15 formule Excel, comenzi rapide de la tastatură și trucuri care vă vor economisi mult timp

Pentru majoritatea specialiștilor în marketing, încercarea de a organiza și analiza foile de calcul în Microsoft Excel poate avea impresia de a păși mereu într-un perete de cărămidă din nou. „Replicați manual coloane și mâzgăliți matematica de formă lungă pe o bucată de hârtie, în timp ce vă gândiți singuri:„ Trebuie să existe o modalitate mai bună de a face acest lucru. ”

Adevărul să fie spus , există – încă nu știți încă.

Excel poate fi dificil în acest fel. Pe de o parte, este un instrument extrem de puternic pentru raportarea și analiza datelor de marketing. Pe de altă parte, fără o pregătire adecvată, este ușor să simți că lucrează împotriva ta. Pentru început, există mai mult de o duzină de formule critice pe care Excel le poate rula automat, astfel încât să nu vă pieptanați sute de celule cu un calculator pe birou.

Ce sunt formulele Excel?

Formulele Excel vă ajută să identificați relațiile dintre valorile din celulele foii de calcul, să efectuați calcule matematice folosind valorile respective și să returnați valoarea rezultată în celula la alegere. puteți efectua automat includ suma, scăderea, procentul, împărțirea, media și chiar datele / orele.

Vom trece peste toate acestea și multe altele în această postare pe blog.

Cum se inserează formule în Excel

S-ar putea să vă întrebați ce „Formule „fila din bara de instrumente de navigare de sus din Excel înseamnă. În versiunile mai recente de Excel, acest meniu orizontal – prezentat mai jos – vă permite să găsiți și să inserați formule Excel în celule specifice ale foii de calcul.

Cu cât utilizați mai multe formule diferite în Excel, cu atât va fi mai ușor să le amintiți și să le efectuați manual. Cu toate acestea , suita de icoane de mai sus este un catalog la îndemână cu formule la care puteți naviga și consulta înapoi pe măsură ce vă perfecționați abilitățile de calcul tabelar.

Formulele Excel sunt numite și „funcții”. Pentru a insera una în foaia de calcul, evidențiați o celulă în care doriți să rulați o formulă, apoi faceți clic pe pictograma din partea stângă, „Inserați funcția”, pentru a răsfoi formulele populare și ceea ce fac. Fereastra de navigare va arăta astfel:

Doriți o experiență de navigare mai sortată? Folosiți oricare dintre pictogramele pe care le-am evidențiat (în interiorul dreptunghiului lung roșu din prima captură de ecran de mai sus) pentru a găsi formule legate de o varietate de subiecte comune – precum finanțe, logică și multe altele. Odată ce ați găsit formula care se potrivește nevoilor dvs., faceți clic pe „Inserați funcția”, așa cum se arată în fereastra de mai sus.

Acum, să facem o scufundare mai profundă în unele dintre cele mai importante formule Excel și cum să efectuați fiecare în situații tipice.

Pentru a vă ajuta să utilizați Excel mai eficient (și pentru a economisi o tonă de timp), am „compilat o listă de formule esențiale, comenzi rapide de la tastatură și alte trucuri mici și funcții pe care ar trebui să le cunoașteți.

NOTĂ: Următoarele formule se aplică Excel 2017. Dacă utilizați o versiune ușor mai veche de Excel, locația fiecărei caracteristici menționate mai jos ar putea fi ușor diferită.

SUM

Toate formulele Excel încep cu semnul egal, =, urmată de o etichetă text specifică care indică formula pe care doriți să o efectuați Excel.

Formula SUMĂ din Excel este una dintre cele mai simple formule pe care le puteți introduce într-o foaie de calcul, permițându-vă să găsiți suma (sau totalul) a două sau mai multe valori. Pentru a efectua formula SUMĂ, introduceți valorile pe care „doriți să le adăugați împreună folosind formatul, = SUM (valoare 1, valoare 2 etc.).

Valorile pe care le introduceți în formula SUM pot fi numere reale sau egale cu numărul dintr-o celulă specifică a foii de calcul.

