Formularele pentru noi angajați reprezintă un element esențial al procesului de integrare. Înainte ca un angajat să poată începe să lucreze legal pentru afacerea dvs., trebuie să completeze formularele necesare. Ce formulare trebuie să completeze noii angajați?
Ce formulare trebuie să completeze noii angajați? Prezentare generală
Guvernul solicită câteva noi formulare de angajare. Altele sunt documente necesare de care aveți nevoie pentru afacerea dvs.
Aruncați o privire la formularul federal de eligibilitate pentru angajare pe care angajații trebuie să îl completeze:
- Formularul I-9
De asemenea, angajații trebuie să completați formularele de impozit pe venit, astfel încât să puteți rula cu exactitate salariile:
- Formularul W-4
- Formularul de stat W-4
Și , iată o listă cu potențialele formulare de afaceri pe care s-ar putea să le solicitați noi angajări:
- Formular de contact de urgență
- Formular de confirmare a manualului angajaților
- Bancă formular de informații despre cont
- Formulare de beneficii
Utilizați următoarea diagramă pentru o scurtă prezentare generală a formularelor pe care toți angajații trebuie să le completeze, formularele pe care angajații dvs. ar trebui să le completeze și scopurile acestora:
Formulare noi pentru angajați pe categorii
Din nou, putem separa noi documente ale angajaților în următoarele categorii:
- Formular de eligibilitate pentru ocuparea forței de muncă
- Formulare noi de impozitare pentru angajare
- Formulare specifice afacerii
Pentru a afla mai multe despre documente, poate fi necesar să le consultați Am angajați ca parte a noului lor pachet de închiriere, citiți mai departe.
Eligibilitatea pentru ocuparea forței de muncă
Înainte de a putea adăuga un angajat în echipa dvs., sunteți legal responsabil pentru confirmarea faptului că angajatul este eligibil să lucreze în Statele Unite.
Formularul I-9
Printre formularele pentru completarea noilor angajați este Formularul I-9. Formularul I-9, Verificarea eligibilității pentru ocuparea forței de muncă, este utilizat pentru a verifica dacă angajaților dvs. li se permite în mod legal să lucreze în Statele Unite. Utilizați ediția din octombrie 2019 a Formularului I-9 pentru a vă conforma.
Formularul I-9 este împărțit în trei secțiuni. Angajatul completează prima secțiune, iar tu a doua secțiune. A treia secțiune se referă numai la reverificarea eligibilității la angajare sau la recrutare.
Formularul pune întrebări precum numele angajatului, adresa, numărul de securitate socială și statutul de cetățenie. Există, de asemenea, o secțiune în cazul în care angajatul folosește un pregătitor sau un traducător pentru a-i ajuta să completeze formularul.
Rețineți că, dacă noul angajat nu are un număr de securitate socială, acesta ar trebui să completeze formularul SS-5, Cerere pentru cardul de securitate socială. Trebuie să aveți un număr de securitate socială pentru fiecare angajat la dosar, astfel încât să îl puteți pune în formularul W-2.
Angajatul trebuie să aducă documente originale pentru a-și dovedi identitatea și eligibilitatea pentru angajare. Aveți nevoie de aceste documente pentru a completa secțiunea angajator din formularul I-9. Există trei liste de documente acceptabile în Formularul I-9: Listele A, B și C.
Angajații aduc un document din Lista A care confirmă identitatea și autorizația de angajare (de exemplu, pașaportul SUA). Sau pot furniza un document din Lista B care confirmă identitatea lor (de exemplu, permisul de conducere) și un document din Lista C care le verifică autorizația de angajare (de exemplu, Cartea de identitate a cetățenilor SUA). secțiunea, furnizați informații despre documentele pe care le aduce angajatul. Apoi, certificați că documentele sunt autentice, din câte știți. Includeți informații precum numele dvs., numele companiei și adresa companiei și semnați formularul I-9.
Noi formulare de impozitare pentru angajare
Înainte de a putea adăuga o nouă angajare la salarizare, trebuie să știe câți bani să rețină din salariile lor pentru impozite federale și, dacă este cazul, impozite de stat.
Pentru a afla, trebuie să colectați două noi forme de impozitare pentru angajare: formularele W-4 federale și de stat.
Formularul W-4
Formularul W-4, Certificatul de reținere a angajaților, este solicitat de IRS. Angajatorii folosesc formularul W-4 pentru a stabili cuantumul impozitului pe venit federal pe care să-l rețină din salariile unui angajat.
Angajații pot adăuga informații în formularul W-4 pentru a crește sau a reduce reținerea impozitului pe venit federal.
Formularul W-4 din 2020 solicită informații despre angajat (de exemplu, numele, numărul de securitate socială, adresa, starea civilă) și ajustările privind reținerea impozitului. Angajații își pot schimba informațiile din Formularul W-4 în orice moment al anului.
În cazuri rare, s-ar putea să aveți chiar și un angajat care solicită scutirea de impozitele pe venit federale. Dacă un angajat solicită scutire, nu reține impozitul federal pe venit din salariu.
După ce primiți formularul W-4, utilizați tabelele de impozite din publicația IRS 15 pentru a determina valoarea impozitelor de reținut.
