15 formules Excel, raccourcis clavier et astuces qui vous feront gagner beaucoup de temps

Pour la plupart des spécialistes du marketing, essayer d’organiser et d’analyser des feuilles de calcul dans Microsoft Excel peut donner l’impression de marcher encore et encore dans un mur de briques à nouveau. Vous « répliquez manuellement des colonnes et griffonnez des maths de forme longue sur un bout de papier, tout en vous disant: » Il doit y avoir une meilleure façon de faire cela. « 

La vérité doit être dite , il y a – vous ne le savez pas encore.

Excel peut être délicat de cette façon. D’une part, c’est un outil exceptionnellement puissant pour rapporter et analyser les données marketing. D’autre part, sans la formation appropriée, il est facile de se sentir comme si cela fonctionne contre vous. Pour commencer, il existe plus d’une douzaine de formules critiques qu’Excel peut exécuter automatiquement pour vous afin que vous « ne parcouriez pas des centaines de cellules avec une calculatrice sur votre bureau.

Que sont les formules Excel?

Les formules Excel vous aident à identifier les relations entre les valeurs dans les cellules de votre feuille de calcul, à effectuer des calculs mathématiques à l’aide de ces valeurs et à renvoyer la valeur résultante dans la cellule de votre choix. Formules vous pouvez automatiquement effectuer une somme, une soustraction, un pourcentage, une division, une moyenne et même des dates / heures.

Nous allons passer en revue tous ces éléments, et bien d’autres, dans ce billet de blog.

Comment insérer des formules dans Excel

Vous vous demandez peut-être ce que les « Formules « onglet sur la barre d’outils de navigation supérieure dans Excel signifie. Dans les versions plus récentes d’Excel, ce menu horizontal – illustré ci-dessous – vous permet de rechercher et d’insérer des formules Excel dans des cellules spécifiques de votre feuille de calcul.

Plus vous utilisez diverses formules dans Excel, plus il sera facile de les mémoriser et de les exécuter manuellement. Néanmoins , la suite d’icônes ci-dessus est un catalogue pratique de formules que vous pouvez parcourir et consulter lorsque vous perfectionnez vos compétences en matière de feuille de calcul.

Les formules Excel sont également appelées «fonctions». Pour en insérer une dans votre feuille de calcul, mettez en surbrillance une cellule dans laquelle vous souhaitez exécuter une formule, puis cliquez sur l’icône à l’extrême gauche, « Insérer une fonction », pour parcourir les formules populaires et ce qu’elles font. Cette fenêtre de navigation ressemblera à ceci:

Vous voulez une expérience de navigation plus triée? Utilisez l’une des icônes que nous avons mises en surbrillance (à l’intérieur du long rectangle rouge dans la première capture d’écran ci-dessus) pour trouver des formules liées à une variété de sujets communs – comme la finance, la logique, etc. Une fois que vous avez trouvé la formule qui correspond à vos besoins, cliquez sur « Insérer une fonction », comme indiqué dans la fenêtre ci-dessus.

Maintenant, allons plonger plus en profondeur dans certaines des formules Excel les plus cruciales et comment exécuter chacune d’elles dans des situations typiques.

Pour vous aider à utiliser Excel plus efficacement (et gagner beaucoup de temps), nous avons compilé une liste de formules essentielles, de raccourcis clavier et d’autres petites astuces et fonctions que vous devez connaître.

REMARQUE: Les formules suivantes s’appliquent à Excel 2017. Si vous utilisez une version légèrement plus ancienne d’Excel, l’emplacement de chaque fonctionnalité mentionnée ci-dessous peut être légèrement différent.

SOMME

Toutes les formules Excel commencent par le signe égal, =, suivi d’une balise de texte spécifique indiquant la formule que vous souhaitez exécuter par Excel.

La formule SOMME dans Excel est l’une des formules les plus élémentaires que vous pouvez saisir dans une feuille de calcul, vous permettant de trouver la somme (ou le total) de deux valeurs ou plus. Pour exécuter la formule SOMME, entrez les valeurs que vous souhaitez additionner. en utilisant le format, = SUM (valeur 1, valeur 2, etc.).

Les valeurs que vous entrez dans la formule SOMME peuvent être des nombres réels ou être égales au nombre dans une cellule spécifique de votre feuille de calcul.

