NECLASIFICAT (U)
5 FAH-1 H-430
PLICURI ȘI E-MAILING
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Biroul de origine: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 GENERAL
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Urmați instrucțiunile din această secțiune pentru pregătirea plicurilor și utilizarea serviciilor de poștă electronică în departament și la poștă. Consultați 14 FAH-4 H-300, Manualul Poștaș pentru poștă, pentru îndrumări detaliate cu privire la expedierea canalelor de poștă și poșă. Contactați centrul de mesaje / camera poștală centrală a organizației dvs. pentru informații suplimentare.
b. Corespondența oficială neclasificată care provine din Departament și posturi trebuie să fie măsurată (poștale aplicate în funcție de greutatea contorului poștal) pentru prelucrare prin Serviciul Poștal al SUA (USPS) sau Sistemul Poștal Militar (MPS).
c. Plicurile care poartă poștele contorizate trebuie trimise prin intermediul Filialei centrale a departamentului (DPM / U) a departamentului.
d. Plicurile contorizate oficiale expediate la poștă sunt direcționate prin departament pentru răspundere.
e. Plicurile care conțin poștă clasificată trebuie să fie corect marcate. Completați formularele corespunzătoare pentru înregistrarea articolelor clasificate (a se vedea 5 FAH-1 Anexa H-431, Formular DS-112, Chitanță material clasificată) și poșta poștală (Formular OF-120, Înregistrare poștală diplomatică – aceasta formularul nu este disponibil pe site-ul Web A / GIS / DIR și trebuie să fie obținut de la Serviciul Federal de Administrare a Serviciilor Generale (GSA) Federal Supply. Consultați 14 FAH-4, Ghidul poștal și poștal, pentru instrucțiuni complete pentru trimiterea articolelor de poștă clasificate și a pungii.
f. Plicurile care conțin informații sensibile dar neclasificate (SBU) trebuie pregătite ca alte plicuri „neclasificate”. Pachetele SBU trebuie înregistrate pe formularul OF-120 cu marcajul neclasificat. Consultați 14 FAH-4 pentru instrucțiuni complete.
g. Centrele de mesaje (săli de corespondență) sunt situate în întregul Departament. Consultați centrul de mesaje care oferă servicii organizației dvs. pentru mai multe îndrumări.
5 FAH-1 H-432 TIPURI DE PLICURI
5 FAH-1 H-432.1 Letter-SizeEnvelope
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Plicurile de dimensiune scrisoare trebuie să îndeplinească cerințele privind serviciile poștale americane de dimensiuni minime de 5 inci lungime și 3 1/2 inci înălțime cu o grosime de .007 inci și nu mai mare de 11 1/2 inci lungime și 6 1/8 inci înălțime cu o grosime de 1/4 inci (USPS Domestic Mail Manual). Plicul de dimensiune aletter (4 inci) este dimensiunea aproximativă a unei litere pliate. Folosiți plicul de dimensiune scrisoare pentru corespondență oficială ori de câte ori este posibil (material pliant, dacă este necesar). A se vedea 5 FAH-1Exhibit H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Plic fereastră
(TL: CH-4; 01-31-2002)
Utilizați un plic al ferestrei (disponibil numai în dimensiunea scrisorii) pentru trimiteri neclasificate, de rutină sau administrative. Folosiți și pentru corespondențe informative mari. Numele și adresa destinatarului apar în fereastra unei litere sau etichete.
