Les talons de paie sont des relevés de paie écrits qui indiquent les détails du chèque de paie de chaque employé pour chaque période de paie. Les talons de paie sont également appelés talons de chèque de paie, relevés de salaire ou fiches de paie. Si votre entreprise fournit des chèques de paie physiques, généralement, le talon de paie est joint ou inclus avec le chèque. Si votre entreprise utilise le dépôt direct, les employés devront peut-être accéder à leurs talons de paie via un portail en ligne.
Pourquoi les talons de paie sont-ils importants?
Les talons de paie sont importants pour plusieurs raisons: visibilité, responsabilité et conformité de la paie, pour n’en nommer que quelques-uns. Les employés devraient pouvoir voir les types de retenues et de déductions que leurs employeurs prélèvent sur leur salaire brut. Et avoir tout présenté sur la page peut aider les employés et les employeurs à éviter toute confusion ou confrontation inutile.
Légalement, aucune loi fédérale n’oblige les employeurs à fournir des talons de paie. Mais de nombreux États ont des exigences spécifiques aux talons de paie.
Exigences relatives aux talons de paie des États
Certains États, comme la Géorgie et la Floride, n’obligent pas les employeurs à fournir des talons de paie. Dans ces États, c’est le droit de l’employeur de décider s’il doit émettre des talons de paie. Mais même parmi les États qui exigent des talons de paie, il y a des écarts dans les détails. Vous voudrez passer en revue les lois de votre état pour vous assurer que votre entreprise est conforme à l’émission des talons de paie.
- Les États d’accès comme New York exigent des employeurs qu’ils fournissent certains types de talons de paie, électroniques ou papier .
- Les États d’accès / d’impression comme la Californie exigent des employeurs qu’ils s’assurent que les employés qui reçoivent des talons de paie électroniques disposent d’un moyen de les imprimer facilement.
- Les états de désinscription exigent que les employeurs obtiennent la permission des employés avant de modifier la façon dont ils voient leurs talons de paie. Si l’employé ne souhaite pas recevoir ses talons de paie d’une nouvelle manière, l’employeur doit continuer à le fournir comme il le faisait auparavant.
- Les états d’acceptation exigent que les employeurs offrir des talons de paie papier à moins qu’un employé ne choisisse de recevoir ses talons de paie par voie électronique.
Quelles informations se trouvent sur un talon de paie?
Les talons de paie varient en fonction des lois du travail de l’État exigences de l’industrie. Par exemple, New York exige que les entreprises de services alimentaires incluent une ventilation des pourboires et des salaires gagnés sur chaque talon de paie. Si l’employeur fournit un uniforme ou des repas, ceux-ci doivent également être inclus comme «indemnités» ou «crédits».
Voici d’autres éléments courants que vous pourriez vous attendre à voir sur un talon de paie:
- Détails de l’employé
- Dates couvertes
- Salaire brut
- Salaire net
- Heures travaillées
- Taux payés
- Déductions
Salaire brut
Le salaire brut correspond au montant total qu’un employeur paie avant les retenues. Cette rémunération comprend souvent plus que le salaire normal de l’employé. Les heures supplémentaires et les revenus supplémentaires, tels que les congés payés, les primes et les avances sur salaire, sont également inclus dans les salaires bruts.
Les salaires bruts sont calculés différemment pour les employés salariés et horaires. Pour calculer le salaire horaire brut d’un employé pour une période de paie, multipliez son taux de rémunération horaire par le nombre d’heures travaillées. Pour calculer le salaire brut d’un employé pour une seule période de paie, divisez son salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l’année.
En règle générale, les talons de paie des travailleurs horaires indiquent le nombre d’heures travaillées par l’employé. Les talons de paie des employés salariés peuvent également indiquer le nombre d’heures qu’ils ont enregistrées au travail s’ils font le suivi de leur temps. Si l’employé travaille plus de 40 heures par semaine et a droit à la rémunération des heures supplémentaires, ces heures doivent figurer sur son talon de paie.
Déductions
Les déductions sont des montants en espèces prélevés sur le salaires bruts. Ils incluent les impôts, les contributions et même les allocations comme les repas.
En règle générale, sur les talons de paie, les retenues sont indiquées à deux endroits: les retenues en cours et les retenues depuis le début de l’année. Les retenues actuelles sont des retenues sur la période de paie en cours. Les déductions cumulatives de l’année sont des totaux pour chaque type de déduction. Par exemple, les impôts FICA sont prélevés pour chaque période de paie. Ainsi, le talon de paie afficherait un montant déduit pour cette période de paie et le montant total déduit pour l’année jusqu’à présent.
Taxes
Les taxes sont souvent répertoriées comme des retenues sur les talons de paie des employés . Le plus souvent, ils comprennent les impôts FICA qui vont vers Medicare et la sécurité sociale, et les retenues d’impôt sur le revenu au niveau fédéral et des États. Les montants de taxe liés au formulaire W-4 de l’employé peuvent être modifiés à la demande de l’employé, en particulier s’il a indiqué des retenues supplémentaires. L’IRS fixe le taux d’imposition FICA.
Contributions
Les contributions sont un autre type de déduction. Mais si la contribution provient de l’employeur, elle peut être incluse dans le salaire brut de l’employé.Par exemple, disons qu’un employé contribue 3% de chaque chèque de paie à un 401 (k), et que leur employeur correspond à cette contribution. La contribution de l’employé serait une déduction de son salaire, tandis que la contribution de l’employeur serait inscrite dans le salaire brut de l’employé.
Les contributions varieront en fonction des avantages offerts par l’employeur. Par exemple, un employé peut demander qu’un petit pourcentage de son chèque de paie soit consacré à un plan d’achat d’actions des employés (ESPP). Ils peuvent cotiser à une pension ou se faire retirer une petite somme de chaque chèque de paie en tant que don à but non lucratif.
Salaire net
Le salaire net est le montant restant après le prélèvement des retenues sur le salaire brut de l’employé. Le salaire net est souvent appelé salaire net. Il s’agit du montant que l’employé reçoit lorsqu’il est payé, soit par dépôt direct, soit par chèque papier.
Selon l’importance des retenues, le salaire net d’un employé peut être nettement inférieur à son salaire brut. Sur le talon de paie de l’employé, la paie nette est enregistrée à la fois pour la période de paie et de façon cumulative pour l’année.
Exemples de talons de paie
Si votre entreprise est petite et n’offre pas beaucoup d’avantages , les talons de paie de vos employés auront l’air assez simples. Voici à quoi pourrait ressembler un simple talon de paie: