NON CLASSIFIÉ (U)
5 FAH-1 H-430
ENVELOPPES ET COURRIER
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Bureau d’origine: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 GÉNÉRAL
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Suivez les instructions de cette section pour préparer les enveloppes et utiliser les services de courrier dans le département et à la poste. Voir 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, pour des directives détaillées concernant l’envoi du courrier et les canaux de courrier pouchand. Contactez le centre de messagerie / salle de courrier central de votre organisation pour plus d’informations.
b. Le courrier officiel non classifié provenant du département et des postes doit être mesuré (affranchissement affranchi en fonction du poids par compteur postal) pour être traité par le service postal américain (USPS) ou le système postal militaire (MPS).
c. Les enveloppes portant l’affranchissement au compteur doivent être envoyées à la Direction centrale du courrier du Ministère (DPM / U).
d. Les enveloppes au compteur officielles envoyées par la poste sont acheminées par le Ministère pour des raisons de responsabilité.
e. Les enveloppes contenant du courrier classifié doivent être correctement marquées. Remplissez les formulaires appropriés pour enregistrer les articles classifiés (voir 5 FAH-1, pièce H-431, formulaire DS-112, Récépissé de matériel classifié) et la valise postale (formulaire OF-120, Inscription du courrier dans la valise diplomatique) Le formulaire n’est pas disponible sur le site Web A / GIS / DIR et doit être obtenu auprès de l’Administration des services généraux (GSA) Federal Supply). Voir 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook, pour obtenir des instructions complètes sur l’envoi d’articles classifiés et valides.
f. Les enveloppes contenant des informations sensibles mais non classifiées (SBU) doivent être préparées comme les autres enveloppes «non classées». Les colis SBU doivent être enregistrés sur le formulaire OF-120 avec le marquage non classé. Voir 14 FAH-4 pour des directives complètes.
g. Des centres de messagerie (salles de courrier) sont situés dans tout le Ministère. Consultez le centre de messagerie qui dessert votre organisation pour plus d’informations.
5 FAH-1 H-432 TYPES D’ENVELOPPES
5 FAH-1 H-432.1 Enveloppe au format lettre
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Les enveloppes de format lettre doivent répondre aux exigences de taille minimale du service postal américain de 5 pouces de long et 3 1/2 pouces de haut avec une épaisseur de 0,007 pouces et pas plus grand que 11 1/2 pouces de long et 6 1/8 pouces de haut avec une épaisseur de 1/4 pouce (USPS Domestic Mail Manual). Une enveloppe de format lettre (4 pouces) correspond à la taille approximative d’une lettre pliée. Dans la mesure du possible, utilisez l’enveloppe au format lettre pour la correspondance officielle (pliez le matériel, si nécessaire). Voir 5 FAH-1Exhibit H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Enveloppe de fenêtre
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Utilisez une enveloppe à fenêtre (disponible uniquement en format lettre) pour les envois non classés, courants ou administratifs. À utiliser également pour les envois d’informations volumineux. Le nom et l’adresse du destinataire apparaissent dans la fenêtre à partir d’une lettre ou d’une étiquette.
5 FAH-1 H-432.3 Enveloppe marron clair (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Utilisez des enveloppes Kraft (communément appelées Flat Mail) pour les documents non pliés ou surdimensionnés, tels que plusieurs enveloppes, brochures, etc. Les enveloppes Kraft (papier brun) sont disponibles en plusieurs formats; cependant, la longueur doit être d’un maximum de 15 pouces, la hauteur d’un maximum de 12 pouces et l’épaisseur d’un maximum de 3/4 pouces. Le poids maximum est de 13 onces. Le courrier plat doit être flexible et peut nécessiter un tri manuel (ce qui peut retarder la livraison) et coûter plus cher pour acheter et traiter une enveloppe au format lettre. Voir 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 Enveloppe pour messager du gouvernement américain (Interoffice, type chaîne)
(TL: CH-4; 31/07/2002)
Utilisez une enveloppe de messagerie pour transmettre du courrier inter-bureaux non classifié au sein du département ou par la poste. Réutilisez une enveloppe de messagerie en croisant la dernière adresse d’un bloc dans la colonne gauche ou droite avant de le retourner pour utiliser le verso dans le même ordre. N’utilisez pas d’enveloppe de courrier pour envoyer du courrier via le service postal régulier. Voir 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 ENVELOPPES FAH-1 H-433 AU POSTE
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. À la poste, le courrier à expédier par courrier local ou international nécessite un affranchissement du pays hôte. Indiquez clairement au personnel de la salle du courrier le type de service souhaité et la nature du contenu.
b. Utilisez une enveloppe ordinaire blanche pour le courrier à envoyer via le pays hôte ou les services postaux internationaux. Placez l’adresse de retour complète, qui comprend le nom (initiale et le nom) et le symbole du bureau de l’expéditeur, dans le coin supérieur gauche de l’enveloppe.