• Pentru a găsi SUMA de 30 și 80, de exemplu, tastați următoarea formulă într-o celulă a foii de calcul: = SUM (30, 80). Apăsați pe „Enter”, iar celula va produce totalul ambelor numere: 110.
• Pentru a găsi SUMA valorilor din celulele B2 și B11, de exemplu, tastați următoarea formulă într-o celulă a dvs. foaie de calcul: = SUM (B2, B11). Apăsați pe „Enter” și celula va produce totalul numerelor completate în prezent în celulele B2 și B11. Dacă nu există numere în nici una dintre celule, formula va reveni la 0.

Rețineți că puteți găsi, de asemenea, valoarea totală a unei liste de numere în Excel. Pentru a găsi SUMA valorilor din celulele B2 până la B11, tastați următoarea formulă într-o celulă a foii de calcul: = SUM (B2: B11). Rețineți colonul dintre ambele celule, mai degrabă decât o virgulă. Vedeți cum ar putea arăta acest lucru într-o foaie de calcul Excel pentru un marketer de conținut, mai jos:

IF

Există momente când vrem să știm de câte ori apare o valoare în foile noastre de calcul.Dar există și acele momente în care dorim să găsim celulele care conțin acele valori și să introducem date specifice alături.

Vom reveni la exemplul Sprung pentru acesta. Dacă dorim să acordăm 10 puncte tuturor celor care aparțin casei Gryffindor, în loc să introducem manual 10 „lângă numele fiecărui student Gryffindor, vom folosi formula IF-THEN pentru a spune: Dacă studentul este în Gryffindor, atunci el sau ea ar trebui să obțină zece puncte.

Procentaj

Pentru a efectua formula procentuală în Excel, introduceți celulele pentru care găsiți un procent în format, = A1 / B1. Pentru a converti valoarea zecimală rezultată într-un procent, evidențiați celula, faceți clic pe fila Acasă și selectați „Procentaj” din meniul derulant cu numere.

Nu există o „formulă Excel” pentru procente în sine, dar Excel face mai ușoară conversia valorii oricărei celule într-un procent, astfel încât să nu fiți blocat calculând și reintroducând singuri numerele.

Setarea de bază pentru a converti valoarea unei celule într-un procent este sub Fila Acasă Excel. Selectați această filă, evidențiați celula (celulele) pe care „doriți să le convertiți la un procent și faceți clic în meniul derulant de lângă Formatare condiționată (acest buton de meniu ar putea spune„ General ”la început). Apoi, selectați„ Procentaj ”din lista de opțiuni care apare. Aceasta va converti valoarea fiecărei celule evidențiate într-un procent. Consultați această caracteristică mai jos.

Rețineți dacă utilizați alte formule, cum ar fi formula de divizare (denotată = A1 / B1), pentru a returna valori noi, valorile dvs. ar putea apărea ca zecimale în mod implicit. Pur și simplu evidențiați celulele înainte sau după ce efectuați această formulă și setați aceste celule „format la„ Procentaj ”din fila Acasă – așa cum se arată mai sus.

Scădere

Pentru a efectua formula de scădere în Excel, introduceți celulele pe care le scădeți în format, = SUM (A1, -B1). Aceasta va scădea o celulă folosind formula SUMA adăugând un semn negativ înainte de celula pe care o scădeți. De exemplu, dacă A1 ar fi 10 și B1 a fost 6, = SUM (A1, -B1) ar efectua 10 + -6, returnând o valoare de 4.

La fel ca procentele, scăderea nu are propria sa în Excel, dar asta nu înseamnă că nu se poate face. Puteți scădea orice valoare (sau acele valori din celule) în două moduri diferite.

• Folosind formula = SUM. Pentru a scădea mai multe valori unele de altele, introduceți celulele pe care „doriți să le scădeți în format = SUM (A1, -B1), cu semn negativ (notat cu o cratimă) înaintea celulei a cărei valoare o scădeți. Apăsați Enter pentru a reveni diferența dintre ambele celule incluse în paranteze. Vedeți cum arată aceasta în captura de ecran de mai sus.
• Utilizarea format, = A1-B1. Pentru a scădea mai multe valori unele de altele, pur și simplu tastați un semn egal urmat de prima valoare sau celulă, o cratimă și valoarea sau celula pe care o scădeți. Apăsați Enter pentru a reveni la diferența dintre ambele valori.

