Les formulaires pour les nouveaux employés sont un élément essentiel du processus d’intégration. Avant qu’un employé puisse légalement commencer à travailler pour votre entreprise, il doit remplir les formulaires requis. Quels formulaires les nouveaux employés doivent-ils remplir?
Quels formulaires les nouveaux employés doivent-ils remplir? Aperçu
Le gouvernement exige de nouveaux formulaires d’embauche. D’autres sont des documents nécessaires dont vous avez besoin pour votre entreprise.
Jetez un œil au formulaire fédéral d’admissibilité à l’emploi que les employés doivent remplir:
- Formulaire I-9
Les employés doivent également remplissez les formulaires d’impôt sur le revenu afin de pouvoir exécuter la paie avec précision:
- Formulaire W-4
- Formulaire d’État W-4
Et , voici une liste de formulaires commerciaux potentiels que vous pourriez demander aux nouveaux employés de remplir:
- Formulaire de contact d’urgence
- Formulaire d’accusé de réception du manuel de l’employé
- Banque formulaire d’informations sur le compte
- Formulaires d’avantages sociaux
Utilisez le tableau suivant pour un bref aperçu des formulaires que tous les employés doivent remplir, les formulaires que vos employés peuvent avoir besoin de remplir , et leurs objectifs:
Nouveaux formulaires d’employés par catégorie
Encore une fois, nous pouvons séparer les nouveaux la paperasse des employés dans les catégories suivantes:
- Formulaire d’admissibilité à l’emploi
- Formulaires d’impôt pour les nouveaux employés
- Formulaires spécifiques à l’entreprise
Pour en savoir plus sur les documents, vous devrez peut-être gi cinq employés dans le cadre de leur nouvel embauche, lisez la suite.
Admissibilité à l’emploi
Avant de pouvoir ajouter un employé à votre équipe, vous êtes légalement responsable de confirmer que l’employé est éligible à travailler aux États-Unis.
Formulaire I-9
Parmi les formulaires que les nouveaux employés doivent remplir se trouve le formulaire I-9. Le formulaire I-9, Vérification de l’admissibilité à l’emploi, est utilisé pour vérifier que vos employés sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis. Utilisez l’édition d’octobre 2019 du formulaire I-9 pour rester conforme.
Le formulaire I-9 est divisé en trois sections. L’employé remplit la première section et vous remplissez la deuxième section. La troisième section concerne uniquement la revérification de l’admissibilité à l’emploi ou les réembauches.
Le formulaire pose des questions telles que le nom, l’adresse, le numéro de sécurité sociale et la citoyenneté de l’employé. Il existe également une section au cas où l’employé utilise un préparateur ou un traducteur pour l’aider à remplir le formulaire.
Gardez à l’esprit que si le nouvel employé n’a pas de numéro de sécurité sociale, il doit remplir le formulaire SS-5, Demande de carte de sécurité sociale. Vous devez avoir un numéro de sécurité sociale pour chaque employé dans le dossier afin que vous puissiez le mettre sur le formulaire W-2.
L’employé doit apporter des documents originaux pour prouver son identité et son admissibilité à l’emploi. Vous avez besoin de ces documents pour remplir la section employeur du formulaire I-9. Le formulaire I-9 comprend trois listes de documents acceptables: les listes A, B et C.
Les employés apportent un document de la liste A qui confirme leur identité et leur autorisation d’emploi (par exemple, passeport américain). Ou, ils peuvent fournir un document de la liste B qui confirme leur identité (par exemple, le permis de conduire) et un document de la liste C qui vérifie leur autorisation d’emploi (par exemple, la carte d’identité de citoyen américain).
Chez l’employeur , fournissez des informations sur le (s) document (s) que l’employé apporte. Ensuite, certifiez que les documents sont authentiques au meilleur de vos connaissances. Incluez des informations telles que votre nom, le nom de votre entreprise et l’adresse de votre entreprise, et signez le formulaire I-9.
Formulaires d’impôt pour les nouveaux employés
Avant de pouvoir ajouter un nouveau ont besoin de savoir combien d’argent retenir sur leur salaire pour les impôts sur le revenu fédéraux et, le cas échéant, d’État.
Pour le savoir, vous devez collecter deux nouveaux formulaires de taxe de location: les formulaires W-4 fédéraux et d’État.
Formulaire W-4
Le formulaire W-4, Certificat de retenue de l’employé, est requis par l’IRS. Les employeurs utilisent le formulaire W-4 pour déterminer le montant de l’impôt fédéral sur le revenu à retenir sur le salaire d’un employé.
Les employés peuvent ajouter des informations au formulaire W-4 pour augmenter ou diminuer leur retenue d’impôt fédéral sur le revenu.
Le formulaire 2020 W-4 demande les informations de l’employé (par exemple, nom, numéro de sécurité sociale, adresse, état matrimonial) et les ajustements de retenue d’impôt. Les employés peuvent modifier leurs informations sur le formulaire W-4 à tout moment de l’année.
