Une lettre de congé est une lettre officielle que vous écrivez à votre superviseur pour demander un congé du travail. Une lettre officielle est nécessaire pour votre dossier personnel. Il donne un enregistrement écrit de l’avis que vous avez donné à votre entreprise avant d’avoir besoin d’un congé.
Votre lettre documente la raison de votre demande. Bien que vous puissiez expliquer votre situation en personne, une lettre écrite fournit l’explication exacte de votre besoin de congé. Cela rend la demande plus facile à comprendre pour votre responsable ou votre responsable des ressources humaines.
La lettre peut être transmise à d’autres cadres de l’entreprise, plutôt que de compter sur un responsable pour expliquer la situation. D’un point de vue juridique, cette lettre formelle enregistre également votre demande si votre situation relève de situations protégées par la loi, telles que l’Americans with Disabilities Act (ADA) ou la Family and Medical Leave Act (FMLA).
Lorsqu’une lettre de congé est nécessaire
C’est une bonne politique d’écrire une lettre de congé officiel dans tous les cas où vous demandez un congé non couvert par les jours de maladie et les jours personnels déjà accordés par l’entreprise. Avant de demander un congé, vous devez confirmer si ce congé doit être respecté conformément au manuel de l’employé ou aux lois étatiques et fédérales.
Les lois dictant les demandes raisonnables de congé (telles que l’ADA et FMLA) ont des stipulations spécifiques. Par exemple, l’entreprise doit avoir 50 employés ou plus pour être tenue d’adhérer au FMLA. Votre situation doit également répondre aux critères et vous devrez peut-être fournir des documents d’un médecin ou d’une autre partie.
Dans un cas où vous êtes choisi comme juré, la société doit vous accorder un congé sans compromis votre emploi. De nombreuses entreprises ont leur propre protocole pour gérer les longues absences. Ils peuvent proposer d’utiliser vos jours de vacances et vos jours personnels existants pour autoriser le montant maximum de congés payés pour votre situation.
Si votre situation n’est pas couverte par la loi ou les politiques de votre entreprise, cela vaut tout de même la peine votre temps pour demander officiellement le congé. Bien que votre entreprise ne soit pas légalement tenue d’accorder un congé prolongé, cela peut tout de même être à leur avantage. Un bon employé avec de l’expérience et des antécédents est un atout précieux.
Conséquences de ne pas utiliser une lettre de congé
Sans cette lettre, il n’y a aucune trace de votre demande de congé absence.
Par exemple, vous avez une conversation verbale avec un responsable. Le gestionnaire accorde votre congé, mais ne l’enregistre nulle part dans votre dossier d’emploi et n’informe pas les autres cadres. Une fois que votre absence se prolonge au-delà du temps payé et des jours de vacances que vous avez accumulés, vous pouvez être automatiquement résilié par l’entreprise.
Dans certaines entreprises, il existe des règles qui relèvent de « pas d’appel / non présentation ». signifie qu’un employé qui s’absente sans préavis sera pénalisé. Il est possible que vous perdiez vos vacances et congés de maladie, ainsi que le poste, si vous n’avez pas suivi le protocole de rédaction formelle de cette lettre.
Utilisations les plus courantes d’une lettre de congé
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez souhaiter prendre un congé. Certaines sont couvertes par la loi. Certaines d’entre elles peuvent être couvertes par votre les politiques de l’entreprise.
Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles les gens demandent un congé officiel:
- Naissance d’un enfant. Les congés de maternité et de paternité sont souvent couvert par la politique de l’entreprise et le FMLA. Votre entreprise peut autoriser un certain nombre de semaines de congé payées.
- Décès dans la famille. De nombreuses entreprises autorisent w pour des jours de congé prolongés en cas de décès dans la famille.
- Service militaire / membre de la famille. Les absences militaires sont souvent couvertes. Cela peut inclure les employés qui sont membres des forces armées. Cela peut également inclure des membres de la famille de l’armée.
- Raisons de santé. Les raisons de santé peuvent inclure une intervention chirurgicale, des problèmes médicaux persistants, un traumatisme causé par un accident ou des problèmes de santé mentale tels que la dépression.
- Éducation. Dans certains scénarios, les employés lui demanderont de suivre une formation avancée.
- Prendre soin des membres de la famille malades. De nombreux employés prennent du temps pour s’occuper de membres de leur famille souffrant d’une blessure ou d’une maladie.
Que devrait inclure une lettre de congé?
Votre lettre devrait être concis et clair. Il y a quelques informations importantes à inclure:
- La date. La date doit figurer en haut de la lettre.
- Vos informations. Cela inclut votre nom, titre ou poste, votre adresse personnelle, votre adresse e-mail et vos numéros de téléphone.
- Les informations de votre responsable. Cela montre à qui la demande a été faite. C’est également la façon standard d’adresser une lettre à un individu.
- La raison de la demande. Ce serait une brève explication sur la raison pour laquelle vous avez besoin de congé.
- Les dates de votre absence proposée. Votre lettre doit inclure les dates exactes.
Vous pouvez avoir une discussion avec votre superviseur au sujet de la demande avant de rédiger la lettre de congé. Dans ce cas, vous devez indiquer la date de la discussion dans le corps de la lettre.
De nombreux employés rédigent la majorité de leur correspondance par courrier électronique. Vous pouvez envoyer cette lettre par e-mail et conserver la vérification électronique de sa réception. La copie papier de la lettre la rend plus formelle.
Exemple de lettre de congé
L’exemple de lettre de congé ci-dessous détaille une demande de «Chase Zeppeli» à «Miranda Waller» à «Starstruck Media, Inc.» Dans la lettre, Chase Zeppeli demande un congé pour des raisons médicales et précise la durée du congé.
