Il modulo W-3 dell’IRS è un modulo fiscale di trasmissione riepilogativo che deve essere presentato alle agenzie federali, insieme al salario annuale e ai moduli fiscali per i dipendenti. Un modulo separato viene utilizzato per gli appaltatori indipendenti e altri non dipendenti.
I moduli W-3 raccolgono in un unico documento tutte le informazioni sui moduli W-2 che dai ai tuoi dipendenti . Utilizzeresti il modulo 1096 per riepilogare le informazioni su qualsiasi modulo 1099-MISC che fornisci a non dipendenti.
Che cos’è il modulo W-3?
Il modulo W-3 somma i dati di tutti i moduli W-2 forniti a tutti i dipendenti. L’IRS e la Social Security Administration utilizzano queste informazioni per tenere traccia della retribuzione dei dipendenti, inclusi stipendi, stipendi, commissioni e mance, nonché trattenute federali sulla loro paga.
Chi utilizza il modulo W -3?
Tutte le aziende che pagano i dipendenti devono presentare il modulo W-3 e coloro che pagano gli appaltatori indipendenti devono presentare il modulo 1096.
Dove trovare Modulo W-3
Sebbene l’IRS offra molti moduli interattivi sul suo sito web, il modulo W-3 non è uno di questi. Puoi scaricarlo da IRS.gov, tuttavia, o richiedere che l’IRS ti invii i moduli per posta.
Puoi anche creare e completare i moduli W-3 sul sito Web SSA.
Come compilare il modulo W-3
Il modulo W-3 rispecchia le informazioni sul modulo W-2 per le caselle da 1 a 19. Sommare le informazioni da tutti i moduli W-2 e inserirle nelle caselle corrette e corrispondenti. Ad esempio, il totale delle informazioni della casella 1 per salari, mance e altri compensi da tutti i moduli W-2 dei dipendenti, quindi trasferire il numero nella casella 1 del modulo W-3.
Devi includere anche informazioni sul tipo di pagatore e sul tipo di datore di lavoro.
Modulo 1096 per non dipendenti
Questo modulo è quello che l’IRS chiama un “rapporto di compilazione” perché somma tutte le informazioni da tutti i moduli 1099-MISC che hai distribuito ai non dipendenti. Il modulo 1096 è un po ‘più complicato del W-3. Ogni tipo di modulo 1099 deve avere il proprio modulo 1096.
Sommare tutte le informazioni nelle caselle da 1 a 5 sul 1099-MISC per tutti i non dipendenti. È inoltre necessario selezionare la casella per il tipo di modulo corretto, ad esempio Modulo 1099-MISC.
Il modulo W-3 può essere depositato per posta elettronica?
La normativa fiscale richiede che i datori di lavoro che hanno 250 o più dello stesso rapporto, come i moduli W-2 o 1099-MISC, debbano presentare le loro dichiarazioni di informazioni online. o così tramite i servizi aziendali in linea di SSA. Devi prima registrarti al sito.
Devi presentare la domanda online se hai 100 o più di ogni tipo di rapporto a partire dal 2021, e devi presentare la richiesta online se disponi di 10 o più tipi di rapporti a partire dal 2022.
Il numero di moduli necessari per richiedere alle aziende archiviare online sta diminuendo.
Dove inviare il modulo W-3
Invia i moduli W-2 cartacei e i moduli W-3 all’Amministrazione della sicurezza sociale (SSA) presso Social Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Invia il modulo 1096 e i moduli 1099-MISC all’IRS. L’indirizzo postale corretto per la trasmissione di questo modulo all’IRS dipende dal tuo stato. L’IRS fornisce una ripartizione degli indirizzi per stato sul suo sito web.
Fai una copia del modulo W-3 e conservala con Copia D di tutti i moduli W-2 inviati alla Social Security Administration.
Come presentare il modulo W-3
SSA consente sia l’archiviazione cartacea che elettronica, ma devi solo completare un modulo di trasmissione W-3 se “stai archiviando una copia cartacea dei moduli. Includere la copia A del W-3 con tutti i moduli W-2 quando si invia il modulo.
La SSA ha requisiti specifici per queste due opzioni in base al numero di W-2 forniti dalla propria azienda.
| Date di scadenza per i moduli W-2, W-3, 1099-MISC e 1906 | ||
|---|---|---|
| Modulo | A | Data di scadenza |
| W-2 | Dipendenti | 31 gennaio dell’anno successivo anno fiscale |
| W-3 | Amministratore della previdenza sociale | 31 gennaio dell’anno dopo l’anno fiscale |
| 1099-MISC | Non dipendenti | 31 gennaio dell’anno dopo l’anno fiscale |
| 1096 | IRS | 28 febbraio dell’anno dopo l’anno fiscale |
Questi rapporti sono dovuti l’anno successivo all’anno fiscale. Ad esempio, i W-3 e W-2 scadono il 31 gennaio 2020, se stai segnalando la retribuzione dei dipendenti per il 2019.Puoi richiedere un’estensione di 30 giorni se hai bisogno di più tempo.
Ricontrolla la data nel modulo che stai utilizzando. Dovrebbe essere la data del anno fiscale in cui stai effettuando il reporting, non la data dell’anno in cui compili il modulo.
Le date di scadenza possono cambiare di anno in anno se la data di scadenza cade in un fine settimana o in un giorno festivo, ma solo di uno o due giorni.
Errori sui moduli W-3 e 1096
Devi presentare il modulo W-2c se commetti un errore sul modulo W-2 di un dipendente. Devi anche presentare un modulo W-3c che corregga i totali se l’errore influisce sul riepilogo W-3.
È possibile correggere l’errore compilando un modulo corretto contrassegnato con una X nella casella appropriata se si commette un errore sul modulo 1099 che interessa il modulo 1096.
Key Takeaway
- IRS Form W-3 riassume e somma tutte le informazioni che hai riportato nei moduli W-2 dei tuoi dipendenti. È un modulo di “trasmissione del riepilogo”.
- B Le aziende che pagano gli appaltatori indipendenti devono compilare e segnalare i pagamenti sul modulo 1099-MISC sul modulo 1096.
- I moduli W-2 e W-3 sono inviati all’Amministrazione della sicurezza sociale, non all’IRS.
- Il deposito elettronico di questi moduli è obbligatorio se hai 100 o più moduli W-2 a partire dal 2021 e questo numero scenderà a 10 nel 2022.
NOTA: le leggi fiscali cambiano periodicamente. Consultare un professionista fiscale per la consulenza più aggiornata. Le informazioni contenute in questo articolo non sono intese come consulenza fiscale e non sostituiscono la consulenza fiscale.