Multiplicare

Pentru a efectua formula de multiplicare în Excel, introduceți celulele pe care le reînmulțiți în format, = A1 * B1. Această formulă folosește un asterisc pentru a multiplica celula A1 cu celula B1. De exemplu, dacă A1 era 10 și B1 era 6, = A1 * B1 ar returna o valoare de 60.

S-ar putea să vă gândiți că înmulțirea valorile din Excel au propria formulă sau utilizează caracterul „x” pentru a indica multiplicarea între mai multe valori. De fapt, este la fel de ușor ca un asterisc – *.

Pentru a multiplica două sau mai multe valori într-o foaie de calcul Excel, evidențiați o celulă goală. Apoi, introduceți valorile sau celulele pe care doriți să le înmulțiți împreună în format, = A1 * B1 * C1 … etc. Asteriscul va înmulți efectiv fiecare valoare inclusă în formulă.

Apăsați Enter pentru a returna produsul dorit. Vedeți cum arată acest lucru în captura de ecran de mai sus.

Divizare

Pentru a efectua formula divizării în Excel, introduceți celulele pe care le împărțiți în format, = A1 / B1. Această formulă folosește o bară „,” pentru a împărți celula A1 la celula B1. De exemplu, dacă A1 era 5 și B1 era 10, = A1 / B1 ar returna o valoare zecimală de 0,5.

Diviziune în Excel este una dintre cele mai simple funcții pe care le puteți îndeplini. Pentru a face acest lucru, evidențiați o celulă goală, introduceți un semn egal, „=” și urmați-l cu cele două (sau mai multe) valori pe care „doriți să le împărțiți cu un forward slash, „/,” între. Rezultatul ar trebui să fie în următorul format: = B2 / A2, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos.

Apăsați Enter, iar coeficientul dorit ar trebui să apară în celula pe care ați evidențiat-o inițial.

DATA

Formula Excel DATE este notată = DATE (an, lună, zi). Această formulă va returna o dată care corespunde valorilor introduse în paranteze – chiar valori referite din alte celule. De exemplu, dacă A1 ar fi 2018, B1 a fost 7, iar C1 a fost 11, = DATE (A1, B1, C1) ar returna 7/11/2018.

Crearea de date în celulele unei foi de calcul Excel poate fi o sarcină nestingheritoare din când în când. Din fericire, există o formulă la îndemână pentru a vă facilita formatarea datelor. Există două moduri de a utiliza această formulă:

• Creați date dintr-o serie de valori de celule. Pentru aceasta, evidențiați o celulă goală , introduceți „= DATE”, iar între paranteze, introduceți celulele ale căror valori creează data dorită – începând cu anul, apoi numărul lunii, apoi ziua. Formatul final ar trebui să arate astfel: = DATE (an, lună) , zi). Vedeți cum arată acest lucru în captura de ecran de mai jos.
• Setați automat data de astăzi. Pentru aceasta, evidențiați o celulă goală și introduceți următorul șir de text: = DATE (YEAR (TODAY ()), MONTH (TODAY ()), DAY (TODAY ())). Dacă apăsați pe Enter, veți reveni la data curentă în care „lucrați în foaia dvs. de calcul Excel.

În orice utilizare a Formula datei Excel, data returnată ar trebui să aibă forma „mm / zz / aa” – cu excepția cazului în care programul Excel este formatat diferit.

Matrice

O formulă matrice în Excel înconjoară o formulă simplă în caractere de paranteză utilizând formatul, {= (Valoarea inițială 1: Valoarea finală 1) * (Valoarea inițială 2: Valoarea finală 2)}. Prin apăsarea ctrl + Shift + centru, aceasta va calcula și va returna valoarea din mai multe intervale, mai degrabă decât doar celule individuale adăugate sau multiplicate una cu cealaltă.

Calculul sumei, produsului sau coeficientului de celule individuale este ușor – utilizați doar formula = SUM și introduceți celulele, valorile sau gama de celule pe care doriți să efectuați acea aritmetică. Dar ce zici de mai multe game? Cum găsiți valoarea combinată a unui grup mare de celule?

