Das IRS-Formular W-3 ist ein zusammenfassendes Übermittlungssteuerformular, das zusammen mit den jährlichen Lohn- und Steuerformularen für Arbeitnehmer bei den Bundesbehörden eingereicht werden muss. Für unabhängige Auftragnehmer und andere Nicht-Mitarbeiter wird ein separates Formular verwendet.
W-3-Formulare fassen alle Informationen zu den W-2-Formularen, die Sie Ihren Mitarbeitern geben, in einem Dokument zusammen . Sie würden das 1096-Formular verwenden, um Informationen zu allen 1099-MISC-Formularen zusammenzufassen, die Sie Nicht-Mitarbeitern geben.
Was ist das Formular W-3?
Formular W-3 fasst die Daten aller W-2-Formulare zusammen, die für alle Ihre Mitarbeiter bereitgestellt wurden. Das IRS und die Sozialversicherungsbehörde verwenden diese Informationen, um die Bezahlung der Mitarbeiter zu verfolgen, einschließlich Gehälter, Löhne, Provisionen und Trinkgelder sowie die Quellensteuer des Bundes.
Wer verwendet das Formular W. -3?
Alle Unternehmen, die Mitarbeiter bezahlen, müssen das Formular W-3 einreichen, und diejenigen, die unabhängige Auftragnehmer bezahlen, müssen das Formular 1096 einreichen.
Bezugsquellen Formular W-3
Obwohl das IRS auf seiner Website viele interaktive Formulare anbietet, ist Formular W-3 keines davon. Sie können es jedoch unter IRS.gov herunterladen oder vom IRS die Formulare per E-Mail an Sie senden.
Sie können auch und erstellen Füllen Sie die Formulare W-3 auf der SSA-Website aus.
Ausfüllen des Formulars W-3
Die W-3-Formularspiegel die Informationen auf dem W-2-Formular für die Felder 1 bis 19. Summieren Sie die Informationen aus allen W-2-Formularen und geben Sie sie in die entsprechenden Felder ein. Beispiel: Geben Sie in Feld 1 Informationen zu Löhnen, Trinkgeldern und anderen Vergütungen aus allen W-2-Formularen Ihrer Mitarbeiter an und übertragen Sie die Nummer in Feld 1 des W-3-Formulars.
Sie müssen auch Informationen zur Art des Zahlungspflichtigen und zur Art des Arbeitgebers angeben.
Formular 1096 für Nichtangestellte
Dieses Formular wird vom IRS als „Zusammenstellungsbericht“ bezeichnet, da es alle Informationen aus allen 1099-MISC-Formularen zusammenfasst, die Sie an Nicht-Mitarbeiter verteilt haben. Das Formular 1096 ist etwas komplizierter als das W-3. Jeder Formulartyp 1099 muss über ein eigenes Formular 1096 verfügen.
Summieren Sie alle Informationen in den Feldern 1 bis 5 des 1099-MISC für alle Nichtmitarbeiter. Sie müssen auch das Kontrollkästchen für den richtigen Formulartyp aktivieren, z. B. Formular 1099-MISC.
Kann Formular W-3 per E-Datei eingereicht werden?
Das Steuerrecht schreibt vor, dass Arbeitgeber, die 250 oder mehr des gleichen Berichts haben, wie z. B. Formulare W-2 oder 1099-MISC, ihre Informationserklärungen online einreichen müssen. Sie können d o so über die Business Services Online der SSA. Sie müssen sich zuerst bei der Site registrieren.
Sie müssen online einreichen, wenn Sie ab 2021 100 oder mehr von jedem Berichtstyp haben. und Sie müssen online einreichen, wenn Sie ab 2022 10 oder mehr von einem Berichtstyp haben.
Die Anzahl der Formulare, die erforderlich sind, um Unternehmen zu fordern Die Online-Einreichung nimmt ab.