• Pour trouver la SOMME de 30 et 80, par exemple, saisissez la formule suivante dans une cellule de votre feuille de calcul: = SOMME (30, 80). Appuyez sur « Entrée » et la cellule produira le total des deux nombres: 110.
• Pour trouver la somme des valeurs dans les cellules B2 et B11, par exemple, tapez la formule suivante dans une cellule de votre feuille de calcul: = SOMME (B2, B11). Appuyez sur « Entrée » et la cellule produira le total des nombres actuellement remplis dans les cellules B2 et B11. S’il n’y a aucun nombre dans l’une ou l’autre cellule, la formule renverra 0.

Gardez à l’esprit que vous pouvez également trouver la valeur totale d’une liste de nombres dans Excel. Pour trouver la somme des valeurs des cellules B2 à B11, tapez la formule suivante dans une cellule de votre feuille de calcul: = SUM (B2: B11). Notez les deux points entre les deux cellules, plutôt qu’une virgule. Voyez à quoi cela pourrait ressembler dans une feuille de calcul Excel pour un spécialiste du marketing de contenu, ci-dessous:

IF

Il y a des moments où nous voulons savoir combien de fois une valeur apparaît dans nos feuilles de calcul.Mais il y a aussi ces moments où nous voulons trouver les cellules qui contiennent ces valeurs, et entrer des données spécifiques à côté.

Nous allons revenir à l’exemple de Sprung pour celui-ci. Si nous voulons attribuer 10 points à tous ceux qui appartiennent à la maison de Gryffondor, au lieu de taper manuellement 10 « s à côté du nom de chaque élève de Gryffondor, nous utiliserons la formule IF-THEN pour dire: Si l’étudiant est dans Gryffondor, alors il ou elle devrait obtenir dix points.

Pourcentage

Pour effectuer la formule de pourcentage dans Excel, entrez les cellules pour lesquelles vous recherchez un pourcentage au format = A1 / B1. Pour convertir la valeur décimale résultante en pourcentage, mettez la cellule en surbrillance, cliquez sur l’onglet Accueil et sélectionnez « Pourcentage » dans la liste déroulante des nombres.

Il n’y a pas de « formule » Excel pour les pourcentages en soi, mais Excel facilite la conversion de la valeur de n’importe quelle cellule en pourcentage afin que vous ne soyez pas obligé de calculer et de saisir à nouveau les nombres vous-même.

Le paramètre de base pour convertir la valeur d’une cellule en pourcentage est sous Onglet Accueil d’Excel. Sélectionnez cet onglet, mettez en surbrillance la ou les cellules que vous souhaitez convertir en pourcentage, puis cliquez dans le menu déroulant à côté de Mise en forme conditionnelle (ce bouton de menu peut indiquer « Général » au début). Ensuite, sélectionnez « Pourcentage » dans la liste des options qui apparaît. Cela convertira la valeur de chaque cellule que vous avez mise en surbrillance en pourcentage. Voir cette fonctionnalité ci-dessous.

Gardez à l’esprit si vous « utilisez d’autres formules, telles que la formule de division (notée = A1 / B1), pour renvoyer de nouvelles valeurs, vos valeurs peuvent apparaître par défaut sous forme de décimales. Mettez simplement vos cellules en surbrillance avant ou après avoir exécuté cette formule, puis définissez le « format de ces cellules sur » Pourcentage « dans l’onglet Accueil, comme indiqué ci-dessus.

Soustraction

Pour effectuer la formule de soustraction dans Excel, entrez les cellules que vous soustrayez au format = SOMME (A1, -B1). Cela soustrayera une cellule en utilisant la formule SOMME en ajoutant un signe négatif avant la cellule que vous soustrayez. Par exemple, si A1 était 10 et B1 était 6, = SUM (A1, -B1) effectuerait 10 + -6, renvoyant une valeur de 4.

Comme les pourcentages, la soustraction n’a pas la sienne formule dans Excel non plus, mais cela ne signifie pas que cela ne peut pas être fait. Vous pouvez soustraire toutes les valeurs (ou ces valeurs à l’intérieur des cellules) de deux manières différentes.