Tablourile numerice sunt un mod util de a efectua mai multe formule în același timp într-o singură celulă, astfel încât să puteți vedea o sumă finală, diferență , produs sau coeficient. Dacă doriți să găsiți venituri totale din vânzări din mai multe unități vândute, de exemplu, formula matricei în Excel este perfectă pentru dvs. Iată cum o veți face:

1. Pentru a începe folosind formula matricei, tastați „= SUM” și, între paranteze, introduceți primul din două (sau trei sau patru) intervale de celule pe care „doriți să le înmulțiți împreună. Iată cum ar putea arăta progresul dvs.: = SUM (C2: C5
2. Apoi, adăugați un asterisc după ultima celulă din primul interval pe care l-ați inclus în formulă. Aceasta înseamnă multiplicare. După acest asterisc , introduceți al doilea interval de celule. Veți înmulți acest al doilea interval de celule cu primul. Progresul dvs. în această formulă ar trebui să arate acum astfel: = SUM (C2: C5 * D2: D5)
3. Sunteți gata să apăsați Enter? Nu atât de rapid … Deoarece această formulă este atât de complicată, Excel rezervă o comandă de tastatură diferită pentru tablouri. Odată ce ați închis parantezele din formula matricei, apăsați Ctrl + Shift + Enter. Acest lucru va recunoaște formula dvs. ca matrice, înfășurând formula dvs. în caractere de paranteză și returnând cu succes produsul dvs. din ambele game combinate.

În calculul veniturilor, acest lucru vă poate reduce timpul și efortul în mod semnificativ. Consultați formula finală în captura de ecran de mai sus.

COUNT

Formula COUNT în Excel este indicată d = COUNT (Celula de start: Celula de sfârșit). Această formulă va returna o valoare care este egală cu numărul de intrări găsite în intervalul dorit de celule. De exemplu, dacă există opt celule cu valori introduse între A1 și A10, = COUNT (A1: A10) va returna o valoare de 8.

Formula COUNT în Excel este utilă în special pentru foi de calcul mari, în care doriți să vedeți câte celule conțin intrări reale. Nu vă lăsați păcăliți: această formulă nu va câștiga nici o matematică cu privire la valorile celulelor în sine. Această formulă este pur și simplu pentru a afla câte celule dintr-un interval selectat sunt ocupate cu ceva.

Folosind formula cu caractere aldine de mai sus, puteți rula cu ușurință un număr de celule active în foaia de calcul. Rezultatul va arăta cam așa:

MEDIE

Pentru a efectua formula medie în Excel, introduceți valorile, celulele sau intervalul de celule pentru care calculați media în format, = MEDIE (număr1, număr2 etc.) sau = MEDIE (Valoare inițială: Valoare finală). Aceasta va calcula media dintre toate valorile sau intervalul de celule incluse în paranteze.

Găsirea mediei unui interval de celule în Excel vă împiedică să găsiți sume individuale și apoi să efectuați o ecuație de divizare separată asupra totalului dvs. = MEDIE ca intrare text inițială, puteți lăsa Excel să facă toate lucrurile pentru dvs.

Pentru referință, media unui grup de numere este egală cu suma acestor numere, împărțită la numărul de elemente din acel grup.

SUMIF

Formula SUMIF din Excel este notată = SUMIF (interval, criterii). Aceasta va returna suma valorilor într-un interval dorit de celule că toți îndeplinesc un criteriu.De exemplu, = SUMIF (C3: C12, „> 70.000”) ar returna suma valorilor dintre celulele C3 și C12 numai din celulele care sunt mai mari de 70.000.

Să spunem că doriți să determinați profitul pe care l-ați generat dintr-o listă de clienți potențiali care sunt asociați cu anumite coduri de zonă sau să calculați suma salariilor anumitor angajați – dar numai dacă acestea depășesc o anumită sumă. Dacă faceți acest lucru, sună un pic consumator de timp, pentru a spune cel puțin.

