Situațiile financiare sunt esențiale pentru afacerea dvs. Fără ele, nu ați putea face lucruri precum planificarea cheltuielilor, asigurarea împrumuturilor sau vânzarea afacerii dvs.
Dar cum se creează? Prin ciclul contabil (denumit uneori „ciclul de evidență contabilă”).
Ciclul contabil este un proces în mai mulți pași conceput pentru a converti toate informațiile financiare brute ale companiei dvs. în situații financiare.
Care este scopul ciclului contabil?
Ordinea corectă a ciclului contabil asigură faptul că situațiile financiare pe care le produce compania dvs. sunt consistente, exacte și conforme cu standardele contabile oficiale ( cum ar fi IFRS și GAAP).
Pe scurt, conceptul unui ciclu contabil asigură faptul că toți banii care trec prin afacerea dvs. sunt de fapt „contabiliți”.
Dacă aveți nevoie de un contabil care să aibă grijă de toate acestea pentru dvs., consultați Bench. Vom face contabilitatea dvs. în fiecare lună și vom produce situații financiare simple (și frumoase) care vă arată starea afacerii dvs.
Pașii ciclului contabil
Există multe variante ale ciclului contabil. Unii au opt, nouă trepte sau chiar zece trepte. Pentru simplitate, îl vom împărți în șase pași.
Cei șase pași ai ciclului contabil:
- Analizați și înregistrați tranzacțiile
- Înregistrați tranzacții în contabilitate
- Pregătiți un sold de probă neajustat
- Pregătiți intrările de ajustare la final a perioadei
- Pregătiți un sold de probă ajustat
- Pregătiți situații financiare
Pasul 1: Analizați și înregistrați tranzacțiile
Primul pas din ciclul contabil este colectarea înregistrărilor tranzacțiilor dvs. comerciale – chitanțe, facturi, extrase bancare, lucruri precum asta – pentru perioada contabilă curentă.
Aceasta este informația financiară brută care trebuie tradusă în ceva util.
Pasul 2: Înregistrați tranzacții în contabilitate
Aceasta implică înregistrarea tuturor informațiilor financiare pe care le-am adunat în primul pas în gener contabilitate.
Contabilitatea este alcătuită din intrări de jurnal, o listă cronologică a tuturor tranzacțiilor unei companii, notată conform regulilor contabilității cu intrare dublă. Aceasta înseamnă că ori de câte ori are loc o tranzacție, trebuie făcute două înregistrări de jurnal, care afectează cel puțin două conturi: un debit și un credit.
Dacă cumpărați un nou MacBook Pro pentru afacerea dvs., de exemplu, activele dvs. contul va crește, iar contul dvs. bancar va coborî.
Odată ce ați transformat toate tranzacțiile dvs. comerciale în debituri și credite, este timpul să le mutați în registrul companiei dvs.
Registrul este o listă mare, numerotată, care arată toate tranzacțiile companiei dvs. și modul în care acestea afectează fiecare cont individual al companiei dvs. Registrul general este ca cheia principală a configurării contabile. Dacă sunteți în căutarea oricărei înregistrări financiare pentru afacerea dvs., cel mai rapid mod este să verificați registrul.
Înregistrările din jurnal sunt de obicei înregistrate în registru în mod continuu, imediat ce au loc tranzacții comerciale, la asigurați-vă că cărțile companiei sunt întotdeauna actualizate.
Dacă utilizați software de contabilitate, postarea în registru se face de obicei automat în fundal.
Pasul 3: Pregătiți un sold de probă neajustat
Urmează pregătirea unui sold de probă neajustat, ceea ce se întâmplă la sfârșitul perioadei contabile.
Primul pas pentru pregătirea unui sold de probă neadaptat este totalizarea tuturor debitelor și creditelor din fiecare cont al companiei dvs. și calcularea unui sold total pentru fiecare cont individual .
