Este mult mai ușor să faceți corecții la formularele W-2 înainte de a le înregistra. cu Administrația de securitate socială (SSA). Dacă nu ați găsit eroarea înainte de a depune formularul, iată câteva informații care vă pot ajuta să aflați ce trebuie să faceți.
Formularul IRS W-2 este utilizat de angajatori pentru a raporta veniturile anuale și sumele reținerii angajaților și Administrației de securitate socială.
Formularul W-3 este o formă de transmitere care rezumă totalurile pentru toți angajații din compania dvs. Include totaluri pentru toate articolele din formularul W-2. Nu aveți nevoie de formularul W-3 dacă depuneți W-2 online.
Termenul limită pentru trimiterea formularelor W-2 angajaților și pentru depunerea acestor formulare la SSA este același: 31 ianuarie a anului următor anului fiscal pe care îl raportați.
De la data acordării formularelor W-2 angajaților și depunerii la Soc Administrația de securitate este aceeași. Încercați să primiți formularele W-2 către angajații dvs. mai devreme în ianuarie, dacă doriți să le acordați ceva timp să revizuiască formularele și să vă avertizeze cu privire la orice erori înainte de a înainta formularele cu SSA. div>
Sancțiuni IRS pentru erori W-2
IRS ia în considerare mai multe tipuri diferite de erori pe formularele W-2 și W-3 atunci când determină sancțiunile:
- Eroare din cauza unei cauze rezonabile și a neglijării intenționate. De exemplu, s-ar fi putut întâmpla ceva care nu vă stăpânește (de exemplu, o eroare de calcul pe computer). În aceste cazuri, trebuie să puteți arăta că ați acționat în mod rezonabil și că ați luat măsuri pentru a evita eșecul.
- Eșecul includerii informațiilor corecte. Aceste erori se referă la un număr de identificare al contribuabilului, numele de familie al beneficiarului și orice sumă de bani.
- Erorile neprezentate ar fi erori care nu împiedică SSA / IRS să proceseze formularul.
- Erori de minimis (mici) în sume.
Nerespectarea intenționată a cerințelor de depunere sau informații corecte are o penalizare de 500 USD pentru fiecare formular W-2, fără maxim. Întreprinderile mici (sub 5 milioane de dolari sau mai puțin în încasările brute anuale medii) au penalități mai mici pentru nedepunerea declarațiilor corecte până la data scadenței.
Dacă nu ați trimis încă formularul W-2 către SSA
Formularele W-2c și W-3c sunt forme de corectare și trebuie fi trimis la SSA dacă trebuie să faceți cele mai multe modificări la formularele dvs. W-2. Dar există o excepție dacă nu ați trimis încă W-2 incorect la SSA.
În acest caz, nu ați emite un formular W-2c pentru a corecta greșeala. Pur și simplu bifați „nul” pe copia A a formularului original, copia trimisă către SSA. Apoi creați un nou W-2 cu informațiile corecte.
Scrieți „corectat” pe copia angajatului a noului W-2 și dați-i persoanei și trimiteți copia A corectă către SSA.
Erori comune W-2 și cum să le corectați
Verificați instrucțiunile pentru W-2 și Formulare W-3 pentru detalii despre corectarea acestor erori și trimiterea corecțiilor către SSA.
Eroare în numele angajatului
Completați formularul W-2c numai până prin caseta „i” dacă ați raportat corect numele angajatului sau numărul de securitate socială într-un formular anterior, dar numele sau SSN-ul este incorect anul acesta. Nu trebuie să completați casetele numerotate cu informații despre salariu și reținere.
Pur și simplu refaceți W-2 original și dați-l angajatului dacă este prima dată când „I-am raportat incorect numele sau SSN-ul. Va trebui, de asemenea, să completați și să trimiteți formularele W-2c și W-3c dacă ați trimis deja formularul către SSA împreună cu W-3.
Nu puteți utiliza W-2c pentru a adăuga informații dacă eroarea este un nume de angajat lipsă sau SSN. Trebuie să contactați SSA direct cu această problemă la 1-800-772-6270.