• En utilisant la formule = SOMME. Pour soustraire plusieurs valeurs les unes des autres, entrez les cellules que vous souhaitez soustraire au format = SOMME (A1, -B1), avec un signe négatif (indiqué par un trait d’union) avant la cellule dont vous soustrayez la valeur. Appuyez sur Entrée pour renvoyer la différence entre les deux cellules comprises entre parenthèses. Voyez à quoi cela ressemble dans la capture d’écran ci-dessus.
• Utilisation de format, = A1-B1. Pour soustraire plusieurs valeurs les unes des autres, tapez simplement un signe égal suivi de votre première valeur ou cellule, d’un trait d’union et de la valeur ou de la cellule que vous soustrayez. Appuyez sur Entrée pour renvoyer la différence entre les deux valeurs.

Multiplication

Pour effectuer la formule de multiplication dans Excel, entrez les cellules que vous multipliez au format = A1 * B1. Cette formule utilise un astérisque pour multiplier la cellule A1 par la cellule B1. Par exemple, si A1 était égal à 10 et B1 était égal à 6, = A1 * B1 renverrait une valeur de 60.

Vous pourriez penser multiplier valeurs dans Excel a sa propre formule ou utilise le caractère « x » pour indiquer la multiplication entre plusieurs valeurs. En fait, c’est aussi simple qu’un astérisque – *.

Pour multiplier deux valeurs ou plus dans une feuille de calcul Excel, mettez en surbrillance une cellule vide. Ensuite, entrez les valeurs ou les cellules que vous souhaitez multiplier ensemble dans le format, = A1 * B1 * C1 … etc. L’astérisque multipliera efficacement chaque valeur incluse dans la formule.

Appuyez sur Entrée pour retourner le produit souhaité. Voyez à quoi cela ressemble dans la capture d’écran ci-dessus.

Division

Pour effectuer la formule de division dans Excel, entrez les cellules que vous « divisez au format, = A1 / B1. Cette formule utilise une barre oblique « / » pour diviser la cellule A1 par la cellule B1. Par exemple, si A1 était égal à 5 et B1 était égal à 10, = A1 / B1 renverrait une valeur décimale de 0,5.

Division en Excel est l’une des fonctions les plus simples que vous puissiez exécuter. Pour ce faire, mettez en surbrillance une cellule vide, entrez un signe égal, « = », et suivez-le avec les deux valeurs (ou plus) que vous « aimeriez diviser par un renvoi barre oblique, « /, » entre les deux. Le résultat doit être au format suivant: = B2 / A2, comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.

Appuyez sur Entrée, et votre quotient souhaité doit apparaître dans la cellule que vous avez initialement mise en surbrillance.

DATE

La formule Excel DATE est notée = DATE (année, mois, jour). Cette formule renverra une date qui correspond aux valeurs entrées entre parenthèses – même les valeurs référencées à partir d’autres cellules. Par exemple, si A1 était 2018, B1 était 7 et C1 était 11, = DATE (A1, B1, C1) renverrait 7/11/2018.

Créer des dates dans les cellules d’une feuille de calcul Excel peut être une tâche inconstante de temps en temps. Heureusement, il existe une formule pratique pour faciliter la mise en forme de vos dates. Il existe deux façons d’utiliser cette formule:

• Créez des dates à partir d’une série de valeurs de cellule. Pour ce faire, mettez une cellule vide en surbrillance. , entrez « = DATE » et entre parenthèses, entrez les cellules dont les valeurs créent la date souhaitée – en commençant par l’année, puis le numéro du mois, puis le jour. Le format final devrait ressembler à ceci: = DATE (année, mois , jour). Voyez à quoi cela ressemble dans la capture d’écran ci-dessous.
• Définir automatiquement la date d’aujourd’hui. Pour ce faire, mettez en surbrillance une cellule vide et entrez la chaîne de texte suivante: = DATE (YEAR (TODAY ()), MONTH (TODAY ()), DAY (TODAY ())). Appuyez sur Entrée pour afficher la date à laquelle vous travaillez actuellement dans votre feuille de calcul Excel.

Dans les deux cas, Formule de date d’Excel, votre date retournée doit être sous la forme « mm / jj / aa » – sauf si votre programme Excel est formaté différemment.

Tableau

Une formule matricielle dans Excel entoure une formule simple entre accolades en utilisant le format {= (Valeur de début 1: Valeur de fin 1) * (Valeur de départ 2: Valeur de fin 2)}. En appuyant sur ctrl + shift + center, cela calculera et retournera la valeur de plusieurs plages, plutôt que de simples cellules individuelles ajoutées ou multipliées les unes par les autres.