5 FAH-1 H-432.3 Plic maro deschis (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Utilizați plicuri Kraft (denumite în mod obișnuit Flat Mail) pentru materialul desfăcut sau supradimensionat, cum ar fi carcasele multiple, broșurile etc. Plicurile Kraft (hârtie maro) sunt disponibile în mai multe dimensiuni; cu toate acestea, lungimea trebuie să fie de maximum 15 inci, înălțimea de maxim 12 inci și grosimea maximă de 3/4 inci. Greutatea maximă este de 13 uncii. Poșta electronică plată trebuie să fie flexibilă și poate necesita sortare manuală (care poate întârzia livrarea) și costă mai mult să cumpărați și să procesați decât un plic de dimensiune scrisoare. Consultați 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 Plic pentru mesagerii guvernului SUA (Interoffice, de tip lanț)
(TL: CH-4; 01-03-2002)
Utilizați un plic messenger pentru a transmite mesaje neclasificate, interoficiale în cadrul Departamentului sau poștă. Reutilizați un plic messenger prin tăierea ultimei adrese dintr-un bloc din coloana din stânga sau din dreapta înainte de a-l întoarce pentru a utiliza partea din spate în aceeași ordine. Nu utilizați plicul amessenger pentru a trimite e-mail prin serviciul poștal obișnuit. A se vedea 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-433 PLICURI LA POST
(TL: CH-4; 01-03-2002)
a. La poștă, poșta care trebuie expediată prin poștă locală sau internațională necesită poștă din țara gazdă. Indicați în mod clar personalului din camera poștală tipul de serviciu dorit și natura conținutului.
b. Utilizați un plic de obligațiuni albe simple pentru trimiterea corespondenței prin țara gazdă sau facilități poștale internaționale. Plasați adresa completă de întoarcere postală, care include numele (inițial și prenume) și simbolul biroului expeditorului, în colțul din stânga sus al plicului.
5 FAH-1 H-434 AUTO-ADDRESSED ENCLOSEDENVELOPE
(TL: CH-4; 31-07-2002)
a. Utilizați un plic cu poștă fixată de un poștometru (sau o etichetă de adresă sau un card de răspuns) preimprimat cu „sedia departamentului” pentru a anexa o scrisoare către un destinatar căruia i se cere să furnizeze informații în numele Guvernului, dar care nu este obligat să furnizeze informațiile .
b.Când răspundeți la o cerere din partea sectorului privat, nu utilizați un timbru poștal închis sau plicuri timbrate autoadresate furnizate de destinatar; răspundeți într-un plic oficial al Departamentului. Returnați ștampila sau plicul destinatarului împreună cu răspunsul.
c. Pentru alte solicitări de informații din partea sectorului privat în care se folosește o scrisoare de formular nesemnată pentru a însoți materialul tipărit, pe plicul oficial al Departamentului poate fi utilizată o etichetă de adresă trimisă de către persoană sau organizație.
5 FAH-1 H- 435 PLICURI DE ADRESĂ
5 FAH-1 H-435.1 Adresă de întoarcere
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Pentru plicuri în Departament, afișați simbolul biroului, inițialele și prenumele expeditorului și numărul camerei în colțul din stânga sus, direct sub adresa de returnare tipărită.
b. La post, plasați locația geografică completă și identificarea postului direct sub cuvinte „Afaceri oficiale”.
c. Exemple de format adecvat de adresare pot fi găsite în 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 De la Post la Non- Adrese guvernamentale
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Afișați adresa de returnare geografică completă a postului după cum urmează:
Exemplu:
Secțiunea politică — Camera 555
Ambasada SUA
Londra, Anglia JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 De la poștă la departament, o altă agenție federală sau un alt post
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Când utilizați plicurile plătite, arătați simbolul office și consultați exemplele din 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Destinatar
(CT: CH-18; 05-07-2007)
a. Utilizați întotdeauna adresa completă pe plicuri. Utilizați stilul de blocare, spațiere simplă (dacă există trei sau mai multe linii) și punctuație deschisă. Adresă cu două linii cu spațiu dublu. Indentarea preluării linii două spații. Introduceți orașul sau orașul și statul pe aceeași linie, urmat de codul poștal sau codul țării străine. Pentru corespondența internațională, plasați numele țării pe ultima linie. Dacă este necesar, plasați o linie „Atenție” în zona din stânga jos a plicului.
b. Pentru corespondența internațională, introduceți țara cu majuscule:
Exemplu:
Domnul John Doe
345 Morris Road
Londra JN2 34P
ENGLAND
c. Ierusalimul este o situație specială. Nu desemnați țara pentru Ierusalim. Direcționați întrebări specifice referitoare la numele corect al unui oraș sau țară străină către biroul departamentului de țară sau Biroul geografului (INR / GE).
