Il est beaucoup plus facile de faire des corrections aux formulaires W-2 avant de les classer avec la Social Security Administration (SSA). Si vous n « avez pas trouvé l » erreur avant de remplir le formulaire, voici quelques informations qui peuvent vous aider à savoir quoi faire.
Le formulaire IRS W-2 est utilisé par les employeurs pour déclarer le revenu annuel et les montants de retenue aux employés et à l’administration de la sécurité sociale.
Le formulaire W-3 est un formulaire de transmission qui résume les totaux de tous les employés de votre entreprise. Il comprend les totaux de tous les éléments du formulaire W-2. Vous n’avez pas besoin du formulaire W-3 si vous déposez des W-2 en ligne.
La date limite de remise des formulaires W-2 aux employés et de dépôt de ces formulaires auprès du SSA est la même: le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition que vous déclarez.
Depuis la date de remise des formulaires W-2 aux employés et de dépôt auprès du Soc ial Security Administration sont les mêmes. Essayez de faire parvenir les formulaires W-2 à vos employés plus tôt en janvier si vous souhaitez leur laisser un peu de temps pour examiner les formulaires et vous alerter de toute erreur avant de déposer les formulaires auprès du SSA.
Pénalités IRS pour les erreurs W-2
L’IRS prend en compte plusieurs types d’erreurs sur les formulaires W-2 et W-3 lors de la détermination des pénalités:
- Erreur due à une cause raisonnable et non à une négligence volontaire. Par exemple, quelque chose hors de votre contrôle peut s’être produit (une erreur de calcul informatique, par exemple). Dans ces cas, vous devez être en mesure de démontrer que vous avez agi de manière raisonnable et que vous avez pris des mesures pour éviter tout échec.
- Ne pas inclure les informations correctes. Ces erreurs concernent un numéro d’identification fiscale, le nom de famille d’un bénéficiaire et tout montant d’argent.
- Les erreurs non consécutives seraient des erreurs qui n’empêchent pas le SSA / IRS de traiter le formulaire.
- Erreurs de minimis (petites) dans les montants.
Le non-respect intentionnel des exigences de dépôt ou d’informations correctes entraîne une pénalité de 500 USD par formulaire W-2, sans maximum. Les petites entreprises (moins de 5 millions de dollars ou moins en recettes brutes annuelles moyennes) ont des pénalités moins élevées en cas de défaut de produire des déclarations correctes à la date d’échéance.
Si vous n’avez pas encore soumis le formulaire W-2 à la SSA
Les formulaires W-2c et W-3c sont des formulaires de correction et doivent être soumis à la SSA si vous devez apporter la plupart des modifications à vos formulaires W-2. Mais une exception existe si vous n’avez pas encore soumis le W-2 incorrect à la SSA.
Dans ce cas, vous n’émettriez pas de formulaire W-2c pour corriger l’erreur. Cochez simplement «annulé» sur la copie A du formulaire original, la copie qui est envoyée à la SSA. Créez ensuite un nouveau W-2 avec les informations correctes.
Écrivez «corrigé» sur la copie du nouveau W-2 de l’employé et donnez-le à la personne, et envoyer la copie A correcte au SSA.
Erreurs W-2 courantes et comment les corriger
Consultez les instructions pour W-2 et Formulaires W-3 pour plus de détails sur la correction de ces erreurs et la soumission des corrections au SSA.
Erreur dans le nom de l’employé
Remplissez le formulaire W-2c uniquement jusqu’à case «i» si vous avez correctement indiqué le nom ou le numéro de sécurité sociale de l’employé sur un formulaire précédent mais que le nom ou le SSN est incorrect cette année. Vous n’avez pas à remplir les cases numérotées avec les informations de salaire et de retenue.
Il vous suffit de refaire le W-2 original et de le donner à l’employé si c’est la première fois que vous « J’ai incorrectement indiqué son nom ou son SSN. Vous devrez également remplir et soumettre les formulaires W-2c et W-3c si vous « avez déjà envoyé le formulaire à la SSA avec le W-3.
Vous ne pouvez pas utiliser le W-2c pour ajouter les informations si l’erreur est un nom d’employé ou un SSN manquant. Vous devez contacter la SSA directement avec ce problème au 1-800-772-6270.