Le calcul de la somme, du produit ou du quotient de cellules individuelles est facile – utilisez simplement la formule = SOMME et entrez les cellules, les valeurs ou la plage de cellules sur lesquelles vous souhaitez effectuer cette arithmétique. Mais qu’en est-il des gammes multiples? Comment trouvez-vous la valeur combinée d’un grand groupe de cellules?

Les tableaux numériques sont un moyen utile d’exécuter plusieurs formules à la fois dans une seule cellule afin de voir une somme finale, la différence , produit ou quotient. Si vous cherchez à trouver le revenu total des ventes de plusieurs unités vendues, par exemple, la formule matricielle dans Excel est parfaite pour vous. Voici comment procéder:

1. Pour commencer à l’aide de la formule matricielle, tapez « = SOMME » et entre parenthèses, entrez la première des deux (ou trois ou quatre) plages de cellules que vous aimeriez multiplier. Voici à quoi pourrait ressembler votre progression: = SUM (C2: C5
2. Ensuite, ajoutez un astérisque après la dernière cellule de la première plage que vous avez incluse dans votre formule. Cela signifie multiplication. Après cet astérisque , entrez votre deuxième plage de cellules. Vous allez multiplier cette seconde plage de cellules par la première. Votre progression dans cette formule devrait maintenant ressembler à ceci: = SUM (C2: C5 * D2: D5)
3. Prêt à appuyer sur Entrée? Pas si vite … Parce que cette formule est si compliquée, Excel réserve une commande clavier différente pour les tableaux. Une fois que vous avez fermé les parenthèses sur votre formule matricielle, appuyez sur Ctrl + Maj + Entrée. Cela reconnaîtra votre formule sous forme de tableau, enveloppant votre formule entre accolades et renvoyant avec succès votre produit des deux plages combinées.

Dans le calcul des revenus, cela peut réduire considérablement votre temps et vos efforts. Voir la formule finale dans la capture d’écran ci-dessus.

COUNT

La formule COUNT dans Excel est dénotée d = COUNT (cellule de début: cellule de fin). Cette formule renverra une valeur égale au nombre d’entrées trouvées dans la plage de cellules souhaitée. Par exemple, s’il y a huit cellules avec des valeurs entrées entre A1 et A10, = COUNT (A1: A10) renverra une valeur de 8.

La formule COUNT dans Excel est particulièrement utile pour les grandes feuilles de calcul, dans lesquelles vous voulez voir combien de cellules contiennent des entrées réelles. Ne soyez pas dupe: cette formule ne fera aucun calcul sur les valeurs des cellules elles-mêmes. Cette formule sert simplement à savoir combien de cellules dans une plage sélectionnée sont occupées par quelque chose.

En utilisant la formule en gras ci-dessus, vous pouvez facilement exécuter un compte de cellules actives dans votre feuille de calcul. Le résultat ressemblera un peu à ceci:

MOYENNE

Pour effectuer la formule moyenne en Excel, entrez les valeurs, les cellules ou la plage de cellules dont vous calculez la moyenne au format = MOYENNE (nombre1, nombre2, etc.) ou = MOYENNE (valeur de départ: valeur de fin). Cela calculera la moyenne de toutes les valeurs ou plages de cellules incluses entre parenthèses.

La recherche de la moyenne d’une plage de cellules dans Excel vous évite d’avoir à rechercher des sommes individuelles, puis à effectuer une équation de division distincte sur votre total. Utilisation = MOYENNE comme entrée de texte initiale, vous pouvez laisser Excel faire tout le travail à votre place.

Pour référence, la moyenne d’un groupe de nombres est égale à la somme de ces nombres, divisée par le nombre de éléments de ce groupe.

SUMIF

La formule SUMIF dans Excel est notée = SUMIF (plage, critères,). Cela renverra la somme des valeurs dans une plage de cellules souhaitée qui répondent tous à un seul critère.Par exemple, = SUMIF (C3: C12, « > 70 000 ») renverrait la somme des valeurs entre les cellules C3 et C12 uniquement à partir des cellules supérieures à 70 000.

Supposons que vous souhaitiez déterminer le profit que vous avez généré à partir d’une liste de prospects associés à des indicatifs régionaux spécifiques, ou calculer la somme des salaires de certains employés – mais uniquement s’ils dépassent un certain montant. Faire cela manuellement semble un peu long, c’est le moins qu’on puisse dire.

