El formulario W-3 del IRS es un formulario de transmisión de impuestos resumido que debe presentarse ante las agencias federales, junto con los formularios anuales de salario e impuestos para los empleados. Se utiliza un formulario separado para contratistas independientes y otras personas que no son empleados.
Los formularios W-3 compilan en un solo documento toda la información de los formularios W-2 que les da a sus empleados . Utilizaría el formulario 1096 para resumir la información en cualquier formulario 1099-MISC que le dé a los no empleados.
¿Qué es el formulario W-3?
El formulario W-3 suma los datos de todos los formularios W-2 proporcionados para todos sus empleados. El IRS y la Administración del Seguro Social utilizan esta información para rastrear el «pago de los empleados, incluidos los sueldos, salarios, comisiones y propinas, así como la retención federal de su pago».
Quién usa el formulario W -3?
Todas las empresas que pagan a los empleados deben presentar el Formulario W-3, y aquellas que pagan a los contratistas independientes deben presentar el Formulario 1096.
Dónde conseguir Formulario W-3
Aunque el IRS ofrece muchos formularios interactivos en su sitio web, el Formulario W-3 no es uno de ellos. Sin embargo, puede descargarlo en IRS.gov o solicitar que el IRS le envíe los formularios por correo.
También puede crear y complete los Formularios W-3 en el sitio web de la SSA.
Cómo completar el Formulario W-3
El formulario W-3 refleja la información en el formulario W-2 para las casillas 1 a 19. Sume la información de todas las formas W-2 e introdúzcala en las casillas correspondientes. Por ejemplo, totalice la información de la casilla 1 para salarios, propinas, otras compensaciones de todos los formularios W-2 de sus empleados, luego transfiera el número a la casilla 1 del formulario W-3.
También debe incluir información sobre el tipo de pagador y el tipo de empleador.
Formulario 1096 para no empleados
Este formulario es lo que el IRS llama un «informe de compilación» porque totaliza toda la información de todos los formularios 1099-MISC que ha distribuido a los no empleados. El formulario 1096 es un poco más complicado que el W-3 Cada tipo de Formulario 1099 debe tener su propio Formulario 1096.
Sume toda la información en los recuadros 1 a 5 del 1099-MISC para todos los no empleados. También debe marcar la casilla para el tipo correcto de formulario, como el Formulario 1099-MISC.
¿Se puede presentar electrónicamente el Formulario W-3?
La ley tributaria requiere que los empleadores que tengan 250 o más del mismo informe, como los formularios W-2 o 1099-MISC, deben presentar sus declaraciones de información en línea. o así a través de los Servicios comerciales en línea de la SSA. Primero debe registrarse en el sitio.
Debe presentar en línea si tiene 100 o más de cada tipo de informe a partir de 2021, y debe presentar en línea si tiene 10 o más de cualquier tipo de informe a partir de 2022.
La cantidad de formularios necesarios para exigir a las empresas para presentar en línea está disminuyendo.
Dónde enviar el formulario W-3
Envíe los formularios W-2 y los formularios W-3 impresos a la Administración del Seguro Social (SSA) en la Administración del Seguro Social, Centro de Operaciones de Datos, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Envíe el formulario 1096 y los formularios 1099-MISC al IRS. La dirección postal correcta para transmitir este formulario al IRS depende de su estado. El IRS proporciona un desglose de las direcciones por estado en su sitio web.
Haga una copia del Formulario W-3 y guárdela con la Copia D de todos los formularios W-2 que envía a la Administración del Seguro Social.
Cómo presentar el formulario W-3
La SSA permite tanto la presentación en papel como la presentación electrónica, pero solo tiene que completar un formulario de transmisión W-3 si está presentando una copia impresa de los formularios. Incluya la Copia A del W-3 con todos los formularios W-2 cuando usted presenta el formulario.
La SSA tiene requisitos específicos para estas dos opciones según la cantidad de formularios W-2 que su empresa está proporcionando.
| Fechas de vencimiento para los formularios W-2, W-3, 1099-MISC y 1906 | ||
|---|---|---|
| Formulario | Hasta | Fecha de vencimiento |
| W-2 | Empleados | 31 de enero del año siguiente año fiscal |
| W-3 | Social Security Admin. | 31 de enero del año posterior al año fiscal |
| 1099-MISC | No empleados | 31 de enero del año después del año fiscal |
| 1096 | IRS | 28 de febrero del año posterior al año fiscal |
Estos informes vencen el año posterior al año fiscal. Por ejemplo, los formularios W-3 y W-2 vencen el 31 de enero de 2020, si informa el pago de los empleados para 2019.Puede solicitar una extensión de 30 días si necesita más tiempo.
Vuelva a verificar la fecha en el formulario que está usando. Debe ser la fecha para año fiscal sobre el que informa, no la fecha del año en que completa el formulario.
Las fechas de vencimiento pueden cambiar año tras año si la fecha de vencimiento cae en un fin de semana o feriado, pero solo por uno o dos días.
Errores en los formularios W-3 y 1096
Debe presentar el formulario W-2c si comete un error en el formulario W-2 de un empleado. También debe presentar un formulario W-3c corrigiendo los totales si el error afecta el resumen W-3.
Puede corregir el error presentando un formulario corregido designado con una X en la casilla correspondiente si comete un error en el Formulario 1099 que afecta al Formulario 1096.
Conclusiones clave
- El Formulario W-3 del IRS resume y suma toda la información que reportó en los Formularios W-2 de sus empleados. Es un formulario de «resumen de transmisión».
- B Las empresas que pagan a contratistas independientes deben compilar e informar los pagos en el Formulario 1099-MISC en el Formulario 1096.
- Los Formularios W-2 y W-3 se envían a la Administración del Seguro Social, no al IRS.
- Se requiere la presentación electrónica de estos formularios si tiene 100 o más Formularios W-2 a partir de 2021, y este número se reducirá a 10 en 2022.
NOTA: Las leyes fiscales cambian periódicamente. Consulte con un profesional de impuestos para obtener el asesoramiento más actualizado. La información contenida en este artículo no pretende ser un asesoramiento fiscal y no sustituye al asesoramiento fiscal.