Une fois que vous envoyez les formulaires W-2 à vos employés, vous n’avez plus à vous soucier de forme jusqu’à l’année prochaine. Ou vous? Si vous ne savez pas comment remplir le formulaire W-2, vous risquez de rencontrer des problèmes.
Vos employés pourraient vous poser des questions sur le formulaire W-2. Et vos employés peuvent penser que vous avez fait une erreur si leur valeur W-2 Box 1 est inférieure à ce qu’ils pensent avoir gagné.
Prêt à éviter la confusion? Lisez la suite pour savoir comment remplir le formulaire W-2, boîte par boîte, et ce que tout cela signifie.
Comment remplir le formulaire W-2
Vous pourriez avoir votre formulaire Responsabilités W-2 jusqu’à une science. Entrer les informations sur les employés; envoyer des copies aux employés; déposer le formulaire auprès du SSA et du département des impôts de l’État, de la ville ou local; et recommencez l’année suivante.
Vous pourriez également passer des heures à rassembler des informations sur les employés et à essayer de décoder le relevé des salaires et des impôts.
Si vous remplissez les formulaires W-2 vous-même , utilisez un logiciel de paie ou faites appel à un préparateur de déclarations de revenus, vous devez savoir comment remplir le formulaire W-2.
En guise de généralité, les cases du formulaire W-2 contiennent des informations sur l’identification, le salaire imposable, les impôts retenus et les avantages sociaux.
Les boîtes AF sont simples. Ils répertorient les informations d’identification sur votre entreprise et vos employés. Les cases numérotées, cases 1 à 20, peuvent devenir un peu plus délicates.
Si vous voulez que le formulaire W-2 soit expliqué, plongez dans le but de chaque case ci-dessous.
Case A: Employé Numéro de sécurité sociale
La case A indique le numéro de sécurité sociale de votre employé. Les numéros de sécurité sociale sont composés de neuf chiffres au format XXX-XX-XXXX.
Si votre employé a demandé une carte de sécurité sociale et ne l’a pas reçue, ne laissez pas la case vide. À la place, écrivez «Demande» dans la case A sur la copie de l’administration de la sécurité sociale. Lorsque l’employé reçoit sa carte SS, vous devez émettre un W-2 corrigé.
Case B: Numéro d’identification de l’employeur (EIN)
La case B indique votre numéro d’identification de l’employeur. Les EIN sont des nombres à neuf chiffres structurés comme XX-XXXXXXX.
Le numéro que vous entrez dans la case B est le même sur le formulaire W de chaque employé. 2. L’IRS et la SSA identifient votre entreprise grâce à votre EIN unique.
N’utilisez pas votre numéro de sécurité sociale personnel sur les formulaires W-2. Si vous n’avez pas de numéro d’identification d’employeur, demandez un EIN avant remplissant le formulaire W-2. Ensuite, cochez «Demandé pour» dans la case B.
Case C: nom, adresse et code postal de l’employeur
La case C identifie davantage votre entreprise en énumérant le nom et l’adresse de votre entreprise. Utilisez l’adresse légale de votre entreprise, même si elle diffère de celle du lieu de travail de vos employés.
Vos employés peuvent se demander si l’adresse est incorrecte si elle est différente de leur adresse professionnelle. Vérifiez votre adresse professionnelle légale et assurez-vous qu’elle est exacte à votre employé.
Case D: Numéro de contrôle
La case D peut être vide, selon que votre petite entreprise utilise ou non des numéros de contrôle.
Un numéro de contrôle identifie les formulaires W-2 afin que vous puissiez en conserver des enregistrements en interne. Si vous n’utilisez pas de numéros de contrôle, laissez cette case vide.
Cases E et F: nom, adresse et code postal de l’employé
La case E indique le prénom de l’employé, au milieu initiale et nom de famille. Référencez le SSN de l’employé pour saisir correctement son nom.
Saisissez l’adresse de l’employé dans la case F.
Case 1: Salaires, pourboires, autres rémunérations
Case 1 rapporte les salaires, les pourboires et autres rémunérations d’un employé. Il s’agit du montant que vous avez payé à l’employé au cours de l’année qui est assujetti à l’impôt fédéral sur le revenu.
Les paiements non assujettis à l’impôt fédéral sur le revenu comprennent les cotisations au régime de retraite avant impôt, les primes d’assurance maladie et les indemnités de navette.
