Construction d’énoncés de portée puissants
Une déclaration de portée de projet réussie doit être concise et claire. Quiconque lit la déclaration doit avoir une bonne idée de ce en quoi consiste le projet (et de ce qui ne fera pas partie du projet). Cette déclaration donnera une vue d’ensemble du projet. Il est également important d’être précis dans l’énoncé de la portée du projet. Dans cet article, nous allons parcourir un exemple de portée de projet pour vous aider à mieux comprendre comment créer des instructions de grande portée. Par exemple, « Le catalogue comprendra 100 produits » est préférable à « Le catalogue comprendra de nombreux produits » et « Le projet sera achevé sur six mois » est préférable à « Le projet sera achevé sur une certaine période. » Plus vous pouvez être précis, mieux c’est. Afin de mieux comprendre les façons de construire des déclarations de portée, examinons quelques exemples.
Mises à niveau de la technologie universitaire
Imaginez être confronté à la déclaration de portée suivante: l’Université X veut mettre à niveau ses installations pour inclure les technologies WiFi accessibles partout sur le campus. Ce projet offrira aux étudiants, aux professeurs et au personnel la capacité d’être productifs de n’importe où sur le campus. Le projet se déroulera sur une période au cours de laquelle des résultats mesurables seront atteints. Quelles sont vos premières pensées? Ma première pensée est que cette déclaration de portée ne contient aucune des fonctionnalités de l’objectif SMART. SMART signifie:
- Spécifique
- Mesurable
- Convenu
- Réaliste
- Time Bound
Afin de changer la déclaration de portée ci-dessus en un objectif SMART, l’université devrait reformuler son projet, peut-être de la manière suivante: l’Université X mettra à niveau le bibliothèque, dortoirs, bureaux, puis tous les bâtiments du campus à la technologie IEEE 802.11, en commençant par le côté nord du campus avec la bibliothèque. Ce projet facilitera la productivité via l’ordinateur des professeurs, du personnel et des étudiants. Le projet sera terminé d’ici le semestre d’automne 2011. Vous remarquerez que cet énoncé de la portée comprend des directives précises pour l’achèvement du projet. Les résultats sont mesurables – nous pouvons savoir combien de bâtiments seront modernisés. Il est convenu, réaliste (car nous adoptons une approche bâtiment par bâtiment) et limité dans le temps – il sera achevé à une date précise.
Il ne s’agit pas seulement de définir la portée
Les instructions Scope ne définissent pas seulement la portée. Ils répertorient également le nom de l’équipe, les dates de début et de fin, les objectifs, les livrables et les jalons. Des approches alternatives peuvent être identifiées, des jugements d’experts, une analyse des parties prenantes et une analyse des produits doivent également être énumérés. L’énoncé de la portée ne doit pas être confondu avec une charte de projet. Les chartes de projet sont plus impliquées et fournissent une autorisation pour le projet.
Le long exemple – Développement de logiciels
Titre du projet: Bouncy Bunny compte de l’argent Justification du projet: Notre société a un trou dans le marché des articles pour enfants. Bouncy Bunny Counts Money comblera ce trou et stimulera davantage notre marché des logiciels de comptabilité pour les parents des enfants utilisant ce jeu. Portée du projet: Ce projet consistera à créer un jeu commercialisable basé sur les bandes dessinées Bouncy Bunny Counts Money sur notre site Web. Le projet sera terminé en décembre 2010. Les modules du jeu comprendront un simple jeu de magasinage, un moyen pour Bouncy Bunny de gagner de l’argent et un moyen de motiver les joueurs à continuer à jouer. Produits livrables du projet:
- Déclaration de portée
- Rapports d’avancement
- Rapports sur les problèmes
- Notes de réunion hebdomadaires
- Jeu final
Succès du projet: le projet sera considéré comme réussi si le jeu se vend.
Évaluation de l’exemple de déclaration de portée de Bouncy Bunny
Pendant que le La déclaration de portée ci-dessus contient des objectifs SMART, il manque toujours une déclaration de portée appropriée. Premièrement, il y aura bien plus de livrables que ceux répertoriés. Pour déterminer quels livrables seront produits, il peut être utile de d’abord décomposer votre projet, puis de formuler une structure de répartition du travail. De cette façon, tous les jalons et livrables auront été définis pour votre projet. Deuxièmement, les membres de l’équipe et les parties prenantes importantes ne sont pas répertoriés. L’analyse des parties prenantes est l’un des éléments importants de l’énoncé de la portée. Vous pouvez utiliser une matrice d’analyse des parties prenantes pour créer votre déclaration de périmètre. De cette façon, il est défini au début du projet qui sera impliqué dans le projet. Troisièmement, la détermination du succès du projet n’est pas SMART. Il sera important pour cette équipe de projet de mieux définir à quoi ressemblera le succès du projet. Combien d’exemplaires devraient se vendre? Combien de temps faut-il pour vendre? Dans la justification du projet, il est mentionné que ce projet vise également à stimuler les ventes du logiciel de comptabilité de la société X. Combien d’unités devraient être vendues?Soyez très précis dans votre déclaration de portée, c’est l’un des documents les plus importants de votre processus de planification de projet, et une déclaration de portée correctement rédigée vous aidera à éviter la dérive redoutée de la portée. Quatrièmement, la société X ne répertorie aucun calendrier sur son énoncé de la portée, sauf pour indiquer aux lecteurs que le projet sera créé d’ici décembre 2010. Afin de mener à bien un projet, il sera important pour les parties prenantes de voir un calendrier et de noter étapes importantes. Par exemple, quand le concept art du jeu sera-t-il dû? Quand le script sera-t-il terminé? Quand l’emballage du produit sera-t-il terminé? De plus, aucun problème n’est cité ici. Une évaluation préliminaire des risques doit être effectuée pour prendre en compte les risques financiers potentiels à prendre en compte dans le budget. Enfin, aucun budget n’est inclus. Combien coûtera la création de Bouncy Bunny Counts Money? Combien d’employés seront nécessaires? En prenant le temps de rédiger une bonne déclaration de portée, votre équipe peut éviter certaines des raisons courantes pour lesquelles les projets échouent à long terme.
Cet article fait partie de la série: Garder le contrôle de la portée du projet
Pour qu’un projet réussisse, la portée doit être clairement définie et comprise par toutes les parties prenantes. Dans cette série, trouvez des conseils sur la façon d’écrire une déclaration de portée, comment traiter les demandes de changement de portée, etc.
- Rédaction d’une déclaration de portée
- Exemples d’instructions de portée de projet
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- Certification PM, Scope Management & Gestion des parties prenantes
- Comment mettre en œuvre Scope & Contrôle des modifications dans votre projet