Cu funcția SUMIF, nu trebuie să fie – puteți adăuga cu ușurință suma de celule care îndeplinesc anumite criterii, ca în exemplul de salariu de mai sus.

• Formula: = SUMIF (interval, criterii,)
  
  • Interval: intervalul care este testat folosind criteriile dvs. / li>
  • Criterii: criteriile care determină ce celule din Criteria_range1 vor fi adăugate împreună
  • : Un interval opțional de celule pe care le veți adăuga în plus față de primul interval introdus. Acest câmp poate fi omis.

În exemplul de mai jos, am vrut să calculăm suma salariilor mai mari de 70.000 USD. Funcția SUMIF a adăugat sumele în dolari care au depășit acel număr din celulele C3 până la C12, cu formula = SUMIF (C3: C12, „> 70.000”).

TRIM

Formula TRIM în Excel este notat = TRIM (text). Această formulă va elimina orice spații introduse înainte și după textul introdus în celulă. De exemplu, dacă A2 include numele „Steve Peterson” cu spații nedorite înainte de prenume, = TRIM (A2) va returna „Steve Peterson” fără spații într-o celulă nouă.

Partajare e-mail și fișiere sunt instrumente minunate la locul de muncă de astăzi. Adică, până când unul dintre colegii tăi îți trimite o foaie de lucru cu spațiu foarte funky. Nu numai că acele spații necinstite pot îngreuna căutarea de date, dar afectează și rezultatele atunci când încerci pentru a adăuga coloane de numere.

În loc să eliminați cu grijă și să adăugați spații, după cum este necesar, puteți curăța orice spațiu neregulat folosind funcția TRIM, care este utilizată pentru a elimina spații suplimentare din date (cu excepția spațiilor individuale) între cuvinte).

• Formula: = TRIM (text).
  • Text: textul sau celula din care doriți să eliminați spațiile.

Iată un exemplu despre modul în care am folosit funcția TRIM pentru a elimina spații suplimentare înainte de o listă de nume. Pentru a face acest lucru, am introdus = TRIM („A2”) în bara de formule și am reprodus acest lucru pentru fiecare nume de sub acesta într-o nouă coloană de lângă coloana cu spații nedorite.

Mai jos sunt câteva alte formule Excel pe care le-ați putea găsi utile pe măsură ce nevoile dvs. de gestionare a datelor cresc.

STÂNGA, MIDI și DREAPTA

Să spunem că aveți o linie de text într-o celulă pe care doriți să o împărțiți în câteva segmente diferite. În loc să tastați manual fiecare piesă de codul în coloana respectivă, utilizatorii pot utiliza o serie de funcții de șir pentru a deconstrui secvența după cum este necesar: STÂNGA, MID sau DREAPTA.

STÂNGA

• Scop: Folosit pentru a extrage primele X numere sau caractere dintr-o celulă.
• Formula: = STÂNGA (text, număr_de_caractere)
  
  • Text: șirul din care doriți să extrageți.
  • Number_of_characters: Numărul de caractere pe care doriți să le extrageți începând din partea din stânga racter.

În exemplul de mai jos, am introdus = LEFT (A2,4) în celula B2 și l-am copiat în B3: B6. Acest lucru ne-a permis să extragem primele 4 caractere ale codului.

MID

• Scop: Folosit pentru a extrage caractere sau numere în mijloc pe baza poziției.
• Formula: = MID (text, start_position, number_of_characters )
  
  • Text: șirul din care doriți să extrageți.
  • Pozitie_inceput: poziția din șir din care doriți să începeți extragerea. De exemplu, prima poziție din șir este 1.
  • Number_of_characters: Numărul de caractere pe care doriți să îl extrageți.

În acest exemplu, am introdus = MID (A2,5,2) în celula B2 și l-am copiat în B3: B6. Acest lucru ne-a permis să extragem cele două numere care încep în a cincea poziție a codului.

DREAPTA

• Scop: Folosit pentru a extrage ultimele X numere sau caractere dintr-o celulă.
• Formula: = DREAPTA (text , number_of_characters)
  
  • Text: șirul din care doriți să extrageți.
  • Number_of_characters: numărul de caractere pe care doriți să îl extrageți începând din cel mai din dreapta caracter.

