Formulieren voor nieuwe werknemers vormen een hoofdbestanddeel van het onboardingproces. Voordat een werknemer legaal voor uw bedrijf kan gaan werken, moet hij de vereiste formulieren invullen. Welke formulieren moeten nieuwe medewerkers invullen?
Welke formulieren moeten nieuwe medewerkers invullen? Overzicht
De overheid heeft een aantal nieuwe aanwervingsformulieren nodig. Andere zijn noodzakelijke documenten die u nodig heeft voor uw bedrijf.
Bekijk het federale arbeidsgeschiktheidsformulier dat werknemers moeten invullen:
- Formulier I-9
Werknemers moeten ook vul inkomstenbelastingformulieren in zodat u de salarisadministratie nauwkeurig kunt uitvoeren:
- Form W-4
- State W-4-formulier
En , hier is een lijst met mogelijke zakelijke formulieren waarvoor nieuwe medewerkers moeten worden ingevuld:
- Contactformulier voor noodgevallen
- Bevestigingsformulier voor personeelshandboek
- Bank accountinformatieformulier
- Formulieren voor vergoedingen
Gebruik het volgende overzicht voor een kort overzicht van de formulieren die alle werknemers moeten invullen, de formulieren die uw werknemers mogelijk moeten invullen , en hun doeleinden:
Nieuwe werknemersformulieren per categorie
Nogmaals, we kunnen nieuwe personeelspapier in de volgende categorieën:
- Formulier om in aanmerking te komen voor tewerkstelling
- Formulieren voor nieuwe medewerkersbelasting
- Bedrijfsspecifieke formulieren
Om meer te weten te komen over de documenten die u nodig heeft, moet u gi vijf medewerkers als onderdeel van hun nieuwe aanwervingspakket, lees verder.
Geschiktheid voor een baan
Voordat u een werknemer aan uw team kunt toevoegen, bent u wettelijk verantwoordelijk om te bevestigen dat de werknemer in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken.
Formulier I-9
Een van de formulieren die nieuwe werknemers moeten invullen, is formulier I-9. Formulier I-9, Employment Eligibility Verification, wordt gebruikt om te verifiëren dat het uw werknemers wettelijk is toegestaan om in de Verenigde Staten te werken. Gebruik de oktober 2019-editie van formulier I-9 om aan de regelgeving te blijven voldoen.
Formulier I-9 is verdeeld in drie secties. De medewerker vult het eerste gedeelte in en jij vult het tweede gedeelte in. Het derde deel is alleen bedoeld voor het opnieuw verifiëren van de geschiktheid voor een baan of voor het opnieuw inhuren.
Het formulier stelt vragen zoals de naam, het adres, het sofinummer en de burgerschapsstatus van de werknemer. Er is ook een gedeelte voor het geval de werknemer een voorbereider of vertaler gebruikt om het formulier in te vullen.
Houd er rekening mee dat als de nieuwe werknemer geen sofinummer heeft, hij het formulier SS-5, Aanvraag voor een socialezekerheidskaart, moet invullen. U moet voor elke geregistreerde werknemer een sofinummer hebben, zodat u dit op formulier W-2 kunt zetten.
De werknemer moet originele documenten overleggen om zijn identiteit en arbeidsgeschiktheid te bewijzen. U hebt deze documenten nodig om het werkgeversgedeelte van formulier I-9 in te vullen. Er zijn drie lijsten met aanvaardbare documenten in Form I-9: Lijsten A, B en C.
Werknemers nemen één document van Lijst A in dat hun identiteit en werkvergunning bevestigt (bijvoorbeeld een Amerikaans paspoort). Of ze kunnen één document uit lijst B verstrekken dat hun identiteit bevestigt (bijv. Rijbewijs) en één document uit lijst C dat hun toestemming voor tewerkstelling bevestigt (bijv. Een Amerikaanse identiteitskaart).
In de werkgever Geef informatie over de documenten die de werknemer binnenbrengt. Bevestig vervolgens dat de documenten naar uw beste weten echt zijn. Voeg informatie toe zoals uw naam, bedrijfsnaam en bedrijfsadres, en onderteken formulier I-9.
Belastingformulieren voor nieuwe medewerkers
Voordat u een nieuwe medewerker aan uw salarisadministratie kunt toevoegen, moet u moeten weten hoeveel geld ze van hun loon moeten inhouden voor federale en, indien van toepassing, staatsbelastingen.
Om dit te weten te komen, moet u twee nieuwe belastingformulieren voor verhuur verzamelen: federale en staats W-4-formulieren.
Formulier W-4
Formulier W-4, Employee’s Withholding Certificate, is vereist door de IRS. Werkgevers gebruiken formulier W-4 om het bedrag aan federale inkomstenbelasting te bepalen dat moet worden ingehouden op het loon van een werknemer.
Werknemers kunnen informatie toevoegen aan formulier W-4 om hun bronbelasting te verhogen of te verlagen.
Het 2020 W-4-formulier vraagt om de informatie van de werknemer (bijv. naam, sofinummer, adres, burgerlijke staat) en aanpassingen van de belastinginhoudingen. Werknemers kunnen hun informatie op formulier W-4 op elk moment van het jaar wijzigen.
In zeldzame gevallen zou u zelfs een werknemer kunnen hebben die vrijstelling van federale inkomstenbelasting claimt. Als een werknemer vrijstelling claimt, moet u geen federale inkomstenbelasting op hun loon inhouden.