State W-4
Ce formulare trebuie să completeze angajații în afară de Formularele W-4 și I-9 necesare? Dacă există un impozit pe venit de stat în statul în care se află afacerea dvs., colectați formularele de reținere a impozitului de stat de la angajați.
Nu toate statele au impozit pe venit de stat.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota de Sud, Tennessee, Texas, Washington și Wyoming nu au impozit pe venit de stat. Cu excepția cazului în care afacerea dvs. se află într-unul dintre aceste state, angajatul dvs. trebuie să completeze un formular de reținere a impozitului de stat.
La fel ca formularul federal W-4, formularele de reținere a impozitului de stat solicită angajaților informațiile lor personale. Multe state folosesc indemnizații de reținere pentru a determina reținerea impozitului pe venit.
De exemplu, dacă afacerea dvs. se află în California, angajatul dvs. trebuie să completeze un certificat de reținere DE-4.
Rețineți că este posibil să aveți nevoie să rețineți impozitul pe venit local din salariile angajaților. De obicei, impozitele pe venit locale reprezintă un procent din salariile angajaților și nu sunt determinate de un formular de reținere.
Formularele de afaceri pentru completarea noilor angajați
Pe lângă formularele de eligibilitate pentru angajare și impozite , este posibil să solicitați noi angajați pentru a trimite formulare suplimentare pentru afacerea dvs.
Formular de contact de urgență
Solicitarea angajaților să furnizeze informații de contact de urgență este foarte importantă. În caz de urgență, trebuie să știți pe cine să contactați în numele angajatului.
Un formular de contact de urgență poate fi la fel de simplu ca angajatul care le oferă informațiile și informațiile a două – trei persoane de contact. Cereți angajaților numele fiecărei persoane de contact, relația cu angajatul, adresa și numerele de telefon de acasă și de la serviciu.
Este o idee bună pentru angajați să aleagă contacte de urgență care sunt oarecum aproape de locul de muncă. Angajații ar trebui să actualizeze informațiile din formularul lor atunci când este necesar.
Formular de confirmare a manualului pentru angajați
Dacă nu v-ați gândit să aveți un manual pentru angajați la afacerea dvs., este momentul să creați unul.
Deținerea unui manual al angajaților detaliază informații precum legislația în materie de muncă, comportamentul angajaților, salarizare și alte politici comerciale importante. Lucrătorii pot consulta manualul angajaților atunci când au întrebări.
Furnizați un formular de confirmare a manualului pentru angajați pentru a-l completa angajatul, verificând că a citit manualul și înțelege politicile companiei dvs.
Formular de informații despre contul bancar
Colectați informațiile despre contul bancar al angajatului dacă aleg să își primească salariile prin depunere directă sau dacă vă aflați într-un stat care permite depunerea directă obligatorie.
Formularul de informații despre contul bancar ar trebui să solicite următoarele informații:
- Numele angajatului
- Tipul de cont (verificare sau economii)
- Numele și numărul de rutare al băncii
- Numărul contului bancar al angajatului
De asemenea, angajatul trebuie să semneze și să verifice dacă dorește să-și primească salariile prin depunere directă.
După configurarea depunerii directe pentru afacerea dvs. și aveți informații despre contul bancar al angajaților, puteți începe să rulați salarizarea.
Formulare de beneficii
S-ar putea să alegeți să oferiți mici beneficii pentru angajații din afaceri. Dacă faceți acest lucru, colectați formulare care indică implicarea lor în programe. Angajații trebuie să vă ofere formulare chiar dacă nu doresc să participe la programele de beneficii.
Iată câteva beneficii pe care le-ați putea oferi pentru afacerea dvs. mică:
- Asigurări de sănătate
- Asigurări de viață
- Asigurări de invaliditate
- Planuri de pensionare
Oferiți informații despre beneficiile pe care le oferiți. În pachetul de beneficii, angajații dvs. trebuie să accepte sau să refuze participarea la program (e). Colectați aceste formulare de la angajați înainte de a le înscrie.
Când ar trebui ca noii angajați să completeze formulare?
Angajații trebuie să completeze noi formulare de angajați înainte de a începe să lucreze la afacerea dvs. Puteți avea fie angajatul:
- Completați formularele la afacerea dvs. în prima zi
- Completați formularele singure înainte de prima zi
Asigurați-vă că angajatul știe din timp ce documente trebuie să aducă pentru a completa formularul I-9.
Odată ce noul angajat completează formularele, păstrați-le în evidența dvs. Angajatul dvs. poate începe apoi să lucreze la afacerea dvs.
Păstrați toate formularele de angajat într-un singur loc. Software-ul Patriot pentru resurse umane pentru întreprinderi mici este un supliment extraordinar la software-ul nostru de salarizare online. Cu software-ul HR, puteți păstra fișierele angajaților online și le puteți oferi angajaților acces la documentele lor. Încercați-le pe ambele gratuit astăzi!
Acest articol a fost actualizat de la data publicării inițiale din 12 mai 2017.
Acest lucru nu este destinat consilierii juridice; pentru mai multe informații, faceți clic aici.