Odată ce ați trimis formularele W-2 angajaților dvs., nu trebuie să vă faceți griji cu privire la anual forma până anul viitor. Sau, nu? Dacă nu știți cum să completați formularul W-2, este posibil să întâmpinați probleme.
Angajații dvs. ar putea veni la dvs. cu întrebări despre formularul W-2. Și, angajații dvs. ar putea crede că ați făcut o greșeală dacă valoarea lor W-2 Box 1 este mai mică decât ceea ce cred ei că au câștigat.
Sunteți gata să eliminați confuzia? Citiți mai departe pentru a afla cum să completați formularul W-2, cutie cu cutie și ce înseamnă totul.
Cum să completați formularul W-2
Este posibil să aveți formularul dvs. Responsabilitățile W-2 până la o știință. Introduceți informații despre angajați; trimite copii angajaților; depuneți formularul la SSA și la departamentul fiscal de stat, oraș sau local; și repetați anul următor.
Sau, puteți petrece ore întregi adunând informații despre angajați și încercând să decodificați declarația salarială și fiscală.
Indiferent dacă completați formularele W-2 pe cont propriu , utilizați software de salarizare sau aveți un pregătitor de impozite, ar trebui să știți semi-fluent să știți cum să completați formularul W-2.
Ca generalizare, casetele din formularul W-2 afișează informații de identificare, salariu impozabil, impozite reținute și informații despre beneficii.
Casetele AF sunt simple. Acestea listează informații de identificare despre afacerea și angajatul dvs. Casetele numerotate, Casetele 1-20, pot deveni puțin mai dificile.
Dacă doriți să se explice Formularul W-2, intrați în scopul fiecărei casete de mai jos.
Caseta A: Angajatul Numărul de securitate socială
Caseta A afișează numărul de securitate socială al angajatului dvs. Numerele de securitate socială sunt nouă cifre formatate ca XXX-XX-XXXX.
Dacă angajatul dvs. a solicitat un card de securitate socială și nu l-a primit, nu lăsați caseta necompletată. În schimb, scrieți „Cerere” în caseta A pe copia Administrarea securității sociale. Când angajatul primește cardul SS, trebuie să emiteți un W-2 corectat.
Caseta B: Numărul de identificare a angajatorului (EIN)
Caseta B arată numărul dvs. de identificare a angajatorului. EIN-urile sunt numere din nouă cifre structurate ca XX-XXXXXXX.
Numărul pe care îl introduceți în caseta B este același pe formularul W al fiecărui angajat- 2. IRS și SSA vă identifică afacerea prin EIN-ul dvs. unic.
Nu utilizați numărul dvs. personal de securitate socială în formularele W-2. Dacă nu aveți un număr de identificare a angajatorului, solicitați un EIN înainte depunând formularul W-2. Apoi, marcați „Cerere” în caseta B.
Caseta C: numele, adresa și codul poștal al angajatorului
Caseta C vă identifică în continuare afisarea numele și adresa companiei dvs. Utilizați adresa legală a companiei dvs., chiar dacă este diferită de locul în care lucrează angajații dvs.
Angajații dvs. se pot întreba dacă adresa este incorectă dacă este diferită de adresa lor de serviciu. Verificați adresa legală a companiei dvs. și asigurați-vă că angajatul dvs. este corect.
Caseta D: numărul de control
Caseta D ar putea fi necompletată, în funcție de faptul dacă afacerea dvs. mică utilizează sau nu numerele de control.
Un număr de control identifică formularele W-2, astfel încât să puteți ține evidența internă a acestora. Dacă nu utilizați numerele de control, lăsați această casetă necompletată.
Casetele E și F: numele angajatului, adresa și codul poștal
Caseta E arată numele angajatului, mijloc inițială și prenume. Consultați SSN-ul angajatului pentru a introduce numele corect.
Introduceți adresa angajatului în caseta F.
Caseta 1: Salarii, sfaturi, alte compensații
Caseta 1 raportează salariile, sfaturile și alte compensații ale unui angajat. Aceasta este suma pe care ați plătit-o angajatului în cursul anului, care este supusă impozitului pe venit federal.
Plățile care nu fac obiectul impozitului pe venit federal includ contribuțiile la planul de pensionare înainte de impozitare, primele de asigurări de sănătate și prestațiile pentru navetiști.
Salariile pe care le raportați în caseta 1 pot fi mai mari sau mai mici decât alte salarii din formularul W-2. Aceasta nu este o greșeală.
De exemplu, salariile din caseta 1 ale unui angajat pot fi mai mici decât salariile din caseta 3. Unele beneficii înainte de impozitare sunt scutite de impozitul pe venit federal, dar nu de impozitul pe securitatea socială.