5 FAH-1 H-434 ENVELOPPE ENVELOPPÉE AUTO-ADRESSÉE
(TL: CH-4; 31/07/2002)
a. Utilisez une enveloppe avec affranchissement apposée par un compteur postal (ou une étiquette d’adresse ou une carte-réponse) préimprimée avec l’adresse du ministère pour joindre une lettre à un destinataire qui est invité à fournir des informations au nom du gouvernement, mais n’est pas obligé de fournir les informations .
b.Lorsque vous répondez à une demande du secteur privé, n’utilisez pas de timbre-poste ci-joint ou d’enveloppes timbrées adressées par le destinataire fournies par le destinataire; réponse dans une enveloppe officielle du Département. Renvoyez le timbre ou l’enveloppe au destinataire avec la réponse.
c. Pour les autres demandes d’informations du secteur privé où une lettre type non signée est utilisée pour accompagner le matériel imprimé, une étiquette d’adresse envoyée par l’individu ou l’organisation peut être utilisée sur l’enveloppe officielle du Département.
5 FAH-1 H- 435 ADRESSER LES ENVELOPPES
5 FAH-1 H-435.1 Adresse de retour
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Pour les enveloppes dans le département, affichez le symbole du bureau, les initiales et le nom de l’expéditeur, ainsi que le numéro de la chambre dans le coin supérieur gauche directement sous l’adresse de retour imprimée.
b. À la poste, placez l’emplacement géographique complet et l’identification de la poste directement sous le mots «Affaires officielles».
c. Des exemples de format d’adresse approprié peuvent être trouvés dans 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 De la publication à Non- Adresses gouvernementales
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Afficher l’adresse de retour géographique complète de la poste comme suit:
Exemple:
Section politique — Salle 555 – Ambassade des États-Unis à Londres, Angleterre JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Du poste au ministère, à une autre agence fédérale ou à un autre poste
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Lors de l’utilisation des enveloppes affranchies, afficher le symbole du bureau et se référer aux exemples dans 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Destinataire
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Utilisez toujours l’adresse complète sur les enveloppes. Utilisez le style de bloc, l’espacement simple (si trois lignes ou plus) et la ponctuation ouverte. Adresse sur deux lignes à double interligne. Mettre en retrait les lignes de report de deux espaces. Entrez la ville et l’État sur la même ligne, suivis du code postal ou du numéro de code du pays étranger. Pour le courrier international, placez le nom du pays sur la dernière ligne. Si nécessaire, placez une ligne «Attention» dans la zone inférieure gauche de l’enveloppe.
b. Pour le courrier international, entrez le pays en lettres capitales:
Exemple:
M. John Doe
345 Morris Road
Londres JN2 34P
ANGLETERRE
c. Jérusalem est une situation particulière. Ne désignez pas un pays pour Jérusalem. Adressez les questions spécifiques concernant le nom correct d’une ville ou d’un pays étranger au bureau national du département ou au bureau du géographe (INR / GE).
d. Pour obtenir une adresse postale locale, consultez la publication du Département d’État, Principaux agents des postes du service extérieur, qui répertorie les postes par ordre alphabétique des pays. Consultez également l’annuaire téléphonique du ministère.
e. Le courrier adressé à un poste militaire à l’étranger nécessite des numéros AA, AE ou AP avec le code postal. Le Service postal militaire (MPS) a aligné les numéros APO / FPO en fonction sur l’emplacement géographique. Voir 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, pour les numéros spécifiques.
5 FAH-1 H-435.3 Codes postaux
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Toujours inclure le code postal dans l’adresse sur les e-mails envoyés via les canaux USPS. Utilisez le code à 9 chiffres si disponible. Le Département utilise un code à 9 chiffres (20520-xxxx) pour le tri automatisé du courrier, qui doit apparaître dans le bloc d’adresses de tous les courriers adressés au département de Washington, DC ou aux postes intermédiaires. Les adresses seront remplies en majuscules sans ponctuation.
b. Les 5 premiers chiffres du le code postal du département doit être 20520. Les 4 derniers chiffres identifient le numéro de la chambre.
c. Utilisez le code postal 20521 pour le courrier adressé à la poste plus les 4 derniers chiffres pour identifier le poste (voir 14 FAH-4 , Pochette et Mail Handbook).
Exemple:
JOHN DOE
DÉPARTEMENT D’ÉTAT
SECTION POLITIQUE
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 TYPES DE SERVICE COURRIEL FAH-1 H-436
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Le Département propose plusieurs types de services de messagerie. Utilisez l’USPS pour la correspondance officielle avec toutes les adresses américaines. Envoyez le courrier officiel via le système de messagerie pour qu’il soit redirigé vers la salle de courrier du Ministère, où il sera entré dans les canaux USPS. Suivez les procédures décrites dans 14FAH-4, Manuel de la pochette et du courrier, pour plus d’informations.