Un sold de probă neajustat reunește toate aceste totaluri într-un singur loc și arată cam așa:
Mr. Soldul de încercare Magorium’s Wonder Emporium 31 ianuarie 2018
Conform regulilor contabilității dublei intrări, toate debitele unei companii trebuie să fie egale cu toate creditele. Dacă suma înregistrărilor de debit într-un sold de probă nu este egală cu suma creditelor, înseamnă că a apărut o eroare fie la înregistrarea, fie la înregistrarea înregistrărilor din jurnal.
Dacă utilizați software de contabilitate, acest lucru înseamnă, de obicei, că ați făcut o greșeală introducând informații în sistem.
Căutarea și remedierea acestor erori se numește corecția intrărilor.
Pasul 4: Pregătiți ajustarea intrărilor la sfârșitul perioadei
Odată ce ați făcut intrările de corectare necesare, este timpul să faceți ajustarea intrărilor.
Ajustarea intrărilor vă asigură că situațiile financiare conțin doar informații relevante pentru perioada de timp particulară care vă interesează.Există patru tipuri principale de ajustări: amânări, acumulări, ajustări de impozite și ajustări ale tranzacțiilor lipsă.
1. Amânările au legătură cu banii cheltuiți înainte de a vedea veniturile rezultate (de exemplu, cumpărarea de articole de birou pe care le veți folosi în viitor) sau cu numerarul pe care l-ați primit înainte de a furniza un serviciu sau un bun (de exemplu, o plată avansată de la un client). >
Cu alte cuvinte, amânările elimină tranzacțiile care nu aparțin perioadei pentru care creați o situație financiară.
2. Acumularile au legătură cu venituri pe care nu le-ați înregistrat imediat la momentul respectiv (cum ar fi o factură pe care ați trimis-o clientului la două săptămâni după ce i-ați acordat servicii de consultanță) sau cheltuieli pe care nu le-ați plătit imediat (de ex. proprietar și nu ați plătit încă).
Acumularile se asigură că situațiile financiare pe care le pregătiți țin acum cont de acele plăți și cheltuieli viitoare.
3. Ajustările tranzacțiilor lipsă vă ajută să vă explicați tranzacțiile pe care le-ați uitat în timpul evidenței contabile – lucruri precum achizițiile de afaceri pe creditul dvs. personal. Le-ați adăuga aici.
4. Ajustările fiscale vă ajută să țineți cont de lucruri precum amortizarea și alte deduceri fiscale. De exemplu, este posibil să fi plătit bani mari pentru un nou echipament, dar ați putea anula o parte din cost în acest an. Ajustările fiscale au loc o dată pe an, iar suma CPA vă va conduce probabil.
Pasul 5: Pregătiți un sold de probă ajustat
Odată ce ați postat toate intrările de ajustare, este timpul să creați un alt sold de probă, de această dată luând în considerare toate intrările de ajustare pe care le-ați făcut.
Acest nou sold de probă se numește sold de probă ajustat și unul dintre scopurile sale este de a dovedi că toate creditele și debitele din registrul dvs. se soldează după toate ajustările.
Odată ce ați ajustat sold de probă, aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a începe pregătirea situațiilor financiare ale companiei dvs.!
Pasul 6: Pregătiți situațiile financiare
Ultimul pas din ciclul contabil este pregătirea situațiilor financiare care vă spun unde sunt banii afacerii dvs. și cum au ajuns acolo. Este probabil cel mai mare motiv pentru care trecem prin toate problemele primilor cinci pași ai ciclului contabil.
Odată ce ați creat un sold de probă ajustat, asamblarea situațiilor financiare este o sarcină destul de simplă.
În primul rând, o situație a veniturilor și a veniturilor poate fi pregătită folosind informații din secțiunile contului de venituri și cheltuieli ale soldului de probă.
Apoi poate fi pregătit un bilanț, alcătuit din active, pasive și capitalul proprietarului.
După ce CPA vă pregătește situațiile financiare ale companiei, acestea vor efectua încă o rundă de ajustări pentru a închide conturile temporare ale companiei, care resetează sistemul și îl pregătește pentru următorul ciclu contabil.
Există și alte situații financiare. Puteți citi mai multe despre acestea în articolul nostru Cum să citiți situațiile financiare.