Avec la fonction SUMIF, ce n’est pas nécessaire – vous pouvez facilement additionner la somme des cellules qui répondent à certains critères, comme dans l’exemple de salaire ci-dessus.

• La formule: = SUMIF (plage, critères,)
  
  • Plage: la plage qui est testée à l’aide de vos critères.
  • Critères: les critères qui déterminent quelles cellules de Criteria_range1 seront ajoutées ensemble
  • : Une plage facultative de cellules que vous allez ajouter en plus de la première plage saisie. Ce champ peut être omis.

Dans l’exemple ci-dessous, nous voulions calculer la somme des salaires supérieurs à 70 000 $. La fonction SUMIF additionnait les montants en dollars qui dépassaient ce nombre dans les cellules C3 à C12, avec la formule = SUMIF (C3: C12, « > 70 000 »).

TRIM

La formule TRIM dans Excel est noté = TRIM (texte). Cette formule supprimera tous les espaces entrés avant et après le texte entré dans la cellule. Par exemple, si A2 inclut le nom «Steve Peterson» avec des espaces indésirables avant le prénom, = TRIM (A2) renverra «Steve Peterson» sans espaces dans une nouvelle cellule.

Partage de courrier électronique et de fichiers sont de merveilleux outils sur le lieu de travail d’aujourd’hui. Autrement dit, jusqu’à ce qu’un de vos collègues vous envoie une feuille de calcul avec un espacement vraiment génial. Non seulement ces espaces non fiables peuvent rendre la recherche de données difficile, mais ils affectent également les résultats lorsque vous essayez pour additionner des colonnes de nombres.

Plutôt que de supprimer et d’ajouter des espaces minutieusement au besoin, vous pouvez nettoyer tout espacement irrégulier à l’aide de la fonction TRIM, qui est utilisée pour supprimer les espaces supplémentaires des données (à l’exception des espaces simples entre les mots).

• La formule: = TRIM (texte).
  • Texte: Le texte ou la cellule dont vous souhaitez supprimer les espaces.

Voici un exemple de la façon dont nous avons utilisé la fonction TRIM pour supprimer les espaces supplémentaires avant une liste de noms. Pour ce faire, nous avons entré = TRIM (« A2 ») dans la barre de formule et l’avons répliqué pour chaque nom en dessous dans une nouvelle colonne à côté de la colonne avec des espaces indésirables.

Vous trouverez ci-dessous d’autres formules Excel qui pourraient vous être utiles à mesure que vos besoins en matière de gestion des données augmentent.

GAUCHE, MOYENNE et DROITE

Supposons que vous ayez une ligne de texte dans une cellule que vous souhaitez diviser en plusieurs segments différents. Plutôt que de retaper manuellement chaque partie de le code dans sa colonne respective, les utilisateurs peuvent tirer parti d’une série de fonctions de chaîne pour déconstruire la séquence selon les besoins: GAUCHE, MOYENNE ou DROITE.

GAUCHE

• Objectif: utilisé pour extraire les X premiers nombres ou caractères d’une cellule.
• La formule: = LEFT (texte, nombre_de_caractères)
  
  • Texte: La chaîne à partir de laquelle vous souhaitez extraire.
  • Number_of_characters: Le nombre de caractères que vous souhaitez extraire en commençant par le cha le plus à gauche racter.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons entré = LEFT (A2,4) dans la cellule B2, et l’avons copié dans B3: B6. Cela nous a permis d’extraire les 4 premiers caractères du code.

MID

• Objectif: Utilisé pour extraire des caractères ou des nombres au milieu en fonction de la position.
• La formule: = MID (texte, position_début, nombre_de_caractères )
  
  • Texte: La chaîne à partir de laquelle vous souhaitez extraire.
  • Start_position: La position dans la chaîne à partir de laquelle vous voulez commencer l’extraction. Par exemple, la première position dans la chaîne est 1.
  • Number_of_characters: Le nombre de caractères que vous souhaitez extraire.

Dans cet exemple, nous avons entré = MID (A2,5,2) dans la cellule B2 et l’avons copié dans B3: B6. Cela nous a permis d’extraire les deux nombres commençant à la cinquième position du code.

RIGHT

• Objectif: Utilisé pour extraire les X derniers nombres ou caractères d’une cellule.
• La formule: = RIGHT (texte , number_of_characters)
  
  • Texte: La chaîne dont vous souhaitez extraire.
  • Number_of_characters: Le nombre de caractères que vous souhaitez extraire en commençant par le caractère le plus à droite.