Les salaires que vous indiquez dans la case 1 peuvent être supérieurs ou inférieurs à ceux des autres salaires sur le formulaire W-2. Ce n’est pas une erreur.
Par exemple, le salaire de la case 1 d’un employé peut être inférieur à celui de la case 3. Certains avantages avant impôt sont exonérés de l’impôt fédéral sur le revenu mais pas de la taxe de sécurité sociale.
Informations importantes pour 2020: avez-vous accordé un congé de maladie et / ou familial payé à un employé en vertu de la loi Families First Coronavirus Response Act (FFCRA )? Incluez ici le montant du congé payé.
Encadré 2: Impôt fédéral sur le revenu retenu
L’encadré 2 montre le montant d’impôt fédéral sur le revenu que vous avez retenu sur le salaire d’un employé et remis à l’IRS.
La retenue d’impôt fédéral sur le revenu est basée sur le salaire imposable de l’employé et son statut de déclaration.
Si votre employé a une question sur le montant de son remboursement ou pourquoi il doit des impôts, indiquez-lui la case 2 . L’IRS compare ce que l’employé a payé tout au long de l’année en impôts fédéraux sur le revenu à sa responsabilité totale.
Encadré 3: Salaire de la sécurité sociale
L’encadré 3 montre le salaire total d’un employé soumis à Taxe de sécurité.N’incluez pas le montant des déductions avant impôt exonérées de la taxe de sécurité sociale dans la case 3.
Le nombre de la case 3 ne doit pas être supérieur à la base salariale de la sécurité sociale. Pour 2020, la base salariale SS est de 137 700 $. Pour 2021, la base salariale est de 142 800 $.
Si vous devez déclarer des pourboires de sécurité sociale (case 7), le total des cases 3 et 7 doit être inférieur à 137700 $ pour 2020 (ou 142 800 $ pour 2021, à déposer en 2022).
Informations importantes pour 2020: Si vous avez accordé un congé de maladie et / ou familial payé par la FFCRA, incluez le montant dans la case 3.
Case 4: Impôt de sécurité sociale retenu
L’encadré 4 indique le montant que vous avez retenu sur les salaires et pourboires de la sécurité sociale d’un employé.
Informations importantes pour 2020: avez-vous reporté la taxe de sécurité sociale d’un employé en vertu des décrets du 8 août 2020? N’incluez PAS l’impôt différé de sécurité sociale dans la case 4 si vous ne l’avez pas retenu. Après avoir retenu les impôts différés de sécurité sociale sur les salaires des employés en 2021, vous devez remplir le formulaire W-2c. Pour plus d’informations sur le report et son impact sur les rapports W-2, consultez notre Centre de ressources COVID-19.
Encadré 5: Salaires et pourboires Medicare
Entrez le montant de l’employé gagnés dans les salaires et les pourboires de Medicare dans la case 5.
La valeur de la case 5 d’un employé est généralement la même que celle de la case 4. Cependant, il n’y a pas de base salariale de Medicare. Si l’employé gagnait un salaire supérieur à la base salariale de la Sécurité sociale, le nombre de la case 5 est supérieur à celui de la case 3.
Informations importantes pour 2020: Si vous avez payé un congé de maladie et / ou familial FFCRA, incluez le montant dans la case 5 .
Encadré 6: Impôt Medicare retenu
L’encadré 6 affiche le montant que vous avez retenu sur le salaire d’un employé pour l’impôt Medicare. La part des employés de la taxe Medicare est de 1,45% de leur salaire.
Le montant de la case 5 multiplié par le taux d’imposition de Medicare doit être égal à la case 6. Mais si l’employé gagnait plus de 200 000 $ (célibataire), son impôt à payer devrait être supérieur.
Si vous avez payé un employé supérieur à 200 000 $ (célibataire), vous auriez dû également retenir le taux d’imposition supplémentaire de Medicare de 0,9% sur son salaire supérieur à 200 000 $.
Encadré 7 : Conseils de sécurité sociale
Si votre employé a gagné des pourboires et les a déclarés, entrez le montant dans la case 7. Incluez également ces montants de pourboire dans les cases 1 et 5.
Encore une fois, le total des cases 7 et 3 ne doivent pas dépasser 137 700 $ pour 2020 (ou 142 800 $ pour 2021).
Case 8: Pourboires alloués
Déclarez les pourboires que vous avez attribués à votre employé dans la case 8 , le cas échéant. Les pourboires alloués sont des montants que vous attribuez aux employés ayant un pourboire. Tous les employeurs n’ont pas à attribuer les pourboires à leurs employés.