d. Pentru o adresă poștală locală, consultați publicația Departamentului de Stat, Ofițerii cheie ai posturilor de servicii externe, care listează posturile alfabetic pe țări. A se vedea, de asemenea, Directorul telefonic al departamentului.
e. Poștele adresate unui post militar în străinătate necesită numere AA, AE sau AP cu codul poștal. Serviciul poștal militar (MPS) a aliniat numerele APO / FPO pe baza pe locația geografică. Pentru numere specifice, consultați 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook,
5 coduri poștale FAH-1 H-435.3
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Includeți întotdeauna codul poștal în adresa de pe mail prin canale USPS. Utilizați codul 9-digitzip când este disponibil. Departamentul folosește un cod 9-digitzip (20520-xxxx) pentru sortarea automată a e-mailurilor, care trebuie să apară în blocul de adresă al tuturor e-mailurilor adresate Departamentului din Washington, DC sau la posturi. Adresele vor fi completate cu toate literele mari cu nopunuații.
b. Primele 5 cifre ale codul poștal pentru Departament trebuie să fie 20520. Ultimele 4 cifre identifică numărul camerei.
c. Utilizați codul poștal 20521 pentru poștă adresată postplus ultimelor 4 cifre pentru a identifica mesajul (a se vedea 14 FAH-4 , Husă și Manual de poștă).
Exemplu:
JOHN DOE
DEPARTAMENTUL DE STAT
SECȚIUNEA POLITICĂ
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 TIPURI DE SERVICII POSTALE
(CT: CH-18; 05-07-2007)
Departamentul oferă mai multe tipuri de servicii de poștă electronică. Folosiți USPS pentru corespondența oficială la toate adresele SUA. Trimiteți e-mailuri oficiale prin intermediul sistemului de mesagerie pentru a fi redirecționate către camera de poștă a Departamentului, unde va fi introdus în canalele USPS. Urmați procedurile din 14FAH-4, Pungă și Ghid de corespondență, pentru îndrumări suplimentare.
5 FAH-1 H-436.1 Servicii speciale de poștă
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Pentru oricare dintre următoarele servicii speciale (nu corespondența de rutină), transportați manual e-mailul către camera poștală centrală (B-528) pentru procesare. A se vedea 5 FAH-1 Expuneți H-436.1 pentru formularele de eșantionare care trebuie atașate articolului atunci când solicitați servicii speciale:
(1) Chitanță de returnare – Folosiți pentru dovadă de livrare;
(2) Poștă înregistrată – Utilizare pentru poștă SBU, confidențială sau secretă;
(3) Poștă certificată – Utilizare pentru poștă care necesită o înregistrare a trimiterii prin poștă, livrare sau returnare chitanță;
(4) corespondență prioritară – Se utilizează pentru corespondență și colete cu o greutate mai mare de 13 uncii pentru a primi o livrare mai rapidă comparativ cu serviciul de colete (rețineți o rată mai mare); și
(5) Express Mail — Utilizați-l atunci când e-mailul trebuie să fie livrat în ziua următoare în U Statele membre. Greutatea maximă este de 70 de lire sterline.Includeți numărul de control al Departamentului (cerere de la birou sau de la biroul executiv) pe fiecare piesă de corespondență rapidă. Transmiteți mâna la poștă înainte de ora 15:15, de luni până vineri, pentru expediere în aceeași zi. Tipurile de corespondență rapidă sunt:
(a) Serviciul poștal către oficiul poștal indică faptul că elementul poate fi revendicat la instalația de destinație până la ora 10:00 în ziua lucrătoare următoare; și
(b) Oficiul poștal către serviciul destinatar înseamnă că articolul va fi livrat destinatarului în zona de livrare a facilității de destinație până la ora 15:00 a următoarei zile lucrătoare.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatic PouchMail
(TL: CH -4; 31-07-2002)
a. Sistemul de poșta poștală este rezervat pentru transmiterea internațională a comunicărilor oficiale din SUA între Departament și posturi, între posturi și între alte agenții federale și reprezentanții acestora, care se află sub jurisdicție a unui post diplomatic sau consular al SUA. A se vedea 14FAH-4, Pungă și ghid de corespondență, pentru proceduri complete de geantă și poștă.
b. Consultați ofițerul de control al pungii din departament sau poștă pentru întrebări legate de procedurile de poștă poștală sau un program actualizat pentru pungă.
