Décidez si vous souhaitez accorder des congés payés (PTO ) est quelque chose que vous devez faire avant d’embaucher un employé. Offrir une prise de force vous oblige également à élaborer une politique qui explique comment votre entreprise traite les congés accumulés. Cependant, les lois sur le paiement de la prise de force par État peuvent restreindre la possibilité d’établir une politique d’utilisation ou de perte.
Bien sûr, vous n’avez pas à donner à vos employés des congés payés. Mais, plus de 60% des employés des petites entreprises ont accès à la prise de force pour la maladie, les vacances et les vacances. Et si vous offrez des congés payés, vous devez connaître les lois de paiement de la prise de force de votre État.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les congés accumulés, les politiques d’utilisation ou de perte, et votre état a à dire à ce sujet.
Récapitulation des congés accumulés
Lorsque les employés ont payé des congés, le nombre de jours qu’ils reçoivent s’accroît généralement avec le temps. Le temps de congé accumulé est le temps qu’un employé a gagné mais pas encore utilisé.
Un employé peut faire l’une des choses suivantes avec son temps de congé accumulé:
- Utilisez-le
- Encaissez
- Renvoyez-le
- Renoncez
En règle générale, les employés doivent prendre une décision concernant leurs congés accumulés à la fin de l’année civile. Le licenciement d’un employé est un autre moment où l’accumulation de la prise de force entre en jeu.
Les politiques de votre entreprise et les lois de votre état contribuent à ce qu’un employé peut faire avec sa prise de force accumulée.
Certaines entreprises définissent les limites de ce que les employés peuvent encaisser ou reporter. Par exemple, vous pouvez ne permettre aux employés d’encaisser que 40 heures et de reporter jusqu’à 40 heures de prise de force.
Incluez les tenants et aboutissants de votre politique de régularisation dans votre manuel de l’employé. Et attendez de créer votre politique jusqu’à ce que vous sachiez quels États exigent que les employeurs paient pour les vacances non utilisées.
Qu’est-ce qu’une politique d’utilisation ou de perte?
Une politique d’utilisation ou de perte stipule que les employés doivent soit utiliser leur prise de force avant une certaine date, soit risquer de la perdre. Les politiques d’utilisation ou de perte interdisent aux employés d’encaisser ou de reporter leur temps gagné.
Les employeurs qui mettent en œuvre des politiques d’utilisation ou de perdre doivent le communiquer clairement à leurs employés. Les employés doivent savoir quand ils doivent utiliser leur prise de force avant l’expiration de celle-ci.
Les politiques d’utilisation ou de perte limitent la responsabilité de paiement d’un employeur aux employés qui n’utilisent pas leurs vacances ou leurs congés de maladie. Mais gérer les limitations peut être frustrant pour certains employés qui souhaitent économiser leurs jours de prise de force pour l’année prochaine ou recevoir une prime de fin d’année.
Sans oublier, utilisez-le-ou-perdez-le les politiques sont illégales dans certains États.
Les États imposent-ils la façon dont vous calculez les provisions?
Lorsqu’un employeur choisit volontairement d’offrir des congés payés aux employés, ils déterminent généralement la façon dont le temps est accumulé.
Les entreprises peuvent calculer les provisions en fonction du nombre de:
- Heures travaillées
- Jours travaillés
- Semaines travaillées
- Périodes de paie travaillées
La façon dont vous calculez les accumulations détermine comment vous payez les employés pour les congés gagnés mais inutilisés. Pour déterminer le montant que vous devez à un employé, vous devez répartir son temps de congé au prorata.
N’oubliez pas d’expliquer comment les employés accumulent des congés dans votre manuel.
Gardez à l’esprit que les états avec les lois sur les congés de maladie payés obligatoires décident de la manière dont les employeurs doivent calculer les accumulations.
Lois sur le paiement des prises de force par État
Bien que les États n’obligent pas les employeurs à accorder des vacances payées aux employés, certains réglementent les accumulations de prises de force .
Que signifient exactement les lois sur le paiement de la prise de force par État? Les États peuvent avoir des lois sur les indemnités de vacances inutilisées qui obligent les employeurs à:
- Fournir des paiements de vacances accumulés ou reporter les jours non utilisés à la fin de l’année (c’est-à-dire interdire de l’utiliser ou de le perdre- politiques)
- Inclure les vacances accumulées comme salaire dans le chèque de paie final d’un employé
- Faire les deux 1 et 2
Tous les États n’ont pas de paiement de prise de force lois. Beaucoup ne se demandent pas si les employeurs doivent payer les employés pour les congés accumulés.
Que votre état exige le paiement des vacances accumulées ou non, vous devez en tenir compte dans vos politiques. Vous pouvez choisir de payer les employés pour le temps accumulé. Et si vous dites que vous le ferez dans la politique de votre entreprise, vous devez le faire.
Dans la plupart des États, les lois sur le paiement de la prise de force ne s’appliquent qu’aux vacances gagnées.
