Ce este software-ul de gestionare a inventarului?
Gestionarea stocurilor cuprinde mult mai mult decât simpla evidență a ceea ce păstrați în depozitul dvs. sau în depozitul cu amănuntul. Gestionarea inventarului include, de asemenea, urmărirea a ceea ce este în departamentul dvs. de piese, inclusiv piese individuale și combinațiile acelor piese utilizate pentru a construi alte produse și servicii. Gestionarea stocurilor implică, de asemenea, aflarea a ceea ce au în stoc partenerii dvs. de aprovizionare sau cei mai buni clienți. Pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri), urmărirea tuturor acestor articole poate fi dificilă rapid dacă folosiți doar o foaie de calcul pentru a face acest lucru. Legarea informațiilor despre produsele de inventar în toate celelalte platforme de date pe care organizația dvs. le folosește necesită un software dedicat numit software de gestionare a stocurilor. Decizia asupra pachetului software potrivit pentru afacerea dvs. poate fi dificilă, deoarece trebuie să cântăriți caracteristicile necesare cu cele mai bune prețuri. Pentru a vă ajuta cu această sarcină, am testat și comparat nouă pachete software de gestionare a inventarului în acest rezumat de revizuire.
În timp ce „gestionarea inventarului” pare „o urmărire simplă a ceea ce aveți, software-ul de gestionare a inventarului merge de fapt software-ul ar trebui să se integreze cu cel puțin un alt sistem de birou back-end, și anume, fie cu pachetul dvs. de contabilitate, fie de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). Funcția unui sistem de gestionare a inventarului este de a urmări articolele din depozit prin achiziție, vânzări sau procese de utilizare; localizați-le într-unul sau mai multe depozite și stabiliți prețul (costul) inventarului (uneori în mai multe valute), astfel încât să cunoașteți valoarea articolelor pe care le aveți în inventar în scopuri contabile.
În acest fel, software-ul de gestionare a stocurilor uneori se suprapune cu software-ul tipic de gestionare a activelor. Funcționalitatea de bază se concentrează cu siguranță în jurul nivelurilor dvs. de inventar, dar acest tip de software urmărește, de asemenea, vânzările, comenzile de cumpărare și livrările. În afară de contabilitate, software-ul de gestionare a stocurilor este, de asemenea, adesea legat de software-ul de la punctul de vânzare (POS) în multe operațiuni de service cu amănuntul și în magazin. Operații foarte mici pot scăpa de îndeplinirea acestor funcții cu o foaie de calcul simplă. Cu toate acestea, orice afacere mai mare decât aceasta va dori identificarea activelor, urmărirea comenzilor și capacitățile de optimizare a lanțului de aprovizionare pe care le oferă un bun sistem de gestionare a stocurilor.
Inventarul de costuri
Inventarul este considerat o afacere activ. Ca atare, acesta este contabilizat în secțiunea Activele din bilanțul unei companii. Când activele sunt vândute sau utilizate, aceste rezultate sunt înregistrate și în secțiunea Costul mărfurilor vândute (COGS) sau Costul bunurilor utilizate din contul de profit și pierdere. Această cifră este calculată utilizând una sau mai multe metode de stabilire a prețurilor. Metodele obișnuite de evaluare a stocurilor utilizate în SUA includ First In First Out (FIFO), Costul mediu ponderat, Costul standard și Costul specific (sau Identificarea specifică). (LIFO) a fost popular pentru o vreme, dar a scăpat din favoare și, în general, nu mai este folosit în majoritatea țărilor.
Acronimele LIFO și FIFO reprezintă ordinea în care inventarul este achiziționat și apoi vândut sau transferat . FIFO presupune că cel mai vechi inventar este vândut sau transferat mai întâi, în timp ce LIFO presupune că cel mai nou inventar va fi utilizat mai întâi.
Costul mediu ponderat este adesea utilizat în situațiile în care articolele sunt identice între ele și este ” Este imposibil să atribuiți un anumit cost unei unități individuale sau în cazul în care sistemul contabil nu are capacitatea de a urmări inventarul utilizând FIFO (ceea ce nu este cazul în niciunul dintre sistemele de inventariere pe care le analizăm aici). metoda împarte costul bunurilor disponibile pentru vânzare la numărul de unități disponibile pentru vânzare, ceea ce generează costul mediu ponderat pe unitate.