Dans de rares cas, vous pourriez même avoir un employé qui demande une exonération de l’impôt fédéral sur le revenu. Si un employé réclame une exemption, ne retenez pas d’impôt fédéral sur son salaire.
Après avoir reçu le formulaire W-4, utilisez les tables d’imposition dans la publication 15 de l’IRS pour déterminer le montant des impôts à retenir.
Indiquez W-4
Quels formulaires les employés doivent-ils remplir en plus des formulaires W-4 et I-9 requis? S’il y a un impôt d’État sur le revenu dans l’État où votre entreprise est située, collectez les formulaires de retenue d’impôt d’État auprès des employés.
Tous les États n’ont pas d’impôt sur le revenu.L’Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, Washington et le Wyoming n’ont pas d’impôt sur le revenu. À moins que votre entreprise ne se trouve dans l’un de ces États, votre employé doit remplir un formulaire de retenue d’impôt de l’État.
Comme le formulaire fédéral W-4, les formulaires de retenue d’impôt de l’État demandent aux employés leurs informations personnelles. De nombreux États utilisent des allocations de retenue pour déterminer la retenue d’impôt sur le revenu.
Par exemple, si votre entreprise est en Californie, votre employé doit remplir un certificat de retenue DE-4.
Gardez à l’esprit que vous devrez peut-être également retenir l’impôt sur le revenu local sur les salaires des employés. En règle générale, les impôts locaux sur le revenu correspondent à un pourcentage du salaire des employés et ne sont pas déterminés par un formulaire de retenue à la source.
Formulaires commerciaux que les nouveaux employés doivent remplir
En plus des formulaires d’éligibilité à l’emploi et des formulaires fiscaux , vous pouvez demander aux nouveaux employés de soumettre des formulaires supplémentaires pour votre entreprise.
Formulaire de contact d’urgence
Il est très important de demander aux employés de fournir leurs coordonnées d’urgence. En cas d’urgence, vous devez savoir qui contacter au nom de l’employé.
Un formulaire de contact d’urgence peut être aussi simple que l’employé fournissant ses informations et les informations de deux à trois contacts. Demandez aux employés le nom de chaque contact, la relation avec l’employé, l’adresse et les numéros de téléphone du domicile et du travail.
C’est une bonne idée que les employés choisissent des contacts d’urgence qui se trouvent un peu près de leur lieu de travail. Les employés doivent mettre à jour les informations sur leur formulaire si nécessaire.
Formulaire de reconnaissance du manuel de l’employé
Si vous n’avez pas pensé à avoir un manuel de l’employé dans votre entreprise, il est maintenant temps d’en créer un.
Avoir un manuel de l’employé détaille des informations telles que le droit du travail, la conduite des employés, la paie et d’autres politiques commerciales importantes. Les travailleurs peuvent consulter le manuel de l’employé lorsqu’ils ont des questions.
Fournissez un formulaire d’accusé de réception du manuel de l’employé que l’employé doit remplir, en vérifiant qu’il a lu le manuel et qu’il comprend les politiques de votre entreprise.
Formulaire d’informations sur le compte bancaire
Recueillez les informations du compte bancaire de l’employé s’il choisit de recevoir son salaire par dépôt direct ou si vous êtes dans un état qui autorise le dépôt direct obligatoire.
Le formulaire d’informations sur le compte bancaire doit demander les informations suivantes:
- Nom de l’employé
- Type de compte (chèque ou épargne)
- Nom et numéro d’acheminement de la banque
- Numéro de compte bancaire de l’employé
L’employé doit également signer et vérifier qu’il souhaite recevoir son salaire par virement automatique.
Une fois que le dépôt direct est configuré pour votre entreprise et que vous disposez des informations de compte bancaire des employés, vous pouvez commencer à gérer la paie.
Formulaires d’avantages
Vous pouvez choisir de proposer les avantages sociaux des employés. Si vous le faites, rassemblez des formulaires indiquant leur participation aux programmes. Les employés doivent vous remettre des formulaires même s’ils ne souhaitent pas participer au (x) programme (s) d’avantages sociaux.
Voici quelques avantages que vous pourriez offrir dans votre petite entreprise:
- Assurance maladie
- Assurance vie
- Assurance invalidité
- Plans de retraite
Fournissez des informations sur les avantages que vous offrez. Dans le bloc d’avantages, vos employés doivent accepter ou refuser la participation au (x) programme (s). Récupérez ces formulaires auprès des employés avant de les inscrire.
Quand les nouveaux employés doivent-ils remplir les formulaires?
Les employés doivent remplir les formulaires des nouveaux employés avant de commencer à travailler dans votre entreprise. Vous pouvez demander à l’employé de:
- Remplir les formulaires dans votre entreprise le premier jour
- Remplir les formulaires eux-mêmes avant le premier jour
Assurez-vous que l’employé sait à l’avance quels documents il doit apporter pour remplir le formulaire I-9.
Une fois que le nouvel employé a rempli les formulaires, conservez-les dans vos dossiers. Votre employé peut alors commencer à travailler dans votre entreprise.
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Cet article a été mis à jour depuis sa date de publication originale du 12 mai 2017.
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