We hebben belastingtijd en bedrijven werken eraan om hun salarisgegevens voor 2019 te verzamelen en in te dienen bij de IRS en de socialezekerheidsadministratie. Het indienen van de juiste belastingformulieren is een van de belangrijkste taken die een werkgever elk jaar in januari heeft.
Werknemers kijken ernaar uit om hun W-2-formulieren te ontvangen en hun belastingen voor het voorgaande jaar voor te bereiden in de hoop een terugbetaling van de IRS. Bedrijven weten dat ze personeelsleden hun W-2-formulieren moeten bezorgen voor de jaarlijkse deadline van 31 januari van elk jaar, zodat ze hun eigen belastingen kunnen voorbereiden voor de individuele deadline van 15 april. Maar naast het verstrekken van hun belastingdocumentatie aan personeelsleden, bedrijven moeten tegelijkertijd identificerende informatie aan de IRS verstrekken.
Het W-3-formulier en bedrijven
Naast het verstrekken van elke werknemer een W-2-formulier (1099 formulieren als u onafhankelijke contractanten gebruikt) voor de vereiste deadline, moeten bedrijven ook kopieën van de W-2 van elke werknemer bij de SSA indienen, samen met een W-3-formulier.
Het W-3-formulier, officieel de Transmittal of Loon- en belastingaangiften, is een samenvatting voor de SSA van alle lonen en premies van het bedrijf voor werknemers van het voorgaande jaar. Dit samenvattende document geeft een snel overzicht van de W-2-formulieren die in januari bijgevoegd zijn en met het formulier worden verzonden.
De W-3 biedt de SSA een manier om te verzoenen dat alle lonen voor de vorig jaar en alle noodzakelijke VAIS-belastingen (Federal Insurance Contributions Act) zijn ook gerapporteerd.
Wat zit er in een W-3-formulier?
Het W-3-formulier is in wezen opgeteld alle W-2-gegevens die werkgevers indienen in een overzichtsdocument. Het formulier geeft een samenvatting van de naam van de werkgever, het EIN (Employer Identification Number), het adres, de contactgegevens en andere details.
De W-3 geeft vervolgens een totaal van alle werknemersinformatie van het bedrijf, waaronder:
- Lonen, fooien en andere vergoedingen
- Toegewezen fooien
- Lonen en fooien die onderhevig zijn aan sociale zekerheidsbelasting
- Lonen en fooien onderworpen aan Medicare-belastingen
- Ingehouden federale inkomstenbelasting
- Ingehouden inkomstenbelasting van de staat
- Ingehouden socialezekerheidsbelasting
- Ingehouden Medicare-belasting
- Afhankelijke zorguitkeringen
- Uitgestelde compensatie
- Niet-gekwalificeerde plannen
Bedrijven hoeven het formulier alleen in te dienen bij de SSA, samen met de bijbehorende W -2 formulieren. Er wordt geen betaling verzonden bij het indienen van de W-3.
Tijdige indiening van W-3-formulieren
Bedrijfseigenaren of belastingadviseurs moeten kopie A van de W-2 van elke werknemer bij de W voegen. -3 formulier en stuur het uiterlijk 31 januari van het jaar naar de SSA voor de rapportage van vorig jaar. Degenen die de deadline van 31 januari missen, kunnen nog steeds een dossier indienen, maar waarschijnlijk met sancties.
De W-2’s en de W-3-formulieren die in 2020 zijn ingediend, geven een samenvatting van alle inkomsten en betalingen van werknemers voor het volledige jaar 2019. Of u nu elektronisch of per post indienen, is de deadline van 31 januari dezelfde.
Dit komt overeen met de deadline om werknemers op 31 januari van elk jaar een kopie van hun individuele W-2 te bezorgen voor het vorige belastingjaar. Werkgevers dienen voor de deadline W-2-formulieren op te stellen en naar hun werknemers te sturen, en kopie A van elke W-2, samen met het W-3-samenvattingsdocument, op of voor 31 januari te sturen.
Werkgevers kunnen W-2- en W-3-formulieren elektronisch indienen via de website van de SSA. Voor bedrijven die handmatig willen indienen, zijn kopieën van het formulier beschikbaar via de IRS-website, maar of ze nu elektronisch of via de post indienen, inzendingen moeten uiterlijk op 31 januari van een poststempel zijn voorzien.
Voor bedrijven die een aanvraag indienen meer dan 250 W-2-formulieren, vereist de IRS dat de formulieren elektronisch worden ingediend, tenzij ze de werkgever een schriftelijke verklaring van afstand hebben verstrekt. De IRS geeft er de voorkeur aan dat werkgevers elektronisch indienen en dat er verschillende bronnen beschikbaar zijn om bedrijven te helpen de formulieren snel en gemakkelijk online in te dienen.
Hulp bij W-3-formulieren
Voor kleine bedrijven die hun eigen belastingverantwoordelijkheden, lijkt het formulier misschien een uitdaging, maar het is gewoon een kwestie van alle overeenkomstige gegevens die u op de W-2-formulieren van de werknemer vindt, bij elkaar optellen. Het W-3-formulier weerspiegelt het W-2-formulier, waarbij secties 1 tot en met 11 de nodige gegevens dupliceren, zoals lonen, fooien en andere compensaties, ingehouden federale inkomstenbelasting, enz.
Voor bedrijven die meer nodig hebben assistentie heeft de SSA een checklist die bedrijfseigenaren kan helpen bij het invullen en indienen van hun W-2- en W-3-formulieren. Een IRS-video kan u zelfs door de stappen leiden van het verzoenen van uw W-2-formulieren en het W-3-samenvattingsdocument.
Het indienen van W-2- en W-3-formulieren in januari is een begin van de -jaarlijkse taak die elk bedrijf met werknemers moet voltooien.
Het lijkt misschien een intimiderend proces, maar met een beetje begeleiding en de juiste tools tot uw beschikking, kan het gemakkelijk en snel worden uitgevoerd.