Pentru acest exemplu, am introdus = RIGHT (A2,2) în celula B2 și l-am copiat în B3: B6. Acest lucru ne-a permis să extragem ultimele două numere ale codului.

VLOOKUP

Acesta este un vechi, dar un bun – și este „puțin mai profund decât unele dintre celelalte formule pe care le-am enumerat aici. Dar este deosebit de util pentru acele momente în care aveți două seturi de date pe două foi de calcul diferite și doriți să le combinați într-o singură foaie de calcul.

Colega mea, Rachel Sprung – a cărei „Cum se folosește Tutorialul „Excel” este o lectură obligatorie pentru oricine dorește să învețe – folosește o listă de nume, adrese de e-mail și companii ca exemplu. Dacă aveți o listă cu numele persoanelor lângă adresele lor de e-mail într-o singură foaie de calcul, și o listă a acelor adrese de e-mail ale acelorași persoane, lângă numele companiilor lor, în celălalt, dar doriți ca numele, adresele de e-mail și numele companiilor acelor persoane să apară într-un singur loc – acolo unde intră VLOOKUP.

Notă: Când utilizați această formulă, trebuie să fiți sigur că cel puțin o coloană apare identic în ambele foi de calcul. Parcurgeți seturile de date pentru a vă asigura că coloana de date pe care o utilizați pentru a combina informațiile dvs. este exact aceeași, inclusiv fără spații suplimentare.

• Formula: VLOOKUP (valoare de căutare, matrice de tabele, numărul coloanei))
  • Valoare de căutare: valoarea identică pe care o aveți în ambele foi de calcul. Alegeți prima valoare din prima dvs. foaie de calcul. În exemplul Sprung care urmează, aceasta înseamnă prima adresă de e-mail din listă sau celula 2 (C2).
  • Matrice de tabel: gama de coloane din foaia 2 din care veți extrage datele, inclusiv coloana de date identică valorii de căutare (în exemplul nostru, adrese de e-mail ) în Foaia 1, precum și în coloana de date pe care încercați să le copiați în Foaia 1. În exemplul nostru, aceasta este „Foaia2! A: B”. „A” înseamnă Coloana A din Foaia 2, care este coloana din Foaia 2 în care sunt listate datele identice cu valoarea noastră de căutare (e-mail) din Foaia 1. „B” înseamnă Coloana B, care conține informațiile care sunt disponibile numai în Foaia 2 pe care doriți să o traduceți în Foaia 1.
  • Număr coloană: matricea de tabele spune Excel unde (ce coloană) se află datele noi pe care doriți să le copiați în foaia 1. În exemplul nostru, aceasta ar fi coloana „Casă”, a doua din matricea noastră de tabele, făcând din aceasta coloana numărul 2.
  • Căutare interval: Utilizați FALS pentru a vă asigura că trageți numai potriviri exacte ale valorilor.
• Formula cu variabile din exemplul Sprung de mai jos: = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALS)

În acest exemplu, Foaia 1 și Foaia 2 conțin liste care descriu informații diferite despre aceleași persoane, iar firul comun dintre cele două este adresele lor de e-mail. Să spunem că dorim să combinăm ambele seturi de date, astfel încât toate informațiile interne din Foaia 2 să se traducă în Foaia 1. Iată cum ar funcționa asta:

RANDOMIZE

Există „un articol grozav care compară formula RANDOMIZE Excel cu amestecarea unui pachet de cărți. Întregul pachet este o coloană și fiecare carte – 52 într-un pachet – este un rând. „Pentru a amesteca pachetul”, scrie Steve McDonnell, „puteți calcula o nouă coloană de date, puteți completa fiecare celulă din coloană cu un număr aleatoriu și puteți sorta registrul de lucru pe baza câmpului cu numere aleatorii.”

În marketing, este posibil să utilizați această caracteristică atunci când doriți să atribuiți un număr aleatoriu unei liste de contacte – de exemplu, dacă doriți să experimentați o nouă campanie de e-mail și ar trebui să utilizați criterii oarbe pentru a selecta cine o va primi. Prin atribuirea numerelor la respectivele contacte, puteți aplica regula, „Orice contact cu cifra de 6 sau mai mare va fi adăugat la noua campanie.”