Versandformular W-3
Senden Sie W-2-Formulare und W-3-Formulare in Papierform an die Sozialversicherungsbehörde (SSA) bei der Verwaltung für soziale Sicherheit, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Senden Sie das Formular 1096 und das Formular 1099-MISC an das IRS. Die richtige Postanschrift für die Übermittlung dieses Formulars an das IRS hängt von Ihrem Bundesstaat ab. Das IRS bietet auf seiner Website eine Aufschlüsselung der Adressen nach Bundesland.
Erstellen Sie eine Kopie des Formulars W-3 und bewahren Sie es mit Kopie D auf aller W-2-Formulare, die Sie an die Verwaltung für soziale Sicherheit senden.
So legen Sie das Formular W-3
der SSA ab Ermöglicht sowohl die Einreichung in Papierform als auch die elektronische Einreichung. Sie müssen jedoch nur dann ein W-3-Übermittlungsformular ausfüllen, wenn Sie eine Papierkopie der Formulare einreichen. Fügen Sie allen W-2-Formularen eine Kopie A des W-3 bei Sie reichen das Formular ein.
Die SSA hat spezielle Anforderungen für diese beiden Optionen, basierend auf der Anzahl der W-2, die Ihr Unternehmen bereitstellt.
| Fälligkeitstermine für die Formulare W-2, W-3, 1099-MISC und 1906 | ||
|---|---|---|
| Formular | bis | Fälligkeitsdatum |
| W-2 | Mitarbeiter | 31. Januar eines Jahres danach Steuerjahr |
| W-3 | Verwaltung für soziale Sicherheit | 31. Januar des Jahres nach dem Steuerjahr |
| 1099-MISC | Nichtbeschäftigte | 31. Januar des Jahres nach Steuerjahr |
| 1096 | IRS | 28. Februar des Jahres nach Steuerjahr |
Diese Berichte sind ein Jahr nach dem Steuerjahr fällig. Zum Beispiel sind die W-3 und W-2 am 31. Januar 2020 fällig, wenn Sie die Mitarbeitergehälter für 2019 melden.Sie können eine Verlängerung um 30 Tage beantragen, wenn Sie mehr Zeit benötigen.
Überprüfen Sie das Datum auf dem Formular, das Sie verwenden. Es sollte das Datum für das sein Steuerjahr, über das Sie Bericht erstatten, nicht das Datum für das Jahr, in dem Sie das Formular ausfüllen.
Fälligkeitstermine können sich von Jahr zu Jahr ändern Wenn das Fälligkeitsdatum auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, jedoch nur um ein oder zwei Tage.
Fehler in W-3- und 1096-Formularen
Sie müssen das Formular W-2c einreichen, wenn Sie einen Fehler im W-2-Formular eines Mitarbeiters machen. Sie müssen auch ein W-3c-Formular einreichen, in dem die Gesamtsummen korrigiert werden, wenn der Fehler die Zusammenfassung W-3 betrifft.
Sie können den Fehler korrigieren, indem Sie ein korrigiertes Formular mit einem X in das entsprechende Feld einfügen, wenn Sie auf Formular 1099 einen Fehler machen, der sich auf Formular 1096 auswirkt.
Key Takeaways
- Das IRS-Formular W-3 fasst alle Informationen zusammen, die Sie in den W-2-Formularen Ihrer Mitarbeiter gemeldet haben. Es handelt sich um ein „zusammenfassendes Übermittlungsformular“.
- B. Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer bezahlen, sollten stattdessen Zahlungen auf Formular 1099-MISC auf Formular 1096 zusammenstellen und melden.
- Die Formulare W-2 und W-3 werden der Sozialversicherungsbehörde und nicht dem IRS vorgelegt.
- Die elektronische Einreichung dieser Formulare ist erforderlich, wenn Sie ab 2021 100 oder mehr Formulare W-2 haben und diese Zahl 2022 auf 10 sinkt.
HINWEIS: Die Steuergesetze ändern sich regelmäßig. Wenden Sie sich an einen Steuerberater, um die aktuellste Beratung zu erhalten. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind nicht als Steuerberatung gedacht und ersetzen nicht die Steuerberatung.