O altă metodă frecventă de evaluare a inventarului se numește Standard Costing. Cu Standard Costing, înlocuiți un cost așteptat cu un cost real în evidența contabilă, apoi înregistrați periodic variațiile care arată diferența dintre costurile așteptate și cele reale. Această abordare este adesea mai simplă decât utilizarea FIFO în situațiile în care există o mare montaj de informații despre costuri istorice. Costurile standard necesită crearea unor costuri estimate pentru inventarul utilizat în afaceri; această metodă este utilizată atunci când consumă prea mult timp pentru a urmări costurile reale. Dar necesită, de asemenea, ca costurile standard estimate să fie comparate periodic cu costurile reale de inventar și să se facă o înregistrare a varianței în evidența contabilă.
O metodă de evaluare comună suplimentară se numește Costuri specifice. Această metodă atribuie un cost fiecărui articol individual din inventar. Costul specific este utilizat atunci când articolele de inventar au fiecare un cost ușor disponibil care este diferit de celelalte articole din inventar. De exemplu, este posibil ca un producător de mobilă personalizat să utilizeze costuri specifice.
În sfârșit, ar trebui să luați în considerare și celălalt capăt al acestui spectru, și anume să aflați prețul potrivit pentru inventarul dvs. Veți vedea adesea alți furnizori care oferă reduceri de preț pe baza cantității de comandă: economisiți 10% la widget-urile noastre, pur și simplu comandând cu 20% mai multe widget-uri! Dar găsirea celei mai bune alegeri aici pentru afacerea dvs. poate fi complexă, în funcție de tipurile de costuri de transport asociate cu produsele dvs. particulare. Cu cât inventarul dvs. de produși este mai mare, de exemplu, cu atât probabil că plătiți mai mult pentru depozitare și poate chiar pentru întreținere. Aici poate ajuta un sistem care poate ajuta la calcularea Cantității Comenzii Economice (EOQ). De obicei, acestea vin sub formă de calculatoare personalizabile pe care le puteți configura pentru a lua în considerare nevoile specifice ale afacerii dvs.
Unii termeni comuni de inventar
Așa cum este adevărat în multe sisteme financiare , subsistemul de inventar are propriul set de termeni. Deși este dincolo de sfera de aplicare a acestei introduceri să oferiți o listă cuprinzătoare a termenilor cu care s-ar putea să vă confruntați, iată unii dintre cei mai comuni.
Un acronim frecvent pe care îl veți întâlni se numește BOM sau BOMP. Aceasta înseamnă „Lista de materiale” sau „Lista de procesare a materialelor” și o veți găsi folosită cel mai des în sistemele de inventar de producție. O listă de material este utilizată atunci când un articol de inventar este alcătuit din sub-articole; lista acestora sub-elemente este BOM. Un termen similar este „tricotare”, care este un pachet de piese sau articole care alcătuiesc un articol finit (care poate fi apoi folosit ca articol în BOM). Puteți avea atât tricotare, cât și un BOM într-un singur articol de inventar, în funcție de complexitatea articolului și de cât de granulară este nevoia dvs. de a menține prețul inventarului.
Uneori veți rula pe termenul de inventar „Just-in-Time (JIT)”. Acesta este un termen logistic folosit în operațiunile de gestionare a lanțului de aprovizionare (SCM) pentru a cronometra primirea inventarului, astfel încât acesta să ajungă chiar înainte sau exact când este necesar. Această strategie de inventar reduce timpul de stocare a stocului, ceea ce poate economisi costuri Dar această strategie necesită unele capabilități SCM avansate și bine testate. De asemenea, legat de gestionarea proceselor și de SCM este ceva numit „Lucrați în proces”. Aceasta urmărește orice inventar lansat producției și apoi urmărește inventarul așa cum este folosit la producție. magazin sau fabrica. În multe cazuri, veți găsi acești doi termeni atunci când examinați sistemele de inventariere a producției care vizează orice, de la magazine de producție mici, cum ar fi atelierul de reparații de motociclete din cartier, până la o fabrică de autovehicule pe scară largă.
