Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des stocks?
La gestion des stocks englobe bien plus que le simple suivi de ce que vous gardez dans votre entrepôt ou magasin de vente au détail. La gestion des stocks comprend également le suivi de ce qui se trouve dans votre département des pièces, y compris les pièces individuelles et les combinaisons de ces pièces utilisées pour créer d’autres produits et services. La gestion des stocks implique également de découvrir ce que vos partenaires fournisseurs ou vos meilleurs clients ont en stock. Pour les petites et moyennes entreprises (PME), le suivi de tous ces éléments peut devenir rapidement difficile si vous utilisez simplement une feuille de calcul pour le faire. Lier ces informations sur les produits d’inventaire à toutes les autres plates-formes de données utilisées par votre organisation nécessite un logiciel dédié appelé logiciel de gestion des stocks. Décider du bon progiciel pour votre entreprise peut être difficile, car vous devez comparer les fonctionnalités requises aux meilleurs prix. Pour vous aider dans cette tâche, nous avons testé et comparé neuf logiciels de gestion des stocks dans ce tour d’horizon.
Bien que la « gestion des stocks » ressemble à « un simple suivi de ce que vous avez, le logiciel de gestion des stocks fonctionne en fait plusieurs niveaux de profondeur. Le logiciel doit s’intégrer à au moins un autre système administratif, à savoir, avec votre progiciel de comptabilité ou de planification des ressources d’entreprise (ERP). La fonction d’un système de gestion des stocks est de suivre ces articles d’entrepôt par acquisition, ventes ou utilisation des processus; les localiser dans un ou plusieurs entrepôts et le prix (coût) de l’inventaire (parfois dans plusieurs devises) afin de connaître la valeur des articles que vous avez en inventaire à des fins comptables.
De cette façon, un logiciel de gestion des stocks chevauche parfois un logiciel de gestion d’actifs classique. Les fonctionnalités de base sont certainement centrées sur vos niveaux de stock, mais ce type de logiciel suit également les ventes, les bons de commande et les livraisons. Outre la comptabilité, les logiciels de gestion des stocks sont également souvent liés aux logiciels de point de vente (PDV) dans de nombreuses opérations de services de vente au détail et de vitrine. Les très petites opérations peuvent se permettre de remplir ces fonctions avec une simple feuille de calcul. Cependant, toute entreprise plus grande que cela voudra les capacités d’identification des actifs, de suivi des commandes et d’optimisation de la chaîne d’approvisionnement qu’un bon système de gestion des stocks offre.
Coût de l’inventaire
L’inventaire est considéré comme une entreprise actif. En tant que tel, il est comptabilisé dans la section Actifs du bilan d’une société. Lorsque des actifs sont vendus ou utilisés, ces résultats sont également enregistrés dans la section Coût des marchandises vendues (COGS) ou Coût des marchandises utilisées du compte de résultat. . Ce chiffre est calculé à l’aide d’une ou de plusieurs méthodes de tarification. Les méthodes courantes d’évaluation des stocks utilisées aux États-Unis sont le premier entré, premier sorti (FIFO), le coût moyen pondéré, le coût standard et le coût spécifique (ou identification spécifique). Dernier entré, premier sorti (LIFO) a été populaire pendant un certain temps mais est tombé en disgrâce et n’est généralement plus utilisé dans la plupart des pays.
Les acronymes LIFO et FIFO représentent l’ordre dans lequel l’inventaire est acquis, puis vendu ou transféré . Le FIFO suppose que l’inventaire le plus ancien est vendu ou transféré en premier, tandis que LIFO suppose que l’inventaire le plus récent sera utilisé en premier.
Le coût moyen pondéré est souvent utilisé dans les situations où les articles sont identiques les uns aux autres et » Il est impossible d’attribuer un coût spécifique à une unité individuelle, ou lorsque le système comptable n’a pas la capacité de suivre les stocks à l’aide de FIFO (ce qui n’est le cas dans aucun des systèmes d’inventaire que nous examinons ici). La moyenne pondérée divise le coût des marchandises disponibles à la vente par le nombre d’unités disponibles à la vente, ce qui donne le coût moyen pondéré par unité.
