er worden verkocht? Hoe lang duurt het voordat ze zijn verkocht? In de motivering van het project wordt vermeld dat dit project ook bedoeld is om de verkoop van de boekhoudsoftware van bedrijf X te stimuleren. Hoeveel eenheden daarvan moeten worden verkocht?Wees heel specifiek in uw scope-verklaring, het is een van de belangrijkste documenten in uw projectplanningsproces, en een goed geschreven scope-verklaring zal u helpen de gevreesde scope-verschuiving te voorkomen. Ten vierde vermeldt bedrijf X geen tijdlijnen op hun reikwijdte, behalve om de lezers te vertellen dat het project tegen december 2010 zal zijn gemaakt. Om een succesvol project te kunnen uitvoeren, is het belangrijk dat belanghebbenden een tijdlijn zien en belangrijke mijlpalen. Wanneer zal bijvoorbeeld de concept art van de game verschijnen? Wanneer is het script klaar? Wanneer is de productverpakking klaar? Er worden hier ook geen problemen genoemd. Er moet een voorlopige risicobeoordeling worden uitgevoerd om rekening te houden met mogelijke financiële risico’s waarmee in de begroting rekening moet worden gehouden. Ten slotte is er geen budget inbegrepen. Hoeveel kost het om Bouncy Bunny Counts Money te creëren? Hoeveel medewerkers zijn er nodig? Door de tijd te nemen om een goede scope-verklaring samen te stellen, kan uw team enkele van de veelvoorkomende redenen vermijden waarom projecten op de lange termijn mislukken.
Dit bericht maakt deel uit van de serie: Keeping control of Project Scope
Om een project succesvol te laten zijn, moet de reikwijdte duidelijk worden gedefinieerd en begrepen door alle belanghebbenden. In deze serie vindt u tips voor het schrijven van een scope-statement, het verwerken van scope-wijzigingsverzoeken en meer.
- Het schrijven van een scope-statement
- Voorbeelden van projectscope-statements
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- PM-certificering, Scope Management & Stakeholdermanagement
- Hoe Scope te implementeren & Veranderingsbeheer in uw project