Pour cet exemple, nous avons entré = RIGHT (A2,2) dans la cellule B2 et l’avons copié dans B3: B6. Cela nous a permis d’extraire les deux derniers chiffres du code.

RECHERCHEV

Celui-ci est un ancien, mais un goodie – et c’est un peu plus détaillé que certaines des autres formules que nous avons énumérées ici. Mais c’est particulièrement utile lorsque vous avez deux ensembles de données sur deux feuilles de calcul différentes et que vous souhaitez les combiner en une seule feuille de calcul.

Ma collègue, Rachel Sprung – dont le « Comment utiliser Le didacticiel Excel « est une lecture incontournable pour tous ceux qui souhaitent en savoir plus. Il utilise une liste de noms, d’adresses e-mail et d’entreprises comme exemple. Si vous avez une liste de noms de personnes à côté de leurs adresses e-mail dans une feuille de calcul, et une liste des adresses e-mail de ces mêmes personnes à côté du nom de leur entreprise dans l’autre, mais vous voulez que les noms, adresses e-mail et noms d’entreprise de ces personnes apparaissent au même endroit – c’est là qu’intervient RECHERCHEV.

Remarque: lorsque vous utilisez cette formule, vous devez être certain qu’au moins une colonne apparaît de manière identique dans les deux feuilles de calcul. Parcourez vos ensembles de données pour vous assurer que la colonne de données que vous utilisez pour combiner vos informations est exactement la même, sans espace supplémentaire.

• La formule: RECHERCHEV (valeur de recherche, tableau, tableau, numéro de colonne,)
  • Valeur de recherche: valeur identique que vous avez dans les deux feuilles de calcul. Choisissez la première valeur de votre première feuille de calcul. Dans l’exemple de Sprung qui suit, cela signifie la première adresse e-mail de la liste, ou cellule 2 (C2).
  • Tableau de tableau: la plage de colonnes de la feuille 2 à partir de laquelle vous allez extraire vos données, y compris la colonne de données identique à votre valeur de recherche (dans notre exemple, les adresses e-mail ) dans la feuille 1 ainsi que la colonne de données que vous essayez de copier dans la feuille 1. Dans notre exemple, il s’agit de «Sheet2! A: B». «A» signifie la colonne A de la feuille 2, qui est la colonne de la feuille 2 où les données identiques à notre valeur de recherche (e-mail) dans la feuille 1 sont répertoriées. Le «B» signifie la colonne B, qui contient les informations qui ne sont disponibles que dans la feuille 2 que vous voulez traduire en feuille 1.
  • Numéro de colonne: Le tableau de tableau indique à Excel où (quelle colonne) le les nouvelles données que vous souhaitez copier dans la feuille 1 sont localisées. Dans notre exemple, il s’agit de la colonne « Maison », la deuxième de notre tableau, ce qui en fait la colonne numéro 2.
  • Recherche par plage: utilisez FALSE pour vous assurer que vous n’obtenez que des correspondances de valeurs exactes.
• La formule avec les variables de l’exemple de Sprung ci-dessous: = RECHERCHEV (C2, Feuille2! A: B, 2, FALSE)

Dans cet exemple, la feuille 1 et la feuille 2 contiennent des listes décrivant différentes informations sur les mêmes personnes, et le fil conducteur entre les deux est leur adresse e-mail. Disons que nous voulons combiner les deux ensembles de données afin que toutes les informations sur la maison de la feuille 2 se traduisent en feuille 1. Voici comment cela fonctionnerait:

RANDOMIZE

Il existe « un excellent article qui compare la formule RANDOMIZE d’Excel » au mélange d’un deck de cartes. Le jeu entier est une colonne, et chaque carte – 52 dans un jeu – est une ligne. « Pour mélanger le jeu », écrit Steve McDonnell, « vous pouvez calculer une nouvelle colonne de données, remplir chaque cellule de la colonne avec un nombre aléatoire et trier le classeur en fonction du champ de nombre aléatoire. »

En marketing, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité lorsque vous souhaitez attribuer un numéro aléatoire à une liste de contacts, comme si vous vouliez expérimenter une nouvelle campagne d’e-mail et deviez utiliser des critères aveugles pour sélectionner qui la recevrait. En attribuant des numéros à ces contacts, vous pouvez appliquer la règle « Tout contact avec un chiffre de 6 ou plus sera ajouté à la nouvelle campagne. »