EIN professionnel manquant ou incorrect
Faire Assurez-vous que le numéro d’identification de l’employeur (EIN) qui vous a été délivré par l’IRS est utilisé sur tous les fichiers W-2. Si vous avez signalé votre EIN de manière incorrecte, vous devrez déposer un W-3c pour le corriger.
Montants en dollars manquants
Toutes les cases du formulaire W-2 doivent indiquer « 0 ». Ne laissez pas la case vide.
Une erreur dans un montant
Remplissez complètement le W-2c, en indiquant les montants d’origine et corrigés, si vous avez commis une erreur dans un montant de retenue ou de rémunération. Vous devrez peut-être également remplir le formulaire 941c si vous avez incorrectement déclaré des salaires ou des retenues sur un 941 – Relevé fiscal trimestriel de l’employeur.
Erreurs avec la couverture santé parrainée par l’employeur
Vous devez déclarer le coût de la couverture santé pour votre régime de santé collectif parrainé par l’employeur. Cette information apparaît dans la case 12 du W-2 et elle « est codée » DD. »Cela n’affecte pas la situation fiscale de l’employé, mais vous devez néanmoins soumettre le formulaire W-2c pour corriger les erreurs ici, selon l’IRS.
Erreurs avec la retraite Cotisations
Les informations relatives au régime de retraite apparaissent dans la case 13 d’un W-2, et faire une erreur ici peut causer toutes sortes de maux de tête à votre employé. Cela peut le laisser ouvert aux audits, et vous ne le voulez pas ce. Corrigez les erreurs ici aussi immédiatement que possible en utilisant la même case 13 du formulaire W-2c.
Remarques supplémentaires sur les erreurs
Si vous avez payé un salaire à un employé par erreur, ces salaires sont toujours imposables pour l’employé.
N’utilisez pas de W-2c pour signaler les corrections apportées à l’arriéré de salaire d’un employé.
Quelques autres erreurs courantes:
- Téléchargement de la copie A du formulaire W-2 ou W-3 depuis Internet. Ce formulaire téléchargé n’est pas scannable et il « ne sera pas accepté par l’IRS.
- Omettre le point décimal et les cents des entrées
- Faire des entrées trop petites ou trop grandes.
- Ajout de signes dollar aux cases de montant en espèces.
- Mise en forme incorrecte du nom de l’employé dans la case e. Le format correct est de mettre le prénom et l’initiale du deuxième prénom de l’employé dans la première case, le nom de famille dans la deuxième case et tout suffixe (comme «Junior») dans la troisième case.
- Saisie d’une erreur identifiant de l’employeur (EIN) ou SSN de l’employé pour le NAS.
- Pliage, découpe ou agrafage Copie Un formulaire papier envoyé à la SSA.
- Envoi d’autres formulaires ou pages à la SSA.
Où obtenir le formulaire W-2c
Vous pouvez acheter le formulaire correct sur le site Web de l’IRS, cependant, ou à n’importe quel magasin de fournitures de bureau ou site Web réputé. Le dépôt en ligne vous évitera d’avoir à obtenir vos formulaires.
Assurez-vous que vous commandez le bon formulaire pour l’année d’imposition. Commandez les formulaires W-2 et W-3 2019 pour déclarer les informations sur les employés pour 2019, même si vous remplissez les formulaires en 2020.
Un rappel sur le dépôt tardif et les sanctions
Assurez-vous de remettre vos W-2 à vos employés avant la date d’échéance et vos W-3 transmis au S SA à temps, y compris les versions corrigées, pour éviter les pénalités en cas de retard de distribution et de dépôt.
Montants actuels des pénalités:
- 50 USD pour chaque W-2 corrigé dans les 30 jours suivant la date d’échéance,
- 110 USD si vous produisez plus de 30 jours de retard et avant le 1er août, et
- Jusqu’à 270 USD pour chaque formulaire si vous attendez après le 1er août. Cela passe à 530 $ ou 10 pour cent de tout montant non déclaré si vous ne remédiez pas du tout à la situation.
Lisez attentivement les instructions
Cet article est un aperçu général de ces déclarations salariales et fiscales. Il ne se veut pas exhaustif. Lisez attentivement les instructions contenues dans les documents avant de terminer un W-2c ou W-3c.