5 FAH-1 H-436.1 Services de messagerie spéciaux
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Pour l’un des services spéciaux suivants (pas la correspondance de routine), portage manuel le courrier à la salle centrale du courrier (B-528) pour traitement. Voir 5 FAH-1Exhibit H-436.1 pour des exemples de formulaires à joindre à l’article lorsque vous demandez des services spéciaux:
(1) Accusé de réception – À utiliser comme preuve de livraison;
(2) Courrier recommandé — Utilisé pour le courrier SBU, confidentiel ou secret;
(3) Courrier certifié — Utilisé pour le courrier nécessitant un enregistrement de courrier, de livraison ou de retour réception;
(4) Courrier prioritaire – Utilisé pour le courrier et les colis pesant plus de 13 onces pour recevoir une livraison plus rapide par rapport au service de colis (notez un taux plus élevé); et
(5) Courrier express: à utiliser lorsque le courrier doit être livré le jour suivant dans l’U États-Unis. Le poids maximum est de 70 livres.Inclure le numéro de contrôle du département (à la demande du bureau ou du bureau exécutif) sur chaque envoi de courrier express. Portez le courrier au bureau de poste avant 15 h 15, du lundi au vendredi, pour l’envoi le jour même. Les types de courrier express sont les suivants:
(a) Le service du bureau de poste au bureau de poste indique que l’article peut être réclamé à l’établissement de destination avant 10h00 le jour ouvrable suivant; et
(b) Le service du bureau de poste au destinataire signifie que l’article sera livré au destinataire dans la zone de livraison de l’établissement de destination au plus tard à 15 h 00 le jour ouvrable suivant.
5 FAH-1 H-436.2 Courrier diplomatique
(TL: CH -4; 31/07/2002)
a. Le système de courrier postal est réservé à la transmission internationale des communications officielles américaines entre le Département et les postes, entre les postes, et entre les autres agences fédérales et leurs représentants relevant de la juridiction d’un poste diplomatique ou consulaire des États-Unis. Voir 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, pour les procédures complètes de valise et de courrier.
b. Consultez le responsable du contrôle des valises au ministère ou au poste pour toute question concernant les procédures de courrier validé ou un calendrier à jour de la valise.
5 FAH-1 H-436.3 Service de messagerie
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Le courrier circulant entre les bureaux et les bureaux peut être transporté à la main (sans enveloppe) par le personnel de bureau ou les messagers du bureau, à moins qu’il ne soit classé ou contrôlé et sortant du bâtiment. Le formulaire OF-41, Bordereau d’acheminement et de transmission, peut être placé au-dessus du courrier transporté par les employés de bureau entre les bureaux du même bâtiment.
b. Le courrier adressé aux employés à l’extérieur du bureau ou dans un autre bâtiment est livré par les messagers du Bureau de la gestion de la logistique, Division de la pochette diplomatique (A / LM / PMP / DPM). Un service de messagerie limité est disponible pour la livraison à d’autres agences fédérales dans la région de Washington, DC. Utilisez toujours une enveloppe pour le courrier A / LM / PMP / DPM (classifié ou non). Pour garantir une livraison rapide, inscrivez sur l’enveloppe le nom du destinataire, le symbole du bureau, le numéro de la chambre et le bâtiment. Pour une autre agence, insérez le symbole de l’agence (par exemple, OMB) avant le symbole du bureau (voir 14 FAH-4).
c. Demander un service de messagerie spécial (automobile) pour transporter du matériel classifié et des messages urgents à d’autres agences fédérales de la région. Utilisez des enveloppes officielles pour le matériel classifié ou contrôlé administrativement (SBU). Joindre le formulaire DS-112, Reçu de matériel classifié (voir 5 FAH- 1 pièce H-431) et les enveloppes de messagerie (voir 5 FAH-1, pièce H-432.3) pour le courrier non classé. autre service de ramassage d’agence, apportez les articles directement au centre de messagerie pour une livraison rapide à d’autres agences fédérales qui ont des ramassages quotidiens de courrier. Voir 14 FAH-4 pour les procédures internes supplémentaires de service de messagerie interne.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Pour po st services de messagerie et de traitement du courrier disponibles, consultez le responsable administratif et / ou le personnel du centre de programme d’information à chaque poste (voir 14 FAH-4 pour les procédures générales et spécifiques relatives à la valise et au courrier).
5 FAH-1 H- 436.4 Autres canaux de messagerie à partir de messages
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Les postes fournissent le service de courrier international, le service postal du pays hôte et le service postal militaire des États-Unis, le cas échéant (voir 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). N’utilisez les services postaux internationaux et locaux pour le courrier non classifié qu’avec l’approbation du responsable principal. Envoyez tous les courriers classifiés ou contrôlés administrativement (SBU) via le centre de programme d’information pour traitement via l’USPS.
b. Utilisez l’un des services spéciaux suivants disponibles via les canaux des messages:
(1) Poste aérienne – Utilisez la poste aérienne pour accélérer le courrier lorsque la distance impliquée nécessite un transport aérien pour accélérer la livraison. Utilisez des enveloppes de courrier aérien ou marquez l’enveloppe ou le colis « AIRMAIL » pour assurer le service de courrier aérien;
(2) Livraison spéciale – S’il est disponible localement, utilisez ce service s’il est certain qu’un traitement spécial accélérera le service; et
(3) Courrier recommandé: sert à enregistrer le courrier conformément aux exigences locales, une fois le service approuvé par le responsable principal.
5 FAH-1 H-437 À H-439 NON ATTRIBUÉ
5 Pièce FAH-1 H-431
Formulaire DS-112, Récépissé de courrier classifié