Informații importante pentru 2020: Ați acordat un concediu de boală și / sau de familie plătit unui angajat în conformitate cu Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) )? Includeți aici suma concediului plătit.
Caseta 2: Impozitul federal pe venit reținut
Caseta 2 arată cât de mult ați reținut impozitul federal pe venit din salariile unui angajat și l-ați remis la IRS.
Reținerea impozitului pe venit federal se bazează pe salariile impozabile ale angajatului și pe statutul de depunere.
Dacă angajatul dvs. are o întrebare cu privire la suma rambursată sau de ce datorează impozite, instruiți-l în caseta 2 . IRS compară ceea ce angajatul a plătit pe tot parcursul anului în impozite federale pe venit cu răspunderea totală a acestora.
Caseta 3: Salarii de securitate socială
Caseta 3 arată salariile totale ale unui angajat supuse condițiilor sociale Taxa de securitate.Nu includeți valoarea deducerilor înainte de impozitare care sunt scutite de impozitul pe securitatea socială în caseta 3.
Numărul din caseta 3 nu trebuie să fie mai mare decât baza salarială a securității sociale. Pentru 2020, baza salarială SS este de 137.700 USD. Pentru 2021, baza salarială este de 142.800 USD.
Dacă trebuie să raportați sfaturi privind securitatea socială (caseta 7), totalul casetelor 3 și 7 trebuie să fie mai mic de 137.700 USD pentru 2020 (sau 142.800 USD pentru 2021, pentru a depune dosarul) în 2022).
Informații importante pentru 2020: dacă ați furnizat FFCRA plătit concediu de boală și / sau de familie, includeți suma în caseta 3.
Caseta 4: Impozitul de securitate socială reținut
Caseta 4 raportează cât de mult ați reținut din salariile și sfaturile unui angajat de securitate socială.
Informații importante pentru 2020: Ați amânat impozitul de securitate socială al unui angajat conform ordinelor executive din 8 august 2020? NU includeți impozitul amânat de securitate socială în caseta 4 dacă nu ați reținut-o. După ce ați reținut taxele amânate de securitate socială din salariile angajaților în 2021, trebuie să depuneți formularul W-2c. Pentru mai multe informații despre amânare și modul în care aceasta afectează raportarea W-2, consultați Centrul nostru de resurse COVID-19.
Caseta 5: Salarii și sfaturi Medicare
Introduceți cât de mult angajatul câștigat în salariile Medicare și sfaturi în caseta 5.
Valoarea casetei 5 a unui angajat este în general aceeași cu suma casetei 4. Cu toate acestea, nu există o bază salarială Medicare. Dacă angajatul a câștigat peste baza salarială de securitate socială, numărul din caseta 5 este mai mare decât caseta 3.
Informații importante pentru 2020: Dacă ați plătit concediul de boală și / sau de familie FFCRA, includeți suma în caseta 5 .
Caseta 6: Taxa Medicare reținută
Caseta 6 afișează cât ați reținut din salariile unui angajat pentru taxa Medicare. Cota angajaților din impozitul Medicare este de 1,45% din salariile lor.
Suma din caseta 5 înmulțită cu rata impozitului Medicare ar trebui să fie egală cu caseta 6. Dar dacă angajatul a câștigat peste 200.000 USD (unic), datoria lor fiscală ar trebui să fie mai mare.
Dacă ați plătit un angajat mai mare de 200.000 USD (singur), ar fi trebuit să rețineți rata suplimentară a impozitului Medicare de 0,9% din salariile lor peste 200.000 USD.
Caseta 7 : Sfaturi de securitate socială
Dacă angajatul dvs. a câștigat sfaturi și le-a raportat, introduceți suma în caseta 7. De asemenea, includeți aceste sfaturi în casetele 1 și 5.
Din nou, suma totală din casetele 7 și 3 nu trebuie să depășească 137.700 USD pentru 2020 (sau 142.800 USD pentru 2021).
Caseta 8: Sfaturi alocate
Raportați sfaturile pe care le-ați alocat angajatului dvs. în caseta 8 , daca este aplicabil. Sfaturile alocate sunt sume pe care le desemnați angajaților care au dat bacșiș. Nu toți angajatorii trebuie să aloce sfaturi angajaților lor.
Nu includeți suma în caseta 8 din casetele 1, 3, 5 sau 7. Sfaturile alocate nu sunt incluse în veniturile impozabile din formularul W-2 . Angajații trebuie să utilizeze formularul 4137 pentru a calcula impozitele pe bacșișurile alocate.
Caseta 9: (necompletată)
Lăsați caseta 9 necompletată.