• Formula: RAND ()
  • Începeți cu o singură coloană de contacte. Apoi, în coloana adiacentă, tastați „RAND ()” – fără ghilimele – începând cu rândul contactului de sus.
• Pentru exemplul de mai jos: RANDBETWEEN (jos, sus)
  • RANDBETWEEN vă permite să dictați gama de numere pe care doriți să vi se atribuie. În cazul acestui exemplu, am vrut să folosesc una până la 10.
  • jos: cel mai mic număr din interval.
  • sus: Cel mai mare număr din interval,
• Formula din exemplul de mai jos: = RANDBETWEEN (1,10)

Lucruri utile, nu? Acum pentru cireașa de pe tort: Odată ce ați însușit formula Excel de care aveți nevoie, veți dori să o replicați pentru alte celule fără a rescrie formula. Și, din fericire, există și o funcție Excel pentru asta. Verificați-o mai jos.

Uneori, vă recomandăm să rulați aceeași formulă pe un întreg rând sau coloană a foii de calcul. Să spunem, de exemplu, că aveți o listă de numere în coloanele A și B ale unei foi de calcul și doriți să introduceți totaluri individuale ale fiecărui rând în coloana C.

Evident, ar fi prea obositor să reglați valorile formulei pentru fiecare celulă, astfel încât să „găsiți totalul numerelor respective ale fiecărui rând. Din fericire, Excel vă permite să concurați automat cu coloana; tot ce trebuie să faceți este să introduceți formula în primul rând. Verificați urmați pașii următori:

1. Introduceți formula într-o celulă goală și apăsați pe „Enter” pentru a rula formula.
2. Plasați cursorul peste colțul din dreapta jos al celulei care conține formula. Veți vedea un simbol mic, aldin „+”.
3. În timp ce puteți face dublu clic pe acest simbol pentru a completa automat întreaga coloană cu formula dvs., puteți face clic și trageți cursorul manual în jos pentru a umple doar o anumită lungime a coloanei. Odată ce ați ajuns la ultima celulă din coloană, „mi-ar plăcea pentru a introduce formula, eliberați mouse-ul pentru a copia formula. Apoi, verificați fiecare valoare nouă pentru a vă asigura că corespunde celulelor corecte.

Comenzi rapide de la tastatură Excel

Selectați rapid rânduri, coloane sau întreaga foaie de calcul.

Poate că sunteți „prăbușit de timp. Adică, cine nu este? Fără timp, fără probleme. Puteți selecta întreaga foaie de calcul într-un singur clic. Tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe fila din colțul din stânga sus al foii pentru a evidenția totul dintr-o dată.

Vrei doar să selectezi totul dintr-o anumită coloană de rând? La fel de ușor, cu aceste comenzi rapide:

Pentru Mac:

• Selectați Coloană = Comandă + Shift + Jos / Sus
• Selectați Rând = Comandă + Shift + Dreapta / Stânga

Pentru computer:

• Selectați Coloană = Control + Shift + Jos / Sus
• Selectați Rând = Control + Shift + Dreapta / Stânga

Această comandă rapidă este utilă mai ales atunci când lucrați cu seturi de date mai mari, dar trebuie doar să selectați o parte specifică din aceasta.

Deschideți rapid, închideți sau creați un registru de lucru.

Trebuie să deschideți, să închideți sau să creați un registru de lucru din mers? Următoarele comenzi rapide de la tastatură vă vor permite să finalizați oricare dintre acțiunile de mai sus în mai puțin de un minut.

Pentru Mac:

• Deschidere = Comandă + O
• Închidere = Comandă + W
• Creați nou = Comandă + N

Pentru computer:

• Deschideți = Control + O
• Închideți = Control + F4
• Creați nou = Control + N

Formatați numerele în monedă.

Aveți date brute pe care doriți să le transformați în monedă? cifrele salariale, bugetele de marketing sau vânzările de bilete pentru un eveniment, soluția este simplă. Evidențiați celulele pe care doriți să le reformatați și selectați Control + Shift + $.