N’incluez pas le montant de la case 8 dans les cases 1, 3, 5 ou 7. Les pourboires alloués ne sont pas inclus dans le revenu imposable sur le formulaire W-2 . Les employés doivent utiliser le formulaire 4137 pour calculer les impôts sur les pourboires alloués.
Case 9: (vide)
Laissez la case 9 vide.
Case 10: Prestations pour personnes à charge
Avez-vous versé à un employé des prestations pour personnes à charge dans le cadre d’un programme d’aide aux personnes à charge? Dans l’affirmative, inscrivez le montant total à la case 10.
Les prestations pour personnes à charge de moins de 5 000 $ ne sont pas imposables. Les prestations de plus de 5 000 $ sont imposables. Si vous avez donné à un employé plus de 5 000 $, déclarez l’excédent aux cases 1, 3 et 5.
Case 11: Régimes non qualifiés
L’encadré 11 indique les distributions de l’employeur provenant d’une rémunération différée non qualifiée à un employé.
Incluez également les montants de distribution dans la case 1.
Case 12: Codes
Il y a un certain nombre de W-2 Case 12 codes que vous devrez peut-être inscrire sur le formulaire W-2 d’un employé. Le cas échéant, ajoutez les codes et les montants dans la case 12.
Ces codes et valeurs peuvent réduire le salaire imposable de l’employé.
Disons qu’un employé a choisi de cotiser 1 000 $ à un régime de retraite. Vous écririez D | 1 000,00 dans la case 12.
Case 13: cases à cocher
La case 13 ne doit pas inclure de valeurs. Cochez plutôt les cases qui s’appliquent. Il y a trois cases dans l’encadré 13:
- Salarié statutaire
- Plan de retraite
- Indemnité de maladie d’un tiers
Par exemple, si vous avez entré le code D de la case 12 pour afficher les cotisations de retraite de l’employé, cochez également la case «Plan de retraite».
Case 14: Autre
Déclarez les montants et les descriptions dans la case 14, comme les paiements de location de véhicule, les impôts de l’assurance invalidité de l’État retenus et les primes d’assurance maladie déduites.
Informations importantes pour 2020: Si vous avez accordé un congé de maladie et / ou familial payé à un employé, indiquez le montant avec une description (par exemple, «salaire de congé de maladie soumis à la limite de 511 $ par jour) dans la case 14 OU sur une déclaration distincte.
Case 15: État | Numéro d’identification de l’État de l’employeur
Comme La case B, case 15 identifie le numéro d’identification de l’employeur de votre entreprise. Mais la case 15 est spécifique à l’État. Marquez votre état en utilisant l’abréviation à deux lettres. Ensuite, incluez votre EIN d’état.
Certains états ne l’exigent pas. rapport. Laissez la case 15 vide si vous avez n o obligation de rapport avec votre état.
Si vous n’avez pas de numéro d’identification de l’état d’un employeur et que vous en avez besoin, contactez votre état.
Encadré 16: salaires de l’État, pourboires, etc.
L’encadré 16 montre les salaires d’un employé soumis à l’impôt sur le revenu de l’État. Si l’employé travaille dans un État sans impôt sur le revenu, laissez la case 16 vide.
Le montant de la case 16 d’un employé peut différer de la case 1. Ce n’est pas une erreur. Certains salaires sont exonérés de l’impôt fédéral sur le revenu et non de l’impôt sur le revenu.
Encadré 17: Impôt sur le revenu de l’État
Indiquez le montant que vous avez retenu pour l’impôt sur le revenu de l’État dans la case 17. Si vous l’avez fait ne pas retenir l’impôt sur le revenu de l’État, laissez la case 17 vide.
Case 18: Salaires locaux, pourboires, etc.
Si les salaires de votre employé sont soumis à l’impôt sur le revenu local, incluez leur total imposable salaires dans la case 18. Laissez cette case vide si l’employé travaille dans une localité sans impôt sur le revenu.
Le montant que vous indiquez dans la case 18 peut être différent des cases 1 et 16.
Case 19: Impôt local sur le revenu
Déclarez tout impôt sur le revenu local retenu sur le salaire de l’employé dans la case 19. Laissez cette case vide si elle n’est pas applicable.
Case 20: Nom de la localité
La case 20 devrait indiquer le nom de la ville ou de la localité.
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Cet article a été mis à jour à partir de sa date de publication originale du 20 février 2019.
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