Une autre méthode d’évaluation des stocks fréquente est la valorisation standard. Avec la valorisation standard, vous remplacer un coût prévu par un coût réel dans les enregistrements comptables, puis enregistrer périodiquement les écarts indiquant la différence entre les coûts attendus et réels. Cette approche est souvent plus simple que l’utilisation de FIFO dans les situations où il y a un grand montage d’informations historiques sur les coûts. L’établissement des coûts standard nécessite que vous créiez des coûts estimés pour les stocks utilisés dans l’entreprise; cette méthode est utilisée lorsque le suivi des coûts réels prend trop de temps. Mais elle nécessite également que les coûts standard estimés soient périodiquement comparés aux coûts d’inventaire réels et qu’une écriture d’écart soit effectuée dans les registres comptables.
Une autre méthode de valorisation courante est appelée «Coût spécifique». Cette méthode attribue un coût à chaque article individuel du stock. Le CCR spécifique est utilisé lorsque les articles en stock ont chacun un coût facilement disponible qui est différent des autres articles en stock. Par exemple, un fabricant de meubles sur mesure serait susceptible d’utiliser la méthode des coûts spécifiques.
Enfin, vous devriez également considérer l’autre extrémité de ce spectre, à savoir déterminer le bon prix pour votre inventaire. Vous verrez souvent d’autres fournisseurs proposer des réductions de prix en fonction de la quantité de commande: économisez 10% sur nos widgets simplement en commandant 20% de widgets supplémentaires! Mais trouver ici le meilleur choix pour votre entreprise peut être complexe en fonction des types de frais de port associés. avec vos produits particuliers. Plus votre inventaire de produits est grand, par exemple, plus vous payez probablement pour le stockage et peut-être même la maintenance. C’est là qu’un système qui peut aider à calculer la quantité de commande économique (EOQ) peut aider. En règle générale, ceux-ci se présentent sous la forme de calculatrices personnalisables que vous pouvez configurer pour prendre en compte les besoins spécifiques de votre entreprise.
Quelques termes d’inventaire courants
Comme c’est le cas avec de nombreux systèmes financiers , le sous-système d’inventaire a son propre ensemble de termes. Bien qu’il soit au-delà de la portée de cette introduction de fournir une liste complète des termes que vous pourriez rencontrer, voici quelques-uns des plus courants.
Un acronyme fréquent que vous rencontrerez est appelé BOM ou BOMP. Cela signifie «Nomenclature» ou «Traitement de la nomenclature», et vous le trouverez le plus souvent utilisé dans les systèmes d’inventaire de production. Une nomenclature est utilisée lorsqu’un article en stock est composé de sous-articles; la liste de ceux-ci sous-articles est la nomenclature. Un terme similaire est «kit», qui est un regroupement de pièces ou d’articles constituant un article fini (qui peut ensuite être utilisé comme article dans la nomenclature). Vous pouvez avoir à la fois un ensemble et un Nomenclature dans un seul article d’inventaire, en fonction de la complexité de l’article et de la granularité dont vous avez besoin pour maintenir la tarification de l’inventaire.
Parfois, vous rencontrez le terme d’inventaire «juste à temps (JIT)». Il s’agit d’un terme logistique utilisé dans les opérations de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) pour chronométrer la réception de l’inventaire afin qu’il arrive juste avant ou précisément au moment où il est nécessaire. Cette stratégie d’inventaire réduit le temps pendant lequel l’inventaire est réellement stocké, ce qui peut réduire les coûts. . Mais cette stratégie nécessite des capacités SCM avancées et bien testées. Également lié à la gestion des processus et au SCM, il y a quelque chose appelé « Work in Process ». Cela permet de suivre tout inventaire mis à la fabrication, puis de suivre l’inventaire tel qu’il est utilisé dans la production magasin ou atelier. Dans de nombreux cas, vous trouverez ces deux termes lorsque vous examinerez les systèmes d’inventaire de production destinés à tout, des petits ateliers de production, tels que votre atelier de réparation de motos de quartier, à une usine automobile à grande échelle.
