Il est essentiel pour la plupart des entreprises de disposer d’une politique de présence écrite officielle à laquelle tous les employés ont connaissance. De l’espoir que chacun se présente au travail et met dans les heures requises aux conséquences de ne pas se présenter, les règles de base mises en place par une organisation doivent être comprises par tous les employés. Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique de présence que vous pouvez adapter à votre entreprise.
Présence
Une excellente présence est une attente de tous les employés de la société XYZ. La présence quotidienne est particulièrement importante pour les employés horaires dont les clients et les collègues s’attendent à ce que les produits soient expédiés et livrés à temps.
Du temps personnel d’urgence est mis à la disposition des employés pour de tels événements imprévus comme maladie personnelle, maladie d’un membre de la famille immédiate, rendez-vous chez le médecin ou décès dans la famille.
Temps personnel d’urgence
Les employés accumulent 2,15 heures de temps personnel d’urgence temps par période de paie. Sur une base annuelle, cela équivaut à 56 heures. Les employés peuvent utiliser le temps personnel d’urgence jusqu’à 56 heures.
Si un employé quitte son emploi chez XYZ Company avec un solde de régularisation négatif, les heures utilisées mais non accumulées seront soustraites de celles d’un employé. chèque de paie final. Le temps personnel d’urgence accumulé au moment où un employé quitte l’entreprise XYZ ne sera pas payé.
Les employés qui utilisent le temps personnel d’urgence doivent appeler et parler à leur superviseur comme dès que possible, mais au plus tard une heure après le début de leur quart de travail. Si le superviseur n’est pas disponible, les employés peuvent laisser un message au superviseur avec un numéro de téléphone où ils peuvent être joints. Le superviseur renverra alors l’appel.
Le fait de ne pas appeler plusieurs jours consécutifs sera considéré comme une démission volontaire de l’emploi chez XYZ Company.
Le nombre de les minutes et / ou les heures manquées par un employé – ou tardent au travail, au déjeuner ou aux pauses – seront soustraites du temps personnel accumulé. Le retard se produit lorsqu’un employé n’est pas à son poste de travail (ou ne travaille pas) comme prévu.
Lorsqu’un employé manque un coup de poing, l’employé doit voir immédiatement son superviseur. Leur temps de travail sera traité comme si l’employé venait d’arriver à partir du moment où il se présente à son superviseur. Le temps manqué sera également considéré comme tardif.
Les employés horaires peuvent prévoir des congés, à l’avance, pour des raisons telles que les rendez-vous chez le médecin, les cours, les rendez-vous pour les réparations domestiques, les parents. des réunions d’enseignants et des événements et services religieux, à condition que le temps libre n’affecte pas les collègues ou les clients.
Lorsque cela est possible, dans le cadre de son horaire normal, le l’employé peut rattraper le temps manqué pendant la semaine où le temps a été manqué. Les employés doivent avoir la permission de leur superviseur pour rattraper ce temps. Sinon, les vacances doivent être planifiées à l’avance pour couvrir ces événements.
Aucune heure personnelle d’urgence accumulée ne peut être reportée sur l’année civile suivante.
Conséquences de la surutilisation du temps personnel d’urgence
L’accumulation de 12 retards au cours d’une année continue (c’est-à-dire tous les 12 mois consécutifs) est un motif de licenciement. Une action disciplinaire, qui peut conduire à un licenciement et y compris, peut commencer lorsque le sixième retard dans une période de trois mois est enregistré.
Action disciplinaire, pouvant aller jusqu’au licenciement inclus , commencera, pour la surutilisation du temps personnel d’urgence, lorsque 56 heures d’absence auront été accumulées. La mesure disciplinaire consistera en un avertissement écrit pour les huit prochaines heures manquées, puis une suspension de trois jours sans solde pour les huit prochaines heures manquées, suivie d’un licenciement lorsqu’un employé a épuisé plus de 72 heures.
Prime de présence pour les employés horaires
Les événements de la vie peuvent interférer avec la présence au travail. Cependant, la société XYZ a besoin que les employés utilisent le moins d’heures personnelles d’urgence possible et évitent les retards afin que la société XYZ puisse exploiter l’entreprise de manière ordonnée et efficace.
Par conséquent, La société XYZ a mis en place un système de bonus de présence pour encourager les employés à se présenter au travail et à être à l’heure.
Le système de bonus de présence comprend les quatre éléments suivants:
- Chaque employé qui n’utilise pas de temps personnel d’urgence et qui n’a pas de retard dans une semaine civile verra son nom inscrit sur le tirage de présence mensuel. Le tirage au sort a lieu lors de la réunion mensuelle du personnel de toute l’entreprise. Pour chaque semaine où l’employé a une présence parfaite, il est autorisé à entrer dans le dessin. Quatre employés par mois, dont les noms sont tirés au sort, recevront 50,00 $.
- Chaque employé qui n’utilise pas de temps personnel d’urgence et qui n’a pas de retard dans un trimestre civil recevra un cadeau de la société XYZ, d’une valeur approximative de 25,00 $, en reconnaissance de sa présence et de son engagement.
- Tout employé qui accomplit le record de présence suivant au cours d’une année civile est éligible à recevoir la prime annuelle indiquée après la fin de l’année civile.
- Si un employé manque jusqu’à 16 heures et n’a pas plus de un retard, l’employé recevra 100% de la prime, ou 300,00 $
- Si un employé manque jusqu’à 24 heures et n’a pas plus de deux retards, l’employé recevra 50% de la prime, soit 150,00 $
- Si un employé manque plus de 24 heures et / ou a plus de deux retards, il ne recevra pas de prime de présence.
- Les employés qui n’utilisent pas leurs heures personnelles d’urgence seront rémunérées pour les heures non utilisées au taux de 110% de leur salaire normal après la fin de l’année civile.
Loi sur le congé familial et médical (FMLA)
Si vous ou un membre de votre famille immédiate avez un problème de santé récurrent qui entraîne des absences fréquentes, vous pouvez bénéficier d’un congé sans solde en vertu de la FMLA. Veuillez vous référer à la politique distincte couvrant FMLA.
Sachez que le temps libre FMLA doit être organisé à l’avance et ne dégage pas nécessairement un employé de ses responsabilités telles que définies dans le présent politique.
Le document de politique de présence des employés signé
J’ai lu et été informé du contenu, des exigences et des attentes de la politique de présence des employés horaires chez XYZ Company. J’ai reçu une copie de la politique et j’accepte de me conformer aux directives de la politique comme condition de mon emploi et de mon emploi continu au sein de votre entreprise.