IRS-formulär W-3 är en sammanfattande överföringsskattformulär som måste lämnas in till federala myndigheter, tillsammans med årliga löne- och skatteformulär för anställda. Ett separat formulär används för oberoende entreprenörer och andra icke-anställda.
W-3-formulär sammanställer till ett dokument all information om W-2-blanketterna du ger dina anställda . Du använder 1096-formuläret för att sammanfatta information om alla 1099-MISC-formulär du ger till icke-anställda.
Vad är formulär W-3?
Form W-3 sammanfattar informationen från alla W-2-formulär som tillhandahålls för alla dina anställda. IRS och Social Security Administration använder den här informationen för att spåra anställdas ”löner, inklusive löner, löner, provisioner och tips, såväl som federala källor från deras lön.
Vem använder formulär W -3?
Alla företag som betalar anställda måste lämna in blankett W-3 och de som betalar oberoende entreprenörer måste lämna in blankett 1096.
Var får man Form W-3
Även om IRS erbjuder många interaktiva formulär på sin webbplats, är Form W-3 inte en av dem. Du kan dock ladda ner den på IRS.gov eller begära att IRS skickar formuläret till dig.
Du kan också skapa och fyll i formulär W-3 på SSA-webbplatsen.
Så här fyller du i formulär W-3
W-3-formulärets speglar informationen på W-2-formuläret för rutorna 1 till 19. Sammanställ informationen från alla W-2-formulär och mata in den i motsvarande rutor. Till exempel, total ruta 1-information för löner, tips, annan ersättning från alla dina anställdes W-2-formulär, överför sedan numret till ruta 1 i W-3-formuläret.
Du måste också inkludera information om typ av betalare och typ av arbetsgivare.
Form 1096 för icke-anställda
Det här formuläret kallar IRS en ”sammanställningsrapport” eftersom den sammanfattar all information från alla de 1099-MISC-formulär du har distribuerat till icke-anställda. Form 1096 är lite mer komplicerat än W-3. Varje typ av formulär 1099 måste ha sitt eget formulär 1096.
Totalt all information i rutorna 1 till 5 på 1099-MISC för alla icke-anställda. Du måste också markera rätt typ av formulär, till exempel Form 1099-MISC.
Kan Form W-3 göras E-arkiveras?
Skatteregler kräver att arbetsgivare som har 250 eller fler av samma rapport, t.ex. formulär W-2 eller 1099-MISC, måste lämna in sina informationsavkastningar online. o så genom SSA: s Business Services Online. Du måste först registrera dig på webbplatsen.
Du måste arkivera online om du har 100 eller fler av varje typ av rapport som börjar 2021, och du måste arkivera online om du har 10 eller fler av någon typ av rapport som börjar 2022.
Antalet formulär som krävs för att kräva företag att registrera online minskar.
Var ska man skicka formulär W-3
Skicka in papper W-2-formulär och W-3-formulär till Social Security Administration (SSA) vid Social Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Skicka 1096-formuläret och 1099-MISC-formulär till IRS. Den korrekta postadressen för att skicka detta formulär till IRS beror på ditt tillstånd. IRS tillhandahåller en uppdelning av adresser per stat på sin webbplats.
Gör en kopia av Form W-3 och behåll den med Copy D av alla W-2-formulär som du skickar till Social Security Administration.
Hur man arkiverar formulär W-3
SSA tillåter både pappersarkivering och elektronisk arkivering, men du behöver bara fylla i ett W-3-sändningsformulär om du arkiverar en papperskopia av blanketterna. Inkludera kopia A av W-3 med alla W-2-blanketter när du skickar in formuläret.
SSA har specifika krav för dessa två alternativ baserat på antalet W-2 som ditt företag tillhandahåller.
| Förfallodatum för W-2, W-3, 1099-MISC och 1906 formulär | ||
|---|---|---|
| Formulär | Till | Förfallodag |
| W-2 | Anställda | 31 januari året efter skatteår |
| W-3 | Social trygghetsadministratör. | 31 januari året efter skatteår |
| 1099-MISC | Icke-anställda | 31 januari året efter skatteår |
| 1096 | IRS | 28 februari året efter skatt |
Dessa rapporter förfaller året efter skatteåret. Till exempel förfaller W-3 och W-2 den 31 januari 2020 om du rapporterar anställdas lön för 2019.Du kan begära en 30-dagarsförlängning om du behöver mer tid.
Dubbelkolla datumet på det formulär du använder. Det bör vara datumet för skatteår du rapporterar om, inte datumet för året då du fyller i formuläret.
Förfallodatum kan ändras år för år om förfallodagen faller på en helg eller en helgdag, men bara med en dag eller två.
Fel på W-3 och 1096 formulär
Du måste arkivera formulär W-2c om du gör ett misstag på en anställds W-2-formulär. Du måste också lämna in ett W-3c-formulär som korrigerar totalen om felet påverkar sammanfattningen W-3. p>
Du kan korrigera felet genom att lämna in ett korrigerat formulär betecknat med ett X i lämplig ruta om du gör ett misstag på formulär 1099 som påverkar formulär 1096.
Viktiga avhämtningar
- IRS-formulär W-3 sammanfattar och sammanfattar all information du rapporterade om dina anställdas W-2-formulär. Det är en ”sammanfattande överföringsform”.
- B användningar som betalar oberoende entreprenörer bör sammanställa och rapportera betalningar på blankett 1099-MISC på blankett 1096 istället.
- Formulär W-2 och W-3 skickas till Social Security Administration, inte till IRS.
- E-arkivering av dessa formulär krävs om du har 100 eller fler formulär W-2 som börjar 2021, och detta nummer kommer att sjunka till 10 2022.
OBS: Skattelagen ändras regelbundet. Rådgör med en skattepersonal för att få den mest uppdaterade rådgivningen. Informationen i denna artikel är inte avsedd som skatterådgivning och ersätter inte skatterådgivning.