L’heure des impôts est à nos portes, et les entreprises s’efforcent de compiler leurs données de paie 2019 à soumettre à l’IRS et à la Social Security Administration. Le dépôt des formulaires fiscaux appropriés est l’une des tâches les plus importantes qu’un employeur a en janvier de chaque année.
Les employés attendent avec impatience de recevoir leurs formulaires W-2 et de préparer leurs déclarations de revenus pour l’année précédente dans l’espoir de un remboursement de l’IRS. Les entreprises savent qu’elles doivent fournir aux employés leurs formulaires W-2 avant la date limite annuelle du 31 janvier de chaque année afin qu’ils puissent préparer leurs propres déclarations avant la date limite individuelle du 15 avril. Mais en plus de fournir aux membres du personnel leurs documents fiscaux, les entreprises doivent fournir des informations d’identification à l’IRS en même temps.
Le formulaire W-3 et les entreprises
En plus de fournir à chaque employé un formulaire W-2 (1099 formulaires si vous faites appel à des entrepreneurs indépendants) avant la date limite requise, les entreprises doivent également déposer des copies du W-2 de chaque employé auprès du SSA, avec un formulaire W-3.
Le formulaire W-3, officiellement la transmission de Déclarations de salaires et d’impôts, est un résumé pour la SSA de tous les salaires et contributions des employés de l’entreprise pour l’année précédente. Ce document récapitulatif fournit un aperçu rapide des formulaires W-2 qui sont joints et envoyés avec le formulaire chaque janvier.
Le W-3 permet à la SSA de réconcilier le fait que tous les salaires ont été déclarés pour le l’année précédente et toutes les taxes FICA (Federal Insurance Contributions Act) nécessaires ont également été déclarées.
Qu’est-ce qui est inclus dans un formulaire W-3?
Le formulaire W-3 totalise essentiellement toutes les données W-2 que les employeurs soumettent dans un document de synthèse. Le formulaire résume le nom de l’employeur, l’EIN (numéro d’identification de l’employeur), l’adresse, les coordonnées et d’autres détails.
Le W-3 fournit alors un total de toutes les informations sur les employés de l’entreprise, notamment:
- Salaires, pourboires et autres compensations
- Pourboires alloués
- Salaires et pourboires soumis à la taxe de sécurité sociale
- Salaires et pourboires soumis à Impôt Medicare
- Impôt fédéral sur le revenu retenu
- Impôt sur le revenu de l’État retenu
- Impôt de sécurité sociale retenu
- Impôt Medicare retenu
- Prestations pour personnes à charge
- Rémunération différée
- Régimes non qualifiés
Les entreprises doivent uniquement déposer le formulaire auprès du SSA, avec le W correspondant -2 formes. Aucun paiement n’est envoyé lors du dépôt du W-3.
Production en temps opportun des formulaires W-3
Les propriétaires d’entreprise ou les préparateurs de déclarations de revenus doivent joindre la copie A du W-2 de chaque employé au W -3 et l’envoyer au SSA au plus tard le 31 janvier de l’année pour le rapport de l’année dernière Ceux qui ne respectent pas la date limite du 31 janvier peuvent toujours déposer, mais probablement avec des pénalités.
Les formulaires W-2 et W-3 soumis en 2020 résument tous les revenus et paiements des employés pour l’année 2019 complète. déposer par voie électronique ou par courrier, la date limite du 31 janvier est la même.
Cela correspond à la date limite pour fournir aux employés une copie de leur W-2 le 31 janvier de chaque année pour l’année d’imposition précédente. Les employeurs doivent préparer et envoyer les formulaires W-2 aux employés avant la date limite et envoyer la copie A de chaque W-2, avec le document de synthèse W-3, au plus tard le 31 janvier.
Les employeurs peuvent déposer les formulaires W-2 et W-3 par voie électronique via le site Web de la SSA. Pour les entreprises qui souhaitent déposer manuellement, des copies du formulaire sont disponibles sur le site Web de l’IRS, mais que ce soit par voie électronique ou par courrier, les soumissions doivent être oblitérées au plus tard le 31 janvier.
Pour les entreprises déposant plus de 250 formulaires W-2, l’IRS exige que les formulaires soient soumis par voie électronique à moins qu’ils aient fourni à l’employeur une renonciation écrite. L’IRS préfère que les employeurs déposent électroniquement et disposent d’une variété de ressources pour aider les entreprises à déposer les formulaires en ligne rapidement et facilement.
Aide avec les formulaires W-3
Pour les petites entreprises qui gèrent leurs propres responsabilités fiscales, le formulaire peut sembler difficile, mais il s’agit simplement d’additionner toutes les données correspondantes que vous trouverez sur les formulaires W-2 des employés. Le formulaire W-3 reflète le formulaire W-2, avec les sections 1 à 11 dupliquant les données nécessaires, comme les salaires, les pourboires et autres rémunérations, l’impôt fédéral sur le revenu retenu, etc.
Pour les entreprises qui en ont besoin de plus assistance, la SSA a une liste de contrôle qui peut aider les propriétaires d’entreprise à remplir et déposer leurs formulaires W-2 et W-3. Une vidéo IRS peut même vous guider à travers les étapes de rapprochement de vos formulaires W-2 et du document de synthèse W-3.
Le dépôt des formulaires W-2 et W-3 chaque janvier est un début de tâche d’une année que toute entreprise avec des employés doit accomplir.
Cela peut sembler un processus intimidant, mais avec un peu de conseils et les bons outils à votre disposition, cela peut être facilement et rapidement accompli.