De meeste oprichters van non-profitorganisaties vinden het opzetten van een non-profitorganisatie een beetje beangstigend, althans in het begin. Een van de noodzakelijke taken is het schrijven van de statuten van de organisatie. De statuten dienen als leidraad voor de raad van bestuur over alle “how-tos” zoals het houden van verkiezingen, het voldoen aan quorumvereisten, het organiseren van vergaderingen en het ordelijk houden van de vergaderingen.
Het schrijven van statuten is tijdrovend, maar niet moeilijk. Voorbeelden van statuten zijn direct beschikbaar op internet en in de bibliotheek. De IRS vereist niet dat u een specifieke taal gebruikt, maar het is een goed idee om verwijzingen in de statuten op te nemen die verwijzen naar de organisatiestructuur en het doel van de non-profit.
Bij het schrijven van uw statuten is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de woorden “zullen” en “kunnen”. Gebruik het woord “zal” als het iets is dat bestuursleden moeten doen. Gebruik ‘may’ als de taak optioneel is.
De Secretary of State is de wettelijke autoriteit over non-profitorganisaties in de meeste staten, dus de eerste stap die u moet nemen, is contact met hen opnemen en ervoor zorgen dat de nieuwe non-profitorganisatie is zich te houden aan alle wettelijke vereisten.
Uw statuten zullen verschillen van die van andere organisaties en moeten passen bij de behoeften van uw organisatie. Statuten moeten een vorm aannemen die vergelijkbaar is met deze set statuten voor een fictieve non-profitorganisatie:
ARTIKEL I. NAAM VAN DE ORGANISATIE
De naam van de organisatie is Feed the Homeless.
ARTIKEL II. BEDRIJFSDOEL
Sectie 1. Doel zonder winstoogmerk
Dit bedrijf is uitsluitend georganiseerd voor liefdadigheidsdoeleinden, religieuze, educatieve en wetenschappelijke doeleinden, inclusief, voor dergelijke doeleinden, het doen van uitkeringen aan organisaties die kwalificeren als vrijgestelde organisaties onder sectie 501 (c) (3) van de interne Revenue Code, of het overeenkomstige gedeelte van een toekomstige federale belastingcode. (Dit is een voorbeeld van een taal die dat niet is noodzakelijk, maar goed en passend om op te nemen.)
Sectie 2. Specifiek doel
Feed the Homeless biedt voedsel in opvangcentra op verschillende locaties in de ABC-gemeenschap. Het doel van onze organisatie is om te voorzien in enkele van de meest elementaire menselijke behoeften, zodat daklozen de kracht en het vertrouwen hebben om volledig in hun eigen behoeften te voorzien.
ARTIKEL III. LIDMAATSCHAP
Het lidmaatschap van Feed the Homeless is beperkt tot de leden van de Raad van Bestuur.
(Als je leden hebt, zou je criteria opsommen om in aanmerking te komen voor lidmaatschap, contributie, rechten van leden , stemrecht en beëindiging van het lidmaatschap.)
ARTIKEL IV. VERGADERINGEN VAN LEDEN
(Voor vergaderingen met leden zou u secties schrijven waarin staat wanneer vergaderingen zullen worden gehouden en wanneer de jaarlijkse vergadering moet worden gehouden. Er kan een sectie zijn over hoe om te gaan met speciale vergaderingen, aankondigingen van vergaderingen, wat is een quorum en hoe de uitkomst van de stemming kan worden bepaald. Aangezien deze non-profitorganisatie geen leden heeft, zou deze sectie worden weggelaten.)
Als de organisatie leden had, schrijf de verklaringen dan in secties, zoals:
Sectie 1. Regelmatige vergaderingen. Regelmatige vergaderingen zullen ten minste elk kwartaal worden gehouden op een tijd en plaats die door de voorzitter worden bepaald.
Voeg secties toe voor het afhandelen van speciale vergaderingen, quorumvereisten, enz.
ARTIKEL V. RAAD VAN BESTUUR
(Dit is doorgaans een van de langste secties omdat bestuurders veel verantwoordelijkheden hebben. Elke sectie moet worden gevolgd door een beschrijving.)
Sectie 1. Algemene bevoegdheden
Sectie 2. Maak een lijst van het aantal bestuurders, termijnen en vereisten.
Sectie 3. Gewone en jaarlijkse vergaderingen
Sectie 4. Bijzondere vergaderingen
Sectie 5. Kennisgeving
Sectie 6. Quorum
Sectie 7. Verbeurdverklaring
Sectie 8. Vacatures
Sectie 9. Compensatie
Paragraaf 10. Informeel optreden door bestuurders
Paragraaf 11. Vertrouwelijkheid
Paragraaf 12. Adviesraad
Paragraaf 13. Parlementaire procedure
Sectie 14. Verwijdering
ARTIKEL VI. OFFICIEREN
De functionarissen van dit bestuur zijn de president, vice-president, secretaris en penningmeester. Alle functionarissen moeten een actief lidmaatschap van de organisatie hebben.