Alors, quels États interdisent les employeurs de la mise en œuvre de politiques d’utilisation ou de perte? Quels états exigent le paiement de la prise de force à la résiliation?
En savoir plus sur les lois de paiement de la prise de force par État ci-dessous.
Californie
Les employeurs ne peuvent pas mettre en œuvre une politique d’utilisation ou de perte dans leur entreprise. Cependant, les employeurs peuvent imposer un plafond sur les accumulations.
La Californie exige que les employeurs paient les employés licenciés pour les vacances accumulées dans leur dernier chèque de paie. En vertu de la loi californienne, l’indemnité de vacances est considérée comme une forme de salaire si un employeur choisit de l’offrir à ses employés.
La loi californienne sur le temps accumulé s’applique aux vacances ou aux vacances combinées à des congés de maladie en vertu d’une politique de prise de force.
Pour plus d’informations sur les lois californiennes sur le paiement des indemnités de vacances, consultez leur état site Web.
Colorado
Le Colorado exige que les employeurs paient les employés pour les vacances accumulées lorsqu’ils sont licenciés. En vertu de la loi du Colorado, l’indemnité de vacances est considérée comme une forme de salaire.
La loi du Colorado s’applique uniquement aux vacances, pas aux congés de maladie.
Consultez le site Web de l’État du Colorado pour plus d’informations.
Illinois
L’Illinois n’interdit pas les politiques d’utilisation ou de perte sur le lieu de travail. Cependant, ils le réglementent.
Les employeurs peuvent exiger des employés qu’ils utilisent les vacances avant une certaine date à condition de leur laisser un délai raisonnable.
De plus, la loi de l’Illinois exige que les employeurs fournissent le paiement de la prise de force aux employés licenciés.
Vous pouvez consulter plus en détail les politiques de l’Illinois en visitant le site Web de leur état.
Indiana
Selon l’état de l’Indiana site Web, les employeurs doivent payer les employés pour les vacances accumulées lorsque l’employé est licencié.
Cependant, Indiana dit que les politiques de vacances sont généralement laissées aux employeurs. Les employeurs peuvent spécifier les conditions que les employés doivent remplir pour recevoir une rémunération cumulative de vacances.
Louisiane
L’État lui-même n’oblige pas les employeurs à payer les employés pour les congés accumulés. La loi de la Louisiane oblige les employeurs qui offrent des vacances payées aux employés à payer le temps accumulé en cas de licenciement.
Maryland
L’État n’oblige pas les employeurs à payer les employés pour les congés accumulés. Cependant, le Maryland oblige les employeurs à payer les employés pour les vacances non utilisées si l’employeur n’a pas de politique de confiscation qui dit le contraire.
Vous pouvez en savoir plus sur la règle de paiement des vacances du Maryland en consultant leur site Web.
Massachusetts
Bien que les employeurs ne puissent pas forcer les employés à renoncer à leur temps gagné, ils peuvent définir des politiques d’utilisation ou de perte. Les employeurs peuvent fixer une date d’expiration pour les vacances accumulées tant que cela est raisonnable. De plus, les employeurs peuvent plafonner le temps de vacances que les employés accumulent ou gagnent.
Les employeurs du Massachusetts doivent verser l’indemnité de vacances accumulée aux employés licenciés.
Pour plus d’informations, consultez l’avis du Massachusetts sur politiques de vacances.
Montana
Les employeurs qui offrent des vacances payées ne peuvent pas établir de politiques d’utilisation ou de perte. Cependant, ils peuvent fixer un plafond qui limite le montant qu’un employé peut accumuler.
En vertu de la loi du Montana, les employeurs doivent payer les employés pour tout temps de vacances accumulé lors de la cessation d’emploi.
Découvrez l’état du Montana site Web pour en savoir plus sur leurs lois de paiement.
Nebraska
Si vous êtes un employeur du Nebraska, vous ne pouvez pas établir de politique d’utilisation ou de perte pour votre entreprise.
Lorsqu’un employé est licencié, son employeur doit le payer pour les vacances gagnées et inutilisées.
Pour en savoir plus sur les lois sur les paiements de prise de force, visitez le site Web du Nebraska.
New York
New York n’oblige pas les employeurs à payer les employés pour les congés accumulés. Cependant, en vertu de la loi de New York, les employeurs sont tenus de payer les employés pour les vacances accumulées en cas de licenciement s’ils n’ont pas de politique indiquant le contraire.
Consultez le site Web de New York pour plus d’informations sur le paiement de la prise de force.
Caroline du Nord
La Caroline du Nord n’oblige pas les employeurs à payer les employés pour les congés accumulés. Les employeurs doivent payer les employés pour les vacances accumulées au moment du licenciement si leur politique ne traite pas de ce qui leur arrive.
Pour plus d’informations sur les droits de paiement des PTO des employés en Caroline du Nord, consultez leur site Web.
Dakota du Nord
Bien que la loi du Dakota du Nord stipule que les employés ont droit à une indemnité de vacances non utilisée lorsqu’ils sont licenciés, il existe quelques exceptions.