Numerele se vor traduce automat în sume de dolari – completate cu semne de dolar, virgule și zecimale.

Introduceți data și ora curente într-o celulă.

Indiferent dacă înregistrați postări de pe rețelele sociale sau urmăriți sarcinile, vă verificați lista de sarcini , poate doriți să adăugați o ștampilă de dată și oră la foaia de lucru. Începeți prin selectarea celulei la care doriți să adăugați aceste informații.

Apoi, în funcție de ceea ce doriți să inserați, efectuați una dintre următoarele:

Alte trucuri Excel

Personalizați culoarea filelor dvs.

Dacă aveți o mulțime de foi diferite într-un singur registru de lucru – ceea ce se întâmplă cu cei mai buni dintre noi – faceți mai ușor să identificați unde trebuie să mergeți prin codarea color a filelor. De exemplu, s-ar putea etichetați rapoartele de marketing din luna trecută cu roșu, iar luna aceasta cu portocaliu.

Pur și simplu faceți clic dreapta pe o filă și selectați „Tab Color”. Va apărea un popup care vă permite să alegeți o culoare dintr-o temă existentă sau personalizați una pentru a satisface nevoile dvs.

Adăugați un comentariu într-o celulă.

Când doriți să faceți o notă sau să adăugați un comentariu la o anumită celulă dintr-o foaie de lucru, faceți clic dreapta pe celula pe care doriți să o începeți apăsați, apoi faceți clic pe Inserare comentariu. Tastați comentariul în caseta de text și faceți clic în afara casetei de comentarii pentru a-l salva.

Celulele care conțin comentarii afișează un mic triunghi roșu în colț. Pentru a vizualiza comentariul, plasați cursorul deasupra acestuia.

Copierea și duplicarea formatării.

Dacă ați petrecut vreodată ceva timp formatând o foaie pe placul dvs., probabil că sunteți de acord că nu este exact cea mai plăcută activitate. De fapt, este destul de plictisitor.

Din acest motiv, este probabil să nu mai doriți să repetați procesul data viitoare – nici nu trebuie. Mulțumim pentru formatul Excel Pictor, puteți copia cu ușurință formatarea dintr-o zonă a unei foi de lucru în alta.

Selectați ceea ce doriți să reproduceți, apoi selectați opțiunea Format Painter – pictograma pensulă – din tabloul de bord. Pointerul va afișa apoi o pensulă, solicitându-vă să selectați celula, textul sau întreaga foaie de lucru la care doriți să aplicați formatarea respectivă, după cum se arată mai jos:

Identificați valorile duplicate.

În multe cazuri, valorile duplicate – cum ar fi conținutul duplicat atunci când gestionați SEO – poate fi deranjant dacă nu este corectat. În unele cazuri, totuși, trebuie pur și simplu să fie conștient de acest lucru.

Oricare ar fi situația, este ușor să descoperiți valorile duplicate existente în foaie de lucru în doar câțiva pași rapizi. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe opțiunea Formatare condiționată și selectați Evidențiați regulile celulei > Valori duplicate

Folosind fereastra pop-up, creați regula de formatare dorită pentru a specifica ce tip de conținut duplicat doriți să prezentați.

În exemplul de mai sus, am căutat să identificăm orice duplicat salarii în intervalul selectat și formatate celulele duplicate în galben.

În marketing, utilizarea Excel este destul de inevitabilă – dar cu aceste trucuri, nu trebuie să fie atât de descurajant. să spunem, practica este perfectă. Cu cât folosiți mai mult aceste formule, comenzi rapide și trucuri, cu atât mai mult vor deveni a doua natură.

Pentru a săpa puțin mai adânc, consultați câteva dintre resursele noastre preferate pentru învățare Excela. Vrei mai multe sfaturi Excel? Consultați această postare despre cum să creați un tabel pivot cu mediane.

Nota editorului: Această postare a fost publicată inițial în ianuarie 2019 și a fost actualizată pentru a fi cuprinzătoare.

Publicat inițial 19 octombrie 2020 7:00:00 AM, actualizat 26 octombrie 2020

Subiecte:

Excel