Logiciel d’inventaire: éléments à prendre en compte
En raison de toute la complexité du fonctionnement de l’inventaire dans une organisation donnée, certains aspects de celui-ci seront toujours étroitement liés à d’autres parties de votre système comptable. Par exemple , les ventes et les achats font partie intégrante de l’inventaire, car vous ne pouvez pas vendre ou utiliser l’inventaire si vous ne l’avez pas acheté et vous ne pouvez pas le vendre si vous ne l’avez pas disponible. L’exception à cette règle est la livraison directe. , qui vous permet d’accepter une commande client et de la faire expédier directement au client depuis l’entrepôt de votre fournisseur. Essentiellement, si votre logiciel de gestion des stocks a une capacité de livraison directe (et que votre fournisseur le souhaite), vous utilisez votre fournisseur de stocks comme entrepôt. Selon la configuration de votre système comptable, les livraisons directes ne sont souvent pas enregistrées en tant que stock. mais, plutôt, sont fréquemment enregistrés directement dans la partie «Coût des marchandises vendues» de votre système comptable.
Souvent vendu comme un module séparé, SCM fait référence à la logistique d’obtention des matériaux nécessaires à la production et / ou articles nécessaires à l’inventaire de revente. Cela implique l’achat, l’expédition, la réception et le stockage, et, en tant que tel, est étroitement intégré à l’inventaire. Un aspect de SCM est appelé « Point de commande », une fonctionnalité que vous trouverez souvent également dans les systèmes de gestion des stocks. Il peut s’agir d’un niveau saisi manuellement par le gestionnaire d’inventaire que le système utilise pour générer une alerte, ou même d’un bon de commande qui ramène le numéro d’un article en stock en dessous d’un niveau spécifique. Certains systèmes d’inventaire plus sophistiqués utilisent une technique appelée l’Ord économique Quantité (EOQ). EOQ est une méthode utilisée pour calculer la quantité optimale et les délais de commande (ou de réapprovisionnement) des stocks afin de minimiser les coûts de conservation ou de stockage. Essentiellement, lorsque vous utilisez EOQ, vous voulez que l’inventaire soit aussi bas que possible sans entraîner de rupture de stock (c’est-à-dire pas d’inventaire à vendre ou à utiliser).
Inventaire de vente au détail
L’inventaire de détail a ses propres conditions et procédures. Une caractéristique importante d’un inventaire au détail est qu’il s’intègre étroitement à un système de point de vente, c’est-à-dire à votre caisse enregistreuse. Le système de point de vente fournit un dispositif de paiement (comprenant non seulement une caisse enregistreuse, mais également des éléments tels que des lecteurs de codes à barres) qui examine la base de données d’inventaire, identifie l’article spécifique vendu et le déduit de l’inventaire en stock.Selon le type de produit ou d’article vendu, les articles individuels peuvent être identifiés par des codes à barres ou des étiquettes d’identification par radiofréquence (RFID). Ceux-ci sont attribués lorsque les articles sont enregistrés dans l’inventaire, puis retirés de l’inventaire lorsqu’ils sont revendus. Certains systèmes de point de vente identifient même l’emplacement de l’article, peut-être dans un entrepôt spécifique ou peut-être même où il est assis sur le sol du magasin. Ceci est courant dans les opérations de vêtements, de biens de consommation et de produits électroniques. Le codage à barres, l’emplacement des articles et l’identification des bacs sont également des fonctions que vous « trouverez dans de nombreux systèmes d’inventaire.
Une chose à garder à l’esprit est que le logiciel d’inventaire n’est presque jamais utilisé seul. Au contraire, il » s fait souvent partie d’un système comptable modulaire. Même si ce n’est pas le cas, il aura toujours besoin de parler ou de s’intégrer à d’autres systèmes d’entreprise back-end, en particulier avec ce que vous utilisez pour la comptabilité. Certaines entreprises préféreront obtenir tous leurs modules de comptabilité, y compris la gestion des stocks, auprès d’un seul fournisseur. Toutefois, si vous souhaitez mettre en œuvre une intégration, vous pouvez associer des applications de différents fournisseurs. Cela peut non seulement vous permettre de réaliser des économies en termes de licences, mais également d’exploiter exactement les types de fonctionnalités dont vous avez besoin, même si ils proviennent de différents éditeurs de logiciels. Tous les systèmes d’inventaire que nous avons examinés ont la possibilité d’exporter des données, au moins vers une feuille de calcul, afin qu’elles puissent être importées dans un système comptable tiers.