Sectie 1. President
De president zit alle vergaderingen van de leden voor. De president heeft de volgende taken: (vermeld ze)
Sectie 2. Vice-president
De vice-president vervult alle taken van de president tijdens de afwezigheid van deze. De taken van de vice-president zijn:
Sectie 3. Secretaris
De secretaris woont alle vergaderingen van de adviesraad en het uitvoerend comité bij, en alle vergaderingen van leden, en wordt bijgestaan door een personeelslid, zal als griffier daarvan optreden. De taken van de secretaris bestaan uit:
Sectie 4. Penningmeester
De taken van de penningmeester zijn:
Sectie 5. Verkiezing van functionarissen
Sectie 6. Verwijdering van functionarissen
Sectie 7.Vacatures
(De meeste staten hebben wetten die bepaalde bestuursposities voor raden van bestuur voorschrijven.)
ARTIKEL VII. COMITÉS
Sectie 1. Oprichting van commissies
De raad van bestuur kan naar behoefte vaste of ad hoc commissies oprichten, zoals fondsenwerving, financiën, enz.
Sectie 2. Executive Committee
(Gewoonlijk dienen de functionarissen als leden van het Directiecomité, en dat wordt hier vermeld, samen met de bevoegdheden die ze hebben.)
ARTIKEL VIII. BEDRIJFSPERSONEEL
(Feed the Homeless zou waarschijnlijk geen betaald personeel hebben gehad, maar afhankelijk van hun financiën kunnen ze een uitvoerend directeur hebben. Geef hier een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van de uitvoerend directeur en voeg secties toe voor ander personeel van het bedrijf als zij zijn van toepassing.)
Sectie 1: uitvoerend directeur
ARTIKEL IX. BELANGENCONFLICTEN EN COMPENSATIE
(De IRS stelt veel vragen over belangenconflicten, en het hebben van een sterk beleid inzake belangenconflicten in de statuten ondersteunt het standpunt van de organisatie hierover.)
Sectie 1. Doel
Sectie 2. Definities
Sectie 3. Procedures
Sectie 4. Procesregistratie
Sectie 5. Vergoeding
Sectie 6. Jaarverslagen
Sectie 7. Periodieke beoordelingen
Sectie 8. Gebruik van externe deskundigen
ARTIKEL X. VRIJWARING
(Schadeloosstelling verwijst naar een partij die verliezen dekt voor schade aan een andere partij. De meeste non-profitorganisaties hebben een Director & Officers-verzekeringspolissen om hen te beschermen tegen onnodige aansprakelijkheid. Het gedeelte over schadeloosstelling in de statuten is ontworpen om bestuursleden en werknemers te beschermen tegen rechtszaken die verband houden met hun taken met betrekking tot de non-profitorganisatie.)
Sectie 1. Algemeen
Sectie 2. Kosten
Sectie 3. Verzekering
ARTIKEL XI. BOEKEN EN ADMINISTRATIE
De onderneming houdt volledige boekhouding en administratie en notulen van de werkzaamheden van de Raad van Bestuur. (Dit is een vrij standaard bewoording.)
ARTIKEL XII. AMENDEMENTEN
(Dit gedeelte beschrijft de manieren waarop statuten en statuten kunnen worden gewijzigd. Beide vereisen doorgaans een opzegtermijn van een bepaald aantal dagen.)
Paragraaf 1. Statuten (vereist meestal een absolute meerderheid van stemmen)
Sectie 2. Statuten (meestal vereist een meerderheid van stemmen)
Het formaliseren van de statuten
De laatste stap is dat het bestuur bekijk de statuten. Als ze acceptabel vinden, stemt het bestuur en keurt ze ze goed. De bestuursvoorzitter dient de statuten te ondertekenen en de secretaris te laten getuigen van de ondertekening. Het is ook acceptabel dat alle bestuursleden de statuten ondertekenen. De formulering moet als volgt zijn:
Wij, de ondergetekende, zijn alle oorspronkelijke bestuurders of oprichters van deze onderneming, en we stemmen ermee in, en doen hierbij, de voorgaande statuten, bestaande uit de ___ voorgaande pagina’s, als de statuten van dit bedrijf.
AANGENOMEN EN GOEDGEKEURD door de Raad van Bestuur op deze ____ dag van _________, 20__.
________________________________________
John Doe, President – Voed de daklozen
________________________________________
ATTEST: Joan Dixon, secretaris – Voed de daklozen