EIN de afaceri lipsă sau incorectă
Make asigurați-vă că numărul de identificare a angajatorului (EIN) emis de dvs. de către IRS este utilizat pe toate W-2-urile pe care le depuneți. Dacă ați raportat EIN-ul dvs. incorect, va trebui să depuneți un W-3c pentru a-l corecta.
Sume lipsă în dolari
Toate casetele din formularul W-2 trebuie să afișeze „0.” Nu lăsați caseta necompletată.
O eroare într-o sumă
Completați complet W-2c, arătând sumele originale și corectate, dacă ați făcut o eroare într-o sumă, fie pentru reținere, fie pentru câștiguri. S-ar putea să fiți nevoit să depuneți Formularul 941c dacă ați raportat incorect salariile sau reținerea într-o declarație fiscală trimestrială a angajatorului 941.
Greșeli cu acoperirea sănătății sponsorizată de angajator
Trebuie să raportați costul acoperirii asistenței medicale pentru planul de sănătate de grup sponsorizat de angajator. Aceste informații apar în caseta 12 a W-2 și sunt „codate” DD.„Nu afectează situația fiscală a angajatului, dar trebuie totuși să trimiteți formularul W-2c pentru a corecta orice greșeli aici, conform IRS.
Greșeli la pensionare Contribuții
Informațiile despre planul de pensionare apar în caseta 13 a unui W-2 și a face o greșeală aici poate provoca tot felul de dureri de cap pentru angajatul dvs. Acesta îl poate lăsa deschis auditurilor și nu doriți acest. Remediați erorile aici cât mai rapid posibil folosind aceeași casetă 13 din formularul W-2c.
Note suplimentare despre erori
Dacă ați plătit salariu unui angajat din greșeală, aceste salarii sunt încă impozabile pentru angajat.
Nu folosiți un W-2c pentru a raporta corecțiile la plata înapoi a unui angajat.
Alte erori frecvente:
- Descărcarea copiei A a formularului W-2 sau W-3 de pe internet. Acest formular descărcat nu poate fi scanat și nu va fi acceptat de IRS.
- Omiterea punctului zecimal și a cenților din intrări
- Efectuarea de intrări care sunt prea mici sau prea mari.
- Adăugarea de semne de dolar la casetele cu suma de bani.
- Formatarea greșită a numelui angajatului în caseta e. Formatul corect este să puneți prenumele și inițiala de mijloc ale angajatului în prima casetă, prenumele în a doua casetă și orice sufix (cum ar fi „Junior”) în a treia casetă.
- Introducerea unui mesaj incorect ID-ul angajatorului (EIN) sau SSN-ul angajatului pentru SIN.
- Plierea, tăierea sau capsarea Copiere Un formular de hârtie trimis către SSA.
- Trimiterea altor formulare sau pagini către SSA.
De unde să obțineți formularul W-2c
Cu toate acestea, puteți cumpăra formularul corect de pe site-ul IRS sau de la orice magazin de reputații de birouri sau site web. Depunerea online vă va scuti de necazul de a vă primi formulare.
Asigurați-vă că comandați formularul corect pentru anul fiscal. Comandați formularele W-2 și W-3 2019 pentru raportarea informațiilor despre angajați pentru 2019, chiar dacă completați formularele în 2020.
Un memento despre depunerea cu întârziere și penalități
Asigurați-vă că vă transmiteți W-2 către angajați până la data scadenței și transmiteți W-3 către S SA la timp, inclusiv versiunile corectate, pentru a evita penalizările pentru distribuirea și depunerea cu întârziere.
Sumele curente ale penalităților:
- 50 USD pentru fiecare W-2 corectat în termen de 30 de zile de la data scadenței,
- 110 USD dacă depuneți întârziere cu mai mult de 30 de zile și înainte de 1 august și
- Până la 270 USD pentru fiecare formular dacă așteptați până după 1 august. Aceasta crește la 530 USD sau 10% din orice sumă nedeclarată dacă nu abordați deloc situația.
Citiți cu atenție instrucțiunile
Acest articol este o prezentare generală a acestor situații salariale și fiscale. Nu este destinat să fie cuprinzător. Citiți cu atenție instrucțiunile din documente înainte de a completa un W-2c sau W-3c.