Cher étudiant,
Si votre professeur vous a envoyé un lien vers cette page, deux choses sont probablement vraies. Premièrement, vous avez probablement envoyé un e-mail qui ne vous représente pas d’une manière que vous aimeriez être représentée. Deuxièmement, alors que d’autres pourraient vous avoir grondé, se moquer de vous ou désespéré pour l’avenir de la planète à cause de votre e-mail, vous l’avez envoyé à quelqu’un qui veut vous aider à mieux vous représenter.
En partie, parce que seulement un clic ou un balayage ou deux e-mails séparés de Facebook, Twitter, Instagram et SMS , les frontières entre les e-mails professionnels et les modes d’écriture plus informels sont devenues floues, et de nombreux étudiants trouvent les conventions des e-mails professionnels floues. Nous pensons que nous pouvons aider à régler les problèmes.
À l’ère des médias sociaux, De nombreux étudiants abordent l’e-mail de la même manière que les SMS et d’autres formes de communication numérique, où les conventions cruciales re brièveté et informalité. Mais la plupart des professeurs d’université considèrent les courriels plus proches des lettres que des messages texte. Ce style d’écriture demande plus de formalité, plus de rigueur et une adhésion plus fidèle (parfois à la limite de l’adhésion religieuse) aux conventions de l’anglais écrit standard édité – c’est-à-dire l’orthographe, la ponctuation, la capitalisation et la syntaxe.
Ces différentes manières d’écrire ne sont que cela – différentes manières d’écrire. L’approche par courrier des e-mails n’est pas toujours et pour toujours meilleure (ou pire) que l’approche par SMS. Savoir comment et quand utiliser l’un ou l’autre – en fonction de la raison pour laquelle vous écrivez et à qui vous écrivez – fait toute la différence. Ainsi, si vous utilisez des émojis, des acronymes, des abréviations, etc., lorsque vous envoyez des SMS à vos amis, vous démontrez en fait des compétences légitimes et utiles en écriture. Mais ce n’est pas le cas si vous faites la même chose lorsque vous envoyez des e-mails à des professeurs qui considèrent les e-mails comme des lettres.
Une écriture efficace nécessite de façonner vos mots en fonction de votre public, de votre objectif et de votre genre (ou du type d’écriture, par exemple, un email académique). Ensemble, on les appelle parfois la situation rhétorique. Voici quelques-unes des conventions clés pour la situation rhétorique de l’envoi d’e-mails à un professeur:
1. Utilisez une ligne d’objet claire. Le sujet « Essai d’analyse rhétorique » fonctionnerait un peu mieux que « heeeeelp! » (et bien mieux que la ligne d’objet vierge impardonnable).
2. Utilisez une salutation et une signature. Au lieu de sauter directement dans votre message ou de dire «hey», commencez par une salutation comme «Bonjour» ou «Bonjour», puis adressez-vous à votre professeur par le titre et le nom appropriés, comme «Prof. Xavier »ou« Dr Octavius ». (Bien que cela puisse être délicat, selon le sexe, le grade et le niveau d’éducation de votre enseignant, « Professeur » est généralement une valeur sûre pour s’adresser à un professeur d’université.) De même, au lieu de conclure par « Envoyé de mon iPhone » ou rien du tout , incluez une signature, telle que « Best » ou « Sincerely », suivie de votre nom.
3. Utilisez la ponctuation, les majuscules, l’orthographe et la grammaire standard. Au lieu d’écrire « idk what 2 rite about in my papier pouvez-vous aider ?? » essayez quelque chose comme: « J’écris pour poser des questions sur les sujets que vous avez suggérés en classe hier. »
4. Faites votre part pour résoudre ce que vous devez résoudre. Si vous envoyez un e-mail pour demander quelque chose, vous pourriez chercher vous-même, vous risquez de vous présenter comme moins débrouillard que vous ne devriez l’être, mais si vous dites que vous avez déjà vérifié le programme, interrogé des camarades de classe et parcouru d’anciens courriels du professeur, alors vous vous présentez comme responsable et prenant des initiatives. Alors, au lieu de demander: « Quels sont nos devoirs pour ce soir? » vous pourriez écrire: « J’ai parcouru le programme et le site Web du cours pour les devoirs assignés de ce week-end, mais malheureusement je ne peux pas les trouver. »
5. Soyez conscient des préoccupations concernant les droits. À tort ou à raison, beaucoup les professeurs estiment que les étudiants «de nos jours» ont un sentiment de droit trop fort. Si vous semblez demander de l’aide, ignorer les absences ou supposer que le travail en retard sera accepté sans pénalité parce que vous avez une bonne raison, vos professeurs peuvent vous considérer comme irresponsable ou présomptueux. Même s’il est vrai que « l’imprimante n’imprimait pas » et que vous « avez vraiment besoin d’un A dans cette classe », votre e-mail sera plus efficace si vous prenez la responsabilité: « Je n’ai pas planifié assez bien à l’avance, et je acceptez toutes les politiques que vous avez pour le travail tardif. »
6. Ajoutez une touche d’humanité. Certains des e-mails les plus efficaces ne sont pas strictement professionnels – pas strictement sur le programme, la note, l’absence ou le devoir. Tout en évitant les flatteries évidentes, vous pouvez commenter quelque chose qui a été dit en classe, partager des informations concernant un événement que le professeur pourrait vouloir connaître ou transmettre un article de votre fil d’actualité qui est pertinent pour le cours. Ces sortes de fioritures, tissées avec grâce, mettez une touche relationnelle à l’e-mail, en reconnaissant que les professeurs ne sont pas seulement des gardiens de point mais des personnes.
Nous espérons que ces règles (ou celles-ci et celles-ci) vous aideront à comprendre ce que la plupart des professeurs veulent ou attendent des e-mails universitaires. Ce qui nous ramène à un point plus large: écrire efficacement ne signifie pas simplement suivre toutes les règles. Ecrire efficacement signifie écrire comme un acte de communication humaine – façonner vos mots en fonction de qui vous écrivez et pourquoi.
Bien sûr, vous ne sécuriserez pas réellement l’avenir de la planète en écrivant des e-mails avec une ligne d’objet et un peu de ponctuation. Mais vous aiderez vos professeurs à s’en soucier un peu moins.
Avec mes souhaits pour tous les meilleurs e-mails à l’avenir,
PTC et CHM