Construirea de declarații de domeniu puternic
O declarație de succes a domeniului de proiect trebuie să fie concisă și clară. Oricine citește declarația ar trebui să aibă o idee bună din ce constă proiectul (și ce nu va face parte din proiect). Această declarație va oferi o imagine a proiectului. De asemenea, este important să fiți specific într-o declarație privind domeniul de aplicare al proiectului. În acest articol, vom parcurge un exemplu de domeniul de aplicare al proiectului pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine cum să creați declarații de domeniu excelente. De exemplu, „Catalogul va conține 100 de produse” este mai bun decât „Catalogul va conține multe produse” și „Proiectul va fi finalizat peste șase luni” este de preferat decât „Proiectul va fi finalizat într-o perioadă de timp”. Cu cât poți fi mai specific, cu atât mai bine. Pentru a înțelege mai bine modalitățile de a construi instrucțiuni de anvergură, să ne uităm la câteva exemple.
Actualizări ale tehnologiei universitare
Imaginați-vă că vă confruntați cu următoarea afirmație de anvergură: Universitatea X vrea să facă upgrade facilitățile sale de a include tehnologii WiFi accesibile oriunde în campus. Acest proiect va oferi studenților, facultăților și personalului capacitatea de a fi productivi de oriunde din campus. Proiectul se va desfășura pe o perioadă de timp în care vor fi obținute rezultate măsurabile. Care sunt primele tale gânduri? Gândul meu inițial este că această afirmație de scop nu are complet niciuna dintre caracteristicile obiectivului SMART. SMART înseamnă:
- Specific
- Măsurabil
- De acord
- Realist
- Time Bound
Pentru a schimba declarația de domeniu de mai sus într-un scop SMART, universitatea ar trebui să își refacă proiectul, probabil în modul următor: Universitatea X va actualiza bibliotecă, cămine, birouri și apoi toate clădirile campusului la tehnologia IEEE 802.11, începând de la partea de nord a campusului cu biblioteca. Acest proiect va facilita productivitatea prin intermediul computerului profesorilor, personalului și studenților. Proiectul va fi finalizat până în semestrul de toamnă 2011. Veți observa că această declarație de domeniu include direcții specifice pentru finalizarea proiectului. Rezultatele sunt măsurabile – putem ști câte clădiri vor fi modernizate. Este convenit, realist (pentru că adoptăm o abordare clădire cu clădire) și în termen – va fi finalizat până la o dată specifică.
Nu doar despre definirea domeniului de aplicare
Instrucțiunile domeniului de aplicare nu definesc doar domeniul de aplicare. De asemenea, enumeră numele echipei, datele de începere și sfârșit, obiectivele, rezultatele și etapele de referință. Pot fi identificate abordări alternative, ar trebui enumerate și judecățile experților, analiza părților interesate și analiza produselor. Declarația de scop nu trebuie confundată cu o carte de proiect. Cartele de proiect sunt mai implicate și oferă autorizație pentru proiect.
Exemplul lung – Dezvoltarea software
Titlul proiectului: Bouncy Bunny Counts Money Justificare: Compania noastră are o gaură în piață atunci când vine vorba de articole pentru copii. Bouncy Bunny Counts Money va îndeplini această gaură și va crește în continuare piața noastră de software de contabilitate pentru părinții copiilor care folosesc acest joc. Domeniul de aplicare al proiectului: Acest proiect va consta în crearea unui joc comercializabil bazat pe benzile desenate Bouncy Bunny Counts Money de pe site-ul nostru. Proiectul va fi finalizat până în decembrie 2010. Modulele jocului vor include un joc simplu de cumpărături, o modalitate prin care Bouncy Bunny să câștige bani și o modalitate de a motiva jucătorii să continue să joace. Produse livrabile proiectului:
- Declarație privind domeniul de aplicare
- Rapoarte de progres
- Rapoarte privind problemele
- Note săptămânale despre întâlniri
- Joc final
Succesul proiectului: Proiectul va fi determinat cu succes dacă jocul se vinde.
Evaluarea Exemplului de declarație Bouncy Bunny Scope
În timp ce declarația de scop de mai sus conține obiective SMART, lipsește încă ca o declarație de scop adecvată. În primul rând, vor exista mult mai multe livrări decât sunt listate. Atunci când stabiliți ce livrabile vor fi produse, poate fi util să descompuneți mai întâi proiectul dvs. și apoi să formulați o structură de defalcare a lucrărilor. În acest fel, toate etapele și rezultatele vor fi definite pentru proiectul dvs. În al doilea rând, membrii echipei și părțile interesate importante nu sunt listate. Una dintre componentele importante ale declarației de domeniu este analiza părților interesate. Puteți utiliza o matrice de analiză a părților interesate pentru a crea declarația de scop. În acest fel, se definește la inițierea proiectului doar cine va fi implicat în proiect. În al treilea rând, determinarea succesului proiectului nu este SMART. Va fi important pentru această echipă de proiect să definească în continuare cum va arăta succesul proiectului. Câte exemplare ar trebui să se vândă? Cât timp ar trebui să vândă? În justificarea proiectului, se menționează că acest proiect urmează să stimuleze și vânzările de software de contabilitate al companiei X. Câte unități din acestea ar trebui vândute?Fiți foarte specific în declarația dvs. de domeniu, este unul dintre cele mai importante documente din procesul dvs. de planificare a proiectului, iar o declarație de domeniu scrisă corect vă va ajuta să preveniți temerea sferei. În al patrulea rând, Compania X nu enumeră niciun calendar în declarația lor de domeniu de aplicare decât să le spună cititorilor că proiectul va fi creat până în decembrie 2010. Pentru a derula un proiect de succes, va fi important ca părțile interesate să vadă un calendar și să noteze repere importante. De exemplu, când se va datora conceptul de artă al jocului? Când va fi completă scriptarea? Când va fi finalizat ambalajul produsului? De asemenea, nu există probleme citate aici. Ar trebui efectuată o evaluare preliminară a riscurilor pentru luarea în considerare a riscurilor financiare potențiale care trebuie contabilizate în buget. În cele din urmă, nu există buget inclus. Cât va costa să creezi Bouncy Bunny Counts Money? Câți angajați vor fi necesari? Luându-vă timp pentru a elabora o declarație bună despre domeniul de aplicare, echipa dvs. poate evita unele dintre motivele comune pentru care proiectele eșuează pe termen lung.
Această postare face parte din seria: Păstrarea controlului asupra domeniului proiectului
Pentru ca un proiect să aibă succes, domeniul de aplicare trebuie să fie clar definit și înțeles de toate părțile interesate. În această serie, găsiți sfaturi despre cum să scrieți o declarație de domeniu, cum să procesați cererile de modificare a domeniului și multe altele.
- Scrierea unei declarații de domeniu
- Exemple de declarații de domeniu de proiect
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- Certificare PM, Management Scope & Managementul părților interesate
- Cum se implementează Scope & Controlul modificărilor în proiectul dvs.