• La formule: RAND ()
  • Commencez par une seule colonne de contacts. Ensuite, dans la colonne adjacente, saisissez « RAND () » – sans les guillemets – en commençant par la ligne du contact du haut.
• Pour l’exemple ci-dessous: RANDBETWEEN (bas, haut)
  • RANDBETWEEN vous permet de dicter la plage de nombres que vous souhaitez attribuer. Dans le cas de cet exemple, je voulais en utiliser un à 10.
  • bas: le nombre le plus bas de la plage.
  • haut: le nombre le plus élevé de la plage,
• Formule dans l’exemple ci-dessous: = RANDBETWEEN (1,10)

Trucs utiles, non? Maintenant, pour la cerise sur le gâteau: une fois que vous avez maîtrisé la formule Excel dont vous avez besoin, vous voudrez la répliquer pour d’autres cellules sans réécrire la formule. Et heureusement, il existe également une fonction Excel pour cela. Découvrez-la ci-dessous.

Parfois, vous souhaiterez peut-être exécuter la même formule sur une ligne ou une colonne entière de votre feuille de calcul. Supposons, par exemple, que vous ayez une liste de nombres dans les colonnes A et B d’une feuille de calcul et que vous souhaitiez saisir les totaux individuels de chaque ligne dans la colonne C.

De toute évidence, il serait trop fastidieux de ajustez les valeurs de la formule pour chaque cellule afin que vous «trouviez le total des nombres respectifs de chaque ligne». Heureusement, Excel vous permet de mettre automatiquement en concurrence la colonne. Il vous suffit de saisir la formule dans la première ligne. Cochez Suivez les étapes suivantes:

1. Tapez votre formule dans une cellule vide et appuyez sur « Entrée » pour exécuter la formule.
2. Passez votre curseur sur le coin inférieur droit de la cellule contenant la formule. Vous verrez un petit symbole « + » en gras apparaître.
3. Vous pouvez double-cliquer sur ce symbole pour remplir automatiquement le colonne entière avec votre formule, vous pouvez également cliquer et faire glisser manuellement votre curseur vers le bas pour ne remplir qu’une longueur spécifique de la colonne. Une fois que vous avez atteint la dernière cellule de la colonne, vous « aimerais pour entrer votre formule, relâchez votre souris pour copier la formule. Ensuite, vérifiez simplement chaque nouvelle valeur pour vous assurer qu’elle correspond aux cellules correctes.

Raccourcis clavier Excel

Sélectionnez rapidement des lignes, des colonnes ou l’ensemble de la feuille de calcul.

Peut-être que vous êtes pressé par le temps. Je veux dire, qui n’est pas? Pas de temps, pas de problème. Vous pouvez sélectionner l’intégralité de votre feuille de calcul en un seul clic. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer simplement sur l’onglet dans le coin supérieur gauche de votre feuille pour tout mettre en évidence en même temps.

Vous voulez simplement tout sélectionner dans une colonne de ligne particulière? C’est tout aussi simple avec ces raccourcis:

Pour Mac:

• Sélectionnez Colonne = Commande + Maj + Bas / Haut
• Sélectionnez Ligne = Commande + Maj + Droite / Gauche

Pour PC:

• Sélectionner une colonne = Ctrl + Maj + Bas / Haut
• Sélectionner une ligne = Ctrl + Maj + Droite / Gauche

Ce raccourci est particulièrement utile lorsque vous « travaillez avec des ensembles de données plus volumineux, mais que vous n’avez qu’à en sélectionner une partie spécifique.

Ouvrez, fermez ou créez rapidement un classeur.

Besoin d’ouvrir, de fermer ou de créer un classeur à la volée? Les raccourcis clavier suivants vous permettront d’effectuer l’une des actions ci-dessus en moins d’une minute.

Pour Mac:

• Ouvrir = Commande + O
• Fermer = Commande + W
• Créer un nouveau = Commande + N

Pour PC:

• Ouvrir = Contrôle + O
• Fermer = Contrôle + F4
• Créer un nouveau = Contrôle + N

Formater les nombres en devise.