Les employeurs dont les employés partent volontairement peut retenir l’indemnité de vacances accumulée si:
- L’employeur a fourni à l’employé un avis écrit concernant les conditions de versement de la prise de force
- L’employé travaille pour l’employeur depuis moins d’un an
- L’employé a donné à l’employeur un préavis de moins de cinq jours
Vous pouvez consulter plus d’informations sur les lois du Dakota du Nord sur leur site Web.
Oregon
Les règles de l’Oregon sur le paiement de la prise de force sont un peu plus délicates que celles des autres États. Selon leur site Web, vous devrez peut-être inclure les vacances accumulées dans le salaire final d’un employé si votre politique est sujette à interprétation.
Wisconsin
Les employeurs peuvent décider de fournir ou non les l’indemnité de vacances à la cessation d’emploi. Cependant, les employeurs qui n’incluent pas de politique de forfait écrite sont généralement obligés de payer des vacances non payées.
Consultez le site Web du Wisconsin pour plus d’informations sur le paiement de la prise de force.
Wyoming
Le Wyoming n’oblige pas les employeurs à payer les employés pour les congés accumulés.Les employeurs doivent payer les employés licenciés pour les vacances accumulées s’ils n’ont pas mis en place une politique de confiscation écrite qui a été reconnue par l’employé.
Consultez le site Web de l’État du Wyoming pour en savoir plus.
Politique de vacances à utiliser ou à perdre par état
Consultez notre tableau facile à lire ci-dessous pour voir si vous pouvez mettre en œuvre une politique de vacances à utiliser ou à perdre . Et, découvrez si votre état vous oblige à payer les employés pour les vacances non utilisées lorsqu’ils quittent votre entreprise.
Gardez à l’esprit que de nombreux États ne traitent pas les paiements de vacances accumulés. En règle générale, cela signifie que les employeurs sont libres de mettre en œuvre des politiques d’utilisation ou de perte ou de refuser d’offrir le paiement de la prise de force à la cessation d’emploi. Cependant, vous devriez consulter votre état pour vous assurer que vous êtes conforme aux restrictions et aux politiques en constante évolution.
| État | Les employeurs peuvent-ils mettre en œuvre une politique d’utilisation ou de perte? | L’État exige-t-il que les employeurs fournissent le paiement de la prise de force à la résiliation? |
|---|---|---|
| Alabama | Oui | Non |
| Alaska | Oui | Non |
| Arizona | Oui | Non |
| Arkansas | Oui | Non |
| Californie | Non | Oui |
| Colorado | Oui | Oui |
| Connecticut | Oui | Non |
| Delaware | Oui | Non |
| DC | Oui | Non |
| Floride | Oui | Non |
| Géorgie | Oui | Non |
| Hawaii | Oui | Non |
| Idaho | Oui | Non |
| Illinois | Oui * | Oui |
| Indiana | Oui | Oui |
| Iowa | Oui | Non |
| Kansas | Oui | Non |
| Kentucky | Oui | Non |
| Louisiane | Oui | Oui |
| Maine | Oui | Non |
| Maryland | Oui | Oui * |
| Massachusetts | Oui * | Oui |
| Michigan | Oui | Non |
| Minnesota | Oui | Non |
| Mississippi | Oui | Non |
| Missouri | Oui | Non |
| Montana | Non | Oui |
| Nebraska | Non | Oui |
| Nevada | Oui | Non |
| New Hampshire | Oui | Non |
| New Jersey | Oui | Non |
| Nouveau-Mexique | Oui | Non |
| New York | Oui | Oui * |
| Caroline du Nord | Oui | Oui * |
| Dakota du Nord | Oui | Oui * |
| Ohio | Oui | Non |
| Oklahoma | Oui | Non |
| Oregon | Oui | Oui * |
| Pennsylvanie | Oui | Non |
| Rhode Island | Oui | Non |
| Caroline du Sud | Oui | Non |
| Dakota du Sud | Oui | Non |
| Tennessee | Oui | Non |
| Texas | Oui | Non |
| Utah | Oui | Non |
| Vermont | Oui | Non |
| Virginie | Oui | Non |
| Washington | Oui | Non |
| Virginie-Occidentale | Oui | Non |
| Wisconsin | Oui | Oui * |
| Wyoming | Oui | Oui * |
Conseils rapides pour gérer les inutilisés indemnité de vacances
Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous conformer aux lois sur le paiement de la prise de force par État et pour que vos employés soient heureux:
- Comprenez les lois sur le paiement de la prise de force de votre État
- Consultez votre état pour vérification
- Créez une politique écrite sur les congés payés détaillant la façon dont le temps est accumulé et ce que les employés peuvent faire avec le temps accumulé
- Incluez votre politique d’accumulation de congés dans votre manuel de l’employé
- Suivez la politique de votre entreprise
- Calculez le PTO accumulé de l’employé et payez l’employé pour cette période, le cas échéant
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