Caseta 10: Beneficii pentru îngrijirea persoanelor dependente
Ați acordat unui angajat beneficii de îngrijire dependentă în cadrul unui program de asistență medicală dependentă? Dacă da, includeți suma totală în caseta 10.
Prestațiile de îngrijire pentru persoanele dependente sub 5.000 USD nu sunt impozabile. Beneficiile de peste 5.000 USD sunt impozabile. Dacă ați acordat unui angajat mai mult de 5.000 USD, raportați excesul în casetele 1, 3 și 5.
Caseta 11: Planuri necalificate
Caseta 11 raportează distribuțiile angajatorului dintr-o compensație amânată necalificată planificați un angajat.
Includeți și sumele de distribuție în caseta 1.
Caseta 12: Coduri
Există un număr de caseta W-2 12 coduri pe care poate fi necesar să le introduceți în Formularul W-2 al unui angajat. Dacă este cazul, adăugați codurile și sumele din caseta 12.
Aceste coduri și valori pot reduce salariile impozabile ale angajatului.
Să presupunem că un angajat ales să contribuie cu 1.000 USD la un plan de pensionare. Ai scrie D | 1.000,00 în caseta 12.
Caseta 13: Casete de selectare
Caseta 13 nu trebuie să includă valori. În schimb, bifați casetele care se aplică. Există trei rubrici în caseta 13:
- Angajat statutar
- Plan de pensionare
- Plată de boală terță parte
De exemplu, dacă ați introdus caseta 12 codul D pentru a afișa contribuțiile de pensionare ale angajatului, bifați și caseta „Plan de pensionare”.
Caseta 14: Altele
Raportați sumele și descrierile în caseta 14, cum ar fi plățile de închiriere a vehiculelor, impozitele de asigurări de invaliditate de stat reținute și primele de asigurări de sănătate deduse.
Informații importante pentru 2020: Dacă ați acordat unui angajat concediu de boală și / sau familial plătit, raportați suma cu o descriere (de exemplu, „Salariile pentru concedii de boală supuse limitei de 511 USD pe zi) în caseta 14 SAU pe o declarație separată.
Caseta 15: Stat | Numărul de identificare al statului angajatorului
Apreciază Caseta B, Caseta 15 identifică numărul de identificare al angajatorului companiei dvs. Dar, Caseta 15 este specifică statului. Marcați statul utilizând abrevierea din două litere. Apoi, includeți numărul EIN al statului dvs.
Unele state nu necesită raportare. Lăsați caseta 15 necompletată dacă aveți n o Cerința de raportare cu statul dvs.
Dacă nu aveți numărul de identificare de stat al unui angajator și aveți nevoie de unul, contactați statul dvs.
Caseta 16: Salarii de stat, bacșișuri etc.
Caseta 16 arată salariile unui angajat care sunt supuse impozitului pe venit de stat. Dacă angajatul lucrează într-un stat fără impozit pe venit de stat, lăsați caseta 16 necompletată.
Valoarea casetei 16 a unui angajat poate diferi de caseta 1. Aceasta nu este o greșeală. Unele salarii sunt scutite de impozitul pe venit federal și nu de impozitul pe venit de stat.
Caseta 17: Impozitul pe venit de stat
Raportați cât ați reținut pentru impozitul pe venit de stat în caseta 17. Dacă ați făcut-o nu reține impozitul pe venit de stat, lăsați caseta 17 necompletată.
Caseta 18: Salarii locale, bacșișuri etc.
Dacă salariile angajaților dvs. sunt supuse impozitului pe venit local, includeți totalul impozabil al acestora salarii în caseta 18. Lăsați această casetă necompletată dacă angajatul lucrează într-o localitate fără impozit pe venit.
Suma pe care o înscrieți în caseta 18 ar putea fi diferită de casetele 1 și 16.
Caseta 19: Impozit pe venit local
Raportați orice impozit pe venit local reținut din salariile angajatului în Caseta 19. Lăsați această casetă necompletată dacă nu este aplicabilă.
Caseta 20: Numele localității
Căsuța 20 ar trebui să afișeze numele orașului sau localității.
Sunteți gata să vă transformați responsabilitățile în Formularul W-2? Software-ul Full Payroll al Serviciului Patriot Software va completa și depune formularele W-2 în funcție de informațiile dvs. privind salariile. Singura ta responsabilitate? Oferirea formularelor W-2 angajaților dvs. Obțineți perioada de încercare gratuită astăzi!
Acest articol a fost actualizat de la data publicării sale inițiale, 20 februarie 2019.
Aceasta nu este menită ca o consiliere juridică; pentru mai multe informații, faceți clic aici.