Nadat u formulier W-4 hebt ontvangen, gebruikt u de belastingtabellen in IRS-publicatie 15 om het bedrag aan in te houden belastingen te bepalen.
Staat W-4
Welke formulieren moeten werknemers invullen, afgezien van de vereiste formulieren W-4 en I-9? Als er inkomstenbelasting van de staat is in de staat waarin uw bedrijf is gevestigd, verzamel dan de bronbelastingformulieren van de werknemers.
Niet alle staten hebben inkomstenbelasting.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington en Wyoming hebben geen inkomstenbelasting. Tenzij uw bedrijf zich in een van deze staten bevindt, moet uw werknemer een belastingformulier voor de staat invullen.
Net als het federale W-4-formulier vragen formulieren voor belastinginhouding van de staat werknemers om hun persoonlijke gegevens. Veel staten gebruiken bronheffingen om de inhouding van de inkomstenbelasting te bepalen.
Als uw bedrijf bijvoorbeeld in Californië is gevestigd, moet uw werknemer een DE-4-inhoudingscertificaat invullen.
Houd er rekening mee dat u mogelijk ook lokale inkomstenbelasting moet inhouden op het loon van werknemers. Lokale inkomstenbelastingen zijn doorgaans een percentage van het loon van de werknemer en worden niet bepaald door een bronformulier.
Zakelijke formulieren die nieuwe werknemers moeten invullen
Naast arbeidsvoorwaarden en belastingformulieren , heeft u mogelijk nieuwe medewerkers nodig om aanvullende formulieren voor uw bedrijf in te dienen.
Contactformulier voor noodgevallen
Medewerkers vragen om contactinformatie voor noodgevallen te verstrekken is erg belangrijk. In geval van nood moet u weten met wie u contact moet opnemen namens de werknemer.
Een contactformulier voor noodgevallen kan zo simpel zijn als de werknemer die zijn of haar gegevens verstrekt en de gegevens van twee of drie contacten. Vraag medewerkers naar de naam van elk contact, de relatie met de medewerker, het adres en het telefoonnummer thuis en op het werk.
Het is een goed idee voor werknemers om contactpersonen voor noodgevallen te kiezen die zich enigszins in de buurt van hun werklocatie bevinden. Werknemers moeten de informatie op hun formulier indien nodig bijwerken.
Bevestigingsformulier voor werknemershandboek
Als u er niet aan heeft gedacht om een werknemershandboek bij uw bedrijf te hebben, is dit het moment om er een aan te maken.
Het hebben van een werknemershandboek met gedetailleerde informatie zoals arbeidswetten, werknemersgedrag, salarisadministratie en ander belangrijk zakelijk beleid. Werknemers kunnen bij vragen het personeelshandboek raadplegen.
Geef de werknemer een bevestigingsformulier voor het personeelshandboek om in te vullen, om te verifiëren dat hij het handboek heeft gelezen en het beleid van uw bedrijf begrijpt.
Bankrekeninginformatieformulier
Verzamel de bankrekeninggegevens van de werknemer als ze ervoor kiezen om hun loon te ontvangen via directe storting of als u zich in een staat bevindt die verplichte directe storting toestaat.
Het bankrekeninginformatieformulier moet om de volgende informatie vragen:
- Naam van de werknemer
- Type rekening (controleren of sparen)
- Naam en routingnummer van de bank
- Bankrekeningnummer van de werknemer
De werknemer moet ook ondertekenen en verifiëren dat hij zijn loon via directe storting wil ontvangen.
Zodra de directe storting voor uw bedrijf is ingesteld en u beschikt over de bankrekeninggegevens van de werknemer, kunt u de loonadministratie gaan uitvoeren.
Formulieren voor vergoedingen
U kunt ervoor kiezen om kleine zakelijke personeelsbeloningen. Als u dat doet, verzamel dan formulieren waarin u hun betrokkenheid bij de programma’s aangeeft. Werknemers moeten u formulieren geven, zelfs als ze niet willen deelnemen aan het / de secundaire arbeidsvoorwaardenprogramma (‘s).
Hier zijn enkele voordelen die u voor uw kleine bedrijf zou kunnen bieden:
- Ziektekostenverzekering
- Levensverzekering
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Pensioenregelingen
Geef informatie over de voordelen die u biedt. In het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket moeten uw medewerkers deelname aan de opleiding (en) accepteren of weigeren. Verzamel deze formulieren van medewerkers voordat u ze inschrijft.
Wanneer moeten nieuwe werknemers formulieren invullen?
Werknemers moeten nieuwe werknemersformulieren invullen voordat ze bij uw bedrijf aan het werk gaan. U kunt de werknemer ofwel vragen:
- formulieren bij uw bedrijf op de eerste dag invullen
- formulieren zelf invullen vóór hun eerste werkdag
Zorg ervoor dat de werknemer van tevoren weet welke documenten hij moet meenemen om formulier I-9 in te vullen.
Zodra de nieuwe medewerker de formulieren heeft ingevuld, bewaart u ze in uw administratie. Uw werknemer kan dan bij uw bedrijf aan de slag.
Bewaar alle werknemersformulieren op één plek. De personeelssoftware van Patriot voor kleine bedrijven is een geweldige aanvulling op onze online salarisadministratiesoftware. Met de HR-software houdt u medewerkersbestanden online en geeft u medewerkers toegang tot hun documenten. Probeer beide vandaag gratis!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 12 mei 2017.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; klik hier voor meer informatie.