5 FAH-1 H-436.3 Serviciul de mesagerie
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Poșta care circulă între birouri și birouri poate fi transportată manual (fără plic) de personalul biroului sau de mesagerii biroului, cu excepția cazului în care sunt clasificate sau controlate și ies din clădire. Formularul OF-41, Direcția de rutare și fișa de transmitere, poate fi plasat deasupra poștei transportate de către agenții de birouri între birourile din aceeași clădire.
b. Poșta adresată angajaților din afara biroului sau într-o altă clădire este livrată de mesagerii Office of Logistics Management, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM). Serviciul de mesagerie limitat este disponibil pentru livrare către alte agenții federale din zona Washington, DC. Utilizați întotdeauna un plic pentru mesaje A / LM / PMP / DPM (clasificate sau neclasificate). Pentru a asigura livrarea promptă, includeți pe plic numele destinatarului, simbolul biroului, numărul camerei și clădirea. Pentru o altă agenție, includeți simbolul agenției (de exemplu, OMB) înainte de simbolul biroului (a se vedea 14 FAH-4).
c. Solicitați un serviciu special de curierat (auto) pentru a transporta materiale clasificate și mesaje urgente către alte agenții federale din zonă. Utilizați plicuri oficiale pentru material clasificat sau controlat administrativ (SBU). Atașați formularul DS-112, chitanță de material clasificat (a se vedea 5 FAH- 1 Exemplu H-431) și plicuri de mesagerie (vezi 5 FAH-1Exhibit H-432.3) pentru poșta neclasificată. Transportați manual poșta pentru serviciul de curierat în camera de poștă a poșetei și semnalizați-o pentru serviciul de curierat.
d. Pentru alt serviciu de preluare a agenției, aduceți articole direct în centrul de mesaje pentru livrare rapidă către alte agenții federale care au preluări zilnice de poștă. Consultați 14 FAH-4 pentru proceduri interne suplimentare de servicii de mesaje interne.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Pentru po St mesager și servicii de gestionare a poștei disponibile, consultați ofițerul administrativ și / sau personalul centrului de programe de informații la fiecare post (a se vedea 14 FAH-4 pentru pachete generale și specifice generale și proceduri de poștă).
5 FAH-1 H- 436.4 Alte canale de poștă de la postări
(CT: CH-18; 05.07.2007)
a. Poștele oferă servicii poștale internaționale, servicii poștale în țara gazdă și servicii poștale militare ale S.U.A., acolo unde sunt disponibile (a se vedea 14 FAH-4, Ghid pentru poștă și poștă). Utilizați facilități poștale internaționale și locale pentru poșta neclasificată numai dacă este aprobată de ofițerul principal. Trimiteți toate e-mailurile clasificate sau controlate administrativ (SBU) prin centrul programului de informații pentru procesare prin USPS.
b. Utilizați unul dintre următoarele servicii speciale disponibile prin canale de la postări:
(1) Poștă aeriană – Utilizați poșta aeriană pentru a accelera poșta atunci când distanța implicată necesită transportul aerian pentru a livra rapid. Utilizați plicuri cu poștă aeriană sau marcați plicul sau pachetul „AIRMAIL” pentru a asigura serviciul de poștă aeriană;
(2) Livrare specială – Dacă este disponibil local, utilizați acest serviciu dacă este sigur că o manipulare specială va accelera serviciul; și
(3) Poștă înregistrată — Se utilizează pentru a înregistra poșta conform cerințelor locale, după aprobarea serviciului de către ofițerul principal.
5 FAH-1 H-437 PRIN H-439 NESIGNAT
5 FAH-1 Anexa H-431
Formular DS-112, Chitanță poștală clasificată