Software de inventar: lucruri de luat în considerare
Datorită complexității implicate în modul în care funcționează inventarul într-o anumită organizație, vor exista întotdeauna aspecte ale acestuia care se leagă strâns de alte părți ale sistemului dvs. de contabilitate. De exemplu, , atât vânzările, cât și achiziționarea sunt aspecte integrale ale inventarului, deoarece nu puteți „vinde sau utiliza inventarul dacă nu l-ați achiziționat” și nu îl puteți vinde dacă nu îl aveți la dispoziție. , care vă permite să acceptați o comandă de vânzare și apoi să o expediați direct către client din depozitul furnizorului dvs. În esență, dacă software-ul dvs. de inventar are capacitatea de livrare (iar furnizorul dvs. este dispus), atunci vă folosiți furnizorul de inventar ca depozit. În funcție de modul în care este configurat sistemul dvs. de contabilitate, livrările de livrare nu sunt adesea înregistrate ca inventar ci, mai degrabă, sunt înregistrate frecvent direct în partea „Costul mărfurilor vândute” din sistemul dvs. de contabilitate.
Adesea vândute ca un modul separat, SCM se referă la logistica obținerii materialelor necesare pentru producție și / sau articole necesare pentru inventarul de revânzare. Aceasta implică achiziționarea, expedierea, primirea și stocarea și, ca atare, este strâns integrată cu inventarul. Un aspect al SCM se numește „Punct de reordonare”, o caracteristică pe care o veți găsi adesea și în sistemele de gestionare a stocurilor. Acesta poate fi un nivel manual introdus de orice administrator de inventar pe care îl folosește sistemul pentru a genera o alertă, sau chiar un OP care aduce numărul unui articol de stoc sub un anumit nivel. Unele sisteme de inventar mai sofisticate folosesc o tehnică numită Ordine Economică Cantitatea (EOQ). EOQ este o metodă utilizată pentru a calcula cantitatea și timpii optimi pentru a comanda (sau reordona) inventarul pentru a minimiza costurile de păstrare sau depozitare. În esență, atunci când utilizați EOQ, doriți ca inventarul să fie cât mai scăzut posibil, fără a rezulta o epuizare (adică, nici un inventar de vândut sau de utilizat).
Inventarul cu amănuntul
Inventarul cu amănuntul are unii termeni și proceduri proprii. O caracteristică importantă a unui inventar de vânzare cu amănuntul este că se integrează strâns cu un sistem POS, adică casa de marcat. Sistemul POS oferă un dispozitiv de verificare (care include nu doar o casă de marcat, ci și alte lucruri, cum ar fi cititoarele de coduri de bare), care se uită în baza de date a inventarului, identifică articolul specific vândut și îl deduce din inventarul din stoc.În funcție de tipul de produs sau articol vândut, articolele individuale pot fi identificate cu coduri de bare sau etichete RFID (Radio-Frequency Identification). Acestea sunt atribuite atunci când articolele sunt verificate în inventar și apoi verificate din inventar atunci când sunt „vândute”. Unele sisteme POS identifică chiar locația articolului, poate într-un anumit depozit sau, eventual, chiar și acolo unde este așezat la etaj. Acest lucru este frecvent în operațiunile de îmbrăcăminte, bunuri de consum și bunuri electronice. Codarea în bare, locația articolelor și identificarea coșului sunt, de asemenea, funcții pe care le veți găsi în multe sisteme de inventar.
Un lucru de reținut este că software-ul de inventar nu este aproape niciodată folosit de unul singur. Este adesea o parte a unui sistem modular de contabilitate. Chiar dacă nu este cazul, va trebui întotdeauna să discute sau să se integreze cu alte sisteme de afaceri back-end, în special cu ceea ce folosești pentru contabilitate. Unele companii vor prefera să obțină toate modulele de contabilitate, inclusiv gestionarea stocurilor, de la un singur furnizor. Dar, dacă sunteți dispus să implementați o anumită integrare, atunci puteți asocia aplicații de la diferiți furnizori. Acest lucru vă poate oferi nu numai economii de costuri în ceea ce privește licențierea, dar vă va permite, de asemenea, să profitați exact de tipurile de funcții de care aveți nevoie, chiar dacă provin de la diferiți furnizori de software. Toate sistemele de inventar pe care le-am analizat au capacitatea de a exporta date, cel puțin într-o foaie de calcul, astfel încât să poată fi importate într-un sistem de contabilitate terță parte.