Vous avez des données brutes que vous souhaitez convertir en devise? Que ce soit les salaires, les budgets marketing ou la vente de billets pour un événement, la solution est simple. Il vous suffit de mettre en surbrillance les cellules que vous souhaitez reformater et de sélectionner Ctrl + Maj + $.

Les nombres se traduiront automatiquement en montants en dollars – avec des signes dollar, des virgules et des points décimaux.

Insérez la date et l’heure actuelles dans une cellule.

Que vous » vous connectiez à nouveau aux publications sur les réseaux sociaux ou que vous gardiez une trace des tâches que vous « recochez votre liste de tâches , vous souhaiterez peut-être ajouter une date et une heure à votre feuille de calcul. Commencez par sélectionner la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter ces informations.

Ensuite, en fonction de ce que vous souhaitez insérer, effectuez l’une des opérations suivantes:

Autres astuces Excel

Personnalisez la couleur de vos onglets.

Si vous avez une tonne de feuilles différentes dans un classeur – ce qui arrive aux meilleurs d’entre nous -, il est plus facile d’identifier où vous devez aller en codant par couleur les onglets. Par exemple, vous pouvez étiqueter les rapports marketing du mois dernier en rouge et ceux de ce mois en orange.

Cliquez simplement avec le bouton droit sur un onglet et sélectionnez « Couleur de l’onglet ». Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous permettant de choisir une couleur dans un thème existant, ou personnalisez-en un selon vos besoins.

Ajouter un commentaire à une cellule.

Lorsque vous souhaitez rédiger une note ou ajouter un commentaire à une cellule spécifique d’une feuille de calcul, cliquez simplement avec le bouton droit sur la cellule que vous souhaitez commenter t sur, puis cliquez sur Insérer un commentaire. Tapez votre commentaire dans la zone de texte et cliquez en dehors de la zone de commentaire pour l’enregistrer.

Les cellules contenant des commentaires affichent un petit triangle rouge dans le coin. Pour afficher le commentaire, passez la souris dessus.

Copier et dupliquer la mise en forme.

Si vous avez déjà passé du temps à formater une feuille à votre goût, vous conviendrez probablement que ce n’est pas vraiment l’activité la plus agréable. En fait, c’est assez fastidieux.

Pour cette raison, il est probable que vous ne souhaitiez pas répéter le processus la prochaine fois – pas plus que ce n’est nécessaire. Merci au format d’Excel Peintre, vous pouvez facilement copier la mise en forme d’une zone d’une feuille de calcul à une autre.

Sélectionnez ce que vous souhaitez répliquer, puis sélectionnez l’option Reproduire la mise en forme – l’icône du pinceau – dans le tableau de bord. Le pointeur affichera alors un pinceau, vous invitant à sélectionner la cellule, le texte ou la feuille de calcul entière à laquelle vous souhaitez appliquer ce formatage, comme indiqué ci-dessous:

Identifiez les valeurs en double.

Dans de nombreux cas, les valeurs en double – comme le contenu en double lors de la gestion SEO – peut être gênant s’il n’est pas corrigé. Dans certains cas, cependant, vous devez simplement en être conscient.

Quelle que soit la situation, il est facile de faire apparaître les valeurs dupliquées existantes dans votre feuille de calcul en quelques étapes rapides. Pour ce faire, cliquez sur l’option de mise en forme conditionnelle et sélectionnez Mettre en surbrillance les règles de cellule > Valeurs en double

À l’aide de la fenêtre contextuelle, créez la règle de mise en forme souhaitée pour spécifier le type de contenu dupliqué que vous souhaitez afficher.

Dans l’exemple ci-dessus, nous cherchions à identifier tout doublon dans la fourchette sélectionnée et a mis en forme les cellules en double en jaune.

En marketing, l’utilisation d’Excel est assez inévitable – mais avec ces astuces, cela n’a pas à être si intimidant. par exemple, la pratique rend parfait. Plus vous utilisez ces formules, raccourcis et astuces, plus ils deviendront une seconde nature.

Pour approfondir un peu plus, consultez quelques-unes de nos ressources préférées pour apprendre Exceller. Vous voulez plus de conseils Excel? Consultez cet article sur la création d’un tableau croisé dynamique avec des médianes.

Note de l’éditeur: Cet article a été publié à l’origine en janvier 2019 et a été mis à jour pour être complet.

Publié à l’origine le 19 octobre 2020 07:00:00, mis à jour le 26